摘要：事业单位想要进一步提升自己的服务质量、管理质量以及社会服务职能履行质量，都不能忽视文书档案的管理及深入应用。但就目前的情况来看，存在于事业单位文书档案管理上的问题仍然较多也较为突出。要切实改善这些问题就应当从问题入手，有针对性的研究应对策略，同时与时俱进不断研究新的更加适合的工作方法，不断推进事业单位文书档案管理质量的持续提升，最终通过提升文书档案管理工作质量来实现对事业单位整体管理及职能履行质量的有效推动。本文分析了事业单位文书档案管理的工作特点，并分析了事业单位文书档案管理工作的重要性。最后就如何加强事业单位文书档案管理提出一些改善措施与建议，希望能够为致力于文书档案管理工作质量提升的事业单位提供一些有益参考。

关键词：事业单位；文书档案；档案管理；改善措施

绪论

事业单位对于我国各行业及各领域发展的重要性不言而喻，同时，事业单位也肩负着履行我国政府各项社会公共服务职能的重要职责。因此，事业单位自身的管理尤其是文书档案管理不仅关系到单位本身的管理运作，更加关系着行业、社会乃至国家。所以加强事业单位在文书档案管理方面的措施研究是非常必要和重要的。

一、事业单位文书档案管理工作特点

文书档案作为重大事件、重要工作以及重要决定的记录载体，在内容上可以说是包罗万象。尤其是事业单位文书档案，在内容上对单位本身以及我国一路以来的改革发展进行了多方位、多角度、多层次的忠实记录。事业单位文书档案管理也就拥有着有别于一般单位、企业档案的诸多工作特点。第一，由于事业单位文书档案在内容上具有较强的综合性特点，不仅包括单位事务工作内容、党务工作内容，同时也包括了科研、教育、基层、人事等诸多内容。因此，事业单位文书档案管理工作具有较高的综合素质要求。第二，事业单位文书档案不仅对于单位自身的管理运作与建设发展具有突出重要性，同时也是我国改革发展、重大工作、重大事件的记录载体。因此，事业单位文书档案的保管及管理工作也具有较强的专业性，不仅需要做到档案文件的日常安全管理，同时也要对档案管理进行更加科学可行的管理规划，从而保证文书档案能够更好的发挥出自身作用。第三，事业单位的部分工作及业务具有保密要求，作为记录工作内容的文书档案。因此，在文书档案的管理上同时还需要关注在保密性上的有效落实。但目前在事业单位的文书档案管理当中仍然存在着一些突出问题，如管理的主动性、管理科学性不足、文书档案管理制度存在一定缺陷难以保证管理的有效性与安全性等，此外，虽然现在已经进入互联网时代，但许多事业单位的文书档案管理工作仍然未能充分实现管理的信息化与高效率，从而制约了文书档案管理工作质量的持续提升。这些问题如果无法得到有效解决，不仅直接影响到事业单位本身的管理与发展，更加会影响到事业单位的社会职能履行质量。

二、事业单位文书档案管理工作的重要性

事业单位重视文书档案管理工作，具有多方面的重要性。首先，作为记录事业单位工作内容、建设与发展历程的重要载体。加强文书档案管理能够更好的保存事业单位建设与发展历史，能够有效避免单位发展“断代”问题，能够让单位领导层与管理者在主持管理工作、推进单位发展的过程中有据可查、有章可循，从而保证单位的发展及各项工作开展的延续性与连贯性。其次，作为中央政府与各级地方政府履行社会公共服务职能的重要机构，加强事业单位文书档案管理能够帮助单位更好的掌握和领会各个历史发展阶段国家政策的变化及走向，以及明确单位在各阶段所肩负的责任与使命，从而更好的开展工作履行职责，发挥单位自身应有的价值与作用。因此，单位需要不断加强文书档案管理，从而够帮助事业单位更好的总结教训积累经验，不断提升单位的业务质量与服务水平。

