近五年美国NARA档案保存战略分析及其对我国档案保存的启示

摘要 美国国家档案与文件署（NationalArchivesandRecordsAdministration，NARA）十分重视档案保存，积极制定保存策略，开展保存项目，以期应对各类传统的、新型的档案保存挑战，保障馆藏档案的长久安全，构建完整的国家记忆。NARA保存项目，由四个部门通力协作、各有侧重，共同维护传统档案和数字档案的安全。美国的保存项目和其策略制定对我国开展相关工作具有一定的启示价值，主要包括：一是重视数字资源，实现数字转型；二是强调风险评估，全面规划防护；三是加强技术研究，促进知识应用；四是注重队伍建设，培养复合人才。

引言NARA以保存项目为核心，要求各保管单位和全体工作人员一起参与馆藏各类型档案的保存，以实现对政府档案的妥善保存，满足公民的合理利用需求。对于NARA保存项目，本文将主要从该项目的目标、任务以及主要参与单位展开介绍，以明确该项目的主要运作方式，以及其在美国的档案保存中所发挥的作用。本文通过文献调研总结NARA面向未来档案保存的策略文件，以文本分析方法识别NARA推动档案机构开展档案保存活动的背景、战略目标和具体实现策略，并剖析NARA项目在展开背景、合作对象之间的关联，以期为我国档案保存发展提出相应的建议。2017年2月，美国国家档案与文件管理署，NARA发布了四份针对2017—2022年度档案保存的策略文件，构建了一个从传统纸质档案资源到数字资源保存，从档案保护延伸到遗产保护和研究的策略框架。这四份文件分别是《2019—2022保存战略》，《2018—2021遗产科学研究战略》，2017《数字档案资源长期保存战略》，2020《数字保存框架》作为指导美国档案保存工作的系列策略文件，它们之间相互促进、共同协作，以实现保存目标。NARA最早在1968年就成立了数据档案管理团队，并于1970年正式开始接收电子文件入馆，至今已经收藏有来自100多个联邦机关、超过1000个文件组合共8亿多份的电子文件，存储有16亿份的系统数据文件，此外还接收了从里根开始历届总统办公室的电子文件。保存电子文件40年来，随着电子文件存储载体与技术的变化，NARA的长期保存方法也几经变革。经历了磁性载体实体保存阶段，和系统保存与实体保存并行阶段。

1.NARA档案保存项目实施的背景和意义

1.1时代和文化背景

NARA档案保存项目的使命宣言是推动开放、促进公众参与，并通过开放高价值的政府文件来加强国家民主。项目的任务是让公众能够查阅、保管和管理联邦政府的档案。公众查阅政府档案可以加强民主，因为美国人民可以行使公民权利，让政府承担责任，并了解历史，以更有效地参与政府事务。

NARA档案保存项目有着对未来的愿景，希望通过先进的方式和前所未有的参与度获取大量政府信息，为美国的经验带来更大的意义。他们与其他联邦机构、私营部门和公众合作，共同探讨如何改变美国公众与政府的关系，提供文件、数据、背景等信息，讨论时间、地点、使用方式等方面的改变。

项目将领导档案和信息行业，确保档案在数字世界中蓬勃发展。他们以协作为基础，创造一个开放、包容的工作环境，秉持尊重、沟通、诚信和团队合作的价值观。项目鼓励创新，并投资于创新，塑造未来。他们通过不断学习追求卓越，在所知的和服务时所做的事情上变得更加智能。

这些价值观反映了NARA档案保存项目的共同愿望，即支持和鼓励长期致力于公共服务、公开和透明的承诺，以及保管政府文件的重要性。这些价值观指导着项目的工作，确保公众能够自由获取政府信息，并参与到民主和决策过程中。

1.2实施NARA项目的意义

1.2.1有助于增强政府透明度

作为政府信息公开的重要参与者，档案部门应通过有效开发和提供档案资源的利用，进一步推动政府信息公开和数据开放，以提高政府的透明度和公开度。

1.2.2有助于满足公众对档案利用的需求

随着网络技术的快速发展，公众对信息权利意识和参与政府决策的兴趣不断增强，对利用档案信息提出了更高的要求。为了有效保障公众的知情权，应加强政府机构文件和档案的管理，通过有序整合大量分散的政府文件和档案，有效满足公众的档案利用需求。

