浅议机关事业单位档案管理中存在的主要问题及应对策略

摘要：随着社会主义现代化进程的加快，各级政府向服务型政府的转型，各部门机构的工作相应地发生了一些变化。进入数字化时代后，传统的档案管理手段已无法适应工作需要，档案工作的改革刻不容缓。机关事业单位的档案内容，包括行政管理类、项目管理类、职工管理类等方面，新时代各机关事业单位的主要任务就是对以往不够科学合理、效率低下的工作方式和形式加以分析，并研究对策进行改进。

关键词：机关事业单位；档案管理；问题；对策

1机关事业单位档案管理的重要性

1.1确保机关事业单位可持续发展

对机关事业单位来说，档案是对各项工作的有形记录，是一个机构长期发展的证明。对档案工作开展深入的研究，有助于发挥档案的凭证价值和情报价值，为今后开展各项工作保驾护航。同时，档案材料无论在行政还是在业务上都发挥着巨大的作用，能为单位的改革和发展提供可靠支撑，在发生相关纠纷时，有了历史档案的依托，可以让我们更好地解决问题。因此，档案材料承接了机关事业单位的过去、现在和未来，其作用不可忽视。

1.2体现机关事业单位的发展水平

档案管理是软件和硬件的结合。在软件方面，它能体现出档案从业人员的职业素养，在硬件方面，又与事业单位的管理水平挂钩。机关事业单位的档案，不但记载了每个部门的决策、项目、人员的资料，而且还能完整地记载各部门的发展过程，为其营造良好的工作氛围打下坚实的基础。档案既反映了一个机构的发展历程，也反映了它的前途，它的现实价值和长远价值是必须被重视并不容忽视的。

1.3便于文书事务管理工作有条不紊地开展

在机关工作中，文书类的行政工作占据了整体工作的很大一部分，而档案管理的质量则直接决定了文书工作的效率和质量。例如，在进行总结、计划、大事记、年鉴等撰写工作中，工作人员会将相关信息进行整理、归纳，形成条理清晰、逻辑明确的文件，对单位内部的各种数据和信息进行全面化、集中化管理。这不仅可以推动各部门的工作有条不紊地进行，而且还可以为单位总结过去的经验教训、向未来发展提供信息支撑，让改革更加有依可寻，达到高效发展的目标。

2机关事业单位在档案管理中存在的问题

2.1档案管理意识不强

当前形势下，很多工作人员对档案管理的认识和管理方式不够科学，管理观念不强，这直接导致了部分单位档案管理工作质量不高。首先，一些部门的职工对档案工作的认识存在误区，有的职工每天的工作就是建档、归档、存放、使用，从来不对档案的科学管理工作开展研究。其次，部分档案管理人员没有明确的科学管理意识，在具体的管理工作中，忽略了档案是“活资源”一事，没有充分利用，这对单位的长期发展是不利的。此外，由于机关事业单位的档案管理工作缺乏宣传，没有调动起全员参与的积极性，没有形成共同管理、共同发展的良好氛围，不利于单位的管理工作。

2.2档案管理工作制度不完善

完善的档案管理工作制度是确保档案管理工作平稳进行的保障，但一些机关事业单位并没有建立完善的制度，致使档案管理工作流程混乱，没有层层压实管理责任。首先，尽管参照《档案法》制定了事业单位的档案管理体系，具有一定的科学性，但是没有考虑到单位的具体情况，导致制度不接地气、落实起来难上加难。另外，虽然一些单位建立了档案工作制度，但没有从提高工作人员的工作意识出发，制度不够灵活，致使这些制度形同虚设，档案管理工作中不规范、不合理、有风险的行为频出。其次，由于各部门借阅档案的流程手续不够细致，往往造成档案失而复得或下落不明。此外，由于奖励与惩罚机制不健全、档案工作人员工作中存在疏忽，导致档案管理工作中存在的问题未能及时处理。

2.3档案管理信息化程度不高

随着电子办公时代的到来，机关事业单位的档案工作信息化工作也面临着全新的挑战，而信息化程度低是当前各部门普遍存在的问题，一些单位还在使用传统的档案管理方式，与时代严重脱节，对单位的长远发展造成了不利影响。目前大部分单位仍然以保管纸质文件为主，虽然一些单位实行了“无纸化”的管理，但是这种新型的“档案”管理模式还没有被广大职工所接受。一方面，一些档案工作者的思想观念比较古板、僵化，对档案的操作与执行缺乏灵活性。另一方面，单位内部的资金往往用于其他事业，用于信息化建设的经费非常有限，而且所用的设备和仪器都很陈旧，没有及时更新，变成了一种“闲置”的东西，既浪费了经费，又没有提高工作效率，也不能满足机构的长远发展需要。由于一些职工对信息化管理的认识不够准确，使得信息技术无法真正发挥作用。