三、加强事业单位文书档案管理的具体措施

1.加强宣传教育、提升文书档案管理重要性认识

文书档案管理是事业单位内部管理的一个组成部分，但其管理工作的重要性对于单位的整体发展及各项社会公共服务职能的有效履行都十分突出。针对当前文书档案管理存在的种种问题，对文书档案管理的不重视是导致文书档案管理工作长期以来没有得到质的提升的关键性原因之一。因此，要加强文书档案管理的第一步就是要加强宣传教育，在事业单位内部切实提高对文书档案管理重要性的认识。要保证不仅主持文书档案管理工作的部门及人员要认识到管理重要性，其他科室及其他岗位工作人员也要认识到自身在文书档案管理中的地位与作用。此外，还需要加强对单位领导层、决策层关于文书档案管理重要性的组织与学习工作力度，让领导者决策者能够站在更高的高度上对文书档案管理工作的优化与改革进行统筹与引导，切实的在单位内部形成重视文书档案管理、积极推进文书档案管理的良好风气，为文书档案管理改革工作的有效推进打好坚实基础。

2.规范与完善文书档案管理制度

文书档案管理工作一直存在诸多问题的原因，还是因为许多单位并没有形成更加科学规范以及完善的文书档案管理制度。或者一直沿用过去的旧制度，而没有根据当前时代变化发展，以及文书档案管理要求而进行制度的完善与优化。因此，导致管理工作无法适应当前时期事业单位对文书档案管理的实际要求。所以，单位方面应当进一步规范与完善文书档案管理制度，保证文书档案管理的科学可行与实际管理成效。事业单位文书档案管理流程应当分为多个步骤，分别是文书结档、资料整理汇编、形成档案、档案分类、档案编号、入库保管存档。对于专项工程或特殊工作内容，为了保证文书档案内容上的足够丰富与详实，应当在工作开展同步进行一对一文书档案建设并进行工作推进中的跟踪记录，对于特殊文书档案还应当根据内容重要程度合理放宽存档年限，以保证文书档案能够发挥最大应用价值。对于到期需要销毁的文书档案，需要经过反复审议慎重给出销毁建议，同时还需要经过二次复查核实销毁建议的合理性，避免造成管理上的失误与管理风险。在文书档案管理场所及岗位配置上，也应当进一步的规范与严格。目前大多数单位的文书档案管理仍然以纸质档案为主，部分单位在大力推行电子档案管理模式的情况下也慎重保留了纸质文书档案，以提升文书档案管理的安全性与可靠性。因此，在仍然有相当部分单位在对纸质文书档案开展管理与保管工作时，纸质文书档案的保管场地、保管环境、保管条件也需要进行严格规定，避免文书档案在保管过程中出现毁坏、破损、霉变等影响文书档案管理的问题出现。除了纸质文书档案管理需要重视保管场所与条件以外，电子文书档案同样需要重视保管条件，如数据储存载体的稳定性、安全性、储存设备所在环境的空气湿度和温度是否适合在一定时间内安全储存数据资料。此外，水电安全性也是一项需要重点关注的内容，以确保电子文书档案管理的安全性。在管理制度上，除了需要关注文书档案本身的制度以外，对于管理人员岗位与职责也需要做出进一步规范与细化的规定。如严格执行专人专岗岗位制度，避免兼任和一人多岗问题出现。对于文书档案管理人员应当具备文书管理、文书档案管理、事业单位业务相关知识、电子档案管理专门知识等多方面专业知识，从而为事业单位文书档案管理工作提供有力的人员保障。最后，还需要针对电子文书档案管理的网络环境安全、系统稳定性、设备稳定性等问题，进行网络与设备维护专门岗位设置以及专门人员配备，以保证电子文书档案管理也能够在最大程度上避免相关管理风险与数据风险。

