摘要：传统的纸质档案管理方式已经无法满足信息化时代的要求，因此需研究和探索如何提升建设工程项目档案的管理，以适应信息化时代发展的需求。基于此，本文首先阐述了信息化及信息化建设的基本内涵，然后分析和探讨了公路工程项目档案信息化管理现状，最后从4个方面提出了信息化背景下如何提升档案管理的策略，通过引入智能化技术，使传统档案管理工作呈现出信息化和多元化的特点。

关键词：信息化；公路工程；档案管理

引言

信息技术的迅猛发展和应用，使得建设工程档案管理面临着新的机遇和挑战。公路工程是国家基础设施建设的重要组成部分，而项目建设全过程的资料和数据需要进行有效管理和保护。传统的纸质档案管理方式已经无法满足信息化时代的需求，因此需要研究和探索如何提升公路工程档案管理的策略，以适应信息化时代的要求。

1信息化及其建设的基本内涵

信息化是指以计算机技术为代表的信息技术发展和应用，从而提高生产效率、服务社会的历程。具体来说，信息化是指在计算机技术的推动下，各个领域应用信息技术进行数据的采集、处理、传输和存储，实现信息的智能化、数字化和网络化。通过信息化，各种信息资源得到了数字化、网络化处理和存储，使得信息的获取和传播更加快捷和广泛。人们可以通过互联网和数据库获取丰富的信息资源，从而更好地利用和管理资源；为了确保信息化建设的有效推进，社会主体需要建立完善的管理体系，在电子商务、网站和现代通讯等领域，应当制定相应的规范和标准，明确各方的责任和权益，加强对信息安全和隐私保护的管理。同时，还需要加强人才培养和技术支持，培养一支专业化、高素质的信息化人才队伍，为信息化建设提供有力支持[1]。在档案管理工作中，信息平台能为档案管理提供信息化支持的系统和软件，信息技术能为档案管理提供各种技术支持，而信息资源能为档案管理提供信息支持的各种资源，例如，数字档案、电子文献、图书资料等。档案管理者或组织负责人在借助信息化技术创新档案管理体系的过程中，应持续学习和了解最新的信息技术发展趋势，积极收集和整合档案管理所需的各类信息资源以及建立和完善信息平台，以提升档案管理的质量。

2公路工程项目档案信息化管理现状

建设工程档案是指在公路建设项目的整个过程中所产生的各种记录信息，包括文字、图表等各种载体。它起始于项目立项，并贯穿整个勘测、设计、施工等阶段，直至项目的竣工验收。

2.1档案信息化质量不高

信息化背景下，要想提升公路工程档案管理质量，应尽可能全面地收集与建设工程相关的档案资料，确保档案信息的真实与完整性。但从目前情况来看，部分项目的参建方对工程档案的重视程度不够，认为档案资料的整理只需简单应付档案管理部门的要求，导致工程档案资料在收集过程中出现档案信息不完整、信息不准确或失真以及档案缺失或遗失等情况，从而影响了工程档案的完整性和真实性。如果前期建设工程档案信息存在失真或不准确的情况，后续使用这些信息进行项目审计、保险索赔等工作时，其可信度将大大降低。另一方面，为了集中存储、开发和共享建设工程档案信息资源，需要建立一个信息化管理平台，但平台的建立和完善需大量的资金、人力和技术支持，目前对大部分档案管理部门来说，其能获得的资金支持相对有限，且在信息化管理平台逐步建立和完善的过程中，能够利用的技术和人员也相对短缺，因而极大的降低了工程档案信息化管理的质量。

2.2档案管理制度机制不规范

档案信息化管理机制的规范性对于有效实施和运营信息化管理系统至关重要。如果缺乏明确的政策法规和标准来规范档案信息化管理，会导致各个单位在制定管理制度和流程时存在差异，难以形成统一的标准和规范，进而影响档案信息化管理的一致性和协同性[2]。同时，在信息化管理中，每个人员和部门的权限和责任需要明确界定。如果权限划分不清晰或责任不明确，可能会导致信息泄露、滥用、丢失等问题，并且增加管理混乱的可能性，此外，部分公路工程档案内容不规范，也给后续归档和开发利用带来了严重的影响。

2.3双套制管理模式执行有差距

双套制管理模式是指将同样内容的电子文件和纸质文件一并进行收集归档。现阶段大部分工程参与公司在档案资料整理和归集时，仍然采用以往的资料收集和纸质存储方式，虽然建设项目中有电子文件收集的标准和规范，但双套制管理模式的执行仍然不够完善。根据以往调查研究表明，档案管理机构在整理归档档案资料时，双套制执行不到位主要表现在：①档案管理员观念落后，在归档工程档案时，认为档案信息化管理只会增加工程量，对数字化管理有严重的抵触情绪。②只对纸质文件进行归档，电子文件缺失。③信息化背景下，部分档案管理员接受了信息化管理，但在执行过程中，对相关信息化归档仍不太熟悉，影响了数字化管理效果。

2.4管理系统软件运用程序低

（1）档案管理软件操作系统具有多种功能，如检索、管理、保护、分析等，可以根据实际需求整合使用，以提高工作效率和质量。但部分软件在安装过后，发现功能较为单一，无法发挥其潜在的作用，此外，不同的软件有着不同的适用范围和功能，因此档案管理部门在选择软件时，应考虑档案信息化建设的目的以及受众群体，并根据自身实际情况选择最适合的软件。

（2）公路工程项目档案管理过程中，部分地区缺乏统一的信息化管理平台，电子信息文件格式各不一样，因而无法实现有效的整合共享，比如日常的照片和视频影响资料，因格式不同而缺乏统一的信息化管理系统。

