摘要：随着时代的发展，社会的进步，为方便企业管理档案、利用档案，电子文件已成为现代企业管理和运营不可或缺的一部分。本文以中国石油化工集团（以下简称“中国石化”）为例，深入探讨了电子文件单套制归档的实践与思考，总结了成功经验，分析了存在的问题，并提出了改进建议。

关键词：电子文件单套制 信息化管理 中国石油化工集团

1 引言

1.1 研究背景

在数字化转型的大背景下，全流程无纸化、电子文件单套制管理已成为档案管理领域的重要趋势。所谓单套制管理，是指电子文件在形成、办理、归档、利用等全生命周期内均以数字形式存在，不再生成纸质文件的管理模式。这种模式不仅提高了工作效率，降低了存储成本，还便于信息的共享和利用［1］ 。在《档案法》中明确规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用［2］ ”。国家档案局为规范开展电子档案单套管理工作发布《电子档案单套管理一般要求》（DA/92-2022）为电子文件单套制的实施提供了具体的指导。

1.2 研究方法

1.2.1 文献研究法

本文通过检索中国知网、维普等学术网站，广泛搜集和整理国内外关于电子文件单套制管理的文献资料，包括学术论文、研究报告、政策文件等，对电子文件单套制管理的理论基础、发展历程、实践案例等进行了系统梳理和分析，为本研究提供了理论支撑和背景信息；检索中石化官方网站及公众号，了解中石化电子文件管理实践过程及其相关技术应用以及实施效果，为本文研究的案例提供丰富的证明材料。

1.2.2 案例分析法

根据研究背景，研究目的选取全国具有代表性的电子文件单套制管理试点的典型案例——中国石油化工集团。因其实现财务系统、总部公文管理系统，与总帐、核心业务、资金平台、费用管控制系统、影像系统电子签章等系统集成的顺利实现，不仅重视电子文件的长期保存，还形成多样化的备份方案，如，在线备份——利用 Always-On 功能实现主备数据同步；离线备份 - 多份保存、定期检查。包括制度建设、技术引入、流程优化、员工培训等方面的做法和成效，分析其不足并提出解决对策。

1.2.3 比较研究法

2016 年，国家档案局开始分批次选定了 60 家企业开展电子文件归档和电子档案管理试点工作，并在 2021 年全面完成，最终，有 47 家企业通过了验收阶段 ⌊3⌋ 。在这 47 家企业中，通过对比分析选取后 12 个案例入选国家档案局编辑出版的《企业电子文件归档和电子档案管理试点》一书，具有典型性；而且相关单位还通过论文发表、新闻报道等方式对试点进行了比较详尽的介绍。最终，因比较分析中国石化的档案系统相比与其他公司有着更为明确的重视电子档案长期保存的规定、多样化的备份方案、智能化的检索方式以及更加前沿的技术创新的应用，同时作为国内最大的石油化工企业更具有代表性，因此选择了中国石油化工集团作为经典案例。

1.3 研究意义

电子文件作为信息的主要载体，其管理效率和安全性直接影响到企业的运营效率和核心竞争力。中国石化作为国内领先的能源化工企业，积极响应国家关于电子文件管理的政策要求，率先开展了电子文件单套制管理的实践，并取得了显著成效。其电子文件单套制管理的探索与实践的经验对于推动全行业电子文件管理的现代化具有重要意义，并且响应了国家“绿色办公”的号召，也极大地提高了工作效率，降低了运营成本。 中石化电子文件管理单套制的成功运行也为我国类似企业的档案管理提供了成功的经验，推动全国档案事业的进程，更好的完成国家规划目标。

2 中国石油化工集团实践过程

2.1 背景与动因

随着信息化建设的逐渐深入，中国石化产生的大量的电子文件涉及生产、经营、管理等多个领域，中石化拥有庞大的业务体系和数据量，然而，传统的双套制管理模式（即电子文件和纸质文件并存）存在成本高、效率低、易丢失等问题［4］ 。疫情过后，中石化线上投标业务猛增，集中打印不仅会消耗巨大的纸张，同时也对环境造成了巨大的污染。面对日益复杂的业务环境和日益增长的信息需求，传统的文件管理模式已难以满足高效、安全、便捷的管理要求。因此中石化为了解决实际投标招标全过程电子化的需要，响应国家需求，并结合企业自身的实际情况，便开展了电子文件单套制归档的试点建设。