2.4档案管理人员素质较低

档案管理人员的文化素质、专业能力、管理手段、价值观等都会对档案工作的成效产生一定的影响，这是制约档案工作高效发挥作用的重要因素。首先，一些机关部门的档案管理人员都是兼职，他们还承担了其他岗位的工作，业务十分繁忙，有些没有经过专业培训，缺少专业理论知识，缺乏对工作的思考，工作方法不科学，经常会出现失误。其次，由于档案工作人员对档案数据的研究不够深入，不能充分发掘档案的深层价值，工作效率和工作质量都比较低下，很多档案管理人员只想完成上级交代的本职工作，不想“勤研究”，也不想“多做事”。再次，部分档案管理人员存在老龄化趋势，缺乏信息技术相关知识，不具备档案工作信息化的能力，无法高效开展信息化工作，缺乏一支具有较强专业素质的档案管理队伍。

3针对机关事业单位档案管理工作建议性对策

3.1改变工作人员的意识形态与工作态度

在档案管理的改革和创新中，提高从业人员的思想意识迫在眉睫，由于部分工作人员墨守成规，要使其从根本上改变观念，推动观念的现代化。首先，由档案管理专职人员牵头，负责组织、策划和开展宣传工作，利用微信等新媒体进行深入宣传，如单位有公众号，可以利用公众号宣传工作的重要性。在档案管理中，单位要教导职工严格按照《档案法》和相关法律、法规开展工作，同时还要经常组织培训，加强职工对档案管理的认识，让全体职工都能积极配合档案管理工作。可以组织职工到档案局进行参观学习，通过专业人员的指导，让职工从根本上转变对档案管理工作的认知，从而能对档案管理工作加以配合。

3.2制定合理的档案管理制度

制度是开展各项工作的准则，可以规范职工的操作流程，让工作有据可依，同时具有一定的制约性。为确保档案管理工作合理合规地开展，机关要建立健全工作制度。《档案法》是机关档案管理工作的重要依据和前提。各机关事业单位因业务性质的不同，所管理的档案内容也不尽相同，各单位应结合自身的业务特点，制定一套符合自身实际、切实可行的档案管理制度。并根据实际业务及时进行更新，在修订时，应征求有关工作人员的意见和建议，并在本单位内部进行试行，以检验制度的可行性。而且文件的安全直接关系到每个人、每个单位，也会带来社会问题。档案在借出过程中应妥善保存，其中既有电子文件，也有纸质文件，并对其进行定期检查，对存在的问题及时进行纠正和解决。

3.3持续开展符合新时代标准的档案信息化建设

信息化是现代社会的重要标志，为单位发展指明了新方向，也是开展工作的手段及重要工具，机关事业单位信息化建设面临速度较慢的现实问题，当务之急是让信息化的进度跟上时代的步伐，为档案管理工作提供有力支撑。单位要把信息化工作融入到整个机构的整体发展计划中，并将其分为若干个小目标，以实现其终极目标。经费是机关事业单位信息化的重要保证，为引进设备和引进技术提供了资金支持。要提高档案管理工作的信息化程度，就必须努力构建档案综合信息平台，实现档案的存储、查阅、共享等多种功能。要加强对档案管理信息平台的检查、维护和更新，在确有需要时，可求助专业机构共同探索一条崭新的档案管理信息化之路，最大程度发挥档案的价值。

3.4提升档案管理工作人员的综合素质

职工的思想认知、职业素养、业务水平是单位发展下去的重要保证，是实现档案信息资源价值的重要保证，是提高职工综合素质的重要途径。提高工作人员入职门槛是一个硬性的要求，要建立一个专业主管部门，防止工作中存在随意性、工作质量差等问题。在聘用专业的档案管理人员时，不仅要考察其专业技能，还要考察其责任感及对工作的热情程度。要加大对档案管理工作人员的培训力度，可以从多方面入手，聘请档案管理方面的专家到单位进行培训，同时借鉴国内外先进的档案管理经验，结合自身实际情况进行改革。

结语

综上所述，规范和有效地进行档案管理，是机关工作顺利开展的基础和保证。机关事业单位领导干部必须首先从思想上重视起来，高度重视档案管理工作的重要意义，完善档案管理制度，大力加强档案管理信息化建设，打造一支水平过硬的档案管理员队伍，保证档案管理工作高效优质开展，从而促进机关事业单位内部各项工作稳步推进。

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