基于行政事业单位档案管理的现代化和电子化策略研究

摘要：档案管理是行政事业单位管理工作的重要组成部分，档案管理工作的质量和效果会对行政事业单位的整体管理效果产生直接影响。近年来，信息化工具被广泛应用于行政事业单位档案管理工作当中，档案管理工作模式正在朝着现代化、电子化的方向发展。文章简述强化基础设施建设、提升重视程度、完善管理制度、培育管理人才等推动档案管理工作现代化与电子化的有效路径，为增强行政事业单位档案管理工作的实效性建言献策。

关键词：行政事业单位；档案管理；现代化；电子化

近年来，信息技术迅速发展，许多行业开始与信息技术结合，形成新的工作模式，档案管理工作也不例外。行政事业单位具有公共服务特征，在新形势下推行信息化建设，推动档案管理工作朝着现代化与电子化方向发展能够提升行政事业单位的管理效率和质量。

一、强化档案现代化与电子化基础设施建设

档案管理工作信息化建设具有现实紧迫性，强化与档案现代化、电子化相关的基础设施建设有助于更好地实现信息化管理的目标。目前，行政事业单位正在普及信息化管理模式，但相关基础设施建设还不到位，这导致部分工作难以开展。行政事业单位工作人员应当充分研究档案管理工作现代化、电子化的必要性，明确推动档案管理工作现代化、电子化所需要的基础设施，有针对性地采购相关基础设施。在购置基础设施前，与相关领域的专家充分沟通，了解不同信息化基础设施的特点与优势。做好调查工作，深度研究本单位档案管理工作对信息化基础设施的要求，据此提升采购工作的科学性。此外，行政事业单位通常具有较强的公益性，且能够获得的专项资金并不多，信息化建设存在资金难题。在这一背景下，各单位需明确信息化建设工作涉及的各个环节，明确资金的用途和使用数量，制定完善的资金使用规划书，为获取信息化建设需要的资金奠定良好基础。

二、提升对档案现代化与电子化的重视程度

领导者对档案现代化与电子化工作的重视程度直接影响相关工作的进程，因此，转变对档案管理工作的看法，在管理工作中渗透现代化管理理念尤为重要。行政事业单位领导者应当从档案管理工作发展的长远角度出发，探寻对现有工作有利的信息化工作模式。注重信息化工具在工作中的应用，要求涉及档案管理工作的人员自觉提升信息化工作能力，遵循档案管理现代化、电子化的现实要求持续优化工作细节，体现精细化档案管理工作理念。对于阶段性工作成果，档案管理工作人员需及时向领导层报告，引起领导层对档案管理工作的关注。对于档案管理现代化与电子化过程中遇到的问题，工作人员也应当及时反馈，保证及时解决档案管理问题，达到事半功倍的管理效果。

三、完善现代化与电子化档案管理制度

档案管部门需明确档案管理制度的重要性，依据现代化与电子化档案管理的需求，与时俱进地调整制度内容，保证管理制度与管理的现实需求相符合。首先，确定现有制度中存在的问题，分析传统制度中与现实情况不相符的部分，并做出明确的调整规划。通过与一线档案管理工作人员沟通交流了解档案管理工作面临的现实难题，并从制度层面探寻解决问题的方法。尤其注重考察现代化、电子化档案管理工作对管理制度提出的新要求，使制度内容更贴合现代化、电子化档案管理的要求。在建立起完善的管理制度后，监管人员需将制度落到实处，保证各个部门参与到落实制度的过程当中。同时，加强对制度的宣传，引导不同部门的工作人员了解相关制度，形成规则意识，主动约束自己的行为。在宣传中，应主动加强对新内容的宣传，并引导工作人员了解现代化、电子化档案管理工作的特征。随着档案管理制度的完善，各个管理环节有据可依，管理过程更加严谨、规范。

四、培育档案现代化与电子化管理人才

行政事业单位现代化、电子化的档案管理工作需要大量管理人才作为支撑，但目前大多数单位缺乏能够支撑管理方式变革的人才，正因如此，行政事业单位的领导层需制定严密的培训计划，为工作人员提供发展自我的机会，并保证工作人员的能力符合新时代档案管理工作的要求。如发挥微课、慕课的作用，构建起信息化培训平台与课程体系，鼓励工作人员利用碎片化的时间了解新时代档案管理工作的特征，将现代化、电子化的管理理念渗透其中。再如，为档案管理人员提供更多实践、交流的机会，邀请档案管理领域的专家与工作人员交流，或是邀请技术人员向工作人员讲解档案管理现代化、电子化使用的技术，使其了解档案管理工作的细节，并全面掌握信息化管理工具的使用方法。为增强培训的有效性，还应当定期进行考核，将考核结果纳入评价体系中，以此激励工作人员发展个人能力。对于在培训中表现良好的工作人员，可通过物质、荣誉奖励的方式激励其继续发展，并在工作人员群体中树立模范，激励更多人了解信息化管理的正确方式，参与到档案管理工作信息化改革的过程中。随着工作人员信息化素养的提升，档案管理工作拥有更强大的智力支撑，档案管理工作得以更快发展。

综上所述，档案管理是行政事业单位的重要工作内容，直接影响行政事业单位的形象与整体管理效果。在信息化时代，行政事业单位的工作人员应当积极使用互联网技术，加强档案管理工作的信息化建设，全面改革档案管理工作形式，使档案管理工作更能适应新时代的要求。随着档案管理工作的现代化与电子化，档案资源将得到更有效的利用。

参考文献

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