摘要 : 加强医院干部人事档案管理对建设高素质高质量医疗干部人才队伍，推动医疗事业稳步发展有重要价值。在专项审核视角下，通过分析医院干部人事档案管理中存在的现实问题，从强化档案意识、建立科学高效的管理机制、建设全方位档案管理人才队伍、推动干部档案信息化建设四个方面探究进一步提升干部人事档案管理效能的有效策略。

关键词: 专项审核；医院；干部人事档案；管理分类号 :G271

干部人事档案是党管干部、党管人才的重要执政资源，通过加强干部人事档案专项审核，可以确保单位干部人事档案真实性、准确性、完整性、规范性，为党和组织评价鉴定、教育培养、全面考察、选拔任用干部人才提供重要依据。2018 年 11 月中共中央办公厅印发了新修订的《干部人事档案工作条例》[1]，目的是为了深入贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，落实从严管理干部要求，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的作用，推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，为今后一个时期全国各级各类干部人事档案工作提供基本遵循。近年以来，各大公立医院按照中央组织部及省卫生系统组织部工作部署开展了各大公立医院干部人事档案专项审核工作。干部专项审核揭露出医院干部人事档案管理上存在的问题，同时也对医院干部人事档案管理提出了更高的管理要求。但在现实工作中，干部人事档案没有得到充分的利用，在档案意识、管理体制、制度建设等方面还存在阻碍其发挥作用的因素。因此，本文从干部人事档案专项审核视角下探究医院干部人事档案管理中存在的现实问题，探索提升策略，完善医院干部人事档案管理机制，以提升管理效率，推动医院干部人事档案管理工作更加规范化、科学化、现代化，实现干部人事档案在医院建设发展和选人用人中的价值。

一、干部人事档案管理在专项审核视角下存在的主要问题

（一）归档材料填写不规范，信息不一致。

“三龄两历，一身份”是医院干部人事档案专项审核的着重点，在审核干部人事档案材料过程中发现记载的干部出生年龄、党龄、参加工作时间、工作经历等内容填写存在不严谨、不规范行为，信息前后不一致情况非常突出，如有的档案材料单位意见日期早于个人填写日期，部分原件材料缺签字及组织意见盖章等不规范现象。有的日期不按公历填写或公历农历在档案中交叉填写，还有的是因为记不清楚日期随意填写造成档案“三龄两历”日期不一致，导致“三龄两历”信息真实性存在问题。

（二）档案完整度差，材料收集不齐全。

干部人事档案审核中发现档案大类中的考核材料、学历材料、职称材料、党团材料、工资工作经历材料等类别完整程度低，普遍存在缺失的情况，如工作年度考核表、在校毕业考核手册、学习培训鉴定表、职称备案表、预备党员考核表、奖励奖章、录用通知等重要材料的缺失造成无法系统准确核实干部身份、学习、工作能力。

（三）档案随意涂改，存在造假嫌疑。

干部人事档案专项审核中发现，干部填写的年龄、参加工作时间、入团入党时间等前后记载不一致，随意更改，甚至有造假嫌疑，破坏了干部人事档案材料的真实性。部分干部的工作经历材料、学习培训材料、奖励材料，在实物材料档案中无任何文件证明，这种情况是档案专项审核工作的难点，严重损坏了干部人事档案工作的严肃性和公信力。

（四）干部人事档案管理方法落后，工作效能低下。

在审核材料中发现干部人事档案管理工作仍然是主要针对纸质材料的整理，工作量大，工作效率低。在大量的零散纸质材料的收集、整理、装订、归档过程中，出错率高，张冠李戴现象严重，如不慎将材料丢失，尤其是缺失参加工作、上级部门审批等重要资料，将严重损害干部个人利益。

