摘要：本研究旨在探讨事业单位档案管理中跨部门信息共享与协作机制的必要性与实施路径。通过分析当前情况，指出信息孤岛、流程差异及技术障碍等问题，强调信息资源共享的重要性。研究提出了扎实推广共享观念、优化信息平台、规范共享标准和灵活调整协同方式等措施，以提升档案管理效率和决策科学性，为事业单位的高效运营提供理论支持。

关键词：档案管理；信息共享；跨部门协作

办国办于2021年印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中对“档案信息化建设、强化部门协同、鼓励社会多方力量参与档案事务”作出了明确要求。随着组织结构的日益复杂以及跨部门合作的增加，传统的档案管理方式已无法有效解决事业单位中存在的“信息孤岛”问题。在档案管理中，信息的重复存储、数据不一致以及业务工作的重复，不仅浪费了事业单位的时间和人力资源，还在一定程度上削弱了组织的决策效果和业务流程的效率。因此，跨部门协作与信息共享机制成为档案管理领域的重点课题。

一、事业单位档案管理中信息资源共享的必要性

（一）减少冗余工作，提升档案管理实效

在事业单位的档案管理中，信息资源共享的实施可有效减少各部门之间的冗余工作。传统的档案管理模式常常导致各部门重复收集相同的信息，形成信息孤岛，浪费了大量的人力和时间。因此，通过建立信息共享机制，各部门可以将已有的档案信息集中管理，提高数据的可获取性和利用效率。这样，不仅可以避免重复性工作，还能加速档案管理的效率，确保档案的及时更新与有效利用，从而确保管理工作的高效推进。

（二）保障信息精准，提高信息应用水平

信息共享的另一个重要意义在于保障信息的准确性和完整性。在跨部门协作中，信息的整合与共享使得各部门能够基于同一数据源，获取更全面的信息视图。这种整合帮助提高档案数据的准确度，减少因信息不一致而导致的错误判断。同时，信息共享也促使部门间建立良好的沟通机制，促进不同专业知识的相互交融，使得档案的管理和应用更加科学合理。从而，事业单位的各项决策亦能够基于更精准的数据，确保实施的可行性和有效性。

（三）规范档案流程，促进组织协同决策

通过信息共享，事业单位能够有效地规范档案管理流程，促使各部门在决策时实现更好的协同。传统模式下，信息流转乏力，导致决策效率低下和响应时间延长。而信息共享的实施则有助于打破这种局限，使得各部门能够在同一平台上快速获取信息，实时交换意见。这不仅提升了决策的响应速度，还促进了集体智慧的应用，提高了决策的科学性。此外，规范的档案管理流程通过信息共享增强了各部门间的透明度，减少了因沟通不畅造成的误解与矛盾，从而为高效的组织决策提供了良好的支持。

二、事业单位档案管理中跨部门信息共享与协作的现状

（二）档案管理认知的差异化，信息资源共享推进滞缓

不同部门在档案管理的认知上存在较大差异。某些部门仍然将档案视为内部管理的工具，未能充分认识到信息资源共享的重要性，跨部门协作的意愿不足。同时各部门往往将重心放在保护和使用自身信息资源上，缺乏档案信息共享的自觉性及主动性。这中传统的“以藏为主”的管理模式使部门之间的信息资源相对孤立，未能形成有效的共享机制。只有通过加强各级部门的培训与意识提升，才能逐步打破这些壁垒，实现信息资源的全面共享。

（二）档案管理流程的差异化，信息采集处理时效难控

各部门使用不同的档案管理软件和处理流程，导致信息采集和处理的时效性难以控制。不同的档案管理规范将直接影响数据的输入、处理和输出，进而导致信息更新的不及时。尤其在涉及共同项目或涉及多部门的信息交流时，信息滞后的问题更为突出，影响了协同效率。因此，有必要在流程设计上达成一致，建立统一的档案管理标准与流程，以提升信息流转的及时性和准确性。

（三）跨部门基础设备差异化，平台协同应用兼容不足

部分事业单位在信息技术基础设施的建设上尚不统一，各部门所使用的管理系统和技术平台之间存在兼容性差异。一方面，部分旧系统无法支持最新的数据共享标准，另一方面，新系统在实现与旧系统的互操作性方面往往面临困难。这不仅增加了数据整合的复杂性，也降低了信息共享平台的使用效率。因此，推进跨部门信息共享的关键在于建立一个可互联互通的技术平台，以打破现有的技术壁垒，提升各部门间的协作能力。

三、事业单位档案管理中跨部门信息共享与协作机制的优化

（一）扎实推广信息资源共享发展观

在在事业单位中推行信息资源共享，首先需要更新管理人员的观念。管理团队应树立以服务为核心的信息共享发展观，明确共享不仅是技术层面的需求，更是组织文化的基本要求。为此，单位应定期举办信息资源共享的培训与研讨会，帮助管理人员认识共享的潜在价值及利益。此外，要鼓励各部门间建立积极的沟通机制，促成资源互助，避免“信息孤岛”的形成。通过形成集体共识，推动各方同心协力，共同提升档案使用效率，实现信息共享的共同目标。

（二）持续性优化档案信息共享平台

信息共享平台的建设是高效跨部门协作的基础。事业单位应选择适应性强的技术工具，构建与业务需求相符的档案信息共享平台。平台应具备高效的信息检索、数据整合与安全管理功能，满足各部门的实时访问需求。同时，定期进行平台的升级与维护，确保系统运行的稳定性。此外，提供必要的用户培训，使员工能够熟练掌握平台的操作，提升信息的利用效率。通过建立用户反馈机制，及时收集建议，持续改进平台的性能，使其始终适应组织发展的变化，从而增强档案信息共享的可持续性。

（三）规范档案信息共享与协同标准

为了实现跨部门信息共享的高效性和一致性，制定统一的共享标准至关重要。事业单位应归纳各部门的业务需求与数据特点，明确数据命名规则、格式及共享流程。在标准制定过程中，可以参考国家标准和行业最佳实践，结合单位实际情况，逐步形成全面、清晰的共享规范。此外，应建立健全的数据质量管理机制，通过数据清洗与验证，确保共享数据的准确性和有效性。通过标准化的流程，不仅提高了数据的互通与整合效率，也保证了档案信息共享的安全性。

（四）及时调整跨部门共享协同方式

跨部门协同在实践过程中可能面临各种困难，事业单位需要灵活调整协同方式，以适应组织内外部环境的变化。例如，在特定时期或者项目中，可以采用灵活的项目小组形式，临时集合来自不同部门的专业人员，针对具体问题进行讨论和解决。同时，搭建跨部门的交流平台，例如定期召开联席会议或工作坊，增进各部门间的信息流动与互动，从而提升共享效率。通过动态调整协同方式，确保在实际操作中能够灵活应对突发情况，达到最优的协作效果。

四、结语

跨部门信息共享与协作是提升事业单位档案管理效率的关键。未来，应持续关注信息共享的实践效果，动态调整协作方式，以适应不断变化的组织需求，实现高效、精准的档案管理。

参考文献：

[1]刘晓蕾.现代化发展模式下事业单位档案信息化创新策略[J].兰台内外，2024，（21）：33-34+37.

[2]张曦.大数据时代城建档案信息资源协同管理路径分析[J].兰台内外，2024，（03）：37-38+41.