基于信息化背景刍议行政事业单位档案管理科学化

摘要：在行政事业单位发展过程中，档案管理为重要组成部分，不仅可以记录行政事业单位各项活动实施情况，还有助于帮助事业单位反思以往工作中存在问题，为后续决策提供重要的帮助。在信息化背景下，行政事业单位档案的数量在逐渐增加，为了减少各种问题的发生，事业单位需要按照信息化的发展方向优化现有的档案管理模式，以科技化思路为主要基础，严格地推进各项档案管理活动的顺利实施，为行政事业单位在信息化下的稳定进步提供重要的保障。

关键词：信息化;行政事业单位;档案管理;科学化

行政事业单位在信息化背景下进行档案管理科学化调整的过程中，需要按照不同的管理要求能够先进的信息化技术，搭建对应的档案管理平台，增加技术和设备的投入力度，搭建高素质的工作团队，灵活的应对在档案管理中存在的各项问题，以科学化思维为主要基础实现档案管理模式的成功转型以及升级，提高行政事业单位当前的发展水平。

一、信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的必要性

首先在信息化背景下，行政事业单位进行档案管理科学化有助于提高行政事业单位当前的发展水平。档案是记录行政事业单位发展历史的主要载体，对单位今后发展经验作用较为突出，行政事业单位要通过反思历史掌握正确的管理经验，并通过持续探索更加成熟的管理方案，避免对行政事业单位当前的发展造成较为严重的影响，在此过程中离不开档案管理的支持。在信息化背景下，行政事业单位档案内容逐渐朝着增加的趋势而不断地发展，如果仍然采取传统人工的控制方式，不仅会导致信息较为繁杂还会出现信息丢失的问题，对行政事业单位造成较为严重的损失。因此行政事业单位需要在信息化背景下改革现有的工作模式，进一步地提高行政事业单位档案管理的科学化水平[1]。在此过程中融入信息化技术，适当的提高方案资料利用率，并且可以在短时间内完成档案信息的整理，更好地完成后续的决策，彰显档案管理在行政事业单位中的重要价值，满足行政事业单位高效率运行的要求。

其次在信息化背景下进行行政事业单位档案管理科学化还有助于执行行政事业单位的改革任务。随着事业单位要结合内外部环境信息化变化特点制定信息化档案管理方案，以此来促进档案管理工作的有序开展，并且适应信息化的发展方向，突出管理性和服务性的特点，以此来保证行政事业单位档案管理工作的有效进行。在信息化管理的过程中需要迎合时代发展的步伐，高效率的运作对应的管理模块，并且将档案管理信息化转型纳入到整体的改革路径中，支持各项工作的顺利进行。并且也可以通过档案管理记录在单位改革中存在的各项问题之后，再通过经验总结明确改革的主要工作方向。减少各种盲目问题的发生，保证行政事业单位当然改革的效果。

二、信息化背景下，行政事业单位档案管理中存在的问题

（一）缺乏认识

在信息化背景下行政事业单位方案管理模式的优化已经成为行业发展的必然趋势，因此相关行政事业单位需要认识到信息化管理的必要性之后，再按照实际工作需求创新现有的工作机制，使档案管理效果能够符合预期的要求。但是在当前行政事业单位档案管理工作中还存在着认识程度不足的问题，例如相关行政事业单位已经习惯了利用传统的工作方式来进行档案管理，在短时间内很难接受新型管理模式，在一定程度上出现诸多不适应的问题，对档案管理的影响较为突出。在此过程中并没有做好整个管理过程的有效监管，整个档案管理处于松散的状态，再加上相关事项并没有履行到位，无法突出现代化档案管理的主要作用。另外在信息化建设的过程中，属于通过长期优化和调整的技术模式，短期内所产生的效益并不是那么明显，这就导致一部分事业单位领导人员认为档案信息化管理工作效果较低，并没有将此作为长效化的管理机制。甚至并没有开展信息化管理模式的转型以及升级，影响档案管理工作的顺利进行。

（二）技术水平的落后

技术水平的落后也是当前档案管理中存在的问题，随着信息化技术的不断发展，越来越多新设备和新技术融入到档案管理工作中，但是由于行政事业单位并没有重视档案管理信息化转型的重视程度，在各项管理活动落实时存在资金投入过低的问题，并且相关单位也没有融入新型的技术。以及设备当前所利用到的仪器设备，完全是落后于时代发展方向的，导致信息化管理水平在逐渐地降低。另外一部分行政事业单位虽然融入了新型的技术方案，但是并没有掌握技术方案的使用要点，仍然采取传统的工作理念来完成当前档案管理，整个信息化管理随意性较强，并没有清晰的档案管理目标以及管理手段，严重限制了档案管理的信息化转型。

