[摘要]科研档案是推进科技创新的重要信息支撑，是科研过程的重要依据和凭证，在以科研生产为主责主业的企业中提升科研档案管理水平、保障科研档案的完整性、准确性、规范性、系统性以更好地发挥其在科研项目管理和科技攻关中的作用、留存好企业重要的知识资产势在必行。基于此背景笔者结合在所在单位的科研档案管理经验分析了科研院所科研档案管理中存在的问题及原因，并从协同管理的视角提出了改进策略。

关键词：科研档案；协同管理；特点；问题；改进策略

一、加强科研档案管理的必要性

（一）科研档案对科技创新具有重要意义

2023年12月，中央经济工作会议提出，要以科技创新推动产业创新，特别是以颠覆性技术和前沿技术催生新产业、新模式、新动能，发展新质生产力。近年来，习近平总书记多次强调发展新质生产力，其中关键在于科技创新。而科研档案既是研科研项目各节点各方面的凭证和依据，监督科研项目规范有序管理和进行，为科研项目开展过程和企业管理规避风险；又为在研科研项目下一阶段或新的科研项目的开展即为科研攻关和科研创新提供以往的研究经验以资借鉴和参考，使科学技术研究少走弯路、提高科研效率、避免重复劳动、加速科研创新与转化应用进程。

（二）档案验收对科研档案管理过程提出更高要求

2020年，国家档案局联合科技部以15号令的形式发布了《科学技术研究档案管理规定》，自2020年11月1日起实施，规定着眼于解决当前科研工作中的实际问题、适应了新时期科研工作对科研档案管理的新要求和新需求，强调了“科研项目结题验收时，各单位应当按照分类分级管理的原则，按照有关规定对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收”，以此来保障科研档案的完整、准确、系统、规范，留存好国家科研过程记录和知识财富。自此，不同科研项目来源机构陆续开始修订本行业、本单位科研档案管理制度，将科研档案验收或审查要求纳入各自投资的项目验收条件中，在项目验收环节中加强了对项目文件是否符合归档要求的审查。2023年，国家档案局又发布了《科学技术研究项目档案管理规范》（DA/T 2-2023），进一步细化了科研档案验收的操作要求（如提供了科研档案验收流程与意见表等模板），加强了对科研档案验收的指导性。规定和规范都强调了科研档案验收或审查是科研项目验收的前提条件。而要保障各科研项目档案顺利通过验收或审查以保障项目通过验收，务必改变传统的粗放的科研档案管理模式，加强科研档案的过程管理，做好科研过程材料的形成、积累，以保障科研档案的完整性、准确性、系统性。

二、科研档案管理存在的问题及原因

（一）员工档案意识淡薄，归档主动性规范性不足

部分科研工作人员对科研档案之于科研工作乃至企业生存与发展的重要性认识不足，存在重科学研究、轻技术档案管理的现象[1]，觉得把科研工作做好就行了，科研档案不重要。其不愿意主动学习了解文件整理和归档知识，不注重按档案要求编写科研过程文件，未做好科研文件日常积累与妥善保管，将其随意存放，把科研文件归档当成一种额外的工作负担或者觉得文件归档后利用不便，往往将其自行保管，能不归就尽量不归；迫于项目各节点管理与审查要求，才临时被动移交要求归档的部分文件；有时为应付保密检查，甚至直接把部分项目文件拿去回收了，以至于项目验收时无法补充归档相关文件。

因此各项目文件归档情况受各项目人员主观归档意识影响较大，各项目归档文件的齐全性、规范性参差不齐，但普遍存在立项文件、结题文件（如技术与工作总结、验收意见等）齐全，研究过程文档、原始记录数据如测试分析数据等不齐全。这导致科研项目档案无法真实、全面、准确反映科研全过程，近则不利于项目各节点审查与结题验收，从长远看不利于科研项目“回头看”、科研创新、企业积累的宝贵历史文化财富和知识资产的完整留存。

另一方面，单位档案人员对国家、上级机关等有关科研档案管理的新规定新要求以及档案行业内新技术新方法的了解和掌握不及时不深入，未及时有效贯彻执行。

（二）档案人员对科研档案的前端介入与过程管控不足

由于单位对科研档案的重要性认识有限，加之档案部门的地位有限，科研档案管理未被明确纳入单位科研项目管理制度与流程中，科研项目的立项评审、中期检查、结题验收等重要评审会均未有档案人员的身影。因此档案人员无法及时介入和干预文件全生命周期管理，无法从源头把控文件质量、监督和指导项目人员对各阶段文件进行归档；同时科研人员也无更多机会与档案人员沟通交流，及时解除文件归档方面的疑惑，更全面准确掌握文件归档的规范性知识等。此外，档案人员参与不足导致对项目研究过程与内容的了解不够，在归档审核时容易出现文件审核不准确、收集不齐全的问题。科研项目管理与档案管理相互割裂，科研工作人员与档案人员各自为政，造成科研档案很难管好的局面。

档案人员未有归档计划发布权与归档情况考核权，所以无法对项目归档文件的完整性规范性进行有效监督和约束，被动接收归档文件，导致归档文件的系统性、完整性难以保障。

（三）归档数据分散

同一项目的科研文件数据形成并分散存储于不同数据管理平台中，结构复杂、规模庞大、载体和形式多样，档案人员难以全面把控并进行体系化管理。各平台数据异质异构，数据格式和接口标准不一，大多数平台之间并未实现互联互通、集成管理。只有少部分科研项目信息系统设置了归档接口，与档案系统进行了关联，其余还存储了占比很大的项目文件数据的大部分信息系统设计和开发时并未考虑档案管理要求，未设置归档功能或归档接口，且由于其与传统的档案管理信息系统数据存储结构差异很大，后期也很难设置归档接口。这导致同一项目的各种载体、各个侧面积累的资料未集中存储，齐全性、规范性难以查证，且不便于利用。

