摘要：随着我国经济的发展，信息技术在档案管理中的作用越来越重要，助学金档案也是学校信息管理中的一个重要方面，档案信息的准确性和及时性也是学生及时取得助学金的重要保障。因此，在学校的信息管理过程中早日实现助学金信息的信息覆盖和信息管理，这是实现助学金解决学生生活的重要手段和必要的措施。可是现如今单一结构化的信息管理无法满足助学金系统的信息处理，所以实现信息技术的不断发展和信息手段的应用是保持助学金管理系统、及时发现问题的重要措施，因此对信息技术的处理是提高档案管理的重要措施。

关键词：信息技术；档案管理；应用研究

学生在各个阶段档案种类较多，档案管理工作较为复杂。如果仍然沿用传统的人工管理方式，已经无法达到有效管理的目标。当前，越来越多院校已经建立了信息化的档案管理体系，大大提升了助学金档案管理工作的效率与便捷程度。因此，应该将更多先进的信息技术运用于优化档案管理工作效果当中[1]。

1.现代集成信息管理系统的特性

档案信息具有多元控制化的特点，对于信息的协同高效区分有着重要的作用，助学金档案也是组成学校信息档案管理的重要部分，能够保障学生在受到优质教育的同时，解决困难学生的基本生活问题。助学金档案要根据不同学生的基本情况进行区分，包括家庭情况、学生在校的实际情况对学生的实际操作进行选择，档案管理也要具备高度的智能化，满足对不同种类学生的形象化区分，针对不同经济能力的学生进行信息区分辅助，让家庭困难、成绩优异的学生能够得到学校的补助，渡过难关。不仅要对学生进行信息操作认证，还要对学生进行实际化的信息认证，保证信息的可靠性、有效性，减少错误信息的诱导，对信息进行反馈和认证，及时根据信息反馈的结果对于学生的情况进行跟踪认证，避免接收不准确的信息。同时信息集成性的助学金档案管理也要注重学生的素质和成绩，保证每个学生都有良好的学习成绩。

2.现代信息集成性管理的体系规划性布局

信息管理过程中，除了要保证信息的真实性和集中性，同时还要确保信息的安全与智能，在特定时间内学生的表现能够得到反馈，及时了解学生的情况；这样有利于信息的调整和更新，满足信息的体制化建设，这也是为了满足信息的及时调整，稳定信息更新的频率，确保信息的正向传达[2]。建立起信息质量引导模式，在整体信息管理系统之外建立相匹配的信息跟踪调查系统，避免漏洞的发生和信息数据的不准确，从而达到信息监视，对存在问题的信息及时调整，能够提高信息管理的效率。

3.助学金信息管理系统的操作模式

信息管理系统的建立依赖于信息处理硬件设施的操作模式的普及，如果没有与信息管理系统相匹配的信息硬件设施，也无法保证信息系统运行的有效性和高效率性。现代系统组织结构的优化创新管理在具体的实现步骤中有相应的人分工和质量控制管理；因此在现代化组织结构中促进管理创新的方法之一就是进行思想创新，激发工作人员的创新能力，根据组织结构的变动，及时剔除影响组织结构更新的因素，信息管理体系要发挥管理职能，挖掘有效信息，创新组织结构，保证系统实施效率的提高。

4学校档案信息化管理现状

首先，档案管理思想和方式有待革新。在很多学校的档案管理部门当中，工作人员不具备较高的文化知识水平，缺乏专业的管理知识和技能，使其一直运用较为保守的思想进行工作，并未认识到信息技术在档案管理工作中所发挥的重要作用。这就使得学校档案管理朝着信息化方向发展的步伐停滞。比如，提倡将纸质档案的内容转变为电子档案的形式，但是管理人员并不会操作扫描仪，使得这项工作难以推进。其次，安全防范与系统整合工作速度较缓。信息化的档案管理系统能够大大提升档案使用者的查询效率，从而节省时间和人力。但是，信息化管理模式在一些学校中起步较晚，还未实现对于资源的有效整合，使得纸质档案并不能与电子档案完全匹配，使得信息技术难以完全且充分被应用于具体的档案管理工作当中。

5.学校档案管理系统的优势

随着21世纪的到来，科技的飞速发展带动了这场以信息化为主体的全球性浪潮，计算机的广泛应用极大地促进了社会和经济的发展，高新技术的应用正在深深地改变着人类的日常工作和生活方式。现代化的档案管理系统应具备以下功能：提高效率、安全性和可靠性。

