我国人工智能在档案领域的应用研究综述

摘要：本文首先分析了应用人工智能技术进行档案管理的重要意义，接着分析了人工智能在档案领域的应用，希望能够为相关人员提供有益的参考和借鉴。

关键词：人工智能;档案领域;应用

引言

人工智能技术是计算技术的一个重要分支。在大数据时代背景下，人工智能技术已经实现了与人们日常生活的初步融合。人工智能技术具备高效分析和数据解读的特点，在档案管理中应用人工智能技术能够实现信息的智能检索和智能管理，有助于优化档案使用者的体验，满足用户的多元化需求。随着人工智能技术的进一步发展，这项技术与档案管理工作的结合会愈加深入。

1应用人工智能技术进行档案管理的重要意义

1.1降低档案管理工作中的错误率

在档案管理工作中应用人工智能技术能降低档案管理工作的错误率。人工智能技术能对档案信息进行智能检索和分类，可以帮助档案管理工作人员快速查找文字、图片以及音频等信息，利用人工智能检索技术可以拓宽信息查找的路径，提高信息检索与分类的效率。智能检索过程中，人工智能技术会把档案信息划分为具体的内容，按照时间、信息属性以及名称等信息要素，对档案信息进行重新排序，并根据管理者输入的内容进行内容检索。人工智能技术极大降低了档案管理中错误的发生率。

1.2提高档案管理工作的安全性

传统档案向电子档案的转型升级为档案管理工作提供了诸多便利，但电子档案的安全性始终是档案管理工作人员最为关心的问题，而人工智能技术能切实提高档案管理工作的安全性。人工智能技术能为档案管理工作提供安全权限，档案管理工作人员根据权限等级来获取档案内容。这种做法能充分发挥人工智能技术的优势，使电子档案的安全问题得以解决。另外，人工智能技术在一定程度上，能够提高入侵检测的效率，加强防火墙的安全性，将不安全因素阻拦在档案信息系统之外，有效保护档案安全。

1.3大幅提高档案管理工作的效率

电子档案的数量较大、内容复杂，如果用传统方式来处理电子信息档案，则会降低管理效率，阻碍档案管理工作的开展和优化。我们可以将人工智能技术应用在档案管理工作的各个环节，这项技术能够帮助工作人员细化档案内容，建立智能信息运作体系，将档案管理工作的各个环节联系起来，同时提高系统使用人员的体验和效率。

2人工智能在档案领域的应用

2.1系统智能识别技术

在整个人工智能技术中系统识别技术属于最基本和最核心的技术，直到目前为止在所有智能技术中智能识别是运用最广泛和发展最成熟的一种技术。现阶段采用的各类技术系统中，智能识别技术就相当于搜索引擎上的搜索框，随着技术的不断快速发展对各类档案信息及内容进行检索时，不但可利用文字形式展开而且还可采用语音的方式完成检索，基于图片的形式展开智能化的分析判断，尤其现阶段在很多行业的档案管理中都广泛的应用了这些技术。比如医疗集团展开档案管理时，如果想对相关内容及信息进行查阅就可通过智能识别来实现，通过此技术把目前已知的档案标题、文号或其中各类内容的关键词在搜索框中进行搜索，只需对检索按钮进行简单敲击皆可在瞬间检索到和关键词相匹配的不同的内容。通过语音识别进行检索也具有相同效果，检索人可通过口述的形式将需要搜索的内容讲述出来并利用系统转化为文字，当系统识别后即可自行实施检索将各类档案内容快速呈现。

2.2指纹虹膜识别技术

任何行业任何企业机构在展开档案管理时都将安全问题作为最主要的问题关注，如果无法对档案信息的安全性进行确保其中存在的各类信息及私密数据都可能随时被暴露于群众面前，特别其中一些和医疗集团或政府机构相关的机密文件，在对这些档案文件进行管理时首先需对安全性进行。此时可在管理中采用虹膜识别和指纹识别技术将安全隐患有效杜绝。比如对相关机要文件进行查阅时首先需要通过系统识别查阅者的指纹和虹膜，只有指纹与虹膜与前期权限设置者相匹配才可打开这些文件，而这些机要文件也只能通过专人进行查阅，极大的提高了安全性。比如医药集团中存在很多人事档案和文书档案，这些档案一般都与内部人员编制、人事调整相关，存在一定机密性不能让无关人士得知。对此类档案进行管理时，可把单位领导、主管人员以及档案管理者，作为可查阅人员。在系统中将这些人员虹膜、指纹录入。如果有人想查阅档案，系统必须扫描可查阅人员的虹膜、指纹。经过扫描后，如果发现虹膜、指纹不匹配，会在系统内部发生警告，并通过电子邮件和短信等形式将警告内容发送到档案管理者及主要领导的电子设备中，可有效形成档案风险的预警机制。档案管理者及相关领导人员即可快速发现对机密档案存在窥探的某些人，然后对其实施严厉处罚并对管理制度进行积极调整，此可让整个工作朝着更加科学和健康的方向发展，并在不断管理过程中逐渐形成良性循环。

2.3网络平台共享技术

在档案管理过程中档案的借阅和查阅以及归还这些工作都相对比较复杂，传统方式进行管理时整个流程一般都利用纸质文件向上级进行逐级审批，如果借阅的内容涉及一些机要文件或机密数据，此时审批的流程会更加复杂。为了提高各项工作效率及质量在应用各类智能技术时，如果将平台共享技术进行科学应用可以有效简化大量审批流程，利用OA软件、计算机的形式，将各种审批工作在网络平台上完成。另外在集团企业内部，部分档案文件可以公开，这些文件可通过共享技术在平台中直接展示，内部员工将自己ID登录后，即可对这些内容直接查阅。比如集团展开新人培训工作时，需让新人对集团文化、发展历程进行一定了解，此时即可让培训人员登录计算机系统，对相应的档案进行搜索。这些档案可以更加清晰的体现出集团的发展以及相关信息，而这些信息可以完全对外公开且不具有机密性，资料查阅、借阅时，可以省略复杂的审批环节，有效减轻档案管理者的工作负担。

结束语

人工智能技术给我们的生活带来极大的便利，随着人们对人工智能技术研究的逐渐深入，人工智能技术将会发挥出更大的作用。我国档案管理工作存在着各种各样的缺陷，人工智能技术具备智能化的特点，能帮助档案管理工作完成转型升级，使档案管理工作向着更加人性化的方向发展。

参考文献

[1]郝英丽.浅谈大数据背景下档案管理的创新发展[J].档案天地.2021（03）.

[2]石博文.人工智能在数字档案馆中的应用探析[J].档案天地.2019（05）.

[3]王景杰.人工智能技术在档案管理工作中的有效运用[J].陕西档案.2021（03）.

作者简介

迟晓庆（1988.04——）女，汉族，山东日照东港，研究方向：档案管理。