“十四五”规划下的新能源项目档案管理探索

摘要：《“十四五”全国档案事业发展规划》明确“十四五”时期档案事业发展的目标和方向，有利于新能源档案管理各项工作找准定位、有的放矢、科学实施，为新能源项目档案管理工作统筹规划、合理安排、循序实施提供依据。

关键词：十四五规划；新能源；档案管理；管理探索

新能源项目档案是新能源项目在工程建设中形成的有保存价值的文字、图表、音响、实物等，经过鉴定、整理并归档的文件。为项目工程建设中的重要组成部分，是控制工程质量的关键环节。项目档案的完整、准确、系统、规范直接影响新能源项目安全生产运营。

一、“十四五”规划下提高新能源项目档案管理水平的有效手段

1.强化治理理念

档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势，也是推动国家治理和管理能力现代化的一个重要内容。新能源项目档案管理要立足于“十四五”规划，确立档案管理发展思路，掌握新时期档案管理的内在逻辑，明确档案管理的着力点，明确管理主体、责任关系、优化工作机制。在现有的档案工作体制和制度体系的基础上，进一步强化责任，强化对档案工作的监督和指导。在管理中，要加强对“数据价值”的引导，以档案全生命周期为中心，构建宏观战略、质量控制、标准规范、安全管理、人才队伍、业务管理体系的新能源项目档案管理体系[1]。

2.推进标准建设

新能源项目的建设单位要深入贯彻落实习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示批示精神，按照档案工作规范化建设要求，深入学习新标准、对照落实新要求、持续巩固新成效，扎实开展档案规范化建设工作。要健全新能源工程的档案管理系统，推动新能源工程的建设和运用。在新能源项目建设中，应强化国际合作，加强海外工程档案的管理，以保障海外机构的合法权益，并体现国际间的合作和交流。要继续加强有关政策的贯彻，积极采纳国际标准，促进新能源产业的发展[2]。

3.完善管理制度

针对新能源工程档案管理的特点和现状，对其归档范围、存档条件等进行整理[3]。结合新能源档案管理实际情况，建立科学、合理、有效的新能源项目档案管理制度，全面参与新能源项目管理计划、施工组织总设计、项目创优规划等编制，为后续工作开展奠定基础，确保新能源工程档案的真实性、完整性和收集整理过程的可控。

4.推进档案数字化建设

随着信息化技术的不断发展与进步，以往所采用的陈旧、落后的手工形式的档案管理工作模式中存在的诸多弊端逐渐暴露出来。手工形式的档案管理，大大增加了工作人员的工作量， 档案管理的效率和准确性很难得到保障。因此，应该与时俱进，注重提高档案管理工作的信息化水平，将信息化技术与档案管理工作进行有机融合，以此减少档案管理工作人员的工作量，提高档案管理的效率。一方面，应该加强对先进信息技术和设备的引进，并随着信息技术的不断发展，对其进行及时的更新换代，以此确保这些设施设备可以满足事业单位信息化档案管理工作的需求。另一方面，应该加强对档案管理工作人员的培训，以此促使其可以灵活的运用信息化技术完成档案管理工作，从而最大限度的发挥信息化技术的应用价值。同时逐步建立审批资料和竣工资料电子档案查询系统，确保档案信息快捷精准查询，实现档案管理工作标准化、制度化、科学化、信息化。

5.强化档案行程过程管控

新能源建设涉及到的单位数量较多，施工时间较短，在建设活动中会产生大量的工程文件，如设施工图、施工文件、监理单位验收文件等，档案工作中存在着责任不明确、分工不明等问题。各单位在未成立项目部或未设置专职档案管理人员情况下，各单位档案管理部门应通过参与项目招投标及合同谈判，将项目档案管理纳入合同条款，相关合同条款应明确项目档案管理组织机构及职责、项目文档过程管控、整理归档、移交等方面具体要求。

二、“十四五”规划下新能源项目档案管理探索

1.实现新能源项目档案智能管理

建立软件保障，采用专业的档案管理系统，将案卷和卷内文件题目录入数据库，并能实现全文检索。能够实现挂接、查询、提供利用等功能。通过智能数据采集终端，按纸质档案分类或电子文件类别代码集中组织存储，全面提高新能源项目档案工作效率和管理水平。

2.档案工作纳入合同和支付款。要保证项目档案的齐全完整和准确规范，档案人员应参加工程合同的审批和工程支付款管理。参与合同审批，就是在与监理、监造、设计、施工单位以及设备厂家签订合同时，应设立专门的条款，对参建各方的归档范围、归档要求、组卷方法、分类标准、案卷形成的质量、档案移交时间和违约责任作出规定。参加工程支付款管理，就是新能源公司财务部门在支付参建单位结算款时，支付单上要有档案人员对项目档案归档情况的说明和签字认可，否则，财务部门不能支付工程款。这样通过合同约束和工程款的控制，有效提高了项目档案的归档质量。

3.开展新能源项目档案管理知识培训

目前新能源项目档案人员多数不是档案专业毕业，有些档案人员还从来未接触过档案工作，未接受过档案专业的培训。因此，要加强项目档案人员培训工作，让档案人员熟悉项目文件产生的过程、流转的途径，熟悉项目档案的分类情况，了解项目的单元工程、单位工程和分部工程的大致情况，掌握工程进展情况，可聘请同行业专家或有丰富项目档案管理经验的人员到现场对建设单位和参加单位档案人员进行培训，也可安排档案人员去通过了档案专项验收的新能源公司档案室学习，提高档案人员专业水平，使其胜任档案工作。

三、结束语

综上所述，新能源项目档案是新能源建设工程的经验总结。但是，目前我国新能源板块档案管理工作依然存在着缺乏完善的档案管理制度和信息化水平较低等诸多问题，这些问题严重阻碍着档案自身价值的充分发挥。因此，新能源开发建设单位应该随着自身的不断发展，对档案管理制度进行不断的完善，不断的提高档案管理工作的信息化水平，为新能源建设项目的迅速发展提供有效的保证和大力的支撑。

参考文献：

[1] 陈慧， 南梦洁， 刘箐. "十四五"规划下的新能源项目档案管理探索[J]. 中国档案， 2022（4）：2.

[2] 姚远， 封进， 王曙道，等. "十四五"背景下的新能源汽车专业以赛促学与专业教学融合的探索与实践[J].  2021.

[3] 邵甜甜. 新能源项目档案管理新模式探索[J].  2020.