摘要：档案数据作为基础单元所构成的基本信息数据，其管理效率的高低直接关系到整个工作效率。在科技迅猛发展的今天，传统档案管理方式已经无法适应事业单位的发展需求。所以，现代管理方法势在必行。档案管理要想切实与新时代同步发展，就必须高效率，高标准以及切实提高管理技术内容。事业单位要积极落实更加系统的档案管理监控措施并将现代管理方法进行有效融合，以提升行政效率。同时通过管理效率的提升，能够加快档案管理自动化水平发展、有效运用，从而为我国事业单位档案管理工作可持续发展打下坚实的基础。

关键词：现代化管理方法；事业单位；档案管理

引言

档案管理现代化在事业单位的改革与发展中占有举足轻重的地位。但是很多事业单位并不把档案管理现代化放在首位，档案管理基础薄弱，档案利用率不高，不能适应社会需求的现象依然存在。需要对数量庞大的文件、资料实施有效的管理，才能保证工作顺利开展。规范化和现代化档案管理能够促进事业单位工作效率和工作质量的提升，使得事业单位内部工作变得更加和谐有序。就档案工作发展趋势而言，在现代化视野下抓住档案工作现代化关键点对于促进我国事业单位档案工作改革不断深入有着十分重要的意义。

1事业单位档案管理的基本现状

在事业单位不断改革与发展的过程中，人事与业务档案越来越多，对于档案管理员也提出了更高的要求。另外，部分部门领导及档案管理人员自身也没有给予档案管理足够的重视，再加上对信息管理缺乏最新了解，造成档案发展迟缓、管理无序。但传统档案管理既烦琐，重复，弱化职工工作积极性，又易发生差错，不能提高档案管理工作效率。与此同时，因为没有充分认识到档案管理工作的重要性，毫无用处的档案管理理论被事业单位所流传，弱化了全社会信息管理系统中对于档案的理解。最近几年，因为现代档案管理方法尤其是计算机技术得到了不断运用，所以档案管理效率得到了很大提升。所以，档案管理在新旧交替的管理历史进程中遇到了新的阻碍，并有可能在其发展中处于边缘地位[1]。

2事业单位档案管理利用现代化管理方法的重要性

我国传统文件管理系统以纸质文件为绝对优势。通常情况下，传统事业单位档案管理方法对管理人员要求较高，且工作量较大，也较为繁杂。但是纸质文件烦琐的检索与调阅在很大程度上影响着事业单位工作效率。另外传统档案管理模式对档案建立与补充程序要求十分烦琐，很难达到较好的档案管理目的。随着科技的不断发展，以计算机信息管理技术为代表的现代化管理手段已经走进了档案管理领域。事业单位传统档案管理以纸质为主，纸质档案存放空间比较大，档案信息很难被发现。一方面在行政设备上建立以计算机与数据库为核心的计算机信息系统，对海量档案数据进行数字化处理，从而显著提升录入，检索与修改性资料的工作效率。所以，运用现代管理方法，提高工作效率，减轻档案工作者工作量是非常重要的。另一方面现代管理制度保障档案管理员积极性，切实做到为群众服务。以无纸化技术为主要特征的现代档案管理技术，加速了对档案的管理与检索，促进了工作质量的提升。

3事业单位档案现代化管理存在的问题

3.1管理方法和基础设施相对落后

信息现代化就是将档案材料和现代互联网技术有机融合在一起，实现信息潜在价值的最大化。档案信息现代化水平比较低，原因是档案管理不受重视。尽管基于信息的归档管理方法已经使用了一段时间，但许多归档管理活动仍然使用传统的归档方法，无法满足信息时代的要求。有些事业单位档案馆改为小办公室，办公室多安装在金属柜内。文件因缺少保湿设备而易潮湿、字迹不清晰。尤其是档案管理自动化程度较高，很多陈旧的设施还没有很好的资料及办公环境，造成相当大的重复劳动。二是部分原因在于管理人员管理档案管理效率不高、不到位。档案管理延续采用人工记录、查找等传统管理方法，费时、烦琐，极大影响档案利用效率。另一方面，单位档案的管理体制也必须不断完善，无论是档案管理，还是人才评价，选拔，奖励制度，都必须改变传统的边缘化状态。没有合适的电子设备来管理档案，也没有建立合适的在线档案。纸质文件遗失，将造成有关资料全部遗失。这些因素使得档案保存工作变得复杂，造成行政效率不高，不能提供现代管理[2]。

