摘要：随着计算机技术及网络技术的高速发展，常规档案管理模式已经不能满足油气田档案管理工作的需求，需要转变档案管理模式，实现油气田档案数智化的高效应用，有效面对石油行业发展所带来的挑战。结合大港油气田档案数智化实践，分析大港油气田档案进行数智化建设的意义和存在的问题，提出了完善大港油气田档案资料数字化建设的对策，为实现智能油田奠定基础。

关键词：档案数智化；油气田档案特点；存在的问题；技术对策

一、前言

2015年“互联网 +”行动被上升为国家战略，其优势在于“跨界、开放、变革、融合”，计算机、网络、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的数智化建设与开发利用创造了前所未有的保障条件，目前档案数智化工作正处于飞速发展阶段。对于石油行业档案管理工作来说，要实现“互联网+油气田档案”的高效结合，将计算机、互联网等新技术作为平台，把传统的档案资料转化为数字档案，实现档案以数字信息形式为主体进行存档，同时辅助以规范一体的软件管理系统，实现智能化应用，最终实现油气田地质档案数智化管理，提升油气田档案服务质量[1]。

二、油气田档案数智化的意义及特点

档案数智化是指将纸质材料、照片、音视频等实物档案通过计算机、扫描仪等硬件设施，应用扫描或重新采集等方式形成数字化材料，通过规范整理后存储在硬盘或服务器上，同时利用规范化、一体化的计算机管理软件系统，改变以往手动存储借阅纸质档案方式，使用人员从计算机网络上查阅、借阅数字化档案，管理人员通过软件进行数字档案的借阅工作，不但有利于档案查借阅工作的高效率开展，更有利于档案的长久、安全保存和保护[2-3]。档案使用人员通过网络查借阅数字化档案，不但节省了查借阅过程中人员成本、时间成本，更避免了纸质档案的查借阅流动，防止了纸质档案的损害。

针对石油行业档案数智化工作来说，数智化工作更加具有现实意义，其在生产、科研过程中，所采集、应用的资料均是数字化后的资料，对于生产过程的监控、生产成果的统计、生产方式方法的研究都离不开数字化的资料。石油行业档案资料主要包括管理类、产品类、建设项目类、油气勘探开发类、声像类等共12大类，其中油气勘探开发类为石油行业特有的档案种类，这类档案特点主要有两点：1、种类繁多，该类档案包括综合类、单井类、地球物理与地球科学勘探类等共计8大类资料，下分科技文件材料、单井成果报告、单井动态资料、地球物理资料采集等44小类归档材料。各类档案格式、类型均不相同，例如单井成果报告一般为纸质材料，形成电子表格存储，单井动态资料包括油气生产数据等，均是通过远程计量系统采集的电子信息，形成标准数据格式后存储在数据库中，地球物理资料采集是在野外施工采集过程中，直接形成一定格式的数据体存储在硬件设备中。不同格式类型的档案需要在数字化过程中采取不同的处理方法和措施。2、数据量大，油气勘探开发类档案归档资料大部分是数据资料，其中一部分资料数据量异常庞大，例如地球物理资料采集、地球物理数据处理等资料，一套数据需要占用几十甚至上百G硬盘空间，不同区块均可能形成几套数据资料，又如三维地质建模、数值模拟等研究工作形成的数据体，均需要占用大量的硬盘空间，而单井动态资料根据要求的不同，需要采集每天的数据形成数据库，随着油田井数的增加，该数据库新老井资料将不断的增长，数据库将越来越大，只有合理规范化管理才能对数据进行有效管理。因此对于石油行业档案特别是油气勘探开发类档案，需要开展数智化工作进行档案的综合管理，达到利于档案保存、方便查借阅的目的。

三、油气田档案数智化存在的不足之处

1.软硬件设施较为落后

数智化档案建设的基础是计算机硬件设施的配套应用，硬件设施对于保存数字化档案至关重要，只有稳定、安全的硬件保存设备，才能够避免数字化档案的丢失，同时能够提供稳定、流畅的运算，为软件应用系统提供保障。目前油田档案馆数字档案数据库放置在信息中心服务器上，在硬件稳定性、安全性方面具有一定的保障。

软件管理系统的配套直接体现在数智档案管理、应用方面，对于数智档案管理者、使用者是直接面对使用的，与硬件设施看不到摸不着不同，软件管理系统直接影响到数智档案的管理、使用，只有建立起基础数据库并进行有效管理应用才能够实现真正的数智化工作。目前大港油田由于专业特点，新形成的档案均为数字化档案，历史库存档案需要开展数字化工作进行数字处理，在不断形成的海量工作数据情况下，需要建立起完备的软件管理系统支撑新老档案的数智化工作。

