摘要：随着信息技术的迅速发展，档案管理领域逐步向数字化转型。这不仅为档案的存储、查询、保护提供了更加便捷的途径，也为档案的高效管理和利用创造了新的机遇。在信息化技术的推动下，档案管理的数字化进程已经成为当前各级政府、企业以及各类组织面临的重要任务。旨在探讨基于信息化技术的档案管理数字化实践策略，以期为实际操作中提供理论支持和实践指导。

关键词：信息化技术；档案管理；数字化；档案存储；智能化

档案管理作为历史、文化、行政、法律等信息保存的核心环节，对于各个领域的运作至关重要。传统的档案管理方式依赖于纸质文件，不仅效率低下、查找困难，而且存在存储不便、保管风险高等问题。近年来，随着信息化技术的不断发展，档案管理迎来了数字化的浪潮。数字化档案管理通过信息技术的手段，提升了档案的存储、查询、保护等功能，使其能够高效、安全地服务于社会各界。

一、信息化技术在档案管理中的应用现状

（一）传统档案管理的局限性

传统档案管理主要依赖纸质文件存储，存在着空间占用大、查找不便、容易损坏和丢失的局限性。纸质档案需要大量人工操作，导致查询效率低、信息检索困难，且在大规模存储和管理时，维护成本高。纸质档案容易受到自然灾害、火灾等外部因素的威胁，影响其长期保存和安全性[1]。随着信息化技术的发展，数字化档案管理逐步取代传统方式，提升了档案存储的空间利用率、查询效率和安全性，有效克服了传统管理方式的种种缺陷。

（二）信息化技术的应用现状

信息化技术在档案管理中的应用现状呈现出快速发展的趋势。随着云计算、大数据、人工智能等技术的不断进步，档案数字化已成为行业趋势。许多档案管理机构已经开始采用先进的数字化平台，通过扫描、存储、分类、管理等手段，将纸质档案转化为电子档案，提高了存储效率与安全性。同时，信息化技术使得档案查询更加便捷，支持远程访问和跨部门共享，极大地提升了工作效率。然而，部分地方仍面临技术设备投入不足、管理人员技能欠缺等问题，阻碍了信息化技术的全面普及。

二、档案数字化管理的优势

（一）提升管理效率

档案数字化管理可以显著提升管理效率。通过将纸质档案转化为电子档案，信息可以更加快速、便捷地存储、检索和更新。数字化管理系统能够自动分类、标注和索引档案，使得查找和访问变得更加高效，减少了人工操作的时间和成本。数字化系统支持批量处理和快速备份，提升了档案的处理速度和安全性。信息的数字化存储不仅节省了物理空间，还提高了工作效率，减少了档案丢失和损坏的风险，使得档案管理更加精确和规范。

（二）增强安全性

档案数字化管理显著增强了档案的安全性。通过电子档案的存储，信息可以进行加密处理，确保只有授权人员才能访问和修改。这种安全措施有效避免了纸质档案因人为损坏、丢失或自然灾害而遭受损失。数字档案可以定期进行备份，并存储在云端或远程服务器上，进一步提高了档案的保护力度。系统还支持权限管理，能够精确控制档案的查看、修改、删除等操作，减少不必要的安全风险，从而确保档案的长期安全保存和完整性。

三、档案数字化管理的实践策略

（一）加强基础设施建设

加强基础设施建设是实现档案数字化管理的关键策略之一。档案管理机构应配备足够的硬件设施，包括高性能计算机、扫描仪、存储设备等，确保数字化档案的采集、存储、处理和备份能顺利进行。需要建立稳定且高速的网络环境，以保障数字档案的高效上传、下载及远程访问功能[2]。为了应对海量数据的存储需求，应建立灵活的云存储或大数据中心，确保数据的安全性和可扩展性。同时，定期进行硬件设备的升级和维护，以应对技术更新和使用中的问题，从而为数字化档案管理的顺利实施提供坚实的基础。

（二）选择适合的数字化管理平台

选择适合的数字化管理平台是档案数字化管理的重要策略之一。一个高效的平台应具备档案的扫描、分类、存储、检索、备份等基本功能，同时支持数据的安全加密和权限管理。平台还应具备灵活的扩展性，以适应未来的需求变化。在选择平台时，机构应考虑系统的稳定性、兼容性与易用性，确保操作人员能够快速上手。平台应支持多种数据格式的导入与输出，确保档案管理的高效和全面性。通过选择适合的平台，能够大大提升档案管理的效率与安全性。

（三）档案数字化的规范化与标准化

档案数字化的规范化与标准化是确保数字化管理高效、准确的基础。首先，应制定统一的档案分类、编码和命名标准，以确保不同档案在管理系统中的一致性与可操作性。其次，档案的数字化格式和存储要求应统一，避免不同档案之间出现兼容性问题。档案的扫描精度、图像质量等技术标准应严格把控，以确保数字化档案的清晰度和完整性。通过规范化与标准化的实施，不仅提高了档案管理的效率，也为档案的长期保存、查询和共享提供了保障。

（四）数据安全保障措施

数据安全保障措施是档案数字化管理中不可或缺的环节。采用加密技术对档案数据进行保护，确保在存储和传输过程中不被未经授权的人员访问。建立严格的访问权限管理制度，明确每个用户的权限，避免数据泄露和篡改。定期备份是保障数据安全的有效手段，可以将档案数据备份到云端或远程存储系统，以防止因硬件故障或其他突发事件导致数据丢失。最后，应定期进行安全审计和漏洞检测，及时发现和解决潜在的安全隐患，确保档案数据的长期安全与完整。

（五）人员培训与管理

人员培训与管理在档案数字化管理中发挥着重要作用。培训需要确保档案管理人员熟练掌握数字化平台的操作，包括档案的扫描、分类、存储、查询和备份等技能。同时，培训应涉及数据安全和隐私保护知识，使工作人员具备防止信息泄露和丢失的能力。为了提高工作效率和准确性，应建立健全的责任制度和考核机制，确保员工明确职责并对工作成果负责[3]。随着信息技术的不断更新，还需定期开展技能提升培训，使档案管理人员能够及时适应新技术，提高档案管理水平和系统应用能力。

结论：信息化技术的档案管理数字化实践正在不断发展，并成为提升档案管理效率和质量的重要手段。虽然目前在实践中仍面临着技术、资金、人员等方面的挑战，但随着信息技术的不断进步以及政府政策的支持，数字化档案管理将迎来更广阔的发展前景。通过制定有效的策略和措施，各级档案管理机构能够更好地实现档案管理数字化，为社会提供更加高效、安全、便捷的服务。

参考文献：

[1] 刘婕.基于信息化技术的档案管理数字化实践策略探究[J].2025（7）：3.

[2] 靳军.档案数字化建设实践与发展策略探讨[J].黑龙江史志，2023（20）：1.

[3]李桃.档案数字化建设实践与发展策略研究[J].黑龙江档案，2022（5）：204-206.