摘要：随着数字转型的深入，智慧化正凸显为全球各领域的发展方向，智慧社会的建设进入多维进程中，智慧档案馆同样涉及其中。

关键词：智慧；档案馆；建设；研究

引言

档案管理工作主要针对各类档案数据进行保存和调用，传统档案管理工作考虑到数据信息的多样化特点，将保证大数据的完整性作为档案管理的重点，并且为了可以减少存储空间，会选择处理数据后再将其保存起来。由此可见，传统档案管理工作具有一定的目的性，更加重视信息的使用价值。而在互联网技术快速发展的过程中，数据类型丰富，数据规模持续扩大，如果仍然利用人为的方式对数据进行处理，会影响数据处理效率，也难以充分发挥数据的价值。因此在新的时代环境下需要重视加快档案管理数据化转型进程，改变传统的管理手段，优化管理环境，提升管理工作效率，建设符合现代社会需求的信息化档案管理机制。

1智慧档案馆

智慧档案馆是跨越传统档案馆和数字档案馆而构建的更高层次和更高阶段的档案馆，在“智慧化”建设的浪潮下智慧档案馆应运而生。从创建智慧档案馆体系的理念来看，其分为狭义和广义两个概念：狭义的智慧档案馆指的是涉及多种档案资源过程中包括了传统型纸质档案载体和其他新型载体档案资源等方面的档案馆建设；广义的智慧档案馆指的是凡是涉及建立在社会数字化、智慧化等信息化管理模式下产生的全部载体的信息档案体系的档案馆。智慧档案馆是以丰富多样化的档案资源作为管理研究对象，这里的多种档案资源包括档案实体、档案人员、档案工作等各个环节。同时，智慧档案馆把档案或者档案数字化图像等内容进行数据化，使得这些档案资源成为全部关联、全部检索的数据，这些构成了档案馆智能化、物联化以及联动化管理。信息化新时代的浪潮到来，信息技术呈现出新的特征，这使得智慧档案馆转变成一种运用了云计算、物联网以及互联网等高新技术的综合管理与控制系统，通过各类信息技术管理与开发档案资源管理、感知与挖掘各类信息资源，然后分析提炼各种信息智慧并将其应用在档案馆管理、决策与服务上。

2智慧档案馆建设现状

2.1功能定位偏差

智慧档案馆的“智慧”有追求硬件、软件系统的外在智慧，也有追求业务流程的内在智慧，能实现档案馆信息化管理的全面化、馆藏资源管理的精细化、档案业务实现感知化和档案信息服务知识化。其特征可从外在与内在两方面来理解，外在特征是基于现代信息技术的互联和感知，形成的一种跨系统应用集成、跨部门信息共享、跨库网转换互通、跨馆际信息交流的服务与管理新形态；内在特征是以人本理念为支撑的绿色发展和优质服务，在任何时间、任何场所能高速便捷地满足政府、公民、社会对档案信息和知识资源的需求。由于内在智慧实现难度远比外在智慧大，外在智慧成果显示度高，建设者虽保持着对内在智慧的渴望，却不可避免地将软硬件系统建设放在首位，一定程度上忽略内在智慧的实现，建成的智慧档案馆华而不实，无法彻底改变档案供给失衡的现状。对智慧档案馆建设目标的理解偏差和功能定位模糊，是智慧档案馆形象建设大于实质内容的重要原因。

2.2智慧档案馆存在信息安全问题

档案是最真实、最直接的历史素材，是对一个地方人文历史的最佳表现，也是当地人民群众生产生活的信息整合，因此，档案对人民生活是十分重要的。但是当今智慧档案馆建设中存在着信息安全问题，这直接影响到人民群众的个人隐私和社会信息安全。保存好全部档案信息是档案馆工作的中心，但随着信息数量的不断增加，档案馆的信息安全储存问题亟须提升，信息安全备份等级需要提升。消除档案信息安全隐患是档案馆工作的本分，也是提升人民群众对档案馆工作信赖度的重要举措。

