摘要：随着信息技术的发展，大数据时代的到来，纸质档案管理模式已无法满足企业档案的利用。本文通过分析笔者所在某军工企业5年来档案利用率，发现近两年来档案利用率显著降低，分析了军工企业档案利用率低的主要原因，并对如何提高档案开发利用能力，助推军工企业创造效益提出了几点思考。

关键词：档案利用率；军工企业；档案管理

一、军工企业档案利用服务现状

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的历史记录。档案管理对企业经营发展起着至关重要的作用。企业档案是企业的核心知识资产和信息资源，开发利用档案可以为企业创造一定的经济效益。档案利用服务是档案工作的一项具体内容，是档案功能得以体现的重要环节，档案利用的频率和程度从侧面反映出企业的档案管理水平。

以笔者所在军工企业为例，档案类型主要分为产品档案、科技档案、项目档案、经营档案、文书档案、声像档案、合同档案等。通过对近5年来企业填报的《全国档案事业统计调查报表》分析，发现随着馆藏档案卷数的增加、档案利用率并没有相应提高。2016年档案馆藏卷数为115 289卷，当年利用卷次为16 989卷次，2020年馆藏122 228卷，当年利用仅为916卷次。从2018年至2020年的利用数据可以看出，近两年档案利用率明显降低。而分析2020年提供利用的916卷次，其中有779卷次用于大批量的企业项目检查、财务检查、内审等事项。与2019年利用卷次16 478相比，档案利用率显著降低。除了电子档案的产生减少了一定量的档案利用外，能否有效快速地解决利用者的实际问题等原因也大幅度影响着档案的利用率。

二、军工企业档案利用率低的原因

（一）档案利用模式未随信息化快速发展而转变

1.信息化技术与档案管理的融合度不高

企业虽然已经开始将新型的硬件设备以及档案管理软件应用到工作当中，但取得的效果并不明显。虽然已经打通了办公系统、产品生产制造系统、合同系统、标准平台等系统与档案管理系统的接口，但是收集的数据仅用于增加数字档案的数量，并没有用于档案挖掘利用。再加上，文书档案可在OA系统内查看，会计档案可在财务管理系统内查到，合同档案可在合同系统内查询，使用户对档案馆的依赖度降低。

2.档案馆提供的档案利用服务仍然以现场查阅、借阅纸质档案为主

随着信息化发展，社会对提质增效有了更高的要求，“跑档案大楼查档案”显然已经不符合当下对效率的要求，再加上企业新园区的建立，主厂区部分车间搬迁，部分技术员用于查档案的时间成本增大，这都使改变档案利用模式成为迫切需求。很明显，传统的档案管理模式已经无法满足科研、生产工作的需求，成为制约档案开发利用的重要因素，档案信息化是提高档案利用效率的必然选择。

（二）人才流失情况下，将更多精力投入到影响生产的档案管理工作

1.档案人才流失严重

以此军工企业档案部门为例，从2013年至今，仅招进的4位本科档案专业职工，最终只有2019年招聘来的职工还留在档案岗位，其他人纷纷“逃离”档案管理岗位。而2003年至2012年新入档案岗位的10位本科生，最终只有2人还从事档案专业。档案人才流失带来的直接后果就是为避免人员流失影响工作，档案部门再次招聘时会降低对员工的学历和综合素质要求，形成难以引进人才的恶性循环。

2.档案负责人在人力资源有限的情况下，更重视直接影响生产的档案管理工作

不可否认的是，企业存在“重生产经营、轻档案管理”的现象，而企业的态度也潜移默化地影响了档案员的工作倾向，与生产直接相关的档案工作成为档案馆“最重要的工作”。档案人员忙于应付日常的接收、更改、分发、复晒、借阅和验收等工作，工作繁杂琐碎，效率低下，导致档案工作出现了“瓶颈”现象。仍以此军工企业为例，在公司机构调整与精益管理的大背景下，公司管理人员精简，档案管理员数量严控制的情况下，档案部门的骨干档案员、年轻档案员以及档案信息化专家，都往往在从事着与生产直接相关的档案工作。此军工企业档案馆分为底图组、科技档案组、文书档案组，底图组6人主要负责设计、工装、工艺图纸发放，现行文件控制工作；科技档案组5人主要负责项目、基建、型号、重大专项档案管理工作；文书档案组6人主要负责文书、会计档案管理以及年鉴工作。从中可见，83%的年轻档案员主要用于从事与生产相关的档案工作。

