摘要：企业档案是一个企业知识储备的根基，承担着整个企业的发展历史和知识信息储备的任务，是企业各种实践活动、科研交流、研究成果的第一手材料。随着时代的发展和互联网的普及，企业档案管理也逐渐从传统的图书馆借阅方式逐步演变为数字化检索，能够通过计算机网络更高效地对档案信息资源进行处理、利用和共享建设研究。因此，做好档案基础建设，循序渐进地迈进企业数字化档案管理领域，对企业乃至社会都具有十分重要的意义。

关键词：数字化；国有企业档案管理；问题；策略

引言

习近平总书记强调，“档案工作正在走向依法管理，走向开放，走向现代化。”只有档案工作走向现代化，才能适应社会发展。近年来，我国社会主义市场经济的发展为产业之间的竞争提供了良好的机遇，企业得到了充分的市场发展力量，但企业同样也应重视档案管理工作，以保证两者步调一致。笔者将从公司的实际情况出发，探讨如何提高档案管理的质量，为档案管理人员提供有益的建议和参考。

1档案数字化建设的必要性

1.1有效保存企业重要档案信息资源

信息时代，企业内部结构不断调整，一些年代久远的纸质档案资料的保管模式也亟待调整，成为企业管理工作关注的重点。企业内部的档案资料对于企业具有重要的价值，是不可或缺的资产。随着时间的推移，企业保存的纸质档案资料已普遍出现不同程度的损坏甚至缺失，而传统纸质档案资料的查询利用方式，会对档案资料的齐全性完整性以及案卷字迹的清晰度造成一定程度的负面影响。企业档案资料的缺失和损毁，会在未来形成负面的反馈。因此，完整准确地保存和有效利用企业档案资料，无论对企业还是企业员工而言都是极其重要的。因此要积极促进实施企业数字化档案管理，利用数字化手段将企业重要的档案资料进行数字化加工和整合，上传到企业档案管理信息系统中，并做好企业档案资料的备份工作，从而使企业档案信息资源实现完整保存和安全利用。

1.2是企业在信息时代实现高效发展的必然要求

一个企业的发展建设离不开档案信息资源的支持。企业档案保存了企业自成立以来的全部珍贵的历史资料，记录了企业的发展历程，既是企业生产经营管理成果的记录者，也是企业发展建设的基石。随着现代企业的发展，企业档案管理方式也要适应企业的发展，不断提升和进步。在当今信息时代，传统的档案管理方式已显露出弊端。企业在开展生产、科研、经营、管理各项业务工作的过程中，需要企业档案管理部门对企业内部的档案资料进行梳理、鉴定和掌握，提供完整、准确、系统的档案信息资料，为企业决策和各项业务工作提供便捷可靠的档案信息支撑。而传统的档案管理方式则无法满足企业发展的需要。因此需要逐步推进企业数字化档案管理的建设，通过实施企业档案数字化和信息化，真正实现档案信息资源及时高效共享的目标，提升企业的市场竞争力。

1.3满足时代发展需求

随着时代的变迁，现阶段纸质档案的存储方式已经显现出诸多弊端，无法跟上时代发展的脚步。当今信息化时代，几乎所有的事物都追求高效化和便捷化，人与人、人与物、物与物，之间相互交结、联结成网，实现了多维互动和信息共享。如果企业档案管理仍停留在传统的保管和利用模式，无疑会被时代所抛弃。要跟上现代化信息化的脚步，就要做好企业数字化档案管理的建设，实现档案信息资源的网络化、信息化传递和共享，切实做到与时俱进。

2国有企业档案数字化建设工作存在的问题

2.1管理意识有待加强

随着社会主义市场经济的快速发展，我国许多企业都开始着手建立自己的信息档案队伍，以提高企业的科学化管理水平。他们对各类企业文件进行细致、全面地汇总、整理和录入，但是实践操作中仍然存在着一些企业对档案管理意识比较淡漠，企业高层管理者对档案管理缺乏客观的认识，导致大部分企业重要信息和资料无法有效存档。

2.2管理方法有待改进

新形势下，档案的形式与内容在不断地发生着变化，计算机技术已经成为各行各业工作的重要工具。但从现实情况来看，有些企业针对档案管理工作依然利用传统的管理办法，仍没有科学合理地配置计算机和相应的管理人才。传统单一的档案管理方法早已不能适应社会的持续发展，也无法充分发挥出档案资源在企业运营中的重要作用。

2.3管理者综合素质有待提高

档案信息化管理的不断发展，不仅需要档案工作人员要有专业知识和专业技能，而且需要综合性管理知识，以保证档案管理的现代化。基于此，企业档案管理人员必须具备良好的信息技术，具备网站维护和局域网运行的实战能力。但在具体的企业档案管理之中，存在着一些工作人员综合素质低下、能力薄弱等问题，加之一些单位对档案管理工作的投入相对较少，因此有些档案人愿意去更好的单位或企业“另谋高就”。

2.4档案资源日益增加

目前，随着事业单位业务活动的增多，档案的数量相应增多，加之档案的种类日趋多样化，纸质信息、照片等不同载体的档案，纸质档案出现逐年增长趋势。档案管理单位的各种业务开展已经普遍依赖各种信息系统及平台，包括业务办公系统、查询系统，当前传统的纸质档案依然是主要的档案管理方式，各类信息数据和纸质资料同时存在，频繁的信息交互产生巨大的信息流动，进一步加大了信息处理及档案管理压力。面对档案资料日益增加及复杂化，档案管理单位对档案管理平台的建设需求更加迫切，高效的档案处理模式能够提升单位在档案业务方面的效率，发挥档案资源在事业发展中的价值。

