浅谈我国高校档案管理存在的问题及解决对策

摘要：本文针对我国高校档案管理存在的问题，进行了深入的探讨和分析，并提出了相应的解决对策。首先，通过调研和实地考察，发现我国高校档案管理普遍存在档案采集与整理不规范、档案信息采集不完整、数据安全保护不足以及信息共享机制不完善等问题。针对这些问题展开分析，为了解决这些问题，本文从规范采集与整理工作、加强数据安全保护和建立等方面提出了切实可行的对策。通过提高档案管理的效率和质量，可以为高校的正常运行和发展提供有力的支持。

关键词：高校档案管理；问题；解决对策；档案采集与整理；数据安全保护

档案管理作为一项重要的组织和管理工作，在各个领域都具有重要意义。在高校中，档案管理主要指对学生、教师以及学术研究等方面的相关档案进行收集、整理、保存和利用的工作。高校档案管理的定义和范围涉及多个方面。首先，它包括对学生个人信息的管理，比如学生的入学材料、学习成绩、奖励记录等。其次，还包括对教师的档案管理，包括教师的聘任、资格证书、科研成果等信息的记录和管理。此外，学术研究档案也是高校档案管理的重要组成部分，包括科研项目、学术论文、专利申请等。

一、高校档案管理具有重要性和现实意义

首先是记录学生信息和学术成果。高校档案管理是记录学生个人信息、学习经历和学术成果的主要途径。通过有效的档案管理，可以准确地记录每位学生的学业发展情况、社会实践经验、荣誉奖励等重要信息，为学生提供全面的学习和就业背景。

其次是维护学校声誉和形象。高校的声誉和形象直接关系到其吸引力和竞争力。精心管理的档案能够帮助学校展示优秀的学术成果、培养出色的毕业生以及成功的校友，进而提升学校的知名度和美誉度。

第三是支持学术研究和教育评估。高校档案作为重要的历史资料，为学术研究提供了宝贵的资源。通过对档案的系统整理和保护，可以为学者提供历史数据、学术趋势和社会变迁的参考依据，促进学术研究的深入和广泛。

第四，保障学生权益和利益：高校档案管理涉及学生个人隐私和权益的保护。合理规范的档案管理制度可以确保学生信息的安全与保密，防止信息泄露和滥用，维护学生的合法权益。高校档案对于学生毕业后的就业和升学有着重要的作用。优质的档案管理可以提供准确、完整的学生个人信息，帮助学生更好地展示自身能力和经历，增加就业和升学的竞争力。

第五，符合国家政策和法律要求：高校档案管理是符合国家政策和法律要求的必要措施。我国相关法律法规要求高校建立健全的档案管理制度，确保档案资料的安全性、完整性和可追溯性。

总之，引入高校档案管理对于学校、学生以及社会都具有重要意义。它为学校提供了有效管理和利用学生信息的手段，促进了学术研究和教育评估的发展，同时也保障了学生的权益和利益。

二、目前高校档案管理存在的问题

首先，档案管理流程不规范。一些高校在档案管理流程方面存在问题，缺乏统一的标准和规范操作流程。这导致了档案管理工作的混乱和不连贯。例如，不同部门之间缺乏有效的沟通和协调，导致档案信息的重复录入或遗漏，造成了资源浪费和信息不完整的情况。

其次，档案信息采集不完整。一些高校在档案信息采集方面存在问题。可能是由于流程不清晰、操作不规范或人员素质不高等原因造成的。这导致一些学生和教师的重要信息缺失或不完整，影响了档案的准确性和完整性。例如，学生个人信息中的联系方式、家庭背景等重要信息可能没有及时更新或记录。

第三，档案储存和保护不到位。一些高校对档案的储存和保护工作没有给予足够的重视。可能存在档案保存环境不合理、设备老化、防火措施不完善等问题，导致档案的安全性和可靠性受到威胁。此外，缺乏有效的备份和灾难恢复机制也增加了档案遗失或损坏的风险。

第四，档案检索和利用困难。由于档案管理的不规范或系统不完善，一些高校在档案检索和利用方面存在问题。可能是由于档案分类、标注不明确或存储方式不合理导致的。这使得查找特定档案所需的时间和精力变得烦琐，影响了学生、教师以及学术研究等方面对档案信息的需求。

