摘要：光速传输与海量存贮是档案管理信息化建设最显而易见的技术优势，也是体育运动学校档案管理信息化建设能够得到的最强技术支持，促使档案管理工作降低成本、提升效率，同时减轻劳动强度，提高管理品质。但实践中部分学校档案管理信息化建设却存在重视不足、投入有限且进度滞后等问题，不同程度制约了信息化建设的有序发展。因此，新时期体育运动学校做好档案管理信息化建设，不仅需要坚持标准化和精细化，完善顶层设计；也要强化监督考核，实现动态优化；还要通过教育培训，建设高水平的档案信息化管理队伍。

关键词：体育运动学校；档案管理；信息化；建设

作为体育系统的重要组成，体育运动学校不仅是传道授业解惑的主场，也是产生各种信息资源最多的平台之一。而档案则是记录学校中各种教育教学体育训练及竞技体育的原始资料，不仅是学校办学特色与管理方式的集中展示，也在为学校各类教育教学和管理工作提质增效提供各种帮助及服务。而当时代进入信息化新阶段，档案管理信息化建设不仅成为学校管理科学化的潮流风向，也越来越深刻地影响着学校档案管理工作的品质和效率，已经成为新时期学校档案管理实现现代化的主要形式与路径。

一、档案管理信息化建设的技术优势

（一）光速传输

随着互联网全面普及和深度应用，各行各业都在基于信息化建设加快转型升级。而信息化之于传统行业最突出的技术优势之一当属光速传输。利用各种传输介质传送网络数据是有史以来最为快捷的信息传送方式。传统模式下以天、星期或月为周期的信息传递在信息平台上都能被极致压缩到以秒或分钟计算。无疑，互联网络上的信息传递确实达到了光的速度，也使各种数据实现了实时化传送和接收。而这种技术优势也同样体现在档案管理的各个方面。

比如，传统人工管理状态下，档案收集整理、汇总归档等日常工作已经让档案室的每位工作人员忙得团团转，倘若有调阅查询档案的需求者，往往需要视档案室忙碌程度等待数小时或数天不等。而在信息化模式下，从输入关键字到查询到目标档案不过数秒，若已经开发出移动通讯端的软件App，则不需要管理员出手，用户自行登陆搜索浏览即可。显然，这种即刻传输到位的速度优势无与伦比，也是信息化建设最为使用方推崇和热衷的亮点之一。

（二）海量存贮

除了传输速度的光速化，存贮量的无限级也是档案管理信息化建设又一引人瞩目的技术优势所在。传统管理模式下，以纸质档案为代表的档案资料一般需要经过从档案袋到档案盒再到档案柜的若干步骤实现最终归档。随着时间推移，档案数量日积月累，再多的空间也终将被密密麻麻的档案填满。这其中消耗的不仅是有形的空间，也包括更多无形的资金、资源及难以估量的随机成本。

但在信息化模式下则不然。早期受到存贮介质的限制，电子档案还需要借助光盘、硬盘等相对有限容量的存贮设备进行保存。但在云存贮出现后，与近乎无限的存贮空间同时出现的还有极其低廉的存贮价格。更有越来越多免费存贮的云空间可供档案管理任意选择。海量存贮显然为不断增加的档案提供了存贮自由。而这也是越来越多机构、单位不断加快档案管理信息化建设的重要原因之一。

二、体育运动学校档案管理信息化建设的重要意义

（一）降低成本、提升效率

在提到信息化建设的显而易见的技术优势时，速度和存贮量带来的不仅是异乎寻常的便捷，更是对各种现实成本的压缩与减省。比如利用近乎免费的存贮空间、免去等待人工管理的中间环节时间消耗等，各种资金成本、时间成本、随机成本都会通过更加先进的信息技术的应用而大幅下降直至消灭。

与此同时，信息技术和机器算法则让档案管理工作效率得到空前的提升。比如电子档案从收集整理到最终归档能够实现实时化，搜索与调阅也不再需要任何等待时间等。这些都是管理效率全面提升的具体表现。

