摘要：当前社会信息技术的高速发展，使得行政事业单位的档案管理面临着巨大的挑战。随着互联网技术的发展和技术上的进步，对于信息资源的管理，各行业都是愈发重视，特别是行政事业单位的档案管理信息，其所涉及内容的重要性不言而喻。因此，合理完善行政事业单位档案管理相关制度体系，对于整个事业单位的管理以及后续部门的科学决策都会产生积极的影响。本文通过作者多年来社区办公室档案工作经验总结，并结合当前事业单位档案管理中所出现的问题进行探讨，对整个事业单位的档案管理的相关制度建立有一定的研究意义。

关键词：信息化；事业单位；档案管理；科学

课题项目：承德市科技计划项目（英文标注：“S&T Program of Chengde”）课题批准单位：承德市科学技术局，课题名称：信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化研究，（课题编号：202201A097）

引言

提高事业单位档案的管理水平，需要认识到整个事业单位的档案管理在信息化背景中的重要性，在很长的一段时间里，行政事业单位的档案管理存在诸多漏洞问题，制度不够健全以及相关人员的专业素养不高，对于档案管理的认识不足等等，导致其间接的影响了整个事业单位的管理水平。并且随着科学技术和互联网的逐步发展，在档案管理方面也需要顺应时代发展的趋势，面对信息化的背景趋势改革档案管理的弊端，从而推动整个事业单位合理平稳的运行。

一、探索信息化时代档案管理的意义

在当前行政事业单位的档案管理中，存在着诸多的弊端，在制度层面，大多也是遵循以往的惯例进行管理。因此，在整个社会的发展过程中，其不太符合整个社会发展的需求，并且弊端也会逐渐显现。并且对于整个档案管理的认识也不够重视，从上到下营造出一种档案是一种普通的信息文件资料的观点，所以忽视了档案管理的重要性[1]。

档案管理对于行政事业单位而言，是对于整个单位发展历史见证的载体，也是相关政府工作人员信息传递沟通交流的重要支柱。它对于整个事业单位的发展是有重要的意义。并且，在当前信息化的背景之下对于提高单位档案的管理技术，可以有效的推动事业单位的高效运行。

二、当前事业单位档案管理的现状以及不足

对于整个档案管理运行制度体系而言，其也是事业单位管理水平的一种另类体现，更重要的是随着社会信息技术的发展，传统的管理模式以及思想观念上的弊端已经开始逐步显现，越来越多的人开始重视信息安全，并且已经成为我们国家安全发展的战略任务。作为政府的行政部门，更是要对于档案管理的高效运行以及安全可靠引起高度的重视。

（一）档案管理工作缺乏重视

在很长的一段时间里，对于档案管理在当前的行政事业单位的管理中，自上而下对于档案管理的认识不够，过分的依赖于传统的管理模式，对于档案的整体管理工作不够重视，加之档案管理工作其本身内容比较复杂，所要涉及到的人员内容比较广泛，无法及时更新相关的思想理念，导致相关的工作人员一直处于最原始的工作方法中，按照传统的登记保存管理方式，导致无法及时应用先进的信息科技管理技术和先进的思维理念，一直沿袭传统的工作习惯和思想方法，所以导致整个事业单位管理过程中，无法及时应对各种档案管理所面对的问题，也无法提出可行的具体措施来保障其正常的运转实行，间接的固化了思维模式[2]。

（二）档案管理人员素质技能参差不齐

对于当前事业单位档案管理的工作人员而言，其大多数的工作技能以及职责素养不符合当前信息时代发展的需求。很多目前从事于档案管理的工作人员其本身的业务水平以及管理能力不强，并且在一些相对于偏远地区的事业单位而言，档案的管理工作人员往往身兼数职，更有甚至，其部门内部没有专门从事档案管理的人才，从外部借调或者对于一些即将退休年龄较大的工作人员从事档案管理，这样来看，在整个事业单位的运行管理过程之中，导致从事档案管理的工作人员不论是从时间还是精力上都无法及时有效的进行分配，导致整个档案管理工作进度迟缓，档案的利用率低。也就无法真正发挥档案在行政事业单位的重要作用。最后就是相关单位对于档案工作人员的技能培训不够到位，致使其在档案管理工作的开展中，显得力不从心，没有工作目的以及工作重点，浪费时间和精力，导致整个档案管理的质量水平不高。

