摘要：在信息化时代，自然资源和规划局加强档案数字化建设是顺应时代要求，实现高质量发展的必然选择。因此，本文以推动自然资源和规划档案管理创新转型为目的，采取文献分析等方法探究档案数字化建设途径，并提出参考建议，即筹备工作，整体规划档案数字化建设；由点及面，逐步推进档案数字化建设；严格把关，保证档案数字化建设质量；完善措施，提升档案数字化建设效能。

关键词：信息化；档案管理；数字化建设；途径

引言：在信息化时代，现代技术手段的创新发展为自然资源和规划局的档案管理创造了机遇，也提出了挑战。当前，推动档案数字化建设是控制档案管理成本，提升档案信息的综合流转效率的必然选择。但是，由于规划不力、措施不当等因素的影响，自然资源和规划档案的数字化管理水平依然比较低。针对此，相关部门应深入研究、统筹管理、采取措施，有序推动自然资源和规划档案的数字化建设。

一、筹备工作，整体规划档案数字化建设

第一，制定档案扫描录入方案。自然资源和规划局内部各部门加强沟通与对接，了解档案资料要件构成，围绕“保存什么资料、如何保存使用”进行研讨，广泛听取意见建议，最终确定档案扫描录入内容，即部门现保存的、具有保存价值的纸质档案资料。在此基础上，各部门协调工作秩序，拟定档案扫描录入方案。第二，做好档案数字化系统建设规划。主体单位加强与技术协作单位的对接，广泛了解建库要素条件，围绕“建什么样的系统、如何建设数据库”进行研讨，多方收集信息，充分进行调研，确定建库所需的扫描件格式、形成的电子版资料命名形式，明确系统框架构成、功能体现，形成建库初步规划。第三，购置扫描必备仪器。主体单位通过与协作单位的对接、通过单位内部使用扫描仪的情况，确定能够满足扫描需要、适合工作开展的扫描仪型号，并采购专业扫描仪，为档案数字化建设奠定基础。

二、由点及面，逐步推进档案数字化建设

根据相关实践经验，自然资源和规划档案数字化建设应按照“试点先行、由点带面、总结提升、全面展开”的原则有效有序开展工作。具体来讲：第一，开展扫描试点。主体单位根据扫描试点计划，选取对扫描工作相对熟悉、有工作基础的部门作为先行试点。工作中，试点指定专人负责此项工作，根据入库条件要求，对所有档案资料按年度、类别等要素进行整理、扫描，并列出档案资料的目录清单。期间，信息中心一方面开展技术培训，做好技术指导，敦促各部门按工作计划高质量开展扫描工作；另一方面，邀请技术协作单位人员对扫描成果进行检验和指导，有效推进扫描工作顺利开展。第二，组织系统建库。按照建库规划，技术协作单位指定专业技术人员，编写系统程序，实施建库工作。期间，信息中心根据技术协作单位程序编写情况，结合实际工作需要组织座谈会，对基本框架结构、模块组成进行调整完善，确保数字化档案系统建设得科学实用、安全可靠。

三、严格把关，保证档案数字化建设质量

第一，加快扫描进度。自然资源和规划档案在数字化建设中通常会遇到历史积累的档案资料多、扫描入库工作量大等问题。为加快工作进度，主体单位可以在先期试点取得经验的基础上，然后组织其他部门利用扫描仪、复印机、手机等同步开展扫描工作，以保证工作进度。第二，是严把质量关口。工作中每个部门完成扫描任务，形成初步扫描成果后，信息中心与相关负责部门通过多次反复对接，从扫描格式、扫描质量、存储形式、命名方式、成果内容等方面不断修正、完善和规范，最终扫描成果经扫描人员、股室负责人、分管领导签字后，移交信息中心。第三，全面建成系统。全面做好纸质档案数字化系统建设，做到扫描和建库两不误。主体单位与协作单位商讨，从框架布局、存储上传、搜索功能、浏览途径、查询效果、编辑删除和账号管理、权限设置等方面达成一致，进而调整、修正和完善档案信息，将纸质档案数字化系统安装到系统服务器。信息中心按照工作规范，先后将移交扫描成果的股室扫描成果导入系统数据库，并反复调试。同时邀请相关部门负责人和扫描人员分别对输入数据库的该部门扫描成果进行校验，对纸质档案数字化系统功能性能进行检验。根据应邀人员校验、检验情况，结合其实践运用体验效果，积极采纳合理化意见建议。此外，邀请技术协作单位对数据成果和系统及时进行完善，确保档案数字化的基础功能建设顺利完成，满足档案资料上传、保存、访问、查询等需求。

四、完善措施，提升档案数字化建设效能

第一，加强对人员的技术培训。邀请协作单位对信息中心人员，进行系统使用、录入操作、运行维护等方面的培训，达到系统操作熟练、规范使用；对所有需要进行档案入库扫描的工作人员进行系统的规范化扫描操作培训，提高扫描操作能力和应用能力，做到扫描成果清晰、高效、规范，适时组织开展各部门对所新档案资料扫描录入工作，及时完成扫描任务、达到技术要求，进而将扫描成果录入数据库，实现扫描、录入一体化。第二，建立数据共享体系。主体单位按照管理权限和资料密级等级，设置不同账号访问权限，加强数字化系统的实践操作和成果运用，充分发挥系统的功能和性能。第三，加强档案管理。自然资源和规划局应积极推进档案扫描工作制度化、管理规范化，制定档案数字化管理制度，明确工作职责，对收集、整理、分类、存储和使用等工作提出要求，进而推进档案保密、保管制度的完善，确保数字档案的完整、安全，保证服务效能。

五、结束语

总之，在信息化时代背景下加强自然资源和规划档案数字化建设是挖掘并利用档案资源的必然选择。上文从多角度探究了自然资源和规划档案数字化建设途径，为相关研究提供了参考。当然，其中依然存在诸多不足。因此，自然资源和规划局应继续坚持与时俱进的思想理念，进一步开展实践工作，以提升基础设施、优化系统功能、丰富档案资源、保障服务体系，提升档案数字化建设水平。

参考文献

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作者简介：王爱华（1975-）女，江苏省句容市，助理馆员，大专，研究方向：档案管理。