因此，体育运动学校档案管理信息化建设的重大意义之一就是降低成本、提升效率。随着工作与生活的节奏持续加快，档案管理效率每提高一个档次，其产生的有形或无形价值都将远远超越传统模式下的管理效益。更重要的是，作为学校教育教学和管理工作的中间环节之一，档案管理工作效率的提高就是在促使整个管理链条提升效率。

（二）减轻劳动强度，提高管理品质

从整体上看，体育运动学校中的档案管理工作普遍存在着人数极其有限而工作量不断增加的现实矛盾。这是随着学校发展必然会出现的冲突问题之一。而档案管理人员受到编制等制约不可能在短时间内迅速扩容，而档案却会随着教育教学及其他各项管理工作而随时增加、持续增加。如此一来，在达到人工管理所能达到的速度极限后，依赖人工管理的后果只能是管理效率持续下降。这也就是不少学校在档案查询或调阅时往往需要等待较长时间的主要原因。

同时，完全依赖人工管理意味着始终存在主观疏忽引发的各种缺陷或错误的风险。这是由于人的注意力、体力、脑力等始终存在上限，一旦达到劳动强度最大值，工作人员注意力下降、体力不支，其后果必然是管理质量难有保障。例如短时间内档案数量爆发式增加后，管理人员难免因为过度忙碌而张冠李戴，或者缺失、破损乃至人为遗失档案等。因此，基于信息化建设突破人工管理的极限已迫在眉睫。

比如，在确保纸质档案等原始档案的真实可靠、全面详尽基础上，通过将其转化为电子档案、数字档案，各种档案信息就能实现自动整理、分类和归档。此种状态下，档案管理人员只需要进行一次操作，后续所有事项便都可全部交由系统自动完成。如此，人的劳动强度必然大幅降低，自然能够避免各种主观因素导致的错误问题。而管理品质也能够在人与机器的协作中得到大幅提升和全面保障。

三、体育运动学校档案管理信息化建设的常见问题

（一）重视程度有所不足

应当说，教育系统是开展信息化管理最早的领域。众多学校档案管理信息化建设也早已成为战略规划的基本组成，且不少学校业已推进或已完成了信息化建设全部进程。不过，受到管理思想与实践经验等因素影响，个别体育运动学校档案管理信息化建设依然存在一些缺陷和弊端。其中较为突出的就是重视程度有所不足。

个别体育运动学校对于档案管理信息化建设的重要性认识不到位，认为档案管理仅仅是后端管理工作的后端，于各种教育教学和管理活动的促进作用并不明显。因此，这些学校对于档案管理信息化建设存在不同程度的忽视。表现在管理实践层面就是随意压缩或调整档案管理信息化建设的进程，或者并不在宏观战略层面纳入档案管理信息化建设的规划方案等。

管理思想上不重视的负面影响众多。其中较严重的就是涉及档案管理信息化建设的各种制度缺失。比如存在局部性、片面化的建设问题。也就是将档案管理信息化建设局限在档案室或者行政后勤部门内。而档案管理涉及的应当是整体层面的全部档案管理，并非是其中一个部门或有限范围内的管理活动。

（二）投入有限、进度滞后

信息化建设是一项具有相当技术要求的系统性工程，其中涉及不少软硬件设施设备的配备，因而存在一定数量资金和资源的投入。然而受到管理思想的陈旧落后影响，个别体育运动学校针对档案管理信息化建设的投入却极为有限。

这些学校的经费来源渠道通常只有行政划拨一类，不仅数量相对匮乏，且面临多个项目或任务而时常捉襟见肘的困境。多数情况下，这些学校倾向于优先满足教育教学任务项目，而档案管理信息化建设周期长、见效慢、收益少的特性决定了其获得资金支持的力度更加微薄。于是，这些学校在档案管理信息化建设进程中往往存在投入更加有限、进度不断滞后的问题。