2.2 主要做法

2.2.1 电子文件管理系统的制度建设

为积极响应国家关于电子文件管理的政策要求，中国石化制定了详细的战略规划。自2016 年起，中国石化承担了国家档案局“电子文件归档和电子档案管理试点”工作任务，对电子会计、电子公文、工程项目电子招投标文件等实施单套制归档 ⌊5⌋ 。这一战略规划为中国石化电子文件单套制管理提供了有力支持。中国石化制定《电子文件单套制管理规定》等一系列规章制度，明确了电子文件的形成、收集、整理、归档、利用等各个环节的职责和要求。同时，还建立了电子文件分类方案、元数据标准、存储格式规范等配套标准体系，为电子文件单套制管理提供了制度保障。

2.2.2 电子文件管理系统的系统建设

中石化电子文件单套制管理系统集成了电子文件生成、传输、存储、检索、利用等功能于一体，实现了电子文件的全程在线管理和无纸化办公。同时，还通过接口对接、数据交换等方式与相关业务系统无缝集成，确保了电子文件的完整性和一致性。

2.2.3 电子文件管理系统的技术应用

中国石化在电子文件单套制管理中积极引入先进技术手段保障数据的安全性。这些技术的应用有效提升了电子文件单套制管理的效率和可靠性。具体做法包括：1）区块链技术，中国石化利用区块链技术确保电子文件的公信力。区块链具有去中心化、不可篡改等特点，能够有效防止电子文件被恶意修改或删除［6］ 。中国石化在内部建设了由多个节点组成的私有链，并在区块链上保存电子档案的哈希值及必要的档案属性元数据，以确保文件的安全性和真实性 ϵ^⌊7⌋ ；2）数字签名与时间戳：采用数字签名技术对电子文件进行固化处理，确保文件的来源和完整性；同时利用时间戳技术记录电子文件生成的时间点，防止文件被篡改或伪造时间信息［8］ ；3）安全保障，中国石化在电子文件管理中高度重视安全保障工作。除了采用先进的技术手段外，还建立了完善的安全管理体系和备份恢复机制。通过定期对电子文件进行备份和恢复测试，确保在突发情况下能够迅速恢复数据，保障业务的连续性。中国石化的电子文件管理案例展示了大型企业集团在数字化转型过程中的成功实践。未来，随着信息技术的不断发展和应用，电子文件单套制管理将更加注重智能化、自动化和集成化的发展方向。中国石化将继续深化电子文件单套制管理的应用和推广工作，为企业管理和运营提供更加高效便捷的服务支持。同时，也将积极关注新技术的发展动态，不断探索和应用新技术手段以提升电子文件管理的水平和效果；4）培训与宣传，中国石化注重加强电子文件单套制管理的培训和宣传工作。通过举办培训班、编发宣传资料等方式提高员工对电子文件单套制管理的认识和重视程度。