2.需要加强档案复合型人才培训

油气田档案资料保管需要相关经验才能很好的管理资料，数智化的档案更加如此，不但需要保管人员具有档案管理的经验，同时需要具备一定的计算机软硬件基础，特别是计算机数智化档案管理系统的应用，只有兼具档案管理和计算机软件应用的复合型人才才能胜任新时期的档案管理需要。

目前油田档案馆的人员专业知识和业务能力参差不齐，一部分管理人员年龄偏大、学历不高，以前工作中没有接触过计算机技术和软件管理方面的内容，对于新出现的技术不易掌握，但由于在常规档案管理工作中工作时间较长，所以具有丰富的档案管理经验。年轻的档案管理人员一般学历较高，不但具有扎实的档案专业知识，更能够熟悉应用计算机技术和网络技术对档案信息进行收集、整理、储存、检索和传输，但相对于老员工来说缺乏管理经验[4]。如何将档案管理人员的档案管理经验与先进的计算机技术结合起来，形成复合型人才，这方面还需加强。

3.档案安全管理工作存在风险

目前油气田档案数智化工作安全问题十分重要，特别是中石油上市公司涉及到储量数据保密的问题，如若发生泄密，将对国家和企业造成不可弥补的损失，因此安全问题是档案数智化工作的重中之重。

目前档案安全管理工作存在的风险主要有两点：一是计算机与网络空间存在泄密的可能性，在数字档案查借阅过程中，数字档案的拷贝、借阅后如何防止被扩散，在数字档案网络管理过程中，数据库安全如何保证不被非法入侵，这些都有可能发生数字档案的泄露，造成数字资料的泄密。二是保存数字化档案信息的硬件磨损老化与软件的更新换代，当存储硬件突然损害，造成存储的数字档案无法恢复，而软件的更新换代过程中数字档案的迁移，都有可能造成数字档案的丢失或损害。这两方面对长期保存的数字化档案信息构成了很大风险，极易造成数字化档案的丢失或者泄密。

四、油气田档案数智化技术对策

1.建立档案数智化标准体系及规范运行机制

档案数智化过程需要在标准体系下建立，并能够规范其运行机制，确保数智化档案长期稳定运行。标准体系包括管理性标准、业务性标准、技术性标准三方面，主要依据国家档案局发布的《档案工作标准体系表》执行。针对油气田档案的特点，需要更加注重收集、整理、保存、利用方面的标准体系。在标准体系的指导约束下，对于运行机制制定一套完善的管理规章制度，档案馆内部严格按照制度进行工作，以此来保证相关档案管理工作的有条不紊进行。

2.优化档案数智化建设中的硬件设施

随着档案数字化建设的加强，数字化的信息容量逐渐加大，数据库的保管运行需要稳定的计算机硬件设备来支撑，特别是基础数据库的存放和备份，一旦出现问题，会对数字化的工作带来根本上的毁灭，所以对承载数字信息的硬件保存设备要求很高，需要配置稳定性、安全性好的硬件设备。同时随着数据库信息的不断增加，查询检索等应用功能也需要更快的计算机运算速度来支撑，特别是石油行业档案数字量大，专业性强，更加需要配套较好的硬件设备。

因此需要从数智化机房管理、计算机硬件设备、服务器使用三方面进行完善。数智化机房管理要符合管理规范，对于工作人员日常行为准则、机房保安制度、用电安全制度、消防安全等方面加强管理。计算机硬件设备需要做好运行的维护、阶段的检查、问题设备的及时更换等。服务器的使用则需要做好数据的备份、管理软件的有效运行、网络的畅通无阻等工作。

3.完善档案数智化的网络信息管理系统

网络信息管理系统主要分为两部分，一部分是基础数据库的建立及管理，另外一部分是工作管理软件的编制。

基础数据库的建立主要包括：已有的专业数据库通过软件或者有效转换接口输出到数据库内，已存在的磁盘、光盘等数字化资料进行标准化后导入到数据库内，重要的石油地质档案纸质原件扫描为图像文件或者用软件识别为文本文件存于数据库内。通过这三种方式，将石油地质专业涉及到的档案资料全部进入基础数据库内，建立起真实、可靠、完整的档案信息基础数据库。

工作管理软件是在基础数据库建立的基础上，将档案数据库的维护和使用功能集成到一起进行规范化应用的软件系统，工作管理软件能够通过软件应用对数据库进行维护，包括新数据的导入、错误数据的修正、应用数据的输出、数据备份等，也能够通过软件功能完成数字档案的整理、搜索、查看、借阅等功能。

