摘要：文章分析了数字化档案管理的倾向性，重点讨论其中的创新路径。结合近些年国内在档案信息化方面的建设情况，提出精准衔接管理系统、提高管理深度、加强工作保障机制完善等建议。

关键词：数字化；档案管理；保障机制

档案管理工作有着显著的服务性质，仅有顺应如今信息化的发展趋势，高效促进“数字化”在档案管理中的落实，才能有机会进一步发挥档案资料的作用。而在很多单位运行中，此项工作是不能或缺的管理事项，更要加强数字化管理的创新。

1 数字化档案管理倾向性分析

首先，倾向数字形式。数字化档案管理中，资料保存应当以数字形式为主。现如今的档案管理工作，纸质文件数量持续下降，这是由于数字文档保存、管理、调用都更加便捷，既能省去很多保管档案的空间，又可以保障档案资料的使用率。与数字化档案同时推进的是相应管理系统，这给数字化管理落实创造技术性的环境。其次，倾向收集使用。传统档案管理注重“整理”与“保管”两个环节，相关人员管理重点也放在二者上。但数字化管理比较倾向于收集使用，在现代技术的加持下，整理与保管工作基本形成固定程序，不必在此消耗大量的管理资源，交给计算机系统即可。因而档案管理员的工作重心便被调整到收集使用上，并且格外强调效率[1]。最后，强调资料安全。纸质文件的安全管理在于“九防”，如防潮、防火等。数字档案则需强调数据安全，管理员注重资料保存完整的同时，还要确保存储操作中的安全。

2 数字化档案管理的创新路径

2.1 形成大数据思维

档案管理员应打破常规的数据封闭观念，合理采用大数据技术更新工作模式和管理程序，强调咨询服务。在如今的数字化时代背景下，档案管理员对于数据要有较高的敏锐度，无论是数据内容构成、档案工作活动信息、社会传媒公开资料等，都应保持一定的关注度，如此才能更好地落实数字化的管理工作。

2.2 精准衔接管理系统

为发挥出管理系统的作用，创新工作模式，相关人员应当尝试从下述几个角度入手。第一，规范档案工作形式，即便是采用比较老旧的管理模式，也应丰富数字存储形式，利用视频与照片等，给管理工作创造更多的便利。第二，立足于现有管理系统，优化各项文件使用率，利用检索技术缩短查询文件的时间，积极落实各项管理任务，并在现有系统程序中添加所需的新功能，尽可能适应数字化的档案管理需要。第三，根据当下管理状况，合理化共享相关信息，给有关人员予以更为全面、便利的服务，高效发挥出档案资料的价值。

2.3 提高管理工作深度

创新数字化档案管理，应当主动尝试使用有关的模式和技术手段，为档案资料基本管理工作的落实夯实有力保障，维护每个管理节点的推进效率。第一，采用二维码管理，把其运用在档案管理员证件上。在其要调取某个档案文件，通过扫描二维码便能完成，这能有效提升日常工作的便捷性。第二，利用密码技术，提高管理行为的标准化和安全性。第三，借助RFID技术，方便工作者做好管理工作，把档案资料和该项技术巧妙结合，优化日常搜索管理模式。

2.4 构建安全保障机制

首先，推进全面协调，设置数字化管理统一标准。为有效推进档案创新建设，在前期联网环节中便应确定不同类型档案的标准规范，所有格式与符号、视频等都应实现兼容，这对后期资料调用有重要作用。同时，选择的各个软件程序同样应完成统一性调节，消除不同系统之间的互动“壁垒”，维护档案资料安全的同时，保障数据信息共享。其次，按照当前档案管理实况，制定符合现实需求的规章制度，并注重制度更新，适应数字化管理。最后，落实安全保障，所有工作责任均需落在个人身上。另外，相关人员还应对档案资料实施常态化调查，从档案资料形成开始监控，并注重备份管理。同时，单位应当选择安全等级最高的网络服务器，并通过日常的后台管理预防外部恶意攻击[2]。

2.5 推动管理条件建设

在数字化档案管理中，如果仅借助相关设备系统完成档案信息收集，可能有格式不一致、质量偏差、可识别性不高等情况，而且可能有部分工作者未能按照现有标准开展管理，使此项工作实际的规范性并不理想。对此应当推动条件建设，相关单位机构可以打造云平台，基于储存、访问以及数据分析技术，同步构建管理体系，保障档案信息系统的基本流动性，形成以收集、储存、维护为“支点”的管理架构。这样有利于强化资源共享、数据整合，加深管理过程的自动化程度，使工作成本合理下降。

总的来看，在数字化管理条件的建设上，可以从硬件、网络与系统三个角度入手。一是硬件条件，主要是数字信息管理系统，可以提供保存、分类等功能，方便档案应用、处置与检索。另外，还可开发数字档案馆，实质上是把既有纸质版文件进行数字化处理，合理扩大档案服务范围，加强信息的共享程度。按照硬件条件性能需要，相关单位应构建高容量数据库与支持大量用户同时访问的系统，并配以光端设备、路由器、安全系统等设备与程序软件。二是网络条件，其基本上分成政务网与内网、外网，三者各自独立运行。相关单位要按照自身运行性质，进行网络建设。三是系统软件，分成应用型与系统型。在数字化档案系统中，应当包含监控、存储、调试等若干程序。基于数字化管理条件的建设及完善，可以为档案管理创造执行的环境。

3 结束语

在创新数字化档案管理中，相关单位与人员应当立足实际，以提高管理与资料使用便利性为基本建设方向，优化管理工作开展环境条件的同时，重视数字化资料的安全性，并实行全过程监管，保障档案管理可以稳定、健康落实。

参考文献

[1]赵楠.数字化背景下档案管理创新路径[J].采写编，2021，（07）：191-192.

[2]张军.数字化时代档案管理的创新路径[J].中阿科技论坛（中英阿文），2020，（03）：138-139.