摘要：随着社会的发展，数字化档案逐渐成为档案管理当中重要的发展模式。本文主要以卫校档案为例，系统的介绍其数字化管理的基本模式和方案，提出数字化档案管理的重要意义，并对治理理念的多元化创新提供合理的建议。

关键词：数字化；档案管理；治理理念；模式创新

数字化是现代档案多元建设体系的重要组成部分，可以有效地改善传统纸质档案占据空间大、不利于存储、无法盘点、易腐蚀等突出问题。卫校档案管理内容复杂，涉及学生与教师基本信息、学校宏观发展情况以及医疗卫生体系构筑等多方面的内容，需要进一步优化和完善。采用数字化管理模式，则可以实现动态分类和及时更新，便于查阅，对于档案创新与改革具有重要意义[1]。

一、档案数字化的基本内容和意义

（一）档案数字化的基本内容

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息[2]。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。

（二）档案数字化的意义

目前，大多数档案保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面较小，很难跟上社会化的进程。同时，该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的智能化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用[3]。同时，适应国家无纸化办公改革的要求，便于查阅档案信息，容易同步备份，空间占用小，符合绿色可持续发展理念。

二、卫校档案数字化治理理念与创新模式

（一）卫校档案的治理理念

卫校档案与其他学校档案存在一定的差异性。其不仅涵盖了学生信息、教师信息、学校信息等基础性内容，还涉及教育卫生医疗体系改革、职业卫生教育等特殊方面的内容。因此，在档案治理当中，需要结合实际需求以及学校档案管理的情况，采取模块化设计，最大限度的保证档案的利用效率，创新档案管理机制与模式。同时，在卫校档案管理当中，还需要通过多元联动，建立网络大数据资源库，便于师生查阅和档案推广，激发对于档案工作的重视，提升数字化管理效率。

（二）卫校档案数字化治理创新模式

1.建立专业化的档案信息管理标准环境

卫校作为职业类专科学校，档案信息具体同质性，但是在内容方面又存在一定的差异。因此，在数字化档案治理当中，需要建立专业的标准化环境。随着大数据的发展，卫校档案数量与日俱增，在这一情况下，存储空间问题成为一个较为突出的发展桎梏，数字化档案标准环境的建设，可以避免在档案扫描、查阅的过程中出现的遗漏、丢失等情况，为档案管理提供一个科学的空间。同时，可以借助于程式化管理，杜绝档案出现复制、拍照等泄密事件，保证现场加工数据安全[4]。

2.基于大数据与云计算系统的融入设计

卫校档案管理中，利用现代化大数据以及云计算技术，进行创新设计，是提高档案管理现代化水平的关键。因此，在未来的发展中，卫校也需要结合实际，设计出符合自我发展的档案管理模式。

首先，以大数据为基准，以整体性思维为核心，利用计量指标，比如档案分类指标、关键词、信息检索次数等，对档案信息进行综合评定，确立从0-10的重要性参数，在数据平台当中，按照综合评定结果，对信息进行展现和分享。此外，还可以借助于云计算技术，通过少量的样本分析，抓住随机抽样中无法获取的细节，实现档案管理的系统化。

其次，充分的结合大数据和云计算的应用，及时的采集、存储和分析档案数据，保证时效性，实现实时预测，帮助快速决策。对档案所描述的事物发展趋势、发展状况和发展结果作出估计，在更多的数据维度、更广的数据宽度和更快的数据频度的基础上对数据进行深度挖掘[5]。从随机、不完全的大量数据当中，提取潜在有用信息，可以实现信息价值的最大化。