3国有企业档案数字化建设策略

3.1树立科学的信息化管理理念

首先，要做的就是树立科学的信息化管理理念，工作人员要牢牢把握大数据时代的特点，及时有效地革新自己的工作模式，认清传统企业档案管理工作中存在的种种问题和弊端，要采用科学有效的方法，有针对性地解决这些问题。其次，工作人员在平时的管理工作当中，要认真学习信息化管理理念，能够使用各种信息技术，将信息技术与管理工作有效结合起来，发挥互联网、大数据以及云计算的优势，在主动学习和探索信息技术的过程当中，工作人员会对大数据技术的内涵有真正的了解和把握，并且，可以提高信息化管理的质量和水平。最后，科学的信息化管理理念并不是一朝一夕就可以建立起来的，为了做好这项工作，企业要加大资金投入，鼓励工作人员认真学习，大胆实践，培育积极向上的企业文化。工作人员的表现要与其工资挂钩，通过严明的企业制度，引导工作人员加深对信息化管理理念的了解和把握，并定期举行档案管理工作分析会议，总结近期档案管理工作中存在的问题，明确以后需要重点发展的地方，使工作人员对自身的能力有一个清晰的定位，并明确今后的努力方向。

3.2强化档案管理数字化建设投入

一是加大资金投入，优化数字化档案设施设备。首先，应加强资金投入，保障档案管理数字化建设的软硬件投入，还需加大后期硬件设备的日常维护和管理，定期对软件系统进行升级，制定数字化档案管理长期发展规划，促进档案管理数字化水平的提升，满足数字化转型升级的需求。二是加强队伍建设。数字化档案管理对人员的专业能力和素养有较高的要求，进行数字化档案建设，应当重视档案管理人员的专业能力培养，建立常态化人才培训机制，开展人才培训，让档案管理人员不断接受最新的数字化档案管理知识，熟练掌握数字化档案管理工具，提升档案管理人员的信息化能力和水平。

3.3优化数字化档案管理机制

在档案数字化管理中，因当前档案管理工作的复杂性，应当建立健全档案管理数字化的机制以及制度，明确数字化档案管理标准，统一数字化档案管理流程，进一步规范数字化档案管理，提高档案管理数字化的建设水平和质量。首先，应当对数字化档案管理建立统一标准，这样可以对数字化档案进行统一管理，方便数据检索、交换和共享。这样既保证了数字档案的完整性和准确性，又可以在管理和利用上起到控制作用。其次，建立日常管理制度。在数字化档案管理背景下，应当建立与之相适应的更加规范的数字化档案日常管理制度。在日常工作中，档案管理人员不准私自阅读、打印、拷贝、存储数字化档案，不准私自携带、处理档案或档案数据。最后，建立数字化档案安全管理制度。健全的安全管理制度，是数字化档案资源安全的前提保障。一是建立健全数字化档案安全管理制度、责任追究制度、保密制度等。二是加强档案管理人员的安全保密意识，对档案管理工作人员进行安全保密教育。

3.4加强培训工作，提高管理人员的素质

新形势下，为了确保公司长期稳定地向前发展，必须加大对档案管理工作技术人员的培养，不断提高他们的管理水平，从根本上进一步提高企业档案管理的整体效益。企业根据实际情况，采取有效措施，为档案管理人员提供全面的培训计划，让他们更好地了解档案管理工作，以确保他们具备良好的自学能力和档案管理意识，积极主动地去完成日常工作任务。

3.5制定完善的安全防护制度

企业之间的竞争越来越激烈，为了提高自身的竞争地位，企业往往会有属于自己的商业机密，但是，在网络化的工作环境当中，如果不能够建立完善的安全防护制度，企业的商业机密很有可能会被其他企业盗取，影响企业机密的安全性。因此，在完善档案管理工作模式的同时，要加强安全防护制度，要切实提高防护水平，投入人力资源，做好信息的保密性。这就需要企业投入资金，引进先进的人才，研发出适用于本企业的防控技术，完善风险防控措施，使得各种档案信息资料具有更强的保密性。同时，为了提高工作人员的警惕性，企业要做好工作的分配，施行责任到人制度，一旦商业机密遭到泄露，要第一时间找到数据的负责人。通过这种方式，工作人员的安全意识可以得到提升，同时，网络的安全性和可靠性也能得到提升。

结束

实践表明，企业档案管理工作是国有企业运营的基础，新形势下，企业档案管理越来越受到广泛的重视和关注，虽然面临着诸多挑战，但也为其创新和发展提供了良好的机遇。档案工作人员应怀担当之志，强使命之责，紧紧围绕核心，服务事业大局，加快信息化与档案管理工作的融合发展，以信息化技术推动档案工作走向现代化，为国家的发展提供更加有力的支撑，更好地服务于人民群众。企业档案管理部门必须不断吸取和借鉴先进企业的成功经验，以提高自己的服务水平，砥砺前行，推动档案管理工作的规范化、科学化运行，为档案管理工作创造良好的条件，确保企业能够健康、快速、可持续发展。

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作者简介

李瑞瑞（1984.08-）女，汉族，陕西榆林人，主要从事行政档案管理工作。