摘要：新时代背景下，传统高校印章管理模式已难以满足信息化发展需求。通过分析当前高校印章管理存在的问题，结合信息技术发展趋势，提出建立"智能化、规范化、协同化"的印章管理新模式。研究表明，运用区块链、物联网等技术，构建印章管理信息平台，实现用印全程留痕可追溯；建立分级授权机制，细化审批流程，强化风险防控；推进部门协同联动，提升管理效能。实践证明，新模式有效提升了印章管理水平，保障了高校各项工作有序开展，对推进高校治理体系和治理能力现代化具有重要意义。

关键词：高校办公室；印章管理；信息化；风险防控；协同治理

引言：

印章管理是高校办公室重要职能之一，关系到学校行政效能和管理规范。随着高等教育改革深入推进，新时代对高校印章管理提出更高要求。传统人工管理方式存在效率低下、风险防控不足等问题，亟需探索符合时代特征的管理新模式。近年来，信息技术快速发展为印章管理模式创新提供了有力支撑。深入研究新时代背景下高校办公室印章管理新模式，对提升管理水平、防范管理风险、推进治理现代化具有重要理论价值和现实意义。

一、新时代背景下高校印章管理的发展需求

新时代背景下，伴随数字经济迅猛发展和高校治理体系现代化进程加快，传统印章管理模式面临巨大挑战。数字化、信息化转型已成为高校管理创新的核心动力，高校印章管理亟需突破传统模式束缚，构建符合时代发展的新型管理体系。高校印章管理作为行政管理的重要环节，直接关系到学校各项工作的规范有序开展和管理效能的提升。在新发展阶段，基于大数据、区块链、人工智能等新一代信息技术的蓬勃发展，高校印章管理呈现出智能化、数字化、协同化的发展趋势。同时，高校内部治理体系的不断完善对印章管理提出更高要求，需要建立健全风险防控机制，优化审批流程，提升管理效率[1]。在此背景下，高校印章管理转型升级已成为必然选择，通过数字化改造提升管理精细化水平，借助信息技术实现流程再造和业务协同，从而推动高校行政管理效能整体提升，为高校治理体系和治理能力现代化建设提供有力支撑。

二、高校印章管理的问题分析

（一）管理效率有待提高

在传统高校印章管理模式下，管理效率面临诸多瓶颈制约。用印审批流程繁琐，涉及多个部门、多个层级审批，纸质材料往返传递耗时较长，特别是跨部门业务办理时间成本较高。人工审批方式导致管理人员工作负担加重，审批标准不统一、把关不严等问题频发。印章使用台账仍以纸质记录为主，不利于数据统计分析和历史记录追溯。缺乏在线审批和远程办理功能，申请人需多次往返各部门，影响办事效率。重要文件用印高峰期，人工管理方式难以满足快速办理需求，造成用印积压。管理手段落后，缺乏实时监控和预警机制，管理人员无法及时掌握用印动态。印章保管和调用环节人工干预较多，效率低下且存在安全隐患。管理效率的制约已成为高校印章管理亟待突破的关键问题。

（二）风险防控机制不完善

当前高校印章管理在风险防控机制方面存在诸多薄弱环节。印章管理制度缺乏系统性和前瞻性，风险评估机制不健全，对用印环节潜在风险识别不充分。授权管理机制不完善，部分用印事项审批权限划分不够明确，存在越权审批风险。传统人工管理模式下，用印全过程留痕不完整，难以实现责任追溯，增加了印章使用管理风险。印章保管环节存在安全隐患，应急处置预案不够完备，对非工作时间用印缺乏有效监管。由于缺乏信息化手段支撑，用印数据无法实时监控，风险预警不及时，且难以分析研判用印风险态势。跨部门协同机制不畅，导致重要文件用印把关不严，增加了法律风险和声誉风险。随着高校对外交流合作日益频繁，涉外文件用印风险防控机制亟待加强，以适应新形势下印章管理工作需要。

（三）部门协同程度不足

高校印章管理涉及多个职能部门，当前部门间协同机制尚未形成有效衔接。跨部门用印事项缺乏统一的业务协同平台，各部门信息共享不畅，造成审批环节断裂。重要公文、合同等用印材料在各部门间传递周期长，影响办理进度。部门间职责边界不够清晰，存在责任推诿现象，降低了管理效率。涉外文件用印缺乏部门间会商机制，增加了用印风险。各部门业务系统独立运行，数据壁垒明显，难以实现信息互通共享。突发事件处置缺乏统一指挥协调机制，影响应急响应效率。部门间考核评价机制不健全，协同服务意识不强，未能形成工作合力。印章管理相关制度未能实现跨部门统筹，导致管理标准不一致，影响管理效能的整体提升。部门协同不足已成为制约印章管理水平提升的瓶颈。