3.构筑基于人工智能的网格化档案管理体系

人工智能的应用，对于卫校档案管理而言，是多元化建设不可或缺的环节。在档案管理当中，压充分的利用人工智能系统，实现网格化设计。首先在档案数据化工作领域，可以利用人工智能，将图像、声音等档案中的内容，识别成可以由计算机边际、处理、分析以及检索的信息。做好纸质档案光学字符识别、录音档案以及录像、照片档案数据化。其次是在分类和划控领域，可以基于TextCNN（利用卷积神经网络对文本进行分类的算法）人工智能算法开展档案保管期限鉴定工作，做好档案复原与保管。第三，可以利用人工智能，做好档案管理的安防工作，通过与智慧校园建设的有机结合，将智能安防系统纳入档案规划、建设内容之中。采用集人脸识别、步态识别、人体特征识别、语音识别等于一体的多模态识别技术，进一步提高了智能安防系统的安全等级，为档案安防工作提供更好的技术保障[6]。此外，随着人工智能技术的不断成熟，卫校档案管理当中，可以将简体印刷文字OCR识别、标准普通话语音识别等功能直接应用于档案工作，提高档案管理的效率和质量。

4.基于RFID的现代化管理系统设计

传统的档案管理，需要消耗大量的时间和人力资源，且管理效果较差。尤其是对于卫校类档案，涉及大量复杂数据。互联网时代，通过利用RFID点检设备，可以更为快速的实现档案的盘点、纠察等工作。不仅可以有效地减轻相关档案工作人员的工作量，对于提高档案管理的效率，也具有重要作用。在数据化系统当中，档案的借阅人、经手人、归档时间等，都可以通过自动检索完成，可以更为准确的保证数据精准性。除此之外，RFID电子标签，可以更为灵活的更改信息，数据存取的容量巨大。档案管理人员，通过身份验证后，既可以登录RFID档案管理系统。只有登录到系统当中，才能够实现有效的归档操作，如果出现档案非法外借等现象，可能会引起系统报警。此外，相关的标签也可以加密。档案的查阅、归还、防盗等爷爷，都可以安全控制。在这一档案管理系统中，作为信息载体的RFID，能够实现各个档案流通环节的数据监控和采集，实现全流程化、全自动化管理。RFID在数据共享、档案管控。流程简化方面，更为便捷。

5.强化数字化档案现场安全管理工作

卫校档案存在一定程度的国家医疗卫生保障信息，因此安全管理工作十分重要。在档案数字化治理当中，需要强化现场安全管理。第一是强化人员管理。在档案信息化加工过程中，要求工作人员具有可靠性、专业性、稳定性，具有档案整理工作的经验，能够熟练操作计算机并能处理较基础的图像，尤其要具有保密意识，严格遵守档案数字化加工的纪律。在项目工作间安装监控摄像头，中控机房的值班人员可以观察到信息化全过程及人员进出场地情况。建立《日常管理制度》和《工作间管理制度》，对人员进出、卫生值日等方面进行规定，创造一个良好的工作环境。第二是做好实体档案和电子数据的安全管理。档案信息化加工全过程要时刻注意实体档案的安全保密工作，并在工作场地设置临时存放档案的保险柜，按阶段将从档案室提档的档案放置在保险柜内，并加锁存储。在完成阶段性扫描后，要保证加工数据的安全储存，所以要对项目所用的计算机USB接口全部进行封签，不得随意拆除封签。针对项目过程中可能会出现的各种风险点做好应急预案，如遇突发情况，立即启动应急预案。第三是构筑高效管理科学的档案数字化加工生产线，搭建数字档案室，实现档案数字化管理，利用电子文档管理平台，可以方便地实现查询、审批、利用和安全管控 ；实现档案室将线下业务转移到线上，将查看纸质档案转化成查看电子版档案，实现无纸化办公，提高档案利用率和档案管理员的工作效率。

6.优化数字化提卷工作

在卫校档案管理中，档案分类是十分重要的内容。为了解决这一问题，需要进一步明确创新思路，优化数字提卷工作。卫校档案信息化项目组按照信息化需求在档案室提卷，提卷时核对所提档案的数量，详细登记卷数和页码，填写档案交接清单，以便返还时备查。档案提卷是数字化加工路程的第一步，需要确保文档数目无误，文档实体安全。在扫描之前，根据文档管理情况，对文档进行适当整理，按照卷内目录顺序核对盒内的页数、顺序是否准确，并按照准确的顺序进行调整，然后逐盒逐卷的拆卷[6]。如果有短缺立刻上报档案管理员，作出标识，确保档案数字化质量。