3.2管理人员的职业素养有待提高

传统归档管理工作实质上就是一种反复复制过程，对管理人员技术技能要求较高。部分管理人员一般技能与专业技能与现代管理要求不符，造成档案管理失误，弱化档案管理效率。但在现代管理方法不断推出的情况下，高管对于管理系统与技术的需求也越来越大。档案管理要求具有一定专业精神，高度责任感，基本职业道德。这就要求我们既要充分理解现代信息管理系统，又要掌握相应的信息管理知识。这些一般技能的欠缺和后续部分事业单位高管培训不能完全发挥档案管理职能造成档案管理专家匮乏。在实际工作中存在着不充分。由于专业知识的欠缺，很多工作不够严谨，档案管理员有时要担任多个岗位[3]。

3.3档案的利用率低

大部分事业单位都把各项日常业务放在首位，更注重整体绩效的提升。对于档案管理没有足够的重视，这就从某种程度上减少了档案材料检索与利用的工作效率。硬件搜索关系到搜索效率，计算机在那个时代还是一种先进优质的工具。但至今文件管理仍以手动搜索为主，费时费力，操作烦琐，不易存取与利用。各类工程待批、各类应用待批。部分事业单位仍采用陈旧的档案管理方式，缺少通过互联网对各个部门进行有效联系，档案网络检索机制不能够得以落实。有关的人只可以查阅档案。尽管进行了改进并投入了大量人力和资源，但仍缺乏自动化搜索工具，导致时间不同步，搜索效率有限，这不可避免地影响了经济发展。为此，需要以信息技术创新来进一步提升档案服务水平，以档案发布为中心推动档案管理工作开展，对档案技术进行革新。

4事业单位档案现代化管理方式及创新

4.1基础设施管理中的现代化技术运用

为了适应档案现代化的需要，强化事业单位档案现代化，加速档案技术与装备的现代化，所配置的硬件与软件要与现代档案管理模式相匹配，推动档案管理软硬件更新，注重档案管理信息化建设，推动档案信息化建设水平进一步提升。适应新时期档案材料需要。进行硬件配置时，首先要采购先进档案管理设备。二是加强档案管理人员培训，增强其工作能力，使其能够胜任档案管理工作并提高效率。国家机关应立足现实，理清档案现代化的发展理念，结合当前档案业务需求与资金需求对档案技术与装备进行更新，并确定循序渐进的工作重心，以提升档案装备现代化效益。在软件资产分配上，事业单位可优先选择与外部软件公司合作。把握先进技术发展趋势，建立大数据，云存储，智能管理等思维方式，注重研发或者选用成熟文件管理系统，以先进软件为依托，以文件处理所需硬件为支撑，提升文件更新效率。事业单位管理者要合理地运用计算机设备进行配置，并设定科学合理的目标，同时要充分考虑到外部市场所面临的发展环境以及外部市场所呈现的趋势，制定本单位的长期发展战略和单位管理计划。尤其重视现代事业单位产品技术创新。如加快档案管理系统、本地网络建设、智能化、虚拟化文件检索软件研发、大数据积极推行、云服务研发或采购等。促进中国事业单位档案管理不断现代化发展[4]。科学研究的成果将会改变整个世界，必须通过强化技术产品开发来构建与目前市场社会经济条件相适应的核心技术。通过建立智能，无纸化，动态化文件管理系统来更新软硬件技术，能够使文件管理始终保持在最新水平。

4.2注重培养学习，努力提高档案管理人员的整体素质

为了适应档案现代化的需要，强化事业单位档案现代化，加速档案技术与装备的现代化，调配好的硬件与软件进行档案管理，是一个极具挑战的课题，新形势对档案管理人员的专业知识、科学知识和管理技能提出了新的更高的要求。协作档案管理要不断研究工作场所，充实专业内容和推动专业技能全面提升。档案工作者既要对文件与档案管理业务了如指掌，又要有一定的计算机基础与技能，力求把二者有机地融合起来，巧妙地运用信息技术来处理与解决信息资源管理过程中存在的各种问题。另一方面任何事业单位均可定期对档案管理进行培训、引导职工、主动学习新技术、顺应潮流学习新技能、在档案管理中得到较好的运用，为完善档案管理工作提供技术支撑。另外，要加强档案管理人员多种形式的训练，激励档案管理人员学业务，习新知，得新技，努力提高档案管理人员知识水平与先进技术。所以，档案管理一定要具备较强的责任感，可以通过电子档案的建立提升档案材料整体价值，为今后的使用提供科学支撑。