4.提高档案管理人员数智化管理技术水平

目前，随着计算机技术的进步及网络的飞速发展，将各传统专业与计算机及网络专业融合愈发重要，档案管理更加需要加强两个专业的融合，借助计算机技术及网络的便捷提高档案管理的水平及借阅的服务能力。这针对管理人员本身的专业水平提出了更高的要求，需要档案管理人员不但要掌握档案基本技能与流程，还需要跨专业掌握相关的计算机及网络技术，加强数据库维护、工作管理软件使用等方面的培训力度。

目前档案管理人员需要加强两方面培训，一是加强管理人员的档案存档、借阅等基本技能，作为一名档案人员，要了解掌握纸质或实物档案的归档流程及要求，能够进行正确的归档工作，对于档案基础业务的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和编研等业务环节熟练掌握并能够有效应用。二是加强计算机及网络方面的知识培训，通过计算机软硬件的学习、网络基本操作的掌握，能够达到正确使用管理软件完成数字档案的管理、查阅、借阅等工作，能够应用管理软件进行数据档案的数据库备份、数字档案的统计分析等工作，提高档案的有效保存于管理。

通过档案专业、计算机专业的培训，最终使管理人员成为综合型复合人才，构建出一支复合型档案数字化管理队伍。

5.加强档案数智化工作安全

数智化档案安全主要包括原始纸质档案的保存管理、数智化档案的长久保存、档案内容的不失密泄密几方面。

原始纸质档案的保存管理应当遵循国家档案法及中石油档案管理的要求，做到专人管理、专柜存放，库架排列科学合理，库房内部做好“八防”工作，确保纸质档案的安全性。

针对数智化档案信息的长久保存，一是要做好数字档案的备份工作，以服务器或者其它存储设备定期或分阶段进行有效备份，保存好备份资料，以备发生问题进行数据的恢复。第二是定期检测存储设备的使用情况，针对不稳定的硬件设备要及时迁移数据库到稳定的硬件设备中，防止因硬件的损害导致数据档案的丢失。数智化档案的安全工作归根结底是管理人员的责任，管理人员需要提高安全防范意识，加强技术的学习与应用，从数智档案的入口、传输、使用、备份等方面做到有效防范。

数智化档案内容不失密泄密涉及到外部入侵造成数字档案信息泄露、内部管理人员无意或者有意泄露数智档案信息、借阅人员用后不及时清理删除导致数智档案信息外传。从计算机网络安全特征来看，数智化档案内容失泄密外部原因主要由于计算机病毒及计算机黑客造成的，计算机病毒会删除、修改基础数据库的资料，造成数智化档案丢失的情况发生，计算机黑客则会通过破解数智化档案的管理系统，泄露数智化档案的内容，造成档案内容泄密，针对这两种情况需要加强档案管理的网络保密措施，建立起合理的规章制度及安全制度，采用“防火墙”技术、加密技术、电子身份认证等措施[5]，保护数字档案信息不受侵犯。内部管理人员无意或者有意泄露数智档案信息则更多的需要加强人员的管理与培训，提高管理人员的安全意识，同时将管理权限分人管理，每个人都有自己的管理账号和管理软件标识，发生泄密可追溯源头，切实提高管理人员的安全保密意识。针对借阅人员用后不及时清理删除导致数智档案信息外传的情况，将借阅档案底稿上标识借阅人员名字，可有效防止借阅人员随意处置借阅的数智档案。

五、结束语

油田档案数智化建设保护了纸质资料，方便了借阅，有利于档案综合管理，而人员素质水平的提高、软硬件设备的配套更是加强了这方面工作的保障。在认识到地质档案数智化建设重要性后，结合油田实际工作全面谋划、科学设计，从做好数字安全管理、规避信息资源泄露等方面介入，把握着力点，推进油田档案数智化建设工作，切实做好档案数智化管理及应用，提升档案管理质效，为石油行业档案工作的稳健长远发展保驾护航。

参考文献

[1]刘美娟.油气田勘探开发地质档案数字化建设的实践与思考[J].兰台内外.2020（02）.

[2]司井丹.档案信息化建设中存在问题及强化措施司井丹[J].科技展望.2016（26）.

[3]林清梅，张慧，黄玉珍.地质档案数字化建设存在的问题及对策[J].黑龙江档案.2022（1）.

[4]高原.档案信息化建设探讨 [J].民营科技.2016（7）.

[5]陈梅.档案数字化建设中的安全问题研究[J].内江科技.2019（2）.

作者简介

左毅（1974-）男，汉，河北省沧州市，天津市滨海新区大港油田勘探开发研究院信息档案室，高级工程师，硕士，研究方向：档案管理与研究。