（三）档案设备管理设施老化

对于当前大多数档案管理设备而言，其管理的主要方式就是通过保存一些纸质版的档案材料，且大多数管理档案的主要依靠登记整理进行存放，需要专门的存放区域，但是对于意外的灾害的防患也不是很及时，在大多数的管理过程中，纸质版手写等依然是主要的方式[3]。但是，随着当前社会信息的发展，即使想要引进先进的设备管理，但是对于场地的限制以及相关技术的操作，包括后期的维护都面临的一系列的问题，导致其中一个环节出现问题，整个设备硬件设施就无法更新换代，从而到最后影响整个设备的管理。

（四）档案管理现代化技术不成熟

随着当前我国经济技术的快速发展，更多的先进技术被应用于各个领域，越来越多的高科技设备也是逐渐走进事业单位办公过程中。虽然相关的硬件设施以及配套设备的先进性和科技感得到了保障，但是在其实际的操作应用的过程中状况频发。相关的硬件设施使用技术不够成熟，对于现代科技的操作，相关人员一知半解，并且对于档案管理的程序以及后续整个设备的管理模式比较混乱。加上整体管理意识不够强烈，没有明确档案管理的科学手段，也没有根据现代科技发展水平将其实际运用到日常的管理中来。对于资料的输入利用环节，也无法充分发挥当前科技的优势。就直接导致在行政事业单位的档案管理的过程中，现代化技术的发展受到一定的掣肘，无法发挥其最大的优势。

（五）档案管理资金投入占比失调

作为行政事业单位工作开展的内容之一，档案管理其日常的资金投入虽然不像其他部门需要政府财政上的倾斜，但是在其当下信息科技高速发展的背景之下，如果依然按照传统的财政资金拨款，那么将会使得很多的先进技术设备无法及时引进，那相对应的档案管理的配套设施也就无法完善，继而影响整个档案工作管理的现代化水平。因此，对于当前事业单位过程中对于档案管理这一板块的资金投入，需要有一个明确的指导方针或者预算体系，引起财政部门的注意，及时的结合当前的各种管理方式和手段来进行各种设施的投入，加大计算机网络设备和电子信息化在档案管理中的技术应用。

（六）事业单位档案信息管理标准较低

对于整个档案管理的模式以及发展历程来看，尤其是在行政事业单位的过程中，其面临的完善之路还有很长的发展空间[4]。并且不论是整个行政事业单位还是说相关的工作人员，在对于档案管理的整体进展思想观念都不够成熟，因此就导致档案管理出现管理标准低，不够规范合理，在整个运行的过程中变得潦草敷衍，继而无法发挥其在实际过程中的作用。如果无法及时的提高档案管理的相关标准，依旧将原来的管理水平和理念应用到现代社会对于档案管理的需求中来的话，就会直接导致档案管理在整个事业单位的发展中缺乏制度性的保障，继而也就无法发挥其作用，影响整个事业单位运行的效率。

三、信息化背景下事业单位档案管理的具体措施

顺应时代发展，结合时代优势，将新型的科学技术应用到整个社会的发展生产过程中可以有效的提高生产效率，提高生产力。因此，对于行政事业单位档案管理而言，积极的加入科学技术因素，提高其现代化管理水平，将先进的科学技术应用到档案管理的实际运行过程之中，是当前事业单位档案管理所要做出的重要变动。

（一）完善档案管理的制度体系

对于我国当前档案管理制度方面，尤其是在信息科技时代，对于档案管理制度方面的出台以及相关配套制度亟待完善。特别是在一些基层的行政事业单位过程之中，对于档案管理缺乏制度性保障措施，导致其整个档案管理混乱无序，档案管理质量差。因此，建立健全一套完整的档案管理制度，规范工作人员的工作流程，推动整个档案管理工作的走向标准化、规范化。其次，行政事业单位需要根据自身的实际情况，结合整个单位人员流动以及相关的档案收集整理等，包括后期的立卷、检索、保管等各个方面，完善制度层面的管理，同时对于当下信息科技水平的应用也需要一套完整的制度体系来保障其具体的可操作性。