4.3转变档案管理工作理念

为提升事业单位档案管理整体水平和加快档案管理改革现代化步伐，必须转变档案管理工作理念、创新档案管理工作方式、以先进技术支撑档案管理改革的快速推进。现代事业单位档案管理模式下，对于网络化管理体系还缺少关注，这就使有关部门必须要主动转变传统管理理念。一、大力普及与推广现代档案信息技术在同行业档案管理改革中取得的成绩得到了积极的展现，全民对档案技术现代化的共识已经达成。在完善管理理念时，切实落实更加直观的举措与应用机制，保障信息时代技术开发与运营机制高效落实。其次，介绍了档案管理工作的新标准，介绍了更加切合实际的档案管理体系，并以档案技术现代化为中心，制定了档案管理的具体步骤，对档案管理存在的缺陷进行了剖析，采用了先进的档案管理方法来解决存在的问题。全面提高档案管理工作效率。尤其是在事业单位档案管理体系中，对管理标准进行优化与落实，将事业单位分析分类标准进行整合，保证管理理念适应时代发展，这一点非常重要。保证档案管理自动化项目得到充分落实，提高档案管理整体水平。推广档案管理先进技术手段、创新档案管理理念、打破传统工作思维束缚、积极展现档案管理现代化成就等措施能够加快档案管理现代化发展速度[5]。

4.4加强档案管理现代信息化改革

针对有关事业单位信息积累不充分的现状，建立健全合适的档案管理设备。不断研发相关系统和研发或执行先进档案管理软件。完善档案管理，须在理论与实践上下功夫。事业单位档案管理要充分了解档案管理这一信息管理所具有的服务特征，完善档案管理工作的最终目的就是为了提升服务效率。政府内外档案的网络管理实现归档与补充过程的现代化。所以，需要构建主动档案管理系统而非界定档案管理是被动信息检索工作。管理者要想充分地利用档案所具有的价值，就必须要意识到档案管理服务工作的重要性。在技术时代不断演进的过程中，无论哪一种技术都要跟上时代步伐，并不断进行改进，这样才能保证并提升档案管理工作的工作效率。另一方面，档案管理的实施者和客体是人，因此，档案管理体系的完善必须建立在具体的实践经验基础之上。领导者在管理实践中一定要不断地进行研究，搜集档案方面的资料，主动地提出自己的意见与建议来完善自己的管理。所以，保证档案管理员长期稳定就显得格外重要。

4.5提高市场化的档案管理

人类发展与社会历史进程，是档案得以反映，服务于新时代，惠及新发展的关键数据。这些都是不可复制和修改的珍贵原始文件。为满足现代管理要求，事业单位档案管理需要对信息资源开发机制与应用渠道进行整合。妥善、有序推进档案管理市场运行，有利于提高社会公众对档案管理重要意义的认知，高效利用档案，加速改革创新进程，为生成有价值思想起到引领作用。保证档案管理工作的实用价值，同时提升控制标准，推动事业单位发展，保障社会整体进步。归档行业还没有对机构进行统筹。经过信息控制，利用管理协调功能以及遵循档案工作实际规则这些高科技技术处理后，就会正确地处理好工作中存在的种种问题，力求做到科学管理、高效运作、逐步提升档案管理与组织协调水平[6]。

结语

总之，社会变迁。为了更好地提升事业单位档案管理工作水平，需要紧跟时代步伐，及时借鉴先进档案管理理念，保证现代管理制度与方法能够得到真正的落实。应加强软硬件基础设施建设、积极创建信息资源交流平台、引进先进技术与装备、积极健全档案管理体系、促进事业单位档案管理的现代化。建立一个全面的档案管理信息系统，是保证事业单位档案管理顺应时代发展的必然途径。简单地说，就是要在实践中学会运用现代技术并及时采取应对措施来解决这一问题，从而提升档案管理效率。

参考文献：

[1]刘楠.事业单位档案管理现代化实践探索[J].黑龙江档案，2022（05）：53-55.

[2]白雪.事业单位档案管理中对现代化管理方法的运用[J].科技资讯，2021，19（25）：74-75+78.

[3]段蕊.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].办公室业务，2020（11）：96+98.

[4]高婀.事业单位档案管理的优化和现代化路径[J].中外企业家，2018（23）：102.

[5]于春琳.事业单位档案管理中现代化方式与合理利用分析[J].才智，2018（19）：201.

[6]张夏阳.论事业单位档案管理中现代化方式的运用[J].现代国企研究，2018（06）：49.