2.3档案资源利用率低下

档案资源的利用是发挥档案数据价值的重要方式，在传统档案管理机制下，通常是在某些部门需要使用档案信息时由档案管理人员进行提供，档案数据利用效率低下，档案服务存在被动化的现象。在数据化转型中没有对档案服务模式进行创新，这会使档案价值不能充分发挥，不利于现代化档案管理机制的构建。除此之外，档案资源利用方式没有结合管理工作改革需求进行调整，导致档案资源利用只是停留在数字化层面，无法深入推动数据化进程。

3智慧档案馆建设的对策

3.1用先进的档案价值观理论指导建设

档案价值理念决定了档案服务创新的发展方向。受不同的档案价值观念影响，在数字档案馆建设的不同时期，档案信息服务模式表现为基于档案馆业务工作的“馆员中心”模式、基于数字档案信息资源开发和利用的“资源中心”模式、基于数字档案信息服务集成的“用户中心”模式。随着数字档案馆向智慧档案馆的高阶发展，需要更先进的档案价值观理论来指导。“服务主导逻辑”理论是一种全新的服务价值创造理论，该理论将“用户中心”模式进一步拓展到基于服务生态系统的“价值共创”模式，实现了档案服务的主体构成从“一元”到“多元”、主体关系从“从属”到“交互”、价值导向从“自我中心”到“用户中心”、资源基础从“闭环”到“生态圈”、实现平台从“实体档案馆”到“数字档案馆”、评估模式从“本位评估”到“系统评估”的六大创新，比传统的价值理论更适用于智慧档案馆的服务创新。

3.2科学规划体系

智慧档案馆建设是一个长期而又复杂的工程，因此，要站在宏观的角度科学规划智慧档案馆的建设、统筹规划设计智慧档案馆建设的具体步骤，形成智慧档案馆的科学规划体系。科学规划体系是智慧档案馆建设的基础，在统一的标准下对智慧档案馆的技术、管理、业务等内容进行科学规划，最后建成业务系统集成化、档案资源数字化、档案业务自动化、档案利用智能化以及业务管理信息化的智慧档案馆。同时，积极分析影响智慧档案馆建设的各种关键因素。在此基础上，利用科学规划和顶层分析全面指导智慧档案馆建设，不断增强智慧档案的整体功能，推进智慧档案健康有序运行。

3.3提升面向多元档案活动的智慧化升级力度

在整体建设的思路下，智慧档案馆需要着力于更多元的档案活动，提升智慧化升级的规模。一是在联动的理念之下，由已有的局部的档案活动拓展为档案活动群。一方面，从规模角度扩充现有实践，有策略地拓展智慧化升级的档案活动。例如，部分实践可从数字转换扩展向开发利用，如检索工具的升级、编研的数据化与知识化。另一方面，基于前文的协同机制，将不同实践予以相互参照，在明确各档案馆相互差异的基础上探讨共享已有的经验、方法、工具及其适应性迁移。二是智慧档案馆所面向的建设活动应同智慧社会的建设活动相连接并相应扩充。一方面，智慧档案馆建设要考虑如何将专业的档案活动实现同智慧社会的情景、方法、数据、渠道、技术、语义、法律等层面的对接，相应扩充档案活动的内容与创新空间。另一方面，智慧档案馆面向智慧社会如何对接融入也是重要的建设活动，需求分析、战略推进、标准对接、接口开发、平台嵌入等各类活动均有涉及的需要。

3.4加强档案数据安全管理

数据安全管理是极其必要的，涉及工作单位内每个人的隐私安全，同时也会泄露工作单位的相关发展计划，一旦数据泄露会给个人以及单位整体带来严重影响，因此需要构建完善的数据安全管理机制。积极引进各种安全防护技术。身份认证可以利用密码、指纹识别等各种方式明确个人的身份信息，可以有效防止其他人盗用或者进入数据系统中。在身份认证过程中用户需要输入动态口令，具有动态化的特点和优势，保证身份认证的有效性，避免出现盗用数据或者权限的现象。同时重视利用防火墙以及入侵检测技术，能够及时发现存在的安全隐患问题，并采取相应的措施自动反击，可以有效保证数据的安全性，防止病毒或者外来攻击破坏档案管理系统，是保证档案数据化进程有序推进的关键。

