摘要：档案作为各类信息的载体，对于帮助人们了解过往事件具有重要作用。随着互联网技术的发展，各种信息技术层出不穷，给人们的生活带来了极大的便利。而现代信息技术也对档案管理模式产生了一定的冲击，使其朝着更加信息化的方向迈进。文章从电子信息化管理模式在档案管理工作中的几点应用以及信息化档案管理的优点入手，并对档案信息化管理模式展开探究分析，进而发现档案管理中始终存在工作内容不专业不科学、信息技术在档案工作中的应用程度较低、档案专业信息化人才队伍薄弱、档案管理制度不完备，以及信息化的档案管理系统仍存在安全性问题。基于以上情况，本文提出了将信息化技术应用到档案管理工作中，以期从技术上提高其信息化水平，进而优化档案管理效率，提高工作质量、加快推进单位信息化建设整体进程、积极推进档案专业人才队伍建设、落实档案管理责任制、建立完善的信息化档案管理系统等相关建议，能够对更好的实现信息化档案管理起到一定的指导作用。

关键词：信息化；档案管理；问题；建议

前言：档案管理作为单位中最为基础又最为重要的工作内容，对于保证单位有条不紊的运营具有重要意义。随着互联网水平的不断提高，信息化技术越来越多的被应用到人们的日常工作生活当中。为了保证档案管理工作可以与时俱进，充分发挥时代优势，单位档案管理必须将信息技术与日常管理相联合，提升工作效率。

从档案管理现状看来，仍存在科学性和专业性、信息化技术在档案工作中的应用程度较低、档案专业信息化人才队伍薄弱等问题，制约着各单位档案管理工作的改良与优化，综上，在对档案管理进行探究后，进行了相关分析并提出相关建议，望能够进一步提高档案信息化技术管理水平。

一、文书档案信息化管理的优点

（一）有效提高了传递的速度和安全性

传统的文件传输基本上是依靠邮政系统进行的，但是受限于传输时间过长，导致文件管理器无法将文件及时的定位以及归档，故而文件在传输的过程中会出现丢失或者延误等情况。将信息技术应用到档案管理中，能够实现文件通过网络系统进行传输，极大的提高文件传输过程的安全性以及时效性[1]。

（二）有助于提高办公效率

在过去的档案管理工作中，工作人员仅仅通过人为手工操作进行档案的收集、发送以及保管。严格的使用笔对文件进行分门别类，并对档案内容采用严格计数，进而减少档案内容遗漏与缺失，而计算机的有效应用，改变了传统档案管理方式，人为手工操作时代一去不返。计算机技术的应用使得文档的保存、收集、统计变得异常简单，极大提高了档案管理的效率。

（三）有助于实现资源共享

传统的仅仅依靠人工进行档案管理的模式不能实现资源共享，人们无法通过检索得到想要的信息或者文档资料，使得大量有用的信息处于闲置状态，造成了巨大的资金和资源的浪费。一方面，随着信息技术的高速发展，文件信息及载体可以在不同信息系统间实现分离和互联，为数据资源共享互通提供技术支持，并且拓宽信息交互方式、加速文档使用速率[2]。另一方面，极大的提高了档案管理效能。将档案管理工作从档案一级提升至档案级，从单一的管理系统提升至全系统的档案管理。与此同时，通过浏览网上服务平台，能够随时了解到全国各档案机关的情况、档案管理的关键内容以及掌握相关档案管理信息，真正意义上做到了资源共享。

（四）信息传播具有稳定性

传统的文件资料的保存环境要求较高，潮湿、高热、酸性环境都会使其受到不同程度的破坏。而随着电子信息技术的不断高速发展，电子公文阅读器等文档载体不断出现在市场上，而由于具有受外部环境影响小，不容易使文档资料遭到破坏等优势而有效的解决了不良环境给文档保存带来的影响[3]。与此同时，电子文档载体还具有存储方便、查阅简单、文档传递方便以及储存时间长等优点，能够极大的提高文档存储的安全性和稳定性。