三、高校档案管理问题原因分析

（一）制度层面的问题是导致高校档案管理存在不规范和低效的重要原因之一

首先，缺乏健全的档案管理制度和规章制度是一个主要问题。在许多高校中，档案管理往往没有明确的制度和规章来指导和规范工作流程。这使得档案管理工作变得混乱和不连贯。例如，没有明确的文件和指南来确定档案的分类、存储和保护方式，缺乏统一的标准和操作规范。缺乏制度的约束和规范使得档案管理容易出现漏洞和疏忽，影响了档案管理工作的质量和效率。

其次，对档案管理人员的培训和素质要求不高也是一个问题。档案管理需要专业的知识和技能，包括档案管理的理论知识、相关法律法规的了解以及信息技术的运用等。然而，一些高校对档案管理人员的培训和素质要求并不高，导致他们在实际操作中可能存在缺乏专业性和规范性的问题。缺乏专业素养和技能，难以有效地进行档案采集、整理、储存和利用工作，从而影响了档案管理的质量和效果。

为解决这些问题，高校应当加强档案管理制度和规章的建设。建立健全的档案管理制度，明确档案管理的流程、操作标准和责任分工，提供明确的档案分类和存储要求，规范档案信息的采集和整理过程。同时，高校需要重视对档案管理人员的培训和素质提升，加强专业知识和技能的培养，提高他们的专业素养和操作水平。通过制度建设和人员培训，可以有效提高档案管理的规范性和科学性，为高校提供更好的档案服务和支持。

（二）在高校档案管理的技术层面，存在着档案管理系统的落后和不完善，以及数据安全和信息共享的问题

首先，档案管理系统的落后和不完善是一个主要问题。一些高校使用的档案管理系统可能过时、功能不全或不适应当前的档案管理需求。这导致了档案管理工作的低效和困难。例如，系统可能缺乏强大的检索和查询功能，无法满足用户对特定档案信息的准确查找和利用需求。此外，界面设计可能不友好，操作烦琐，使得档案管理人员在使用过程中遇到困难和阻碍。

其次，数据安全和信息共享是一个关键问题。高校档案管理涉及大量的个人信息和机密资料，如学生、教师的个人身份证明、成绩单、任课记录等。因此，保障数据安全和信息保密性非常重要。然而，在一些高校中，由于缺乏有效的数据安全措施，如访问控制、身份验证、加密技术等，档案信息容易受到未经授权的访问和篡改。此外，高校之间档案信息的共享也存在问题，缺乏有效的机制和平台来实现档案信息的安全、高效共享。这限制了档案管理工作的协同和跨部门合作。

为解决这些问题，高校应当加强档案管理系统的更新和完善。引入先进的技术手段，如云存储、大数据分析等，提升档案管理系统的功能和性能。优化系统界面设计，简化操作流程，提高档案管理人员的工作效率。同时，高校需要加强对数据安全的保护。建立健全的数据安全管理体系，包括完善的访问控制机制、身份验证技术、加密措施等，确保档案信息的安全性和完整性。此外，高校之间应建立相应的档案信息共享平台或网络，通过合理的权限管理和数据传输机制，实现档案信息的安全、高效共享，提升档案管理的效益和服务水平。

四、高校档案管理存在的问题的解决对策

（一）需要设立专门的档案管理部门或岗位，并明确其职责和权限

这样可以集中管理和负责高校的档案工作，确保档案管理的专业性和连贯性。档案管理部门应具备专业的档案管理人员和相关技术人员，能够有针对性地制定和执行档案管理政策、规划和控制档案资源，以及提供档案服务和支持。

（二）制定档案管理的规章制度和操作流程是必要的

这包括档案管理的分类、采集、整理、存储、保护、利用等方面。规章制度应明确档案管理人员的职责和权限，定义各类档案的分类标准，制定统一的档案编目和档案检索规则，规定档案的存储和保管要求，以及档案信息的安全和保密措施等。操作流程应详细描述档案工作的具体步骤和操作方法，指导档案管理人员正确地进行档案管理工作。建立完善的档案管理制度是解决高校档案管理问题的重要对策。通过设立专门部门、制定规章制度和操作流程，加强人员培训和引入信息技术支持，可以提升档案管理的规范性和科学性，为高校提供更好的档案服务和支持。