2.3 电子文件管理系统的核心功能

2.3.1 公文传输与加密盖章

系统在公文传输过程中采用先进的加密技术，确保信息安全。同时，提供在线盖章功能，支持实体印章的无缝对接，保障公文的法律效力和真实性。

2.3.2 浏览与打印输出

系统提供高效、直观的公文浏览界面，支持多格式文档预览。打印输出功能遵循标准模板，确保公文格式的一致性和规范性。

2.3.3 收发文件登记与公文归档

自动记录公文的收发状态，包括发送时间、接收人、处理进度等，便于追溯与审计。公文归档功能确保历史文件的完整保存，方便后续检索与利用。

2.3.4 系统管理与日志管理

系统管理模块负责权限设置、用户管理、系统配置等工作，确保系统的稳定运行。日志管理则记录所有操作日志，为故障排查和合规审计提供依据。

2.3.5 集成与协同作业

系统能够与其他业务系统进行集成，实现数据的无缝对接和共享。同时，支持国内外技术人员协同设计的需求，提高项目执行效率和信息化管理水平。

这些核心功能共同构成了中国石化电子文件管理系统的基石，为企业提供了高效、安全、便捷的电子文件管理服务。

2.4 实施效果

通过试点，形成了一套管理制度，包括 5 项管理规范、3 项技术规范，为电子招投标档案归档提供指导依据；提升了招投标业务标准化，按照“招标标准化、投标简约化、评标数据化”要求［9］ ，实现无纸化投标、数字化评标、电子化归档全流程线上管理；细化了“四性”保障方案［10］ ，通过将管理手段和技术手段相结合，应用联盟链保障电子档案的法律效力，建设跨企业可信认证新模式；实现招投标行业单套归档和管理方案，打通招投标全流程无纸化管理“最后一公里”，保障电子档案的长久保存。经过多年的探索与实践中国石化电子文件单套制管理取得了显著成效。一方面降低了存储成本提高了工作效率；另一方面便于信息的共享和利用为企业决策提供了有力支持。此外中国石化还积累了丰富的经验为其他企业提供了有益的借鉴和参考。

3 存在的问题与改进建议

3.1 存在的问题

尽管中国石化在电子文件单套制管理方面取得了显著成效但仍存在一些问题和不足。

3.1.1 电子文件存储不规范

部分员工对电子文件单套制管理的认识不够深入操作不规范，文件存储位置混乱，缺乏统一的标准和系统，导致文件管理困难，难以有效管理和查找所需文件。这不仅浪费了存储空间，也增加了文件管理的复杂度和成本。存储介质的选择不当，对电子文件的长期保存构成了巨大的威胁。

3.1.2 安全风险大

随着信息技术的不断发展，电子文件信息被篡改之后不容易发现，管理人员的疏忽也容易导致电子文件不可读等相关风险挑战。由于国家重要企业的电子文件中包含大量敏感信息，一旦泄露或被篡改，将给企业造成不可估量的严重损失，非授权人员有可能访问和修改文件，也进一步加大了安全风险。

3.1.3 检索困难

尽管优化了检索流程，优化了智能化的检索方式，但由于电子文件数量庞大且存储方式不规范，导致文件检索困难。部分电子文件的命名和标签设置不规范，使得文件的检索变得更加的困难。缺乏培训的员工不了解工作流程从而在查找文件上花费大量时间，降低了工作效率。

3.1.4 备份不足

部分电子文件存在数据丢失或损坏的风险等，电子文件备份不足是一个严重问题，可能导致文件丢失或损坏，给企业带来重大损失。部分企业对备份重要性的认识不足，缺乏专业的备份技术和设备，以及完善的备份策略和规范。

3.1.5 管理流程不完善

部分业务系统与电子文件单套制管理系统尚未实现完全对接，电子文件管理流程和规范不够完善，缺乏标准化的操作流程和监督机制，容易出现管理漏洞和失误，影响了电子文件的使用效果和价

值发挥［11］ 。

3.2 改进建议

3.2.1 完善系统对接

加强与相关业务系统的对接工作确保电子文件的完整性和一致性。通过接口对接、数据交换等方式实现电子文件的全程在线管理和无纸化办公。同时加强与第三方机构的合作引入先进的技术手段提升电子文件单套制管理的效率和可靠性。

3.2.2 加强安全保障

建立健全电子文件安全保障体系确保电子文件的安全性和完整性。采用先进的安全技术手段如区块链技术、数字签名技术等对电子文件进行固化处理防止数据丢失或损坏。同时建立完善的备份恢复机制确保在突发情况下能够迅速恢复数据保障业务的连续性。

3.2.3 加强培训与宣传

继续加强电子文件单套制管理的培训与宣传工作提高员工对电子文件单套制管理的认识和重视程度。通过举办培训班、编发宣传资料等方式普及电子文件单套制管理的知识和技能确保员工能够熟练掌握相关操作规范。

3.2.4 建立监督机制

建立健全电子文件单套制管理的监督机制对电子文件的形成、收集、整理、归档、利用等各个环节进行全程监督确保各项工作的规范性和有效性。通过定期检查、评估等方式及时发现并纠正存在的问题确保电子文件单套制管理的顺利实施。

4 结论与展望

中国石化在电子文件单套制管理方面进行了积极探索和实践取得了显著成效，引入区块链技术、数字签名等先进技术手段，使得电子文件的归档更加方便安全。然而仍存在一些问题和不足需要不断改进和完善，不断的推动企业电子文件管理工作的不断完善和发展。

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作者简介：姓名：张潇文， 性别：女 ，籍贯河南周口，民族汉族，学历在读硕士研究生，单位研究方向：数据治理