轨道交通建设项目档案的全生命周期管理机制探索

摘要：为落实党中央建设交通强国战略，“十四五”期间轨道交通企业迎来重要机遇期，同时也伴随着挑战，新线建设由追求速度规模向注重质量效益转变。建设项目档案管理工作伴随着建设项目从立项到验收，起到了重要的监督和后利用作用。建立一套轨道交通建设项目档案全生命周期管理机制的紧迫性在哪里？如何建立起这样一套机制？建立起怎样的全生命周期管理机制？…为解决如此一系列的问题，本文提出并阐述了构建轨道交通建设项目档案的全生命周期管理机制的思路方法，为建设项目档案的全生命周期管理提供了路径方向。

关键词：建设项目档案;全生命周期管理;轨道交通

引言

“十四五”期间是党中央建设交通强国的开局起步阶段，推动交通发展由追求速度规模向更加注重质量效益转变，而轨道交通在城市（群）交通网中起到了重要的衔接作用。为了确保交通强国更快建成、轨道交通建设更高质量、市民出行更加满意，以建设项目档案管理为抓手，建立一套覆盖轨道交通建设、投用、更新改造的全生命周期档案管理机制。

本文运用文献调查法并结合个人轨道交通行业项目档案管理的工作经验，分析了轨道交通建设项目档案全生命周期管理机制建设的背景及意义，提出了全生命周期管理机制建设的建议，希望对轨道交通建设项目档案管理起到参考作用。

一、轨道交通建设项目档案全生命周期管理机制建设的背景及意义

（一）“十四五”时期轨道交通行业高质量发展对新建线路项目档案管理具有更高要求

为落实交通强国建设要求，地方政府进一步提出了紧扣“一体化”和“高质量”两个关键，构建以轨道交通为骨干的一体化网络的战略目标。各大城乡加大新建线路规划强度，加快实现中心城市间1-1.5小时快速联通，打造都市圈1小时通勤圈。“十四五”期间将面临一批轨道交通线路投入建设和完工验收，对项目档案管理具有更高要求。一是在保证项目质量的考验方面，需做好既有线路归档材料的整理编研工作，总结形成在新线建设项目立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等活动的有利经验;二是在档案管理人员专业性的考验方面，既要做到对建设中的项目跟踪监督，又要做好完工项目的检查验收;三是档案管理的考验方面，轨道交通项目建设规模大、建设周期长、综合协调难度大，归档资料涉及专业多、参建（归档）单位多，需要一套清晰明确的归档及整理规则。

（二）建设项目档案管理的更高标准对保证工程质量起到监督作用

档案材料的真实性完整性验证往往是在档案移交阶段，而建设项目档案材料的质量把控往往也是在验收阶段。为了更高标准实现建设项目档案管理的更高水平，在轨道交通建设项目档案全生命周期管理机制建设中，一是要将归档材料的“三性”要求及移交清单明确在项目合同中，将此部分内容作为参建单位合同履约考核条款;二是需将档案材料的检验关口前移，从项目立项开始按任务按阶段做好每一份档案的审核和“预归档”工作;三是建设单位档案管理部门需牵头成立新线档案管理专项小组，主动介入新线建设全过程，加强对参建单位、监理单位档案收集整理工作的监督与指导。高标准的轨道交通建设项目档案全生命周期管理机制不仅更好地实现了档案材料的真实性完整性，还对新线工程建设质量起到监督作用。

（三）建设项目档案材料的规范完整对后续大修更新改造更显参考价值

轨道交通建设项目档案的接收单位一般为城建档案馆、线路运营单位和维保单位，归档资料主要包含项目立项、设计、施工、竣工阶段的文字材料、施工检验记录、竣工图纸、声像档案等，不同材料对后续线路、设施设备大修更新改造起到不同的参考价值。一是需建立一套规范的归档流程，建设规模大、周期长的工程项目的材料归档一般分为预归档和正式归档两步，在预归档时就要以正式归档要求做好材料审核工作;二是要根据不同的档案使用主体来区分制定移交清单，特别是设备安装材料，要与设施设备移交清单匹配，确保设备使用方的相关档案接收完整;三是结合信息化发展趋势，做好竣工图、声像档案的电子归档工作，推进移交档案清单上平台，将电子档案纳入归档要求。

二、建立统一有效的档案全过程监管原则

（一）统一领导原则

集团公司层面成立“轨道交通建设项目档案管理”领导小组，由集团公司建设板块负责领导任组长，档案管理部室负责人、财务合约部室负责人、质量安全部室负责人、线路运营管理部室负责人、设施设备管理部室负责人及相关部室负责人任组员，负责审定推进相关实施方案，定期听取工作汇报，统筹推进轨道交通建设项目档案全生命周期管理工作的实施、评估和考核等相关工作。

（二）分级管理原则

各新建线路项目层面成立“XX线路建设项目档案管理”专项工作小组，由集团公司建设项目档案主管负责人为组长，项目公司负责人、安全监管负责人、资料员、运营单位、维保单位档案管理部门负责人、设施设备管理部门负责人、各参建单位项目负责人、资料员为组员组成。负责新建项目资料收集、检查、整改、整理、预归档等工作。

（三）系统布局原则

正确把握轨道交通建设项目特点及建设项目档案管理与利用实际需求，从全局角度，总结既有线路建设项目档案管理的成效经验，完善档案材料生成、收集、检查、整理、归档、利用等全过程管理的顶层设计。“轨道交通建设项目档案管理”领导小组需加强组织落实，制定切实有效的推进计划，既要突出建设项目档案管理的重点难点，又要以点带面，为全面强化建设项目档案管理做整体化部署。