（二）提高档案管理信息化的利用

当前科学技术的发展使得信息化的进程加快，计算机的应用得到了更加广泛的推广，并且在各个行业领域发挥着重要的作用。因此，在面对档案管理的过程中，提高相对应的信息技术应用与管理，将整个档案的编撰，存放，检索以及立卷等多个环节加入现代科技元素，然后将各种纸质版的材料输送成电子形式，一方面便于保存，另一方面，也便于后期的阅览和检索，形成备份[5]。与此同时，对于事业单位的档案，因为其所涉及的年代久，内容杂，数量多，对于档案的管理可以将其电子档进行号码编排，方便后期的调查取证。以上对于档案管理中的电子科技应用，可以大大降低后期的维护成本，方便事业单位对于档案的归纳整理，提高整个单位的运行效率。

（三）加强对于档案管理人员的综合素质的培养

对于事业单位档案管理而言，其表面看起来简单容易上手，但是其真正所涉及到的档案学的知识内容更为复杂，因此对于专业性的要求是极高的，随着当前科学技术的发展，更需要其相关工作人员加强对于现代科学技术的应用。所以，提高档案管理工作人员的专业技能，培养其对于计算机的使用技术，所以，对于上述的要求，需要事业单位的建立相关的培训体系，做好档案管理工作人员的技能提升工作，在掌握先进技术的同时，具备较高的管理水平。除此之外，除过事业单位组织的各类培训，作为档案管理的主要负责人，其本身也需要不断的学习，充实相关的档案知识，掌握先进科学技术，使其自身具备较高的专业素养，从而对于档案工作的管理和后续的开展提供专业化的服务。

（四）提高档案管理的资金投入占比

当前科学技术的快速发展，对于很多先进的技术设备的使用反而在事业单位成为一个较为薄弱的环节，尤其是对于整个档案管理工作而言，资金投入的占比少之又少，无法及时的更新相关配置，就会限制档案管理效率。因此，在改善档案管理的背景环节的和引进现代科学技术基础之上，加大政府财政以及资金投入的占比，改善档案管理工作的环境以及配套设施环境等等。不仅仅是作为引进信息技术，对于整个档案管理后期的地点配置，包括后续消防维护设备等等，都需要资金大量资金的投入来保障其高效的实行。所以，对于档案管理，提高资金投入占比是有效解决配套设施落后，技术发展不成熟的关键因素。

（五）提高事业单位档案管理标准

对于档案管理，其专业性的要求也是越来越高，需要更加专业的人才来为之服务，并且需要专门的库房以及专柜对于各类档案的整理归纳。同时，在引进现代信息科学技术之后，需要对于整个档案机房进行配套建设，相关的防火以及高温、灰尘、防潮等工作的开展也需要严格按照程序进行[6]。并且对于档案隐私的设置管理以及调阅外借等需要严格遵守相关制度，履行相关手续。所以，档案的管理是一门专业性较强的工作，并且后期的管理工程中也需要严格遵守相关流程。提高档案管理的各项标准，严进严出。从而提高整个行政事业单位的工作效率。

四、结束语

综上所述，行政事业单位的档案管理是一个漫长复杂且专业的管理过程，也是整个国家档案安全战略的重要组成部分，在当前的信息技术飞速发展的同时，将传统的档案管理模式进行大胆创新，引进先进的信息科技理念，改善档案管理的工作质量，减少整个管理运行过程中的成本投入，提高整个部门的运行效率。充分发挥互联网科技的优势，结合事业单位档案管理的具体情况，创新管理制度的同时提高相关人员的专业技能。从而满足当前社会对于档案管理发展的需求，进而推动社会的进步。

参考文献

[1]孟雪青.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化研究[J].办公室业务，2019（23）：125+127.

[2]杨元理.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考分析[J].明日风尚，2018（15）：354.

[3]王杰.基于信息化背景下行政事业单位档案管理的科学化探究[J].办公室业务，2017（08）：115.

[4]周泽敏.信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化探索[J].办公室业务，2017（05）：101.

[5]朱淑霖.信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].中国管理信息化，2016，19（19）：192-193.

[6]魏一伟.信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].办公室业务，2016（10）：176.

作者简介

姜东兴（1984— ）男，汉族，河北承德人，本科，在兴隆县兴隆镇人民政府工作，研究方向：档案信息管理。