档案数字化管理存在的问题及对策

摘要：伴随着信息技术应用的推进，它的应用使得档案管理发生了巨大的变化，档案数字化管理必然成为一种趋势。本文采用文献研究法对现有文献进行梳理，从管理设施和技术服务、利用效率和人员水平等三个方面找出了档案管理数字化存在的问题。针对这些问题，本文提出了相应的对策，包括提高档案数字化重视、加大资源投入、加强人员培训和加快平台建设。

关键词;档案;数字化;问题;对策

一、研究背景

社会正在不断发展，它的发展带来了信息技术的广泛应用，使得社会已经进入信息化的时代。在这样的背景下，档案管理也表现出信息化的发展趋势。信息时代的到来，不仅为档案建设提供了现代化的技术手段，也为档案管理带来了新的管理体制和管理模式。然而，近年来，我国数字化建设虽然取得了一定进展，但也伴随着诸多问题。档案数字化是指将新一代信息技术应用于档案中，使得档案管理向信息化转型。它是档案信息的一种新形式，有利于加速信息资源共享。本文拟就档案数字化建设中存在的问题及改进对策进行初步探讨。

二、档案数字化管理的意义

档案是教育发展的历史记录。在档案里面包含了人们从小到大的学习经历、工作经历和奖惩荣耻等信息，它有着参考、科研、教育等功能。信息化时代的到来，人们对于信息的需求速度迅速上升。档案从业人员需要充分意识到档案数字化管理的重要性和紧迫性，认识到档案数字化管理是信息化时代的新潮流和新要求，是推动档案事业前进发展重要部分。档案数字化利用特定软件对档案信息进行编码存储，同传统档案管理存在两个方面的好处。一方面，它是利用软件可以进行检索的信息，节省了查找档案信息的速度和准度;另一方面，它脱离了传统的纸质材料存储，节能了大量的材料资源，避免大量的纸质资源浪费。此外，档案信息通过信息技术进行存储，也可以减少档案信息的丢失或者损坏，提升档案管理的安全性。

三、档案数字化管理当前存在的突出问题

1.档案管理设施和技术服务水平滞后

当前对档案管理工作重视不够，人们档案意识也不强，各项经费多投向科研教学，企业生产，投资规模管理相形见绌。经费不足使档案数字化建设的软硬件设施难以保障完善，导致档案设施老化，必然影响档案数字化的进程。

2.数字档案利用率不高

当前虽然很多地区正在推醒传统档案管理向数字化转型，但是很多地区在推行实践中仍然以传统的档案管理为主导，并未有效推进它的数字化。传统的档案管理是一种人工管理的档案管理方式，利用人工对档案进行编号，检索等管理工作。这种人工的管理方式需要手动寻找档案信息，一方面速度过快可能会造成纸质档案材料的破损，另一方面又需要大量的时间去查找，且准确性无法保证。大容量、易获取的数字档案馆已经很久没有被使用了。这不仅消耗了大量的能量，而且还将目前的占有数字化。档案得不到合理开发和有效利用，造成资源的双重浪费。

3.档案从业人员技能不高

档案数字化管理虽然同传统档案管理相比，它对档案从业人员数量的要求不是很高，但也离不开档案从业人员，因而档案数字化管理最重要的要求便是档案从业人员具备一定的档案业务知识。但是目前大多数档案从业人员还没有明确的要求和标准。档案从业人员大多是从部门其他岗位部署的。即使他们熟悉相关的档案业务知识，他们也会出现在更新的计算机网络系统面前表现出动力不够，很多人对信息技术的使用很不熟悉，不能适应当前档案数字化的发展。因此，缺乏相关知识结构人才的培养和引进，制约了档案数字化的发展。

四、针对档案数字化管理存在突出问题的应对策略

1.重视档案数字化管理

重视档案数字化管理是解决一切问题的关键所在，如果没有充分重视档案数字化管理，便一切无从谈起。一方面，只有领导者充分重视档案数字化的重要意义，才能更好地利用各种资源为提高档案数字提供各种人力、物力、财力资源。另一方面，在档案数字化中，实践档案工作一线的从业者只有真诚地认识数字化，才能直面档案数字化的问题，从而快速解决问题（赵跃，2019）[2]。

2.加大投入，提供技术支持

为实现档案数字化，保证数字档案的有效利用，一方面应以计算机技术为保障，加强计算机技术的应用。另一方面，档案部门也需要档案数字化的相关技术保障。规范档案部门应配备必要的硬件设施，并定期进行升级和改进。组织应开发或购买先进的数字文件管理系统，以选择数字档案存储介质和相关设备。尽量选择主流成熟的技术。存储设备还应该更新和检测存储设备。当技术升级，运营商过于老化时，应及时将数据迁移到新的运营商。

3.加强档案管理人员信息化培训

正如问题分析中提到的虽然同传统档案管理相比，档案数字化管理对档案从业人员数量的要求不是很高，但也离不开档案从业人员。因此档案数字化管理不仅要解决相关设备问题，还要考虑人员配备问题。没有专业档案数字化从业人员，即使是再先进的设备也是无效的。离开高素质从业者的人都会失去价值。档案数字化管理需要很多拥有信息技术技能和档案管理经验的兼容型人才（许德斌，2022）[2]。这就要求档案数字化从业人员需要紧跟时代潮流，不仅要学习档案管理的相关知识，更需要掌握有关信息技术的相关知识，推广自己的档案管理理念，知识和技能。只有这样，才能更好地参与档案数字化管理，为档案馆数字化建设建言献策。除档案数字化从业人员自学外，档案单位还应为拥有信息技术技能和档案管理经验的兼容型人才创造学习交流机会。

4.构建高效可行的文件信息共享平台，实现文件统一管理和资源共享

在实现电子文献全文检索和图书馆档案数字化的基础上，建立了在线信息资源共享平台。不同部门之间可以利用档案信息话共享资源（张丽娜等，2016）[3]，使信息利用方便快捷，从而提高全校的工作效率，实现资源互补，提高馆藏资源的利用率。为实现档案信息服务使用的网络化和档案管理的自动化，可以为用户提供全天候的服务。

参考文献

[1]赵跃.大数据时代档案数据化的前景展望：意义与困境[J].档案学研究，2019（05）：52-60.

[2]许德斌.基于量子密码的数字化档案信息安全防护算法设计[J].廊坊师范学院学报（自然科学版），2022，22（02）：8-12.

[3]张丽娜，夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J].学术论坛，2016，39（04）：157-161.