（四）科研档案管理的技术手段落后，无法很好地为科研档案管理赋能。

传统的档案信息系统与项目信息管理系统的联动还不够，缺乏归档计划发布、归档完成率实时监测提醒、电子文件四性检测等功能。

传统的档案信息系统仅能存储和管理传统载体形式的文件，无法存储、管理、展示三维模型、软件源程序等特殊载体形式的文件。

传统的档案信息系统架构缺乏实现档案知识服务的技术部署，实为机械式条目管理系统，仅能提供粗放的以“件”为单位的档案存储与利用模式：即需人工著录每份文件的信息，仅能提供文件级的档案利用服务，无法实现颗粒度更细的基于档案全文的智能化检索并以可视化知识图谱形式呈现检索结果、为用户提供一站式知识方案、根据用户使用习惯提供个性化信息推荐等，大大降低了档案管理与利用效率，无法深入全面发挥档案的数据价值。

三、加强科研档案管理的对策

（一）协同管理的内涵

协同管理是把局部力量合理地排列、组合，来完成某项工作和项目。它把企业管理当成一个虚拟的由众多子系统组成的系统环境，通过对该系统中各个子系统进行时间、空间和功能结构的重组，实现整体大于部分之和。它强调“信息网状思想”、“业务关联思想”、“随需而应思想”，即信息网状互联、业务关联、随需迅速一致性响应，打破了企业各种资源（人、财、物、信息、流程等）之间的壁垒和边界，使之为共同的目标而进行协调的运作，解决了“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”。

（二）基于协同管理的科研档案管理改进策略

1.加强档案宣传与培训

一是针对单位全员的档案宣传与培训。如在单位周年纪念日、其他主题活动日等开展专题档案展览与报道、展播专题档案视频，以档案为载体和素材编纂组织沿革、大事记、重要科研工作与科技成果汇编等。借助档案开展企业文化宣传，可以扩大档案影响力、增强用户对档案的价值和重要性的认识，潜移默化地强化用户的档案意识。在国际档案日印发档案宣传册、举办档案知识科普专题讲座、开展档案知识答题活动等，在档案网站主页醒目的位置发布归档与档案利用指南、展示和更新档案系统常见使用问题与解决方案集、设置档案意见征集箱，促进用户对档案工作的了解，帮助其掌握文件保管、提交归档与档案利用的常识。

二是定期对兼职档案管理人员举办科研档案管理专题培训，邀请项目管理人员、研发人员、资料收集员等参加，向其宣贯有关科研档案管理与科研档案验收方面的规定和要求，为其答疑解惑。此外，档案人员可通过现场演示，帮助其更快速地理解掌握档案整理与归档方法。

2.实现科研档案管理与科研项目管理的主体协同、资源协同、信息与技术协同

（1）主体协同

在科研项目立项之处就会同项目计划管理部门、研发部门、质量管理部门、标准化管理部门等在产品研发管理信息系统中编制和发布项目研制全过程需产出和归档的文件范围、归档时间、责任者等计划，与项目任命书一起下达给相关责任人，明确分工与合作事项，实现项目研制计划与归档计划同步下达，项目进展与阶段档案资料收集归档联动。档案人员在项目各节点及时有效地向项目相关人员传达文件形成、收集与移交归档要求或开展现场指导，加强归档文件检查和归档问题反馈。

（2）资源协同

增强单位领导对档案工作的重视，加大人员、设施、场地、经费等方面的投入。设置各部门兼职资料员来做好各项目档案预立卷工作，以此加强资料积累过程介入和把控。提高档案人员话语权，如归档计划发布与考核权；给予其更多评优评先机会，增强其职业认同感，调动其工作积极性。将档案工作经费预算纳入科研项目预算，增加档案信息系统建设与优化升级经费，保障档案库房容量能满足未来长远的科研档案增长需求。

加大对档案人员的培训投入，给予其更多参加外部科研档案管理培训与学术交流的机会，促使其及时了解掌握档案行业新知识新规定，学以致用。

（3）技术协同

通过技术手段实现各类科研项目管理信息系统与档案信息系统的集成即构建大档案系统，实现各种结构的档案数据集成化管理和呈现；实现档案管理与与科研项目管理信息系统联动发布归档计划与范围、项目各阶段各事项执行时自动触发相关文件归档流程，项目文件版本变化与档案版本变化同步；并通过系统技术手段动态监测整个项目文件的归档情况，实时提醒相关责任者归档，从而保障项目文件归档的及时性与完整性。

通过在档案系统中嵌入四性检测模块自动审核待归档文件的真实性、完整性、可用性、安全性，提高归档效率，保障归档文件的质量。

通过在档案管理信息系统中嵌入自然语言处理、语义分析等技术，结合用户的需求，对档案实体中蕴含的知识进行抽取、构建、关联和聚合，最终实现档案知识的精准检索、呈现和可视化利用，用户无需手动浏览海量档案全文来获取需要的信息，节省科研人员档案查阅时间，提高利用效率和效果；通过对用户标签、历史行为数据的挖掘和分析，发现用户的兴趣特征并对用户进行划分，主动为用户提供个性化、差异化的档案知识推荐和推送服务。[2]

注释：

[1]齐艳平.新时代国家重大科研项目档案管理问题分析及对策研究[J].档案天地，2023（7）：37-40.

[2]王刚.基于知识工程的军工科研院所档案知识服务研究[J].机电兵船档案，2024（2）：48-50.