基于物联网技术的智能化档案管理探讨

摘要：随着科技的发展，物联网技术将得到越来越多的应用。档案管理工作者应转变理念，创新工作方法，将物联网技术引入档案管理，促进我国档案管理的智能化发展。本文详细论述了基于物联网技术的智能化档案管理。

关键词：物联网技术；智能化档案管理；应用

物联网的智能化档案管理是档案管理的突破口。物联网技术实现了档案实物与网络、计算机等信息媒介的关联，档案管理实现了质的飞跃，弥补了以往档案管理的不足，为档案资源的深入开发做出了贡献。通过物联网技术，能完善档案管理过程，使档案管理更加智能及便捷。

一、物联网在档案管理中应用的必要性及可行性

1、必要性。物联网是一种基于信息技术的综合技术模式。物联网在互联网和实物之间形成了紧密的联系，基于物联网技术，能实现远程操作控制。档案管理是机关企事业单位管理的重要内容，尤其是面对庞大的档案资料，能做到有效管理及使用显得尤为重要。在档案管理中积极运用物联网技术，提高档案管理的智能化水平，是档案管理发展的必然需求。基于档案的智能化管理，可实现从档案保存环境到保存方式的重大变革。物联网使档案管理环境更加可控，如基于物联网技术的支持，能远程控制档案室温湿度，还能检测档案室灰尘量，这对提高档案管理的实效性起到了积极作用。在智能档案管理方面，物联网能改变传统档案管理中对人工的依赖，工作人员可不用身处档案室环境下完成各种工作。在物联网技术支持下，档案管理只需使用智能途径，设置参数，则可利用物联网技术完成操作及调控。

2、可行性。物联网在智能档案管理中的应用需基于可行性目标进行分析。通过对物联网技术的实践研究，国家信息产业部门获得了全面有效的研究数据。通过数据分析，得到物联网在档案管理中应用的可行性数据报告。物联网技术在档案管理的每一项具体工作中发挥了有效的技术支持优势。物联网作为一种新兴的信息产业，具有广阔的应用前景。国家信息产业部门也出台了基于物联网技术的相应技术发展政策，为物联网在智能档案管理中的普及应用提供了政策层面的支持。国家档案局还积极尝试利用物联网改变档案管理的工作模式，使物联网档案管理体系更加健全。

二、智能化管理在物联网应用中的关键技术

物联网技术是互联网时代的新兴产物，实现了互联网与物体的智能联系，通过在互联网上操作来控制及管理物体。通过关键的RFID技术，物体的信息以电子信息或电子标签形式存储，增设普通电子设备到智能设备的转换功能，这种数据交互能完全通过中央处理器进行，提高了管理效率。随着科技的进步，电子信息或电子标签通过更小、更精确的纳米元件来识别，即纳米识别。存储在其中的各种资料和信息能直接读写、传输，然后通过计算机的中央处理器进行数据分析以确定操作指令，并通过各种指令对物品信息进行智能控制及管理。正是由于这些技术的有效应用，海量信息的收集、整理、存档效率得到了显著提高。由此可见，物联网技术已展现出诸多优势，使智能化档案管理过程更加便捷，这也是互联网时代档案管理发展的必然结果。

三、物联网在智能化档案管理中的应用

1、档案的自动入库。在档案管理的整个流程中，相关信息内容的整理是工作量较大的组成部分之一。在传统档案管理开展中，相关档案信息的整理入库需大量人力对信息进行分类和整理，然后将其装订入库。在档案管理信息系统应用中，相关工作人员收集并整理档案信息内容，然后以表格形式将其导入管理系统。在当前智能化档案管理中，由下级单位收集相关档案信息，然后通过上传或扫描自动将其导入档案管理系统。在整理档案信息时，将根据整理单位的具体等级和档案信息内容的分类对相关档案信息内容进行编码。在管理档案信息时，相关人员可通过输入相应的变化或根据编码规律进行搜索来查到相应档案，能大幅提高档案信息的管理质量，还降低了人工整理档案信息时出错概率。

2、智能化对档案信息存储环境和调取的管理。在档案管理中，为确保相关档案信息的安全和存储质量，需对相应档案存储环境进行有效管理。在智能化档案管理发展中，档案管理系统的网络与档案存储温度、通风、设备安全等密切相关。在管理系统运行过程中，当档案管理存储环境温湿度、设备安全等发生变化时，档案管理系统能及时产生相应反应。当相应的变化程度超过一定指标时，系统会自动报警，提示相关管理人员处理相应的影响因素。同时，智能化档案管理系统还能自动记录整个系统的操作进程，包括具体时间、具体登录账号，以及相应账号登录档案管理系统后执行的所有操作。通过智能化档案管理，能有效管理相关档案信息内容，有效控制相关档案存储环境，为档案信息存储安全提供保障。

3、完善档案调用管理，确保档案信息安全。在智能化档案管理中，需对相关档案管理工作的档案调用进行有效管理。需调用相关档案时，相关工作人员应先向上级管理领导提出申请，经领导审批后，使用档案借阅卡，借阅相关档案信息。在管理过程中，不必专门设置相应的权限范围就能有效提高工作效率及档案管理水平。同时，可通过相应的无线电波侦测技术来管理相关的档案信息，当档案借阅卡离开一定区域时，会触发档案室警报，有效保证了档案信息的管理质量。

4、搭建智能化档案管理平台。在档案管理过程中，要从档案管理的整体发展出发，分析档案管理的相关工作过程，构建智能化管理平台。在采集相关信息时，在各个工作环节建设中，深入结合物联网技术的智能化建设，快速收集整理相关档案信息。例如，将相关信息的收集和整理过程与智能物联网技术相结合，能整理出面部和指纹识别度高的信息，然后智能化管理系统会自动整理出相关人员的信息进行建档。通过智能化档案管理平台的建设，可利用物联网技术对相关网络智能化人员和时间的信息进行整理，大幅提高了相关信息的使用效率，实现了档案信息的统一化管理。

通过物联网技术，对相关档案信息内容进行智能化建档和整理，并根据档案属性对档案进行准确归纳，然后将相应信息导入子系统的保护系统，并将整理后的档案信息置于防火墙保护界限内。在相关档案信息的检索和调用过程中，可通过相关面部识别图像、指纹等快速识别，在调用相关信息时，通过相关人员的指纹和面部识别调取相关档案信息，帮助相关工作人员快速完成信息调用。

5、做好相关物联网和智能化专业人才队伍建设。在当前物联网发展中，基于物联网技术的智能化档案管理的发展已成为档案管理的重要发展趋势。因此，要做好相应的档案管理，先要做好相应专业人才队伍建设。①严格考核相关工作人员的专业素质，确保其专业素质，并对现有工作人员进行专业技能培训，使相关工作人员充分掌握先进的物联网和智能化技术。②对相关工作人员进行物联网思想和智能化档案管理的全面教育，让相关工作人员调整自身思维形式，与物联网和智能化深度融合。③定期考核相关工作人员，包括工作状态审核、相关专业技术和知识水平考核。并将相应的考核结果与员工业绩评价相关联，能有效推动物联网技术背景下的智能化档案管理的发展。

总之，随着互联网时代的到来，物联网技术全面普及，档案管理发生了巨大变化，实现了人工管理模式向智能化管理模式的转变，提高了管理水平与能力。在智能化档案管理基础上加入物联网技术，能提高档案管理的智能性，而且通过物联网技术特色的体现，提高了档案管理质量和水平。

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