二、鉴于上述存在问题的原因分析

（一）档案管理意识薄弱。

医院管理工作普遍存在着看重医院业务的发展，对档案工作的重要性不予重视。档案管理人员对工作的认识尚还停留在整理和保管层面，加上档案管理人员责任意识缺乏，工作懈怠，开展档案收集、整理、审核、管理工作时的不认真、不及时等原因，造成干部人事档案材料出现一系列漏洞。同样，干部职工本人对个人档案的重要性认识不足，填写档案内容时不够严谨，较为随意，与档案实际材料不相符，缺乏真实性，补交缺失材料时不积极配合，甚至拒绝补交，造成干部人事档案不完整不齐全。总之，医院领导轻视档案工作是根源，档案管理人员缺乏工作责任心是后果，干部个人档案意识薄弱是关键，三方面共同导致干部人事档案不完整、不规范现象的发生。

（二）干部人事档案管理机制不规范。

许多公立医院组织与人事是分开设立的单独部门，档案管理负责部门也不尽相同，有的归人事部门负责管理，有的是组织部门负责管理，又有的干部人事档案管理工作是由专业档案部门负责。档案专项审核时，相关部门之间缺乏有效信息沟通，对档案中不一致的地方未能进行有效沟通，如组织科收集的归档干部履历表填报内容，与人事科移交归档材料不相符，造成干部人事档案专项审核工作存在不系统不准确的弊端。另外，医院人事档案材料形成部门与专门档案管理部门衔接不畅、干部人事档案材料归档不及时，造成档案资料不全面的问题经常发生，严重影响了干部人事档案内容质量。

（三）档案管理人员配备不足、专业能力欠缺。

医院档案管理包括在职人员、退休人员、死亡人员、离职档案未调人员等档案整理，及在职职工每年产生的数千份增量材料的整理。工作量大，简单重复性工作多，晋升通道少，缺少激励机制，人员变动频繁，且大多数医院档案管理由兼职人员承担，未按照 2018 年 11月中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》[1] 每管理 1000卷档案一般需配备一名专职工作人员的要求进行配备，造成人事档案管理建设队伍人员不足。干部人事档案工作是一项基础性、政策性、专业性、服务性很强的工作，部分档案人员缺乏档案学专业知识，不了解干部人事档案管理具体标准、方针政策，业务能力不强，无法在每一份档案审核工作中做到细致入微，致使档案管理缺乏科学性、规范性。

（四）干部人事档案信息化建设较为滞后。

目前各大公立医院干部人事档案信息化管理建设处在刚刚起步阶段，安装了组织人事信息化管理系统，但管理系统中的人事档案信息化尚未深入开展，技术不完备，只是在电子系统子集模块中体现干部姓名、出生年月、籍贯、参加工作时间、党龄、学历学位、职称、家庭关系等数据信息登记，远未达到《“十四五”全国档案事业发展规划》[2] 提出的档案工作基本实现数字化转型要求，在实际工作中人事档案管理依然以纸质材料管理为主，在干部考察、审核工作时，效率低下，发挥不出干部人事档案真正的价值。

三、提升医院干部人事档案管理效能的策略

（一）注重档案宣传、强化干部人事档案管理意识。

加强干部人事档案宣传，定期开展人事档案专题讲座、发放宣传册、借助微信公众号等宣传方式，加大对干部人事档案专项审核工作的宣传力度，使得领导更加重视干部人事档案工作，在单位形成风清气正的档案氛围，有助提高全体干部的档案意识，了解人事档案的重要性与个人切身利益密切相关，产生自我重视，对自己负责的思想。干部人事档案管理工作量大、繁琐重复，工作人员的价值不易体现和衡量，领导重视干部人事档案工作有益于调动工作人员的积极性，提供必要合理的激励机制，保障档案工作人员的权益，有助于培养更具责任心、对档案心存敬畏的档案工作者。在档案专项审核过程中，认真对待各类需要归档材料，规避档案形成环节中材料缺失或填写内容不一致的现象，真正达到干部人事档案可利用的效果。