（三）档案工作更注重于收集，未深度挖掘

档案是企业的重要信息资源，大力挖掘档案信息资源准确、有效地做好档案利用服务工作，这不光是企业档案工作自身发展的需要，也是企业各项工作顺利开展的共同需要。然而在大多数军工企业中，档案管理工作可能还停留在收集、整理和保管等层次，缺乏对档案资源的深层次的挖掘。

科技档案在军工企业档案中是比较重要的一类档案，它是指军工企业在经营过程中，针对产品研发设计、生产制造、课题研究和项目建设等方面产生的具有较高价值的档案，具体包括产品类档案、科研类档案、项目类档案、型号类档案等。与其他门类档案不同，科技档案具有较高的科技价值，能够对企业创新和发展产生一定的积极作用，为企业带来较好的经济效益。因此，合理科学地开发、利用、挖掘科技档案具有十分重要的意义。以此军工企业科技档案利用为例，2019年全年共提供档案利用服务916卷，其中企业内部、外部审计、检查、验收工作占85%，而用于生产、科研等能够有效提高生产产量和扩大经营销售从而提高企业生产效益的利用只占极少部分。此现象产生的原因有以下两方面：第一离不开科技档案组重视档案验收工作，而忽略和弱化了其他日常工作，第二也与档案没有被挖掘有关。例如，一位固定资产项目管理者想通过查阅过去项目的建议书、可行性方案、研究报告等信息来预估新项目所需要的投资额、投资资金、建设周期、技术指标、形成的生产能力等信息，第一次来档案馆花了一周时间查阅了固定资产项目综合卷资料共计64卷。一个月后，第二次来档案馆查询了项目设备招投标、技术协议、合同等资料，这一次花了大概三周的时间，最后虽然通过利用档案解决了他的需求，但是花费的时间成本是巨大的。所以，一些有资历的项目管理员通常都不选用此方法。因此，档案馆档案员应能够根据用户的需求去收集和标注一些用户需要利用或者利用率高的信息，深度挖掘后提供给用户，为企业管理者作出更好的企业科技档案工作决策提供依据。

（四）档案人员的角色未转变

档案工作不再是过去的按计划“等、靠、要”。企业档案人员如果不能主动积极地做好市场调研，不能主动思考和研究业务问题，不努力学习提高自己的能力，就可能无法领悟领导的意图和指示，就不能体现出档案决策支撑的作用。档案工作从来都不是“人人都可以干”的工作，随着企业信息化高速发展，档案工作正在经历一个从接收管理纸质档案到接收管理电子档案，从管实体档案到管电子档案，从传统手工操作到信息化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革过程，这意味着对档案人员的综合能力要求更加严格。这就需要企业高度重视档案管理队伍的建设，培养业务能力强、专业水平高、知识结构合理的复合型档案工作者。

三、关于提高档案利用率的几点思考

（一）打造数据中心、让利用更加便捷

档案由“管文件”向“管数据”转变，已成为不可逆转的趋势[1]。某军工业第十次档案会上提出“由管文件向管数据转变”，多家行业内档案部门已开展试点工作。如何将各业务系统有价值的数据可视化集中展现在统一的数据中心，使数据利用更便捷、更规范成为档案利用研究的难点工作。

某军工企业通过多年信息化建设先后建设了产品数据管理、企业资源计划、办公自动化、数字化检测、固定资产管理、人力资源、浪潮财务、兰台档案等应用系统，为企业的“数字化、信息化、自动化”运行提供了信息化支撑。但是，在数据治理的大视角下，数据管理及相关信息化工作仍存在一些问题，如缺乏数据总体规划、数据采集效率低、信息共享不充分、数据管理不规范、数据应用价值不高等问题[2]。