（四）信息化水平较低

当前高校印章管理信息化建设整体滞后，未能充分运用现代信息技术提升管理水平。印章管理系统功能单一，与学校其他业务系统缺乏有效对接，形成信息孤岛。用印申请虽有OA等办公软件流转，但电子化程度不高，用印的材料仍以纸质用印为主，电子用印实现困难，难以满足师生远程办理需求。系统数据分析功能薄弱，无法对用印数据进行深度挖掘和智能分析，不能为管理决策提供数据支撑。印章使用过程缺乏实时监控手段，依赖人工记录，难以实现用印全程留痕和智能预警。区块链、物联网等新兴技术在印章管理中应用不足，未能发挥技术赋能作用。信息安全防护机制不够完善，系统安全等级评估和风险评估机制尚未建立，存在数据安全隐患[2]。信息化建设投入不足，专业技术人才缺乏，影响了印章管理信息化水平的整体提升。

三、高校印章管理新模式的构建

（一）智能化管理体系构建

构建智能化印章管理体系需整合运用人工智能、物联网、区块链等新一代信息技术，全面提升印章管理水平。基于大数据技术建立用印行为分析模型，对用印数据进行深度挖掘，实现用印态势智能研判和风险预警。运用物联网技术对印章保管柜实施智能化改造，通过生物识别、电子锁控等手段，强化印章实物管理安全性。搭建智能印章管理平台，实现用印申请线上受理、智能审批分发、电子化归档等全流程管理。引入区块链技术构建用印信息防篡改机制，确保用印记录真实可信，便于责任追溯。建立智能化监管体系，运用视频监控、智能感知等技术，实现印章使用实时监测。部署智能分析终端，提供用印数据可视化展示，为管理决策提供智能化支撑。通过智能化改造提升管理精细化和科学化水平，推动印章管理工作质效双提升。

（二）规范化制度体系完善

在高校印章管理新模式下，规范化制度体系建设突出以制度化、标准化为导向。建立健全印章管理基础制度，明确印章类别、保管责任、使用权限等核心要素，形成分类管理、分级负责的制度框架。制定印章使用审批标准，细化各类用印事项办理要求，规范审批流程和审核要点。建立印章使用台账管理制度，实行电子台账与纸质台账双轨运行，确保用印记录完整准确。完善印章保管制度，明确保管人员职责，规范交接程序，严格保管要求。制定应急处置预案，对印章损毁、遗失等突发情况作出明确处置规定。建立印章归档管理制度，规范印章归档流程，确保印章全生命周期管理规范有序。构建以制度规范为基础，以标准化管理为保障的印章管理制度体系，为印章管理工作提供制度遵循。

（三）协同化工作机制创新

协同化工作机制创新立足于打破部门壁垒，构建高效联动的印章管理新格局。建立跨部门业务协同平台，实现用印相关信息在各部门间实时共享，提升协同办理效率。完善部门协同制度，明确各部门在印章管理中的职责分工和协作规范，形成权责明确的协同体系。创新重要公文用印会签机制，建立部门联合审核制度，强化用印把关。构建涉外文件用印专项协调机制，加强外事、法务等部门协同配合，防范涉外用印风险[3]。推进部门间业务系统对接整合，打通信息孤岛，实现数据互联互通。建立跨部门应急联动机制，制定统一应急预案，提高突发事件处置效率。完善协同考核评价体系，将部门协同纳入绩效考核指标，激发协同服务动力。优化跨部门管理制度，统一管理标准和工作规范，形成协同治理合力。

（四）信息化平台建设优化

信息化平台建设优化需立足高校印章管理实际需求，构建功能完备、运行高效的一体化管理平台。搭建印章管理信息系统，融合用印申请、审批流转、使用登记、统计分析等核心功能模块，实现用印全流程在线管理。建立数据共享机制，打通印章管理系统与办公自动化、人事管理等业务系统的数据壁垒，构建数据共享交换平台[4]。优化系统业务流程，根据不同用印事项特点，设计科学合理的审批流程，提升审批效率。增强系统数据分析功能，开发用印数据统计分析模块，支持多维度数据分析和可视化展示。强化系统安全防护，建立完善的数据加密、访问控制、操作日志等安全防护机制，保障系统安全稳定运行。持续完善平台功能，根据用户反馈和管理需求，及时升级优化系统功能，提升用户体验[5]。

结语

新时代背景下，高校印章管理新模式的构建和实施是一项系统工程。通过信息技术赋能、制度机制创新、流程优化再造，实现了印章管理的智能化、规范化、协同化，有效提升了管理效能，增强了风险防控能力。未来还需进一步深化改革创新，加强信息化建设，完善管理机制，持续推进高校印章管理工作向更高水平迈进。这对推进高校治理体系和治理能力现代化，提升行政管理水平具有重要启示意义。

参考文献

[1]龚晖.新时代背景下提升高校办公室管理能力对策阐释[J].安徽警官职业学院学报，2023，22（01）：124-128.

[2]张雪霞.新时代背景下高校办公室工作优化探讨[J].太原城市职业技术学院学报，2021，（01）：62-64.

[3]瞿成雄.新时代背景下高校办公室管理工作面临的新问题及其对策探讨[J].课程教育研究，2020，（08）：202.

[4]胡梦晓.新时代背景下高校办公室工作发展路径探析[J].现代交际，2020，（14）：134-135.

[5]李振英.新时代背景下高校图书馆对办公室员工的需求研究[J].内蒙古科技与经济，2020，（03）：122-123.