3.5创建档案信息应用系统

档案管理需要对目标内容和信息做出针对性整理和分析，因此，需要建立起专门的档案信息服务平台，并同时引入智能过滤技术，有效提取重要信息，例如文本、文字以及图片、视频等等。除此之外，还应该加速研究手机终端档案管理软件，可以高效服务大众，让其能便捷获取和利用公共档案及资料，促进档案服务体系职能发挥更加显著，发展更加多元，服务更为优质。智慧城市战略的最早提出者是中国联通，依靠着极其强大的技术支撑，建立起一个云平台，旨在为众多行业提供包括物联网服务和移动办公服务在内的智慧应用服务，同时其智慧应用服务也涉及交通领域和政务领域。关于档案信息服务平台，要能实现智能感知，将用户需求精准地识别与感知出来，这也是面向智慧城市建设的一个基本职能要求，是嵌入式档案管理服务平台建设得以健康发展与长期存在的要求之一。借助嵌入式档案管理平台的搭建和存在，各业务部门的档案管理都将能够高度融入大平台系统之中，促使智慧城市管理服务更为精确化及效率化。

3.6加强智慧档案馆政策的顶层设计

学术研究成果只有被采纳成为法规政策，才能发挥其最大的作用。数字档案馆的许多研究成果已转化成了国家政策要求，建设数字档案馆的标准体系也比较完善。智慧档案馆作为数字档案馆的高阶发展，学界已经有深入、充分的分析探讨，研究成果比较丰富。国家有关部门应积极响应学术研究和实践要求，及时分析、采纳智慧档案馆研究成果，将其纳入政策指导，出台智慧档案馆政策，创建实施标准，完善考核体系，搞好政策顶层设计，统一指导全国的智慧档案馆建设，推动智慧档案馆建设的标准化、法治化。

3.7优化多主体协同

面向智慧档案馆建设，多主体协同存有广阔的优化空间。一是将立足于记忆机构的合作推进向智慧档案馆的联盟协作。目前记忆机构协同内的合作主要是共性驱动，系统度不足。通过建立联盟，可着眼于多个方面形成体系化的合作，如为智慧档案馆建设提供示范框架、确定建设资源与方法共享方式、建立合作交流的渠道与平台、构建跨地区跨性质的可持续合作机制等。二是在产学研用的框架下展开跨领域协作。在当前已初现跨领域的多类型的主体合作基础上，要展开更完整的合作。产学研用是全球倡导理论与实践深度融合互动的顶层战略，可为此提供合作思路。智慧档案馆作为兼具理论与实践创新的前沿议题，可在产学研用的框架下由档案馆同学术机构、其他领域专家与团体、企业等建立相互联动的体系。

3.8强化档案管理人员数据化思维

作为档案管理人员必须要形成数据化思维模式，正确认识档案数据化的意义和必要性，不断提高自身利用档案数据的能力，为档案数据化提供重要的人力支持。首先，重视引导现有管理人员不断学习新的技术和理念，对管理人员进行有效培训，重点针对档案数据化制定专题培训内容，例如数据化概念、数字化和数据化的区别、数据化挑战和实践路径，强化管理人员对于档案数据化的认知和了解，使其形成敏锐的数据意识。其次，积极引进新型人才，要求其在拥有扎实的档案理论知识基础上掌握信息技术的应用方式，例如大数据技术、人工智能技术等，在工作中可以利用数据意识主动对工作模式进行创新，合理优化档案管理工作格局。

结束语

档案安全是档案管理工作的底线、是档案事业的根基。随着我国档案信息化建设的推进，档案信息的利用越来越广泛、利用率越来越高、信息安全问题越来越突显。保护传统档案、维护电子数据存储、信息网络运维等事关档案安全的重大问题，努力做到超前谋划、有效应对。由此，深刻认识档案安全的保障尤为重要。从院校档案的层面上看，院校档案包含院校办学活动的方方面面，内容多、体量大，是院校多年来改革发展的积淀和真实再现，如基础建设、教师管理、干部任职教学研究、教学档案、学生档案、科研档案、基建档案、设备仪器档案等对促进院校长期稳定、健康、可持续发展有着无可替代的重要价值。档案信息资源的信息化建设中其完整、安全性尤为重要，是档案工作人员的不可推卸的责任和使命，必须高度负责、认真做好档案数据安全。

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