3.重视人员队伍建设与岗位培训

事业单位文书档案管理不仅具有较强的复杂性，同时也对管理人员的专业能力有着更高要求。但是从实际管理工作的执行情况来看，许多单位的文书档案管理不仅没有专门管理岗位负责具体管理事务，主持文书档案管理的工作人员也存在比较明显的不胜任问题。一些单位的文书档案管理工作甚至被视为一个“闲职”用来进行人员安置，这不仅直接影响到单位的管理秩序和用人规范，同时也极大影响到文书档案管理工作的规范性与管理质量。甚至还会因为管理人员不具备文书档案管理专门知识以及缺乏必要的工作责任心与主动性，而导致文书档案管理工作漏洞频发、问题连连，严重影响到文书档案管理对于整个单位的建设发展以及服务职能履行质量。所以，单位方面必须重视文书档案管理人员团队的整体建设以及必须不断根据管理要求的变化而进行有针对性的岗位培训。对于人员培训工作，单位方面应当遵循如下几个方面的步骤，第一，依照事业单位文书档案管理要求及具体管理办法，进行档案管理人员相关业务培训的计划编写，如培训周期、培训阶段性计划、培训总体目标以及培训课程和考核办法等，保证人员培训始终符合事业单位文书档案管理工作具体要求，以最小的培训成本实现最大的培训成效。第二，除了单位内部制定培训计划，还应当加强与同行业事业单位、兄弟单位的人才培养合作，例如互派管理人员进行交流学习、总结经验吸取教训，拓宽管理人员的眼界与知识体系，进一步提升事业单位文书档案管理工作能力。第三，鉴于文书档案管理的专业性以及管理上的复杂性。单位除了加强在职人员培训以外，还应当积极研究如何与高校开展人才培养相关合作，如与高校联合开展专项人才培养计划、人才培养计划招生范围不仅可以面向学校内部，同时也可以面向社会各阶层符合招生条件的人员，通过高校的教育教学资源、经验与单位实际管理案例、实操岗位资源的结合，实现从学校到单位的立体化全方位专门化人才培养，让单位文书档案管理人才整体素养及业务能力从根本上得到提升，满足事业单位不断变化发展的对文书档案管理工作的新要求和新变化。第四，在人员培训工作当中加强职业道德与思想政治工作开展力度。事业单位是履行我国中央政府以及各级地方政府各项公共服务职能的重要机构，事业单位本身也具有较强的公益属性与社会属性，履行好各项服务职能不仅是单位应尽的义务，同时也是事业单位对公众和社会的责任。因此，在人员培训及教育工作开展过程中，不仅要关注业务能力方面的提升，同时更要时刻关注管理人员与执行人员在思想道德方面的学习与约束，这样才能在管理工作当中时刻把单位责任、使命以及岗位职责、社会价值摆在突出位置，从而激发管理人员的工作主动性、自律性以及创新性，不断推动管理工作持续提升整体质量。

4.加快文书档案管理信息化建设

加快信息化建设能够切实推动事业单位文书档案管理的水平与效率提升，但是目前事业单位在内部管理方面却仍然还是停留在信息管理与建设初级化水平阶段，事业单位文书档案管理信息化建设不足也主要体现在初级化、简单化、表面化等方面，未能进行深入应用。为此，单位方面应当重视文书档案管理在网络时代和互联+时代背景下对新媒体、新技术以及新平台的打造与应用，第一，确立利用数据挖掘技术以及打通各部门及业务流程的数据传输通路，提升各项数据的获取效率与信息准确性。第二，建立与完善电子档案管理制度，利用自动扫描录入设备快速录入各类纸质文件内容，实现纸质档案转电子档案的自动化，保证电子档案与纸质档案同步建立。第三，建立文书档案数据库，充分利用更加丰富的非结构性数据拓展文书档案数据来源渠道，进一步丰富文书档案数据内容，提升文书档案管理与使用价值。第四，重视推进事业单位信息资源共享平台建设，实现信息资源共享平台与业务部门、管理部门以及文书档案管理部门的数据互动和传输端口统一，尽量做到数据同步传输，消除数据传输滞后性问题，切实提高文书档案管理科学性。最后，积极利用新媒体技术提升档案调阅及使用效率，如采用大数据计算、模糊算法等提升档案检索效率以及检索内容精确性、检索操作智能化等，从而提升单位文书档案调取及使用上的便捷性。最后，要重视文书档案信息数据管理安全，重视访问权限管理、秘钥管理以及数据加密，避免网络安全漏洞影响到电子档案管理安全。

四、结束语

文书档案管理一直以来都是事业单位管理工作的重点，随着事业单位职能转型升级、国家对事业单位各项工作的要求不断提高，文书档案管理被赋予了更加重要的意义。文书档案管理也应当随着时代的发展、科技的进步都不断升级与创新管理方法，以保证管理工作能够始终适应事业单位的管理要求以及对文书档案的使用需求。

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