2.5信息资源建设的重开发和轻利用

对于信息化背景下的档案管理，部分档案管理部门为了面子工程或应付上级检查，在没有进行充分调研的基础上，便盲目开展信息化工作，殊不知这样的工作，不仅浪费了大量的资金和人力，干扰了其他档案管理工作，而且盲目的进行档案信息化管理给服务器带来了巨大的存储压力，也给基础设施的建设带来了负担。调查表明，对于信息化档案的管理，如果只是基于改变以往的档案管理模式—从传统的纸质存储转变为信息化管理，而没有进一步改变和优化档案管理方式，将无法充分发挥信息化管理的作用，此外，如果档案存储方式的改变也没有带来信息检索方式的便利—通过互联网可以随时随地检索查询，也没有进一步开发和利用这些数字化档案的价值，那么信息化的档案管理仍然失去了信息化的意义。

2.6档案数据安全存在风险

信息化发展背景下，各种网络安全问题也影响了档案信息化管理，层出不穷的网络安全问题使得档案管理部门也在担忧档案信息化管理是否安全，是否能够真正保障档案不被泄密。网络安全中，虽然密码设置和防火墙是数据安全的重要组成部分，但却不能长远、全面地保障数据安全。在网络环境中，数据库系统面临不同形式的攻击和威胁，如SQL注入、DDoS攻击、恶意软件传播等，而单纯依靠技术手段无法完全防止这些攻击和破坏行为的发生，现代社会越来越依赖于互联网和数字化技术，这为黑客、病毒、恶意软件和其他网络攻击者提供了更多的机会，这也是档案信息化管理的风险所在。

3信息化背景下公路工程档案管理提升策略

3.1提升档案信息化质量

在工程建设的初期，明确建设工程档案数字化管理的目标和任务，并将其纳入整体工程规划之中，使得该项工作成为整个工程建设生命周期的重要组成部分，一方面，制订详细的建设工程档案数字化管理计划，包括收集、整理、审核等环节的具体流程和责任分工，以及相关技术手段的应用等方面[3]。另一方面，在工程建设的过程中，加强与相关部门的沟通与协调，及时了解各个阶段的建设工程档案，确保工程档案都能够被及时收集上来，同时建立完善的审核制度，确保建设工程档案的真实性、原始性和完整性。

3.2大力推进信息化系统的建设

信息化系统建设能够为建设工程档案数字化管理提供强大的技术支持，对于实现档案信息化、数字化和智能化具有重要意义。系统建设主要有四个环节：一是构建内外一体化平台，该平台可以将不同部门的档案信息整合在一起，实现统一的档案查询和管理功能。二是档案业务督导系统，该系统包括档案采集、整理、归档等环节，确保每个环节都符合标准和规范要求。此外，该系统还可以提供档案查询和利用的便捷性功能，比如在线查询、数字化阅读等，方便用户快速获取相关档案信息。三是电子档案移交接收系统，确保档案材料顺利交接。四是档案资源共享利用系统。引用先进的模糊查询技术可以在档案资源共享利用系统中实现查询的便捷有效。通过合适的模糊匹配算法、自动纠错和补全、相似度排序、智能推荐以及用户反馈机制，系统可以更好地满足用户的查询需求，提供准确、全面的查询结果。

3.3档案数字化与规范化管理协同进行

制度机制在推动建设工程档案数字化与规范化方面起着重要的作用。因此，应建立与档案数字化与规范化相关的法律法规体系，明确相关主体的职责和义务，并规范档案数字化与规范化的程序和要求；主要领导应当充分认识到档案数字化与规范化管理的重要性，并向档案管理人员明确表达对制度机制的支持，并要求档案管理人员严格按照制度机制推进建设工程档案数字化管理，此外，建设工程档案生成部门需要形成相对完善的制度机制，确保建设工程档案信息的生成具有规范性和全面性。

3.4把数据安全作为信息化建设的底线

安全是档案信息的底线，建设工程档案管理系统的安全问题需要全面考虑，并制定相应的防控措施。一是防火墙系统可以设置出现紧急情况时的保护机制，并及时通知管理者。例如，当检测到异常流量、大规模攻击或其他安全事件时，防火墙可以自动启动相应的保护策略，如临时封禁攻击源IP、降低网络带宽等，同时向管理员发送警报通知，以便及时采取措施进行应对和修复。二是目前档案馆中普遍应用的防水墙，防水墙能够对外界病毒入侵进行二级防护。三是管理员应设置复杂且独特的密码，并定期更换密码。此外，可以考虑采用多因素身份验证（如短信验证码、指纹识别）来增加账户的保密性，同时配备预警机制，引入预警机制有助于及时发现潜在的安全威胁，通过设置日志监控和异常行为检测，可以实时监测系统活动并触发警报，以便及早采取相应的补救措施。

4结语

公路工程档案管理在信息化背景下的提升策略需要从法律法规、信息安全保护、信息化系统建设和档案信息化质量等方面综合考虑。通过这些策略的实施，可以促进公路工程档案管理向数字化、智能化方向发展，从而提高管理效率和数据安全性，为公路基础设施建设提供有力支持，因此，这些策略的实施将对提升公路工程档案管理水平具有重要的理论和实践意义。

参考文献

[1]张兰.浅谈工程档案管理信息化[J].办公室业务，2023（14）：127-129.

[2]雷香娥.公路工程档案管理信息化的建设研究[J].运输经理世界，2023（17）：37-39.

[3]陈智杰.浅析新时代建设工程档案信息化管理[J].黑龙江档案，2023（02）：242-244.