二、电子信息化管理模式在档案管理工作中的应用

（一）推动档案信息管理思路创新

随着信息技术应用范围不断扩大，对档案管理工作方式提出新的要求，而单位档案管理核心已经表现出了新的变化，传统陈旧的档案管理模式已经无法满足新时期信息化社会发展的需求。信息化档案管理模式对传统管理模式的功能进行了整合以及突破，创新出档案数据的存储、交互和处理等功能，极大提高的档案管理的灵活性以及便捷性。由此可以看出，电子信息化管理的应用，为实现行政机关的档案管理提供了多媒体发展思路。尤其是实现了对资源的充分利用，确保文档资料有效传递、信息数据完整性，进而提升机关中各单位之间的沟通效率，使档案管理工作日渐朝着信息化的方向转变。

（二）实现档案检索系统的灵活性和准确性

电子档案信息化管理模式还具有档案检索灵活准确的优势，极大提升了文档查询效率，在以往档案管理中，档案查找需要大量人力物力资源，不仅需要人工一点点的找，而且在查找后要做好档案归档与整理，档案检索效率较低。随着电子信息技术水平的不断提高并广泛在档案管理中得到应用，使得档案搜索变得更为灵活以及准确[4]。用户只需要在检索系统中输入想要查询的档案名称，通过互联网技术，就能够快速的定位文档位置，帮助用户在较短时间内准确的查询到档案。为了满足行政机关各部门人员的检索需求，还可以在检索系统中设置多元化的检索方式。使机关人员更加深入的体会信息化档案管理系统的灵活性以及便捷性。

（三）保障档案数据信息的时效性

在传统陈旧的档案管理模式中，档案数据的整合、加工会涉及到众多审批环节，占用较多时间，不利于档案信息的时效性。而信息化的档案管理模式能够有效推动档案数据进行传播，很好的保证档案管理数据的及时性。由此可知，电子信息技术的应用，能够使档案管理工作从繁琐数据内容处理环节中脱离，使其数据的时效性得以保障。

（四）提升档案管理工作的综合效率

目前，档案管理模式已经滞后于工作需要，不仅不能满足大量档案管理资料归档与查找等数据性工作内容，也影响档案管理的健康发展，因此，档案管理工作需要创新。在互联网背景下，档案管理工作创新需要积极运用现代化的信息技术，对档案管理内容实行信息化的管理。在信息化的档案管理模式中，依据不同的档案数据处理要求，可以创建不同的存储环境[5]。除此之外，在档案数据的利用环节中，灵活的电子信息检索功能，除了有助于快速查找档案信息外，还能够为档案管理者在日常工作中提供更大的便利。

三、档案管理工作现状以及面临的现实问题

（一）档案管理工作缺乏相应的科学性和专业性

若单位想实现更加科学化、合理化的进行档案管理工作，则其需要以相关国家档案管理办法及实施细则为准绳，结合自身的实际情况制定出完善且规范的档案管理模式。目前，我国部分单位的档案管理模式较为落后，缺乏一定科学性和专业性。在具体档案管理工作中没有将信息化技术与档案管理工作相结合，部分档案管理部门仍然以纸质材料作为档案数据的载体，沿用“信袋式”的档案管理模式。同时落后的档案检索方式极大的降低了档案资料利用效率，使之处于闲置状态。除此之外，在部分单位中还存在着调用其他岗位负责人兼任档案管理工作现象，导致档案管理工作无法科学有效开展，管理工作不专业，相关档案管理人员出现大量的纰漏，最终导致档案管理工作混乱不堪。甚至还有部分单位将档案管理工作“化整为零”，将档案资料分配给各个部门进行收集、保存以及整理，而没有安排专业人员统一的开展该项工作，导致这些档案资料不能被有效的利用和保护。上述缺乏科学性和规范性的档案管理模式都极大的影响着档案资料的安全性和可利用性，同时使档案信息提取难度提高，不利于实现高效档案使用价值[6]。