（1）现代化档案管理系统具有高效率、大容量、便捷性和可重复使用性，它采用计算机文字处理软件，结合数据和图像，将文档分类整理，形成一个完整的档案管理系统，使得查找、阅览、更改、交换和使用变得更加便捷。

（2）现代化的校园档案管理工作急需一批高水平的专门教师队伍来完成，他们应该爱好自身的各项工作，熟悉馆藏文档的具体内容，以便更好地完成各项管理工作。然而，从当前全国的情况来看，归档工作人员的专业知识面较窄，结构不够完整，缺乏创新能力，这些都是影响校园档案管理工作的重要因素。在21世纪这个信息时代，为了跟上社会的发展，解决档案事业面临的挑战，应当重视提升档案工作者的素质，不断完善专业知识结构和技能结构。如何提升档案工作者的整体素质，以适应档案事业的快速发展，已经成为档案管理工作中无可回避的问题。现代化档案管理存在许多不足之处，有待进一步改进。

（3）由于计算机技术的发展，现代化档案保存方法也在不断改进，但仍存在一些不足之处：由于大批电子设备文档的出现，文档载体大多转为磁介质或其他介质，信息记录方法也从传统的文本或图像转变为机械可以辨认的数字，这就给档案的归档和保存提出了新的挑战；目前，中国尚未制订出关于电子商务文件归档和电子档案管理工作的规范性准则，也并未从立法上明确规定；由于电子商务文档易于篡改、拷贝、真实性和完善、存档管理及其文档信息载体的原创性，因此，必须研究并提供指南，以便更好地负责管理和保护电子商务文档。

6.信息技术管理存在的问题

学校档案馆信息化建设面临着许多问题，必须正视其存在的缺陷，从而达到解决问题的目的。

（1）传统的保守观念是影响档案管理信息化技术发展的重要因素：由于电子计算机的发展，许多档案馆工作人员仍然坚持使用传统的纸质文件，他们认为文件管理仅仅是为了收集和保存，缺乏管理和服务意识，只要将档案妥善保管就可以了，但这种传统的管理模式却阻碍了现代档案管理的发展[3]。

（2）事业单位和学校对档案信息化的关注不够，对其经费的投资相对不足。对档案馆进行技术性的管理，必须确保电脑内外的电脑网络的运作，而资讯的安全性与防护必须以良好的软件为基础，而网络科技的建设与软硬体的设定，则更要耗费巨资。但是，由于大多数事业单位的负责人以及 对文件的工作不够关注，或者单位经费不足，没有足够的经费，很难保证项目的顺利进行。

（3）缺少专门技术人员。随着科技的发展，我国高校档案馆数字化建设工作面临着巨大挑战，尤其是没有专业的技术人才，许多高校的档案管理工作技术人员没有信息基础知识，根本无法适应当前的数字化发展需要。因此，我们必须加大对档案管理人员的培养，进一步提高他们的信息技术水平，以促进高校档案馆信息化建设的发展。

7.学校档案管理中的应用策略

7.1提升电子档案与档案目录数据系统的建设速度

采用电子档案不仅能够节省更多的存储空间，还能够使得档案检索的效率得以提高。所以，学校档案管理部门的工作人员应该运用信息技术将纸质档案以及符合存档要求的资料转换成电子档案，保存在信息系统中。另外，应该借助信息技术建立健全化的档案目录数据系统，对不同的档案类型予以区分，防止重复录入的现象发生，增加不必要的工作量。比如，针对于学校而言，在档案管理的目录下应该包括多个子目录，即学生活动、学籍等。在建立这个档案类别的目录的过程中，需要对其明细予以标注。

7.2将多样化存储方式运用于档案资料管理

随着信息化的发展，档案部门在建立数据库时，应该采取多种方式来存储档案资料，并对其进行备份，以防止由于某些原因导致档案丢失。例如，可以使用移动硬盘或U盘等设备来进行档案备份。我们可以为院校档案资料提供双重保障。如果系统中的档案资料出现丢失，我们可以通过第三方存储介质来确保它们的安全性和完整性，将丢失的部分再次录入到数据库当中[4]。为档案资料备份是人工管理方式所难以实现的，这也体现了信息化档案管理模式的一大优势。

