摘要：随着数据挖掘、机器学习、人工智能大模型前沿技术的迅猛发展，传统档案馆正站在变革的十字路口，既面临着空前的挑战，也迎来了前所未有的发展机遇。数字档案馆，作为智慧档案馆的初级形态，依托人工智能技术的深度融合，不仅极大提高了档案管理的效率与精准度，还加速了档案信息化、智能化的进程。本文立足于人工智能技术迅猛发展的时代背景下，以现代档案馆的数智化建设为出发点，结合黄南州档案馆信息化、智慧化建设的实际，深入分析当前信息化建设现状、策略创新、架构设计及建设成效，旨在为后续地方档案信息化建设工作提供有益的思路与参考。

关键词：档案数字化；智慧档案馆；人工智能；智能管理

一、引言

档案工作是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业，通过档案，规律得以认识，经验得以总结，历史得以延续，各项事业发展都离不开档案。在信息技术迅猛发展的背景下，特别是人工智能、数据挖掘、云计算和大模型等技术的推动下，档案馆的业务模式经历了深刻的变革。原本以实体档案管理及应用为主的工作方式，现已逐步转变为以数字化档案存储和智慧化档案服务为核心。这一转变促使档案工作更加规范化、数字化、网络化和社会化。档案信息化建设构成了数字档案馆的基石，它不仅提升了档案管理服务的工作效率和现代化水平，而且确保了数字档案的长期存储与安全保管。此外，这一建设还有助于扩展档案馆的公共服务能力，并促进档案信息资源在社会范围内的共享。

二、黄南州档案馆信息化建设的现状分析

黄南藏族自治州位于青海省东南部，与甘肃省甘南州及果洛、海南、海东等地接壤，因地处黄河之南而得名，是青海省连接西南地区的主要战略通道之一。黄南全境属三江源国家生态保护综合试验区，黄河流经自治州南北边缘 257 公里，是青海省四大现代农牧业示范园区之一。州域内多民族聚居，历史悠久，名人辈出，文化繁荣、动植物和地质矿藏丰富，拥有许多具备历史保存价值的各类档案资源。黄南州档案馆作为黄南藏族自治州的重要文化记忆与历史见证，承担着保存、保护和提供档案资源利用的职责。受限于地理位置偏远，各项基础设施建设不完善，档案部门机构改革，档案管理人员编制少，队伍建设相对滞后，致使档案信息技术人才匮乏等因素，目前，黄南州档案馆仍然采用手工方式对馆内的各类档案进行管理，这种传统档案管理服务模式严重制约了档案馆的服务效能，隐匿档案资源的珍贵内涵。本研究旨在通过数智化建设推进档案管理模式的优化升级，推动黄南州档案馆的数字化、智慧化转型，优化服务能力，增强档案数据的安全性与可访问性，从而更好地支持黄南州的社会发展与历史文化传承。

现状分析

1.档案规模大、种类多，电子化程度低

黄南州档案馆自1959年成立以来，馆藏各种档案资源逾   卷20万件，历史跨度超过70年。不仅保存有照片、名人档案，本地特色的地质、矿藏档案，文书档案，会计档案，科技档案、人事档案及资料外，还有少量的民国档案。其中“十四五”以来，聚焦档案数字化、信息化建设目标任务，黄南州投资1988.70万元，组织实施黄南州档案馆档案信息化建设项目，项目实施完将对576.5万画幅馆藏文书、科技、照片、会计等档案资源的数字化加工，档案电子化率为馆藏档案资源应数字化率的80％，但部分历史档案电子化扫描难度大，档案安全保管环境设施需不断完善提升，便于适应当前档案信息化管理的高效应用和网络服务基本要求。

2.信息化基础设施还不完善

信息化基础设施是档案信息化建设的基石。“十四五”以来，对标《“十四五”全国档案事业发展规划》《“十四五”青海省档案事业发展规划》提出的档案管理数字化、智能化的目标任务，黄南州档案馆面对数字化、信息化工作“空白点”，正视缺乏数字化设备和信息化管理设施，缺乏项目资金投入、无服务器、存储设备等实际，多方争取黄南州档案馆档案信息化建设纳入《黄南州国民经济和社会发展第十四个五年规划和二Ο三五年远景目标纲要》，并于2023年8月完成黄南州档案馆档案信息化建设项目立项，现正在组织实施对馆藏档案资源的数字化加工。截至目前，“三网”建设正处在试运行阶段，自有管理系统查询利用上无法全面运用；查卷利用仍主要采用手工目录查找方式，档案的全数字化管理、检索利用等功能待项目实施完毕后进行实操运用，对外服务利用方式尚难以达到《“十四五”全国档案事业发展规划》。