正是由于难以得到充分且持续的投入，这些学校档案管理信息化建设便时断时续。而缺乏连续性不仅是建设时间与时限上受制，更易在管理思想、实践手段等多个层面愈发落后。这也是个别学校档案管理信息化建设低质低效的重要原因之一。

四、体育运动学校档案管理信息化建设的优化策略

（一）坚持标准化、精细化原则，完善顶层设计

作为具有一定专业要求的技术工作，信息化建设要求数据标准高度统一，且系统能够全面涵盖组织内各项事务或业务环节。即，只有在一个统一标准体系下获得足够全面的数据量，信息化管理模式才能发挥出应有的积极作用。缺少其中任何环节支持，信息化都会名存实亡。这是传统行业基于信息化建设转型升级的先决条件。因此，体育运动学校优化档案管理信息化建设的前提之一就是要坚持标准化、精细化的基本原则。

即学校需针对各种档案尽快形成一套统一标准，要尽快纠正长期以来不同部门之间在档案填报中出现的粗枝大叶、随心所欲的弊端。最简单也最典型的例子就是日期填写的格式。包括完全使用阿拉伯数字填写，完全使用汉字大写填写，以及以阿拉伯数字与汉字混写填写等都是各部门填报档案时经常遭遇的标准不一致的问题。倘若任由这种混乱持续，即使搭建了信息化平台，系统也会由于无法识别数据而出现搜索失灵的困境。

而在坚持标准统一基础上，精细化也是确保档案管理信息化优质高效的重要保障。只有系统完全覆盖所有数据信息，信息化平台的自动搜索或分析才能不留空白和盲区。精细化与标准化是完善档案管理信息化建设的并行原则、缺一不可。

（二）强化考核监督，重视信息反馈，保持动态优化

无论是档案管理还是信息化建设，确保管理与建设工作保质保量按计划进行都需要常态化监督考核加以辅助。体育运动学校不仅需要将档案管理信息化建设纳入内部审计工作的组成部分，也应当结合本地实际通过内部监督、外部监督、定期考核、临时抽检等多种形式综合应用提升档案管理信息化建设的时效性、执行力。

同时，档案管理信息化建设的优化不能缺少使用者的意见建议。因此，重视信息反馈、保持动态优化同样不容忽视。比如学校方面需要就师生、教职员工在查询、使用档案时遇到的困难、障碍保持沟通交流，积极听取各方反馈并及时在软硬件层面进行修正、增减、改良。尤其在信息技术快速迭代背景下，学校方面应当给予合理、适度、持续的资源投入，使软硬件层面的基础设施尽量跟上平台建设的发展进度。这也是推动档案管理信息化建设有序开展的重要措施。

（三）加强教育培训，夯实专业人才队伍基础

无论是做好档案管理工作还是提高信息化建设水平，人的因素都是起决定性作用的关键。因此，加强教育培训，夯实专业人才队伍基础将始终是重中之重。

体育运动学校既可以利用本校师资加快专业理论、实践技术的内部培训，挑选现有档案管理人员中的佼佼者重点培养成为业务骨干，也可以面向社会公开招聘，直接挑选复合型人才充实队伍。无论选择何种方式，重视人才培养才是实现档案管理信息化建设优质高效、行稳致远的战略保障。

五、结束语

体育运动学校档案管理信息化建设是信息时代背景下学校档案管理科学化与现代化的必然趋势。不过具体实践中档案管理信息化建设却出现不同程度的缺陷与不足。这固然是信息技术手段应用层面不尽成熟与完善的结果，但也体现了管理思想上依然受到陈旧落后观念负面影响的情况。因此，体育运动学校档案管理，需要给予信息化建设足够的重视。一方面，体育运动学校档案管理信息化建设，需要以标准化和精细化为导向，完善顶层设计，建立起信息化建设的系统框架。另一方面，要落实监督考核工作，对信息化建设成效做出评价，收集信息反馈，针对存在的问题予以改进优化。此外，还要做好学校档案管理人员队伍的建设工作，提高管理人员的信息化素养。多管齐下，让档案管理信息化建设取得理想效果。

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