（三）技术手段的应用在解决高校档案管理问题中起到了关键作用

首先，引入现代化的档案管理系统是提升档案管理效率和质量的重要举措。现代化的档案管理系统可以利用信息技术来实现档案的电子化、数字化和自动化管理。通过对档案的数字化存储和管理，可以节省物理空间，提高档案的可访问性和检索效率。同时，系统可以提供强大的检索和查询功能，使用户能够快速准确地找到所需的档案信息。此外，现代化的系统还可以支持各种操作，如档案的采集、整理、编目、借阅等，进一步提高档案管理的效率和便捷性。

其次，加强数据安全保护是档案管理中不可忽视的重要环节。技术手段可以被应用于数据安全保护，例如使用身份验证、访问控制、加密技术等来确保只有经过授权的人员才能访问和操作档案数据。此外，定期进行数据备份和恢复计划也是必要的，以防止意外数据丢失或破坏。对于敏感信息，如个人身份证明和成绩单等，应采取特殊的保护措施，例如加密、权限管理等，以确保其不被未经授权的人员访问。同时，建立完善的网络安全机制也是至关重要的，包括防火墙、入侵检测系统、反病毒软件等，以保护档案管理系统免受网络攻击。

另外，加强信息共享机制对于高校档案管理的协同和合作非常重要。通过技术手段，可以建立档案信息共享平台或网络，实现档案信息的安全、高效共享。此平台可以提供统一的接口和标准，确保档案信息在不同部门、学院和高校之间的互联互通。共享机制还可以实现数据的及时更新和同步，避免了重复采集和存储，提高了档案管理的效率和准确性。同时，通过合理的权限管理和数据传输机制，可以确保档案信息的安全性和隐私保护，防止未经授权的访问和滥用。

综上所述，技术手段的应用对于改进高校档案管理是至关重要的。通过引入现代化的档案管理系统，实现信息化管理，可以提高档案管理的效率和质量。加强数据安全保护和信息共享机制，通过技术手段的应用来确保档案信息的安全性和实现高效的信息共享，将极大地促进高校档案管理工作地发展和提升。

（四）档案人员的培训和素质提升是有效解决高校档案管理问题的重要环节

首先，为档案管理专业人员提供相关的培训和学习机会是必要的。这包括内部培训、外部培训以及参加行业研讨会等。通过内部培训，可以组织专门的培训课程和工作坊，针对不同层次和不同领域的档案管理人员进行培训，提升其专业能力和技术水平。外部培训可以邀请专业机构或高校的教师和专家来进行培训，让档案管理人员了解最新的理论和发展动态。参加行业研讨会可以与其他高校的档案管理人员进行交流和学习，分享经验和最佳实践。

其次，建立档案管理人员的绩效考核机制是激励和促进他们不断提升素质的重要手段。绩效考核应基于明确的指标和标准，涵盖档案管理人员在档案采集、整理、存储、保护和利用等方面的表现。考核指标可以包括工作质量、工作效率、档案管理规范性等方面。通过将绩效考核与薪酬、晋升和职称评定等挂钩，可以激励档案管理人员不断提高自己的专业能力和工作表现。此外，还可以建立档案管理人员之间的互相评估机制，通过互相学习和交流，促进他们共同提高。

除了培训和绩效考核，还应重视档案管理人员的终身学习和自我提升。这可以通过建立学习计划和个人发展计划来实现。学习计划可以包括定期阅读相关的专业文献和书籍，参加在线课程或学习班，保持对档案管理领域最新知识的了解。个人发展计划可以包括参与项目和活动，拓展自己的技能和经验。同时，档案管理人员也应积极参与行业组织和协会的活动，通过参与行业交流和合作，拓宽自己的视野和职业网络。

总之，档案管理人员的培训和素质提升是解决高校档案管理问题的关键环节。通过提供相关的培训和学习机会，增强档案管理专业人员的能力，建立绩效考核机制，激励他们不断提升素质，并重视终身学习和自我发展，可以有效提升档案管理工作的水平和质量。这将有助于高校档案管理工作的规范化、科学化和现代化。

参考文献：

[1]董佳.“互联网+”时代高校档案管理信息化管理存在的问题与对策[J]. 智库时代，2019（13）：2.

[2]叶雪莹.新时代高校档案管理存在的问题及应对措施[J]. 海风2022（2）：55-56.