3.历史档案资源利用率低下

黄南州档案馆有丰富多样的历史档案资源，由于其数字化程度不同，数据格式不统一、命名规则不规范、数据结构多样、关联关系复杂等问题，这极大增加了数据整合处理的复杂性和成本，降低了历史数据的质量和利用价值。同时，各立档案单位档案管理人员流动性较大，档案专业知识储备匮乏，机关档案室开展档案数字化比例程度偏低，不利于档案资源在线查找利用和业务指导。

4.缺乏信息化人才支撑

信息化人才是支撑档案信息化发展的一个重要制约因素。当前，黄南州档案馆编制人数少，年龄结构老化，从事档案管理工作的人员专业单一，主要以普通技术人员为主，而具备档案管理、现代信息技术、信息管理等复合能力人员极度缺乏。这种不合理的人才结构，导致档案管理信息化工作与水平受到较大程度的制约。

三、黄南州档案信息化建设的创新策略

1.技术创新

积极引入云计算、微服务、人工智能、大数据等前沿技术，依托黄南州政务网将全州各系统部门整合为一，实现全州档案部门“一张网”。采用智能化标签技术，实现档案的快速准确查找和管理；利用区块链技术、智能分类算法实现档案自动归档和存储，减少管理人员的工作负担，提高了档案存储的密度和有效利用率。通过分布式备份和加密技术，保证档案的完整性和真实性，降低档案被损毁或丢失的风险。

2.管理创新

对照各项门类档案工作核心业务，结合黄南州实际情况，建立档案工作的体系化、规范化，开发数字档案馆馆藏系统和数字档案智慧服务系统。将行政监管、新媒体采集、电子文件归档接收、立档单位数字档案管理、馆室业务协同、档案查询等核心业务模块植入数字档案智慧服务系统，实现了核心业务数字化运行。打造档案全宗卷管理、数据质检、年报统计、接收利用、智能开放鉴定、新媒体采集等业务的数字场景应用，精准管控全州档案工作重大任务和核心业务运行过程，确保档案管理态势全面感知，风险监测预警智能研判。

3.服务创新

依托数字档案智慧服务系统，实现档案信息的共享与协作，为公众提供多渠道查询服务，提高档案信息利用服务效率，推动资源共享。通过建设数智档案馆，打破了档案资源的时间和空间的限制，促进了信息的共享与协作。依托档案管理“一张网”实现跨地域、跨部门的即时共享，使得不同部门之间的沟通与协作更加顺畅，推进档案数字化保护和共享进程，使档案管理工作更加高效、精准。

4.资源整合

利用先进的数字化生产系统，将馆藏各全宗数据利用唯一命名模式，精准到全宗、卷、件、页，按照国家档案规范化整理标准要求，通过数据唯一命名模式，将海量数据进行管理。推进区域档案资源共享平台的建设，加强部门间协作，突破行政和行业界限，形成档案信息的协同管理机制，最大化档案资源的价值。

四、黄南州档案馆信息化建设系统总体需求及架构设计

1．总体需求

依托黄南州档案馆“三网”建设基础，基于B/S架构构建黄南州数字档案馆一体化平台，利用多模态检索、数字签名、三维扫描建模、OCR等技术，解决档案资源在收集、管理、存储、利用过程中的实际问题。基于黄南州档案馆实际应用业务需求，开发馆藏资源管理系统、电子阅览室系统、虚拟库房管理系统、“数字档案”馆室一体平台、互联网信息采集系统等多个子系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。

2.系统总体架构设计

黄南州数字档案馆一体化平台严格遵循国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》中所提出的技术框架标准，精心打造了一套涵盖档案的收集、管理、保存、利用等全流程的管理体系。该平台致力于实现档案资源的高度智能化管理及其深度开发利用，构建了一个功能全面的档案馆综合信息系统。该系统具备档案信息来源多样化、档案实体管理物联网化、电子文件归档与接收网络化、档案数据存储集中化、档案信息开发智能化、档案信息服务移动化等显著特征。

该平台兼容云架构，支持国产安可设备，并能在Linux、Unix、Windows等主流操作系统环境中稳定运行。其高度的可移植性确保了多终端数据同步与协调的无缝对接。精心设计的技术架构体系不仅充分满足了当前系统建设的各项需求，同时也为系统的未来升级与扩展预留了充分的灵活性。黄南州数字档案馆总体构架可分为五大层次和三大保障体系，详细的架构设计见图1。