（二）信息化技术在档案工作中的应用程度较低

随着信息技术的不断发展，其在人们的日常生活中应用空间也有了显著的提高，为人们的生活带来了极大的便利。而这种信息化技术的广泛应用无疑对档案管理模式产生了一定的影响。这就要求单位档案管理者需要改变以往传统思想，寻求新的档案管理模式。而信息化档案管理系统较传统管理系统，其档案资料存储内容更丰富、归档形式更便捷、数据资料传输更流畅、信息交流更简易，检索资料更灵活且工作效果更高的优点，不但能够高效的整理档案数据信息，还能快速的实现档案资料的检索、提取、传输和共享，使得档案资料的利用率达到最大[7]。但是由于档案管理者对于目前的档案管理工作所面临的严峻形势认识度不够，对信息化技术应用效果缺少了解。在档案管理过程中没有配备相关的技术管理人员，在档案管理过程中，因对信息技术认知度较低，且大多数档案管理人员缺少对新事物积极性，不想改变原有工作方式，在日常工作中仍以收集、整理保管纸质资料作为主要工作，缺乏一定的前瞻性。

（三）档案专业信息化人才队伍薄弱

我国的档案专业信息化人才队伍较为薄弱。档案管理工作作为文件管理基础工作，其人员构成等主要是工作年限稍长员工，且多为其他部门选调人员或兼职人员，并没有配备专业人才开展相关工作。在基层档案管理工作中仍然存在观念落后、人才出现短板等问题，极大的制约着信息化档案管理工作顺利建成。

（四）档案管理制度缺少完整可行性

在档案管理工作中还存在着管理制度不完整情况。首先，缺少精细化档案管理工作分配规范，导致在档案管理工作中职能混乱，极易出现档案管理工作多人负责但具体项目权责不明，在出现问题时，无法划分工作责任，不利于做好档案管理工作[8]；其次，还有可能出现人员闲置的情况，造成人力资源白白消耗，不利于降低了档案管理实际应用价值；最后，在单位档案管理工作中没有行之有效的绩效考核。从现阶段各地档案管理情况，档案管理工作流于形式的现象较为严重，究其原因主要是由于缺少行之有效的考核机制造成的。管理者不清楚自身的职责，所以容易出现消极怠工的状况，进而降低档案管理有效性。

（五）信息化的档案管理系统存在漏洞

档案信息化应用核心是管理系统建立，档案管理质量的提升依托于信息化管理系统安全性。目前，信息化档案管理系统存在着档案数据体量大、形式多样等问题，并且缺乏一定的管理标准。加之，档案管理系统软件在存储数据上相对落后，降低了信息化档案管理系统的安全性。

四、提高档案管理信息化建设的相关措施

（一）应用信息化技术，提高档案管理质量和效率

传统的档案管理模式还是通过人工手动的对各类纸质档案资料进行收拾、整理、归类，不但需要耗费大量的人力，而且档案管理效率不高。为了有效解决这一困境，需要加大信息技术在档案管理中的应用。信息化的档案管理模式能够提高档案数据的利用率，同时使得档案检索过程更为灵活、便捷，为档案资料赋予更强的活性，使其内容更加多样化，覆盖面也更具广阔性[9]。有利于从根本上实现档案资料“应收尽收、应归尽归”，同时提高档案管理的服务水平，使其朝着更加规范化的方向迈进。

（二）加快推档案管理信息化建设整体进程

档案管理工作作为各单位日常事务中的一项基础工作，对于保证各单位有条不紊的运行具有重要意义。现阶段只有构建信息化档案管理系统，进而促进电子文档归档业务成形，才能实现各个单位内部档案资源实现共享这一功能。与此同时，信息化的档案管理模式能够帮助人们更加便捷检索档案资料并准确的获取所需资料，从整体上提高档案资料的利用率。由此可知，将信息化与档案管理工作相结合，能够极大的提高档案管理的综合实力，并提高各单位的档案管理效率。