三、信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的策略

（一）引起思想重视

在信息化背景下，行政事业单位档案管理工作的优化已经成为时代发展的必然趋势了，并且也是行政事业单位现代化改革的主要工作重点，因此行政事业单位需要逐渐剔除自身错误的思想认知，严格按照档案管理要求以及标准，有序地推动信息化档案管理工作顺利进行，并且提高整体的科学化水平，从而保证档案管理工作的顺利进行。首先在实际工作中需要渗透互联网思维，使档案管理人员能够认识到信息化管理的必要性以及对档案管理的作用等等，及时地发现自身在档案管理工作中的滞后性思维之后，再利用互联网技术更新现有的档案管理机制，从而保证各项档案管理工作的顺利进行。在此过程中相关企业可以开展科学的宣传工作，利用网络技术和生动的案例为档案管理人员讲解信息化技术所带来的各项便捷，之后再渗透正确的信息化档案管理方法，推动各项档案管理工作的顺利进行，促进档案管理人员能够具备较强的思想认知，提高档案管理的工作水平[2]。

其次在档案信息化管理的过程中还需要提高信息化本身的执行力度，通过定期和不定期的监督和检查，在内部形成良好的监督氛围，使各个人员可以更加严谨地完成档案前的档案管理任务，并且利用信息化技术调整现有的档案管理工作重点，避免对当然信息化管理造成较为严重的影响。在内部形成良好的管理氛围，重视档案信息化的成功转型以及升级，并且落实到不同的管理环节，保证档案信息化管理工作的顺利进行。

（二）提高档案管理的技术水平

在信息化背景下进行行政事业单位档案管理工作中离不开科技水平的支持，因此相关单位需要增加技术和设备的投入力度，为信息化管理工作提供重要的支持，并且提高档案管理的技术水平，灵活的应对在档案管理中存在的各项问题，使档案管理科学化水平能够得到有效的提高。首先相关事业单位需要重视档案管理的各项需求，之后再明确先进仪器设备和技术的引进方向，并且还需要考虑各项技术设备投入之后的整体效益，严格地控制好前期的成本投入，避免出现资源的浪费。具备较强的科学化意识，提高整体的信息化管理水平。只有这样才可以充分利用新技术和新设备，为档案管理工作注入新的活力[3]。

其次在技术水平提高的过程中，需要不断完善档案管理工作的硬件设施，并且指派专业性的人员来负责系统的科学维护，在此过程中要融入先进的安全防护技术，定期做好设备的监督和检查，避免出现信息资料丢失的问题。领导人员需要对硬件设施的使用情况进行定期和不定期的检查，及时的填补在现代化技术方案利用中存在的空白之处，再明确新型技术方案实施的主要方向，完善基础设施的建设。之后充分地发挥电子储存基础和计算机本身的现代化优势，保证档案管理工作的高效率运行，实现档案管理工作的科学化发展。

（三）搭建高素质工作团队

在信息化背景下对行政事业单位档案管理的要求在逐渐地提高，并且各项管理活动实施离不开高素质人才的支持，因此在实际工作中需要提高档案管理人员综合素质，充分地发挥现代化技术本身的优势，为档案管理工作的顺利实施提供重要的基础。档案管理人员专业能力和工作素质是推动档案管理科学化的重要保障，因此在实际工作中行政事业单位需要开展科学的培训工作，讲解新形势下档案管理的工作要求以及信息技术的使用方法等，使各个人员能够及时地更新自身的工作理念，严谨的对待信息化档案管理的任务，保证各项管理活动的有序落实。同时在培训工作中还需要提高档案管理人员创新化意识和责任意识，通过实践创新实现信息化和档案管理的有效衔接，从而提高整体的档案管理水平。除了要在内部开展科学的培训工作之外，还需要强化对档案管理人员的考核力度，将档案管理评价指标进行量化调整，落实到不同的工作环节，细化对应的工作任务以及工作条例，这样一来可以使档案馆里面约束好自身的工作行为，更加认真地完成当前档案管理任务，并且严格遵循规章制度，反思自身的整个工作行为。通过持续的改进以及推进保证档案管理信息化的水平，全面要剔除在以往工作中的滞后性因素，使事业单位档案管理工作能够朝着更加规范化的方向而不断地进步，以此来提高整体工作水平。

四、结束语

在信息化背景下，行政事业单位需要迎合时代发展方向，注重内部管理模式的创新以及优化，尤其是要重视内部档案管理的科学化，完善硬件设施的建设，增强思想认知，并且培养高素质人才，更加认真地完成档案管理信息化的转型任务，快速的整理对应的档案信息，为各项决策提供重要的支持，使档案管理工作能够在信息化背景下获得蓬勃的进度以及发展，提高行政事业单位当前的发展水平。

参考文献

[1]张玉红.事业单位档案管理信息化建设的再思考[J].办公室业务，2019（04）：71-72.

[2]曹晓莹.事业单位档案管理信息化建设的探析[J].城建档案，2019（02）：29-31.

[3]王慧.档案管理信息化建设的思考研究[J].科技创新导报，2019（01）：173-174.