（1）五大层次

基础设施层IaaS：基础设施服务层是整个数字档案馆的支撑平台，主要包括：信息系统运行的机房和数字化场地、业务应用系统得以部署和运行的支撑平台以及档案资源共享和信息传输的网络协议。

数据资源层DaaS：即档案信息资源库，它是黄南州数智档案馆的核心，包括档案目录数据库、档案全文数据库、数字化成果库、档案多媒体数据库、管理过程库、系统维护数据库六类数据库。

基础平台层PaaS：平台即服务（PaaS）的基础平台层涵盖了多个关键平台，如基础组件平台、系统管理平台、报表定义平台、系统配置平台等，以及一系列服务工具，包括格式转换工具、通用浏览器、四性检测工具等。这些平台和服务为应用系统提供了坚实的支撑框架。建立在PaaS之上的数字档案馆系统，不仅能够有效缩短开发周期，减少系统构建的风险；另一方面，它还能够增强系统的安全性能和稳定性。

业务应用层SaaS：黄南州档案信息化项目所建的数字档案馆应用系统，包含基于局域网、政务网、互联网三网建设的应用系统，可根据具体情况分期进行建设，需要优先建设的是局域网档案综合管理平台。

接入层：统终端用户，面向黄南州档案馆和立档单位的工作人员、领导及全社会公民提供服务。

（2）三大保障体系

标准规范体系：标准规范体系构成了信息系统建设的根本指导原则，并且为数据交换与共享提供了坚实的基础。在本项目中，我们将依据国家档案局的相关规定以及黄南州的地方标准，制定适用于数字档案馆的各项业务标准和相应的管理规范。

图1 数字档案馆系统总体架构

安全保障体系：一个健全的安全体系是确保应用系统成功运行的关键。该安全体系涵盖了多个层面，包括网络防护、系统稳定性维护、数据库防护、信息保密性保障、设备防护、信息载体安全以及计算机病毒的预防与治理等全方位的安全措施。

实施保障体系：系统建设的同时，应从人才、资金、标准化体系和项目管理等方面保证项目的顺利实施。

3.系统网络架构设计

黄南州数字档案馆的信息网络规划是根据档案信息数据传输流程进行设计规划的，其严格遵循《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》中对档案信息系统类型的规定，将不同类型的信息系统部署在不同的网络环境下。系统根据面向的用户对象不同，分别部署在局域网、政务网和互联网三个网络中，分别向相应用的用户对象提供相关的档案服务。其网络拓扑结构如图2所示：

局域网，即档案信息资源网，是黄南州档案馆的档案专网，主要用于承担综合档案馆档案的“收、管、存、用”等业务运行的专用网络。从网络结构上看，实现了档案信息资源网与政务外网、互联网的物理隔离，既能减少了信息资源网遭受网络攻击的可能性，又能保障内网系统的稳定运行和数据传输的可靠性。

政务网，即政务信息资源网，是建立在黄南州州级电子政务外网基础上，主要面向黄南州政府及各州级单位提供数字档案室及相关档案信息资源共享服务，只有位于政务网上的用户及应用可以访问该网络。通过政务外网，黄南州档案馆可以向政务网上的各类用户提供便捷、安全、可靠的档案信息化服务，拓展档案馆业务的广度和深度，对黄南州的智慧城市建设具有积极作用，对于提升城市管理水平、促进文化繁荣和增强城市竞争力具有重要意义。

图2 黄南州数字档案馆总体网络架构图

互联网，即面向公众的档案服务网，是由政务外网划分出来的互联网区域，主要用于向公众发布信息，提供查询服务。在公众档案服务网中我们设计了与互联网链接的安全接口，实现互联网与政务网可靠互通。此外，借助档案私有云的技术，向公众提供定制化的档案信息服务。在档案馆的云平台中，每个立档单位或者个人公众均可建立自己的档案私有云，每个私有云在业务和数据上是相互独立的，档案私有云的所有者可拥有完全的管理权限，保存和分组分类自己的档案，并可按照档案馆的要求和规范，在线移交已经整理好的符合要求的电子档案。

五、黄南州档案馆信息化建设成果

1.降低档案管理成本，提高档案管理效率

与传统的档案管理需要投入大量人力物力（包括人员培训、纸张资料等成本）不同，数字化档案项目可以摒弃传统的纸质档案管理模式，显著降低管理成本。黄南州数字档案馆中的数据统计功能可实时更新数据，确保统计结果能够准确反映当下的档案状态和业务情况，为管理决策提供最新的信息支持。通过对档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等全流程的动态监测和数据统计，能够及时发现存在的瓶颈问题，有助于工作流程优化，提高档案管理的效率和质量。

