新型档案数字化安全风险及防范建议

摘要：随着工作的不断推进，档案数字化工作中出现了档案实体过度修裱、档案数字化成果迁移损耗等新型安全风险。本文提出通过建立档案破损等级划分制度、建立档案数字化成果迁移质检制度、建立立体监管系统、加强培训等方式防范化解新型档案数字化安全风险的建议。

关键词：档案数字化;安全风险;新型;防范

引言：近几年，国家档案局先后出台了《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》（ DA/T 68.2-2020）等行业标准，通过明确纸质档案数字化工作流程、技术要求、采购工作规范、信用评价与质量监督等管理要求，进一步织牢了档案数字化安全防护网，基本防住了高温、潮湿、盗、火、霉菌、光、尘、虫等传统安全隐患。但随着工作的不断推进，笔者发现档案数字化过程中出现了新的安全风险，比较突出的有档案实体过度修复、档案数字化成果迁移损耗等。

一、档案数字化工作出现的新风险

（一）档案实体过度修裱

修裱是对纸质档案进行加固的常用方法之一，一般选择与纸质档案原材料一致的新纸对档案进行整体托裱或局部修补，让纸质档案的纸张强度得到加强，也利于延长纸质档案的寿命[1]。这一方法的好处在于，修裱过后的档案如果再次出现老化甚至损坏，可以通过揭裱技术将原先补上去的材料取下来，换成新的材料，再次加强纸张强度，延长寿命。但在档案数字化工作过程中笔者发现部分档案被过度修裱，典型表现为本可通过溜口、补洞（或补残缺）、接边等修裱方式解决的局部破损问题被外包服务人员进行整体托裱，违反了档案修裱“最小干预”的原则，对档案原制成材料（包括纸张、字迹）会产生一定的不利影响。笔者认为产生这一现象的原因主要有两个：一是服务采购方未开展或未正确开展档案破损等级划分，缺乏监管依据和手段;二是外包服务人员在经济利益的驱使下，不愿花费时间及人力对档案进行精细化修复，更倾向于选择简单、明显的修裱方式让服务采购方看到其工作数量和工作效果。

（二）档案数字化成果迁移损耗

数据迁移是一种将离线存储与在线存储融合的技术，将高速、高容量的非在线存储设备作为磁盘设备的下一级设备，继而将磁盘中常用的数据按指定策略迁移到磁带库等二级大容量存储设备上。当档案数字化生产软件与档案长期保存系统无法通过在线方式产生联系时，往往通过移动硬盘等离线存储设备将生产软件上的数字化成果迁移进档案长期保存系统。该过程中，档案工作人员希望达到的效果是迁移后的数据与迁移前的数据一模一样、别无二致。但在实际工作中，笔者发现，偶尔会出现事与愿违的现象：迁移后的目录信息或图像信息数量少于迁移前;目录数据无法与图像数据关联;图像数据损坏，无法打开。这些现象会直接影响长期保存的档案数字化成果的质量，进而影响档案信息服务的品质。

二、新型档案数字化安全风险防范建议

（一）建立档案破损等级划分制度

对破损纸质档案进行分类并定级，能够为制定修复保护计划提供参考数据，对科学保护档案、集中力量抢救、修复破损或濒危档案具有重要意义[2]。档案部门应建立严格的档案破损等级划分制度，按照《纸质档案抢救与修复规范 第1部分：破损等级的划分》（DA/T 64.1-2017）的指导，在开展修裱工作前，对档案破损情况进行分级。特残破损和严重破损档案，不宜交由档案数字化外包人员进行修复，应由档案部门或档案部门委托的专业技术人员进行修裱。中度破损、轻度破损的档案，可以委托档案数字化外包服务人员进行修复，但必须在专业修裱人员的指导下进行，修裱完成后，还需通过专业修裱人员的验收。

（二）建立档案数字化成果迁移质检制度

以往，档案部门通常将目录数据及原文数据在档案数字化生产系统上的挂接视为档案数字化的最后一个环节，随着工作的不断深入，档案部门逐渐意识到，数字化成果迁入档案长期保存或利用系统才是最后一个环节，数据迁移的质量直接影响到数字化成果的质量。为保障档案数字化成果提供社会服务的品质，档案部门应建立档案数字化成果迁移质检制度，通过人工与技术相结合的方式对迁移数据进行全检，确保数字化成果迁移前后数量完全一致、目录数据与图像数据有序关联、图像数据能正常打开。

（三）建立立体监管体系

档案数字化是一项步骤多而精确度高的工作。随着时代的进步与社会的发展，档案数字化这一工作也会迎来各种各样的新风险[3]。为高质量完成档案数字化工作，档案部门应对各环节工作进行风险检测和评估，及时发现工作中潜在的风险，针对性地提出解决方案和应对措施，最大程度降低风险。首先，可以安排专人负责档案数字化工作，对项目的进度、质量、管理进行监管指导。其次，适当增加数字化工作中著录质检、图像质检、挂接质检等环节的人员配备，加强生产线内部监管。再次，可以引进第三方质检，通过服务外包的方式，对数字化成果进行更高比例的质量检查，通过外部监管，规避过度修裱、数据迁移损耗等风险。

（四）加强培训，提高档案修复人员及数据迁移人员的风险防范意识及防控能力

在档案数字化工作大量外包的情况下，档案部门应加强外包人员培训，培训的重点主要有三个方面：一是档案数字化工作中的各类风险，特别是本单位出现的新风险，让外包人员充分认识各类风险;二是本单位的风险管控制度，强调违规的惩罚机制，引起外包人员重视;三是相关标准及工作要求，提高外包人员对标对表操作的能力，从源头化解风险。

结语：档案实体过度修裱、档案数字化成果迁移损耗已经成为档案数字化工作中的新型安全风险，前者不利于保持档案实体原貌，后者影响数字化成果社会效益转化，本文提出的建议，能一定程度防范化解以上风险。随着工作的持续推进，档案数字化工作必将出现更多新型安全风险，希望通过此文，抛砖引玉，让更多的档案工作者关注档案数字化安全管理工作，与时俱进，不断织密档案数字化安全防护网。

参考文献

[1]杨会. 事业单位档案数字化外包安全防范探究[J]. 城建档案，2021，（10）：24-25.

[2] DA/T 64.1-2017，纸质档案抢救与修复规范 第1部分：破损等级的划分.北京：国家档案局，2017

[3]高艳. 数字化干部人事档案管理的安全风险与对策探讨[J]. 企业改革与管理，2021，（04）：74-75.