（二）健全工作机制，规范工作流程。

根据 2018 年中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》[1]结合医院实际工作情况，第一，建立健全干部人事档案材料及时精准收集、整理、利用的审核机制。干部人事档案管理每一环节都应该按照专项审核的标准，纳入常态化监管与审核，如招录、引进人才、调入干部及军转干等，须严格按干部人事档案专项审核要求，对“三龄两历一身份”等重要信息进行审核；审核材料形成部门归档的材料是否制作规范，有无材料缺失，材料签字盖章手续是否齐全，是否真实有效，是否有涂改造假嫌疑，各大类别材料内容是否齐全等，在收集源头之处严把入口，规范归档程序，规避不规范、不真实、不准确的材料进人档案。用制度规范日常干部人事档案管理工作，各个环节审批手续确保齐全，做好档案转入、转出、查借阅等登记工作，注重留痕管理。第二，建立健全部门协调联动机制，完善干部人事档案内容质量。加强相关单位和部门之间协调配合工作，主动对接沟通，在档案材料接收和移交时明确各部门职责，保障干部人事档案的完整性。

干部人事档案具有长期性、动态性，干部人事档案立卷后，随着职工社会实践活动，每年有大量增量材料产生，如年度考核表、学历、职称、职务、工资等，档案材料也会不断增加，为确保档案材料的系统性、完整性、真实性，需定期开展干部人事档案专项审核工作，以便及时差错纠正，对缺少材料的档案监督补充，对发现的问题及时整改，确保档案利用质量，为医院选人用人提供保障。

（三）注重干部人事档案人才队伍建设。

配备健全档案管理人员，强化业务培训，提升工作人员政治站位，规划队伍建设，为干部人事档案管理、审核、制度建设及宣传教育等工作奠定基础。注重高素质人才队伍建设，建立行之有效的激励措施，调动积极性，让档案人员能够从工作中获得成就感、认同感，实现个人价值，从而有效保证干部人事档案工作质量。

（四）全面推进干部人事档案信息化建设。

2020 年新版《中华人民共和国档案法》（全国人大常委会第 19次会议修订公布）提出“电子档案与传统载体档案具有同等效力”[3]。为确保干部人事档案专项审核“三龄两历，一身份”信息准确无误，需反复翻阅纸质档案材料，不仅工作量大，还造成对纸质材料的损坏。开展档案信息化与干部人事档案档案管理工作深度融合，全面推进档案数字化，以上问题便可迎刃而解。重视建立完整的数据库，将干部人事档案管理嵌入干部人事信息系统，实现数字加工图像的数据存储、备份，确保纸质档案与电子档案双套管理一致性，完善权限机制，所有进入系统的操作过程由电脑自动生成记录，并全程跟踪监督，保障电子档案信息安全，有效规避纸质档案管理过程中出现抽取、涂改档案材料的情况，杜绝档案造假现象。通过医院 OA 办公系统平台公布干部档案专项审核重要信息，设置使用和管理权限，进行信息共享和信息读取，医院职工通过账号、密码登录平台，掌握自己的基本情况，确保自己档案材料的个人信息与审核认定结果保持一致，有效提升干部人事档案管理的标准化水平，发挥干部人事档案真正的利用价值。

四、结语

综上所述 , 医院干部人事档案管理是一项系统工程。通过开展医院干部人事档案专项审核工作，有效发现干部人事档案中存在的问题，以审促改、以审促建，进一步推进干部人事档案专项审核工作规范化，才能保证医院干部人事档案的严肃性和公信力，提升医院干部人事档案管理整体效率和质量，从而更好地发挥干部人事档案的价值，为医院选人用人提供高质量档案服务。

参考文献

[1] 中共中央办公厅 . 干部人事档案工作条例 [S].2018.11.

[2] 中共中央办公厅，国务院办公厅 .“十四五”全国档案事业发展规划 [R].2021.06.

[3] 全国人民代表大会常务委员会 . 中华人民共和国档案法 [N].中国档案报，2020-06-25(1).

作者简介：丁娟娟（出生年月 1979-12），女，汉族，籍贯：河南省焦作市，单位：苏州大学附属老年病医院 , 中心档案室，职称：馆员，本科学历，研究方向：档案学。