2.增强档案安全性与保密性

黄南州档案馆信息化项目的实施，增强了档案的保密性、完整性及可追溯性，确保了档案数据的安全。该项目利用先进的区块链存储技术和智能加密算法，对统计数据进行安全存储和备份，防止数据丢失、篡改和泄露，确保数据的完整性和可用性。通过严格的访问控制和权限管理机制，根据用户的角色和职责，限制其对数据的访问和操作权限，保障了数据的安全性，杜绝未经授权的访问和滥用。

3.实现档案资源多维统计与实时监控

通过档案信息化项目的实施，黄南州档案馆完成了对各类馆藏档案的全面梳理，包括数量、种类、年代分布等，为资源的合理利用和规划提供依据。通过部署智能监测系统，我们可以精确追踪档案的查询和借阅频率，以及相应的用户资料，从而实现对服务对象的清晰识别和服务内容的准确把握。具体而言，系统能够详尽记录每一位使用者的操作行为，确保我们知晓服务的对象是谁，以及所提供的服务内容具体是什么。通过大数据分析技术，实现了档案利用的频率和趋势精准掌握，有助于优化资源配置和服务，提高档案利用价值和效益。此外，实时监测馆藏档案的数字化扫描进度、电子文件的归档数量、数字化率等指标，便于掌握数字化工作的整体情况，及时调整工作计划和资源分配，推动数字化建设工程。

4.档案数据可视化呈现，提供精准的定制化服务

通过黄南州档案信息化项目的实施，将复杂的数据以直观的图表、图形、地图等形式进行可视化展示，如柱状图展示不同年份的档案进馆数量、饼图展示各类档案的占比、折线图展示档案利用次数的变化趋势等，使管理人员和利用者能够一目了然地了解数据信息，快速把握重点。在此基础上，根据用户的不同需求，生成定制化的统计分析报告，其中的数据统计结果、数据分析结论、存在问题与对策建议等内容，可以作为后续决策制定的有效参考依据。

5.科学评估，提升服务质量

在档案信息化项目建设实施过程中，黄南州档案馆实现对立档单位的档案移交情况的实时监测，通过对档案移交的及时性、完整性、准确性等因素进行统计分析，生成对立档单位的量化评分和评价，并将考核结果反馈给其上级主管部门或相关领导，促使立档单位重视档案移交工作，提高工作质量和效率。通过对各立档单位的档案移交情况等进行实时监控，对比分析历史档案数据，及时发现存在的档案整理不规范、移交流程不顺畅等问题，并针对性地提出改进措施和建议。借助档案移交接收统计系统，档案馆与立档单位之间建立更加便捷的沟通渠道，提升服务质量。

六、结论与展望

黄南州档案馆通过实施数智档案馆项目，已经在提高档案管理效率、优化用户服务体验、提升档案安全性以及促进经济与社会发展等方面取得了显著成效。未来，档案馆将继续深化信息化建设，通过技术创新、管理创新、服务创新和资源整合，进一步提升档案资源的保护、管理和利用效率。这包括更新技术手段，改善服务方式，实现档案管理现代化，提高档案检索效率。同时，档案馆将加强与其他地区的合作，共享资源，提升服务能力，通过建立区域性档案资源共享平台，实现档案数据的互联互通和综合利用。

黄南州档案馆将持续关注深度学习、区块链、人工智能、大模型等前沿技术的发展，并积极探索其在档案信息化、智慧化建设中的创新应用，以提升黄南州档案数据的安全性和可信度，提高档案内容的数据化识别水平。黄南州档案馆将进一步依托“数字中国”这一国家全面现代化的重大战略，逐步提升档案管理的数字化、智能化水平，促进档案工作的数字转型，探索智慧档案发展新思路。此外，黄南州档案馆将不断完善档案信息化发展保障机制，包括法规制度和标准规范，确保档案数字资源的安全保存和有效利用。

黄南州档案馆还将践行“数字赋能、融合发展”的档案服务理念，推动与其他数据部门的数据、技术、业务协同探索，建设互联互通、数据共享、综合利用的公共档案资源数据服务平台。通过这些措施，黄南州档案馆将能够为黄南州的文化传承和社会进步做出更大贡献，同时保持档案信息化建设的先进性和竞争力。

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作者简介：朱宇莹 1975年12月30日 女 青海 汉 研究生 黄南藏族自治州档案馆馆长，正县级 青海省黄南藏族自治州档案局 研究方向：档案数字化