1.2.3有助于实现档案数据的价值

在大数据时代，数据具有巨大的经济和社会价值，成为重要的信息资源。商业、医疗、教育等领域都意识到数据的重要性。档案资源作为重要的数据资源，挖掘其潜在的数据价值成为各国开放政府战略和行动的重要内容。

2.NARA档案保存项目的目标与任务

2.1目标

确保美国政府的档案得到适当保存，并使其能够为人们所利用是非常重要的。NARA档案保存项目已经超越了传统的让文件可供查找的角色，通过在线向美国公众提供越来越多的电子文件，使用灵活的工具和可访问的资源来促进公众的参与，实现了档案的广泛利用。

通过提供电子文件，NARA使公众能够更方便地访问和利用政府档案。这种在线访问的方式不仅提高了档案的可用性，也使公众更容易参与其中。公众可以通过灵活的工具和可访问的资源来深入了解历史，参与政府事务，并对政府的决策和行动提出质疑和建议。

NARA档案保存项目的努力旨在让所有档案能够为人们所利用，推动开放和公众参与，加强国家民主。通过在线提供越来越多的电子文件，NARA为美国公众带来了更多的资源和信息，让他们能够更好地了解历史、参与政府事务，并为国家的发展和决策提供更多的参考和建议。这一努力将继续推动档案保存的发展，使档案能够在数字化时代发挥更大的作用。

2.2任务

让公众可以查阅保管和管理的联邦政府档案。公众查阅政府档案可以加强民主，因为美国人可以要求享有公民权利，让政府承担责任，了解历史，以便他们能够更有效地参与政府事务。

3.NARA档案保存项目的近5年战略规划及其对我国的启示

3.1从2017年到2021财年，美国国家档案与文件署将整理82%的馆藏，供公众查阅和利用。档案整理是指美国国家档案与文件署为提供有效的查阅途径而必须采取的行动。包括：进行基本的馆藏维护，在联邦档案目录中提供文件简介，让公众知道文件可供查阅，并将文件输入美国国家档案与文件署的馆藏控制系统，以便美国国家档案与文件署工作人员可以在需要时检索和提供这些文件。

启示：全面部署标准化整理程序和内部控制，以及基准性能测试；开发在现代化电子档案馆2.0信息系统中整理电子档案文件的新应用程序；探索尖端技术，如高级搜索，实现大量电子文件的自动整理。

3.2到2024财年，美国国家档案与文件署将对5亿页文件进行数字化，并通过联邦档案目录在线向公众开放。美国国家档案与文件署已承诺将其所有传统（模拟）馆藏数字化，并在网上向公众开放。如今，美国国家档案与文件署已将近2.35亿页的文件数字化，但目前只有约15%的数字档案可通过联邦档案目录向公众开放。解决目录背后的技术问题是具有一定难度的，该问题直接限制了美国国家档案与文件署向系统添加新数字文件的能力。

通过与新型合作伙伴合作、将数字化纳入职责、获取先进的设备和软件、现代化联邦档案目录，可以进一步提升档案保存的水平和利用效果，满足公众对档案的需求，并推动档案保存工作的发展。

3.3到2025财年，美国国家档案与文件署将为联邦档案目录中所述的95%的馆藏提供新一代数字检索工具。检索工具是帮助查阅人员在特定文件组合、馆藏集合或一系列档案材料中查找信息的工具。美国国家档案与文件署的工作人员擅长根据模拟文件的物理位置创建检索工具。然而，美国国家档案与文件署一直在努力将这些技术应用于电子环境。美国国家档案与文件署必须开发新产品，帮助公众查阅、探索和发现数字化和电子档案文件。

启示：建立设计和用户体验方面的能力，以便更好地了解用户需求；在不同平台上试点检索工具，以找到最有效的交付方法；开发模型和管理流程，以适应去中心化和点对点式的下一代检索工具。

4.NARA保存项目的近5年的实施方案及其对我国的启示

NARA通过保存策略框架的构建和相关项目的实施，推动了自身记忆、文化和教育等职能的实现。在记忆职能方面，NARA保存了大量有价值的档案，是美国的国家记忆宝库。强调提高保存部门风险防范的能力，尽可能避免档案损毁。在文化和教育职能方面，NARA致力于通过自身的研究和成果，使机构内保存的档案为社会的文化发展作出贡献。