7.3建立数字化档案管理标准体系

在完善档案管理工作体系，推动工作发展的进程中，应该充分依据国家以及行业的相关标准，立足本校档案管理工作的实际情况，建立数字化的档案管理标准体系。以这样的方式使得相关工作人员能够按照规范化和标准化的管理方式进行集中管理。在这项具体的工作当中，应该保证数字化档案管理标准具有简便性、统一性、协调性以及高速性的特点，这样能够为管理人员开展管理工作提供较大的便利。数字化的档案管理标准不应该保持静态，而是以动态的形式存在，随时对其进行完善、补充以及修订，使其能够得以可持续发展。这就要求在建立过程中严格对学校的工作标准、文本格式以及技术要求等差异化因素予以考虑，使标准能够具有通用性。另外，学校还应该针对档案管理工作来建立操作标准，对于管理人员对于档案资料的收集、整理、立卷以及归档等多项工作予以规范，使得管理人员能够严格根据业务流程实施档案管理工作，对于档案管理生命周期以及各项相关工作进行有效落实。

7.4强化数字化档案管理的安全性

以互联网的应用与发展作为背景，越来越多人对于网络安全问题予以重视。将信息技术切实运用于院校档案管理工作中应该将保障档案信息的安全性作为一项重点。当前，以安全性原则管理院校档案信息一般体现在管理档案的实体和内容安全。首先，档案管理部门应该安装监控设备，对于档案管理的整个过程予以实时监测，从而实现对于档案实体安全的管理，做好相关的安全防范工作。应该在存放档案的库房安装门禁系统，并将其与学校的安保系统相连接。以这样的方式使得档案信息安全管理工作能够更加容易推行下去。其次，在进行档案信息调取以及查阅过程中，可以为其设置权限以及要求，比如，查阅电子档案的人员应该以自己的身份信息登录系统，进行身份认证，安装安全防护的软件，建设防火墙等，使得网络隔离的局面得以实现，保证档案信息的安全[5]。

7.5提高档案信息资源的整合水平

在建立我国高校档案馆信息化工程项目时，必须对学校档案室存在的信息"孤岛"问题给予足够的关注与剖析，特别是要对学校档案室存在的大量文献资料进行严格地核算，确保高校档案馆信息系统能够有效地防止"复制"、"不合理"的问题。要强化对文献资料的品质特点的剖析和研究，归纳和归纳有关的文献资料管理和档案资料的服务要求，保证各种资料能够与资料检索的实际需要相符，从而提高档案资料的整体质量。必须重视档案工作中的信息化工作，并将其与财务、人力、物力、物力等综合起来，并针对其工作的需要，制订一套特定的文件资源集成战略，从而实现对档案资料的优质、资源的合理配置。在全面推进档案信息资源集成的进程中，必须重视整个系统的建设，特别是要充分发挥其自身的优点，从而达到高水平的综合利用，为档案信息的备份与访问提供强有力的支撑。

7.6学校的档案工作者必备良好的素质

一个档案工作人员必备的素质结构，应是其具有的政治素质、业务素质和智力、能力素质的最佳综合表现。档案工作者应是知识面的“广”与“博”的多面手。有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。学习档案先进单位的档案管理工作、知识及发展情况，以便开阔视野、增长知识，从而做到厚积而薄发，努力提高自己档案业务水平。

8.结语

帮助困难学生渡过难关是架起学校与社会之间的一座桥梁，学校要发挥帮困助学信息资源的档案化管理的优势，建立、完善、发展学生资助育人育心的长效机制。学校通过各方明确责任，齐抓共管，加强学生诚信教育，加强对助学学子的跟踪培养，增强学生的资助育人育心意识，更好地开辟和拓展学校助学工作的阵地。

参考文献

[1]梁刚.信息技术在档案管理中的应用研究[J].卷宗，2019（27）：129

[2]王丁洁.大数据信息技术在档案管理中的应用研究[J].文存阅刊，2019（12）：22

[3]苏淼.信息技术在地质单位档案管理中的运用分析[J].信息记录材料，2021，22（11）：200-202.

[4]张辛芬.大数据技术在地质单位档案管理中的应用探析[J].兰台内外，2021（20）：122-124.

[5]刘玉强，陈元霞.关于地质单位档案管理的难点及对策[J].城建档案，2021（02）：168-169.