在实际操作过程中，按照每个人专研及擅长的方向，将档案分为工程档案、科技档案、文书档案、合同图纸资料、实物档案等类别，由牵头人按照类别领取档案，下设分组，每个组配备工作人员，由牵头人掌握信息化进度，把握扫描质量，指导监督此类档案的信息化全过程。采用手工录入的方式建立文档数据库，即同一批目录数据，录入人员录入，另外的人员校对。对目录数据库的建库质量进行检查，核对著录项目完整性、著录内容规范性，不符合要求进行修改或重录。扫描人员严格按照规范填写《数字化流程记录单》，记录扫描文档的数量、页数等详细信息，保证工作的延续性、可追溯性。文档扫描是将纸质文档转变为电子文件的过程，导入档案目录之后生成计算机磁盘树形目录结果，并保存在扫描文档。对图像进行处理（包括污渍、黑边、偏斜等处理）以获得最好的图像质量，确保图像视觉不歪斜、图像数据整洁、无污点。在无特殊要求处理时，要确保图像页面中肉眼看不到污点。图像保存为 PDF 格式，最终形成的是双层PDF 格式，这样既可以 100% 保留原始版面效果，又便于建立索引数据库，进行科学的管理。在扫描数据检查时，要保证扫描得来的数据与原文件内容一致，不得出现缺角或扫描模糊、图像或文字扫描不全的现象。每组扫描结束，扫描人员要仔细核对纸质文件与扫描后得来的电子数据的一致性，确保扫描得来的数据与原文件内容完全一致。扫描数据检查及验收要求规范电子档案一致性检查，确保扫描影像与实体对应、影像与索引数据对应的一致性。对成品数据进行一定的抽查，影像准确率需达到 99%。成品数据的内部验收要保证电子档案的顺序与实体档案的顺序一致准确，不多页、不缺页。

由档案负责人、具体管理人员及相关人员对信息化后的电子档案进行再次全面检验。检验人员可现场提出查档要求，由档案管理人员进行操作，检验查询过程、检索过程是否快捷高效，所查到的电子档案的清晰程度是否满足查验要求。在质量检验的过程中，如发现电子档案查询不到或者图像不清晰、不符合要求的情况，统一登记，列出整改清单并退回上一流程重新处理。

档案资料装订完成后要立即还原并及时归还档案室，在归还前要详细检查纸质档案装订的纸张顺序、页码是否正确，确保无丢页、落页、折页的情况后再归还。档案管理员也要对归还的纸质档案进行详细的检查，双方检查无误，在还卷交接单上签字确认。在加工过程中要确保档案实体的安全性，不得丢失、泄密、损坏。制作档案信息化加工后的所有档案数据的存储硬盘和光盘。光盘复制三份，一份永久存档，一份利用查询，一份备份查询。最终制成一套成品数据 PDF、一套成品数据 JPG、一套成品目录、一套成品报表。

三、总结

作为卫校文化建设的重要工作，档案管理是一个十分重要的问题。只有有效的做好档案管理工作，才能够全面提高学校的文化建设水平，增强学校的内部数据应用水平。本文主要基于现代化的视角，对卫校档案管理工作进行了相关的介绍。分析了现代化档案管理的背景、作用和实践清楚，并结合卫校现状，给出了具体的措施。本文的研究，具有较强的可操作性和实践性，能够为未来档案管理工作的开展，提供有益的指导。

参考文献

[1]魏书桦.建立文书档案数字化管理模式的必要性初探[J].文化产业，2023（05）：7-9.

[2]田梦.数字化视域下高校档案管理改革与对策分析[J].文化产业，2023（05）：19-21.

[3]郑其武.新时期卫生监督档案数字化管理的策略分析[J].文化产业，2023（05）：31-33.

[4]姚文成，吴圣达，夏梦豪.基于信息化技术的数字化档案管理[J].工程质量，2023，41（02）：55-58.

[5]熊海丽.关于规范教务档案数字信息化管理的思考[J].现代信息科技，2019，3（04）：128-129+131.

[6]肖发玉.中专卫校数字化档案室建设探讨[J].低碳世界，2017（19）：284-285.、

[7]贾继兴.卫校档案信息化管理探析[J].兰台内外，2013（06）：75.