（四）有序推进原则

新线建设项目所有成员要提高对加强轨道交通建设项目档案全生命周期管理重要性、紧迫性的认识，以问题为导向，强基础、建机制、抓过程，主动提出促进档案全生命周期管理的实施意见，积极采取有效措施，保证各项归档目标的顺利实现。工作小组要及时推进及掌握档案管理进展情况，主动推进、积极协调、配合汇报。领导小组落实沟通汇报机制，动态掌握工作进度情况，协同解决推进中遇到的问题难点，齐心共创、群策群力，有条不紊促成档案全过程管理新格局。

三、轨道交通建设项目档案全生命周期管理机制构建思路

（一）完善轨道交通建设项目档案全生命周期管理制度体系

作为新线项目的建设单位、档案主管及利用单位，要将规章制度体系建设思路引入轨道交通建设项目档案管理工作中，梳理形成国家级、行业级和公司级的三维度档案业务规范标准体系。既以《中华人民共和国档案法》为思想，《机关档案管理规定》（13号令）《电子文件归档与电子档案管理规》《档案检查工作办法》《建设项目档案管理规范》《科学技术研究档案管理规定》等与建设项目档案管理相关的各子类业务标准为指导，形成轨道交通建设项目档案专项规章制度体系。

为确保档案材料的完整性和高质量，制度体系还需区分档案管理体系和档案质量监控体系。档案管理体系需明确轨道交通建设项目档案从材料生成、收集到检查、整改再到整理、归档、利用全过程的责任机构与职责，需规定档案移交、接收原则及归档套数、版本要求，需提出档案库房管理要求及借阅、利用规则，最后还需定义建设项目档案保管期限、鉴定销毁原则。档案质量监控体系是对建设项目档案归档材料质量的具体要求，首先需对归档材料的结构形式、组卷原则和卷内文件材料的排列、编目、装订等作出具体要求;其次需按照《建设项目档案管理规范》及轨道交通建设项目实际情况编制形成《轨道交通建设项目档案归档范围》;最后可根据实际项目情况形成专项的归档清单。

（二）规范轨道交通建设项目档案全生命周期管理流程

严格落实轨道交通建设项目档案全生命周期管理制度体系的各项要求，在档案收集过程中，各新线项目的项目公司及参建单位是归档材料的生成源头及归档责任方。工作小组作为统筹协调层，一方面做好建设项目档案管理的交底工作，另一方面在过程中应仔细核对归档材料的归档范围、内容与质量，确保问题的发现及时和整改及时。在档案归档验收过程中，做细做实各个项目节点的预验收工作，提升项目终期验收效率，验收时工作小组需严格把关归档材料的完整性、准确性、规范性，避免验收工作流于形式。在档案移交过程中，需秉持协调统一原则，确保进馆（城建档案馆）档案、交付（运营、维保单位）档案的套数、版本一致，文字材料、电子材料齐全，移交手续完备。在档案保管利用过程中，档案管理部门首先需做好档案借阅服务工作，严格按照档案管理制度体系做好借阅材料的登记、回收，双套制档案以提供纸质材料为主，单套制档案以提供复印件并利用后回收销毁为主，进一步保证档案材料的齐全完整。

（三）以信息化手段建立轨道交通建设项目档案全生命周期管理的保障措施

抓住信息化发展机遇，全面深化文书档案信息化建设向建设项目档案的信息化延伸，进一步提升档案现代化管理能级，由轨道交通建设项目档案的管理由原本的线下材料仅同步线上目录，升级为将具体材料同步线上，将档案信息化平台真正打造为集档案内容的收集、检查、整理、归档、利用为一体的现代化档案管理平台。一是做到轨道交通新线项目建设与档案管理工作的同步落实，在档案生成阶段，档案责任者及时材料扫描上传平台，提交工作小组预审，真正体现档案的真实性、有效性。二是做到项目合同审批与档案管理工作的同步开展，拓展档案平台功能，在立项审批、合同支付、各阶段验收等的关键节点设置审批流程，生成的电子审批单直接作为电子材料归档。三是做到档案借阅利用与档案管理工作的同步共享，在轨道交通建设项目建设期间便可按照权限提供如电子图纸等的线上利用服务，在档案移交保管后，借阅利用也以线上为主，使得档案管理工作更便捷更高效。

四、结语

轨道交通建设项目档案全生命周期管理是确保轨道交通行业高质量发展的基本手段，对于提高工程质量起到了重要的监督作用。而构建起这样一套管理机制需要秉持统一有效的档案全过程监管原则，通过建立全面的制度体系、规范全过程管理流程，辅以信息化手段作为保障措施，确保轨道交通建设项目全生命周期管理的科学、有效、可持续性。

参考文献

[1]苟咏惠. 成都轨道交通工程项目档案管控的应用实践研究[J]. 四川档案，2021，（02）：39-42.

[2]孙智影. 提升轨道交通建设项目档案质量的若干要务[J]. 档案管理理论与实践，2021，（00）：152-154.

[3]王景杰.铁路建设项目档案信息化建设路径探究[J].陕西档案，2021（05）：55+54.

[4]高晓娟.做好工程项目档案归档管理工作的思路[J].办公室业务，2022（02）：132-133.

[5]赵海波，李立明，周妍.铁路建设项目档案形成与价值[J].黑龙江档案，2022（01）：87-89.