（三）积极推进档案专业人才队伍建设

档案信息化管理模式对传统纸质文档归档能力要求不高，但是要求档案资料朝着数字化、信息化的方向发展，在这个发展过程中需要不断的运用现代信息化技术手段，进而要求推进档案专业人才队伍搭建。主要可以从线上、线下两个方面着手开展人才队伍建设工作，线上方面，目前的档案管理人员可以通过互联网在线上搜索相关档案管理专业方面的信息，同时可获取国家有关于档案管理方面出台的法律法规文件。除此之外，网络平台还有讲授档案管理工作重点、档案管理技术难点分析以及具体实际操作方法教学视频，内容丰富多样，档案管理人员可充分进行学习。在具体的档案管理工作中运用借鉴相关档案管理经验并将其先进手段与实际情况相结合，探索有效落实手段，从根本上提高我国的档案管理水平；线下方面，各单位可开展关于档案专业新知识、新技术等方面的培训工作。通过邀请各级档案管理系统中的专家、教授或者其他社会培训机构，在单位内部开展学术交流活动，通过提升对档案管理信息的认知度，鼓励相关工作人员自觉开展相关内容学习。比如，此前黑龙江档案技术服务中心曾以信息化档案管理技术以及当前的档案管理现状为基础举办了一场培训活动，并对《档案法》以及《归档文件管理规则实施细则》展开了详细的解读。利用现代化的电子影像技术，深入的讲授了相关档案管理知识。这种整合师资资源进行培训的方式能够极大的发挥其引领示范作用，有助于档案管理更好的提升自身管理水平，进而加速建设档案管理人才队伍。

（四）落实档案管理责任制

由于档案管理工作内容较为广泛，在管理过程中容易出现分配不均匀现象，从而造成“旱的旱死，涝的涝死”现象。为了有效提高档案管理工作效率，需要健全其档案管理责任制，使其具有可行性。在制度具体的实行环节，需要将具体的档案管理工作细化，具体分配到个人并明确权责。通过以上形式既能激发管理人员工作主动性与积极性，并且在工作中做到自纠自查，降低工作中出现的实物情况，并且，一旦出现突发事件，也能够有人第一时间进行处理，并承担相应的责任。另外，还需要监督档案管理人员的工作流程，针对其中不良行为进行矫正，并制定合理的档案管理流程，切实提高档案管理效率，从根本上助力单位进行各项生产经营活动。

（五）建立完善的信息化档案管理系统

在信息化的档案管理模式建设中，需要进一步完善信息化的档案管理系统，使其更具有规范性、标准化。具体可从以下两个方面着手开展工作，第一，通过对信息化档案系统流程确认，保证其档案信息资料能够高效在电子平台上传输，并做到及时归档，提升其管理工作时效性以及准确性。第二，保证信息化系统的安全性，信息系统主要通过软件进行应用，如果在实际中出现软件安全问题，就会导致档案遗失。在信息化档案管理系统中，在信息共享、资源利用等方面均体现着信息化的优越性。而档案管理系统的软件水平高低则决定着以上优越性体现的强弱，另外其对于保障档案管理系统的安全性也具有重要作用。

结束语：经过分析可知，档案管理作为单位中一项重要工作内容，对于推动企业长久发展具有重要作用。文章从电子信息化管理模式在档案管理工作中的几点应用以及信息化档案管理的优点入手，对信息化档案管理模式进行分析。发现在当前的档案管理工作中还存在着诸如档案管理工作缺乏相应的科学性和专业性、信息化技术在档案工作中的应用程度较低、档案专业信息化人才队伍薄弱等问题。为了在实际应用中减少上述问题产生，全面提高档案管理信息化水平，本文提出相关对策，包括应用信息化技术，提高档案管理质量和效率、加快推进单位信息化建设整体进程、积极推进档案专业人才队伍建设、落实档案管理责任制、建立完善的信息化档案管理系统等相关建议，能够对更好的实现信息化档案管理起到一定的指导作用。

参考文献

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[9]张丽娟.信息化背景下档案管理工作存在的问题及对策建议[J].美化生活，2021（7）：2.

作者简介

杜媛媛（1976.11—）女，汉，本科，福建省龙岩市人，档案馆员，研究方向：档案数字化。