目前，此军工企业在产品制造的全生命周期中，档案管理数据主要分为生产类型的动态数据（工艺、设计等）、静态档案（文档、合同等）、声像档案（3D模型、视频、照片等）三大类。通过结合云计算机、大数据存储、物联网等先进信息化技术的应用，打造数据中心，将企业研发、制造、供应、服务等产品全寿命周期信息进行统一管控，实现发动机技术资料、电子履历、状态控制、健康监控、知识管理等信息的全面集成。在数据中心中，不仅有以零件为基础记录的从配料（准备）到加工过程档案，而且可以监管从零件到组件，从组件到整机，从装配到试车、到出厂再到排故修理等全过程的档案资料，不但可以满足日常档案查询、借阅、归档等管理工作，还可以大数据挖掘分析档案数据。

通过数据中心的建设，实现对各类系统的数据进行整合，解决了不同专业管理系统之间数据无法共享的问题，面向用户提供全面的数据查询分析服务，打通信息壁垒，将会逐步取代传统的单业务系统信息查询方式[3]。

（二）推动档案工作变革、深度挖掘档案深层价值

档案承载着一个企业发展过程中最重要的知识资源，反映了企业生产经营管理活动中形成的绝大部分的成果[4]。未来档案部门的核心竞争力一部分取决于将馆藏档案转化为知识和资源的能力和程度。当下，如何通过企业档案资源的挖掘来创造出更多的经济效益，来体现档案工作的重要性，变革企业档案工作，已成为档案工作者探讨的重要课题。所以，可以通过对企业档案的实时观察与数据深入挖掘，实现对企业生产经营的宏观多维度管控，提供数据支撑企业领导战略决策，以更有效的方式推动企业战略落地，助推企业创造效益。

（三）借助档案塑造品牌文化、助推企业品牌建设

档案是一种可以增值增效的信息资源，允许甚至需要鼓励商业开发或增值开发。通过定位档案的原始凭证记录，可支撑企业品牌的精准定位；依托档案开发产品或完善服务，可支撑企业品牌的形象塑造；研究档案理性思考，可支撑企业品牌的恰当延伸；发挥档案的参考凭证价值，可助力企业品牌的自我维护和知识产权维护；借助档案塑造企业品牌文化，可助推企业品牌建设。

例如，在德国阿迪达斯档案馆中有8万件物品，包括大约7 000件鞋子，以及服装、配饰、媒体文件等，每一个产品都有一个数字编号。对于现在的阿迪达斯设计师来说，档案是无与伦比的资源，包括细节、颜色、面料和结构以激发新产品的创意。档案是集体记忆的见证，是源源不断的设计源泉，更对品牌的精准定位和品牌形象塑造起重要支撑作用。在2019年，中华人民共和国国家档案局开展的关于建设项目档案微视频评选活动中，由中铁七局集团有限公司报送，中国铁路工程集团有限公司推荐的《档案：为“家文化”涂抹厚重的底色》获得了一等奖。此公司通过利用档案资源，打造“家文化展示厅”，传承企业传统文化，塑造了中铁集团的勇于跨越、追求卓越的品牌文化，助推了企业品牌建设。因此，借助档案可塑造品牌文化。

（四）引进和培养复合型档案人才

引进和培养复合型档案人才，关键在于培养和造就一支懂技术、懂管理的档案从业人员队伍。数据挖掘和分析将成为下一代档案从业人员的重要能力之一，所以档案从业人员要有较高的综合素质和能力，既要了解馆藏档案信息，还要了解档案馆的相关服务知识，更要了解数据技术的各个层面，能够为档案利用者提供与技术条件相适应的“个性化、创新性、智能化”的服务。当前，档案馆复合型人才还相当匮乏与短缺，为此档案馆要跟上时代步伐，尽快更新理念、加大投入，加快培养与现代档案馆业务相适应的复合型人才和服务管理人才[5]。同时，要完善人才激励机制，促进人才评价与人才培养有机融合，保障档案人员在企业的晋升通道，避免人才流失可以借鉴一些高校与企业联合开展的教育模式，加快档案复合型人才培养。

参考文献：

[1]陈一彪.大数据环境下企业档案管理探讨[J].城建档案，2019（10）：73-74.

[2]王冬.关于档案信息利用效益的理性认识[J].赤子，2019（20）：197.

[3]张晓琴.浅议企业科技档案提高经济效益的研究[J].知识经济，2018（4）：91-92.

[4]赵爽.机关事业单位数字化档案管理工作的实践与探讨[J].内江科技，2021（11）：10-11.

[5]戚蕉妹.新时代提升基层档案人员职业素养的探讨[J].兰台内外，2021（30）：69-70.