4.1加强技术研究，促进知识应用

《2018—2021遗产科学研究战略》提出充分开展科学分析与研究，了解档案的制成条件和使用状况，强调要运用研究成果为保存实践提供信息，而研究成果将主要通过出版指南、标准规范等来进行传播，向所有相关机构和广大公民提供档案服务。

启示：电子文件的长期保存工作需要通过项目进行探索和研究，以应对不断出现的难点和问题。这些项目应该分析和研究电子文件长期保存的需求、方法、标准和技术等方面，制定统一的标准规范，并推广研究成果和实践经验到全国范围。在设计技术方案时，应综合采用多种技术，因为电子文件的长期保存并不仅依靠单一的技术手段。

4.2强调风险评估，全面规划防护

实施电子文件的长期保存是一个需要持续投入的过程，其中存在许多潜在的风险因素。为了确保长期保存工作的有序进行，有必要进行风险防范管理，并贯穿整个过程。《2020数字保存框架》强调建立“风险优先级矩阵”，以评估馆藏数字文件格式的保存风险。《2019-2022保存战略》要求建立NARA保护战略委员会，负责规划和监督档案保存活动，并建立保存风险指导小组，开展环境管理、数字化、应急响应等具体工作。

启示：首先，需要对各类常见风险进行评估，并制定相应的风险应对方案。特别是在评估数字资源风险时，应关注保存格式，选择通用性强、开放性和稳定性好的格式，以满足长期保存的需求。此外，档案资源长期保存的风险应急预案应纳入整个机构的应急管理体系中，并确保各部门的风险防范措施协调一致。

4.3注重队伍建设，培养复合型人才。

为了提高档案事业的发展，NARA一直非常重视培养档案人才队伍。他们通过保存项目要求保管单位对保存业务进行员工培训，以增强他们的业务能力。此外，《2019-2022保存战略》强调了团队发展的重要性，要对档案保存工作人员的职业发展需求进行评估，并重视个人发展规划的指导。《2018-2021遗产科学研究战略》要求将最新的研究成果传达给保存项目的工作人员，以便他们学习和掌握新的理论和技术，更好地开展保存工作。

启示：我们需要加强对工作人员职业素养和业务能力的培养，鼓励他们在职期间进修和深造，提高他们的文化素养和专业水平。同时，我们也应该积极培养和引进高层次的档案专业人才，为他们提供多样的对外交流机会，以提升从业档案人员的能力。此外，为了适应数字世界的发展，档案机构还应加强本单位人才队伍的建设。除了自主培养，还可以引进一些精通数字技术的高素质人才，优化人才结构，构建复合型、创新型和应用型人才团队。

5总结：

当前我国档案保存面临的技术挑战包括以下几个方面：第一，变化的存储载体和技术：随着技术的不断发展，存储载体和技术也在不断变化。新兴的大数据、云计算、社交媒体等技术导致电子文件数量激增，对档案保存提出了新的要求。第二，电子文件的多样性和复杂性：电子文件的种类和格式多样，包括文本、图像、音视频等，不同格式的文件保存和管理方式存在差异，需要寻找适合不同类型文件的保存方法。第三，长期保存需求的变化：新技术的出现改变了人们对档案保存的需求。原有的保存方案和策略可能难以应对新挑战，需要不断更新和改进保存方法。第四，数字化转型的推进：随着数字化转型的推进，越来越多的机构和组织将纸质档案转为电子档案进行保存，这对档案管理和保存提出了更高的要求。所以，美国NARA档案保存项目的经验可以给我们带来很多参考。中国作为人口大国，在档案保存方面也在不断努力，可以借鉴和应用NARA项目的精华，结合中国的国情，进一步提升档案保存水平。

作者简介：黄兰馨（出生1999年10月），性别女，民族汉，籍贯湖北襄阳，单位全称，扬州大学 社会发展学院 图书情报专硕，单位所在江苏省扬州市和邮编225100，职称/职位，扬州大学 图书情报硕士，研究方向，档案管理。