摘要：对于医院合同档案管理工作而言，其档案内容具体包括药品合同、设备合同、物资合同、基建合同、人事合同以及技术合同等，涉及到医院运行管理的各个方面，是十分重要的资料性文件，可以为医院管理工作开展提供有力依据。在医院档案中，合同档案是十分重要的组成部分，通过采取有效的管理对策，可以全面提升医院合同档案管理水平。本文针对医院合同档案管理展开分析，介绍了合同档案的特性，探讨了医院合同档案管理现状，并提出具体的优化策略，希望能够为相关研究人员起到一些参考作用。

关键词：医院合同；档案管理现状；优化策略

针对医院合同档案展开分析，其主要是指在医院经济活动开展过程中所形成的各类合同和附属文件。近些年来，为了使医院的就医环境得到改善，使其医疗水平得到提高，医院也开展了许多的改扩建工程，并对许多先进的医疗设备进行引进，这些经济活动都产生了相应的合同档案。因此，为了保证医院经济活动的顺利开展，需要全面加强合同档案管理工作，采取有效的管理对策，提高合同档案的管理水平，从而为医院各项决策制定提供参考依据。

一、医院合同档案管理的特点

（一）凭证性

结合我国《合同法》，在医院实际管理过程当中，合同档案的建立具有凭证性特点。当医院与其他方按照相关法律法规建立合同，能够对双方当事人产生有效的法律约束力。在具体订立合同后，双方当事人需要针对合同权利义务转让、终止、违约、变更和履行等合理构建合同档案，从而将其作为具体的参考依据。一旦与合同档案中的规则相违背，双方当事人需要对具体的责任进行承担。

（二）规范性

医院在建立合同档案后，可以对双方当事人具有相应的法律约束力。因此，需要确保合同本身符合相关法律法规，即合同自身需要具有法律效力。在我国法律中，对合同建立形式有着明显规定，一旦与规定不符，则将其看作为无效合同，不具有法律效力。因此，医院在合同档案建立过程中，需要充分保证合同档案内容、形式的规范性[1]。

（三）时效性

对于合同档案的时效性，其主要是指从法律层面出发，在法律上合同所具有的时间效力。在我国《合同法》以及相关法律法规中明确提出，在建立合同后，其在不同阶段所具有的时效力均受到法律保护，并有着相关的法律后果。

二、医院合同档案管理现状

（一）合同档案收集不完整

首先，一些医院未将合同纳入到归档范围当中，这也导致该部分材料超出了档案室管理范围，最终导致合同档案出现失散问题。其次，医院当中需要使用合同的部门相对较多，档案人员信息的畅通性较差，无法明确会产生多少合同，合同签订时间也无法确定，进而导致一些合同未归档，无法保证合同档案的完整性。最后，医院通常对收集大型项目合同档案十分重视，但对小型项目、零星合同档案收集存在忽视。

（二）对合同档案管理重要性认识不足

无论医院领导，又或者部门负责人，其都将合同履行看作为一个阶段性工作，当合同履行结束后，合同本身便失去作用。与此同时，由于医院合同档案管理不会有直接的经济效益产生，进而导致医院领导和部分负责人未对此项工作产生足够的重视程度[2]。

（三）缺乏统一的管理部门

通过相关调查可以发现，医院合同档案在签订时，具体需要涉及到多个科室，包括对外合作部门、医务部门、人事部门、药品部门、基建部门、总务部门以及设备部门等。在签订合同之后，这些合同会分散在国资部门、审计部门、财务部门以及签订部门等科室，因此合同档案管理部门不够统一。

（四）合同档案内容不够完整

对于合同工作，其从具体的申请、公告、开标和定标，一直到合同签订，具有较长的时间周期，需要涉及到的环节也相对较多，有着许多的参与人员，形成的资料也十分复杂，对于资料的保存缺乏明确要求，进而导致合同档案管理不够完整和统一，增大了后期合同追溯难度。

（五）合同档案管理存在风险隐患

在医院中，合同是十分重要的一类法律文书，可以对合同双方需要履行的责任义务加以明确。对于合同双方而言，其都有保密合同内容的义务，但由于合同文本在不同科室和部门分散，在放置时比较随意，因此容易泄露合同内容[3]。

三、医院合同档案管理的优化策略

在医院发展过程中，合同档案是其重要宝贵财富，因此在医院管理工作中，合同档案管理具有重要作用，可以确保经济运营活动的有效开展，使医院工作质量得到提高，为医院管理经营决策制定提供有力依据，推动医院的规范化和科学化发展。所以，医院需要对合同档案管理工作加大重视，并运用先进的管理技术和措施，使合同档案管理水平得到提高，使合同档案具有的重要价值和作用得到发挥。

为了使医院合同档案管理工作质量得到提高，需要采取有效的优化策略，从而使合同档案管理得到完善，进一步提高档案管理水平。

（一）健全合同档案管理制度

首先，需要对医院合同档案建立起完善的管理制度。针对医院合同档案，其具体包括不同类型的业务合同、建筑施工和安装合同、设备和耗材买卖合同、咨询服务合同等。对于各类合同，需要根据其类别分配具体的编号，从而实现合同档案的分类管理。其次，需要针对合同档案建立台账管理制度。医院需要结合经济业务类型，由相关合同管理人员对合同总台账进行建立，台账内容具体包括对方单位、合同号、序号、签订日期、经办人、对方单位、履约情况等。再次，需要合理构建合同章管理制度。对于合同章，其在合同签订过程中具有重要作用，需要由办公室专人进行保管。医院在与其他单位签订合同时，需要对医院专用进行使用，其他印章不具有实际效用，财务科不需要进行受理。最后，合同管理员在报送时，需要制定出具体的合同登记制度。对于相关职能科室而言，其需要在内部对专职或者兼职的合同管理员进行设立，由其来负责登记和报送合同档案，当事人员需要将合同档案报送和登记到合同管理部门，并对合同档案的相关登记表进行填报，以此来建立完善的合同档案。在这之后，需要在合同台账中加以登记，并对合同文本进行起草，将合同的审批单资料有效传递，做好档案材料的归档工作，对合同履行情况进行跟踪，合理修订与补充合同[4]。

（二）规范合同档案收集

对于合同档案的收集工作而言，其难度相对较大，对比一般公文，合同的形成方式具有一定特殊性。从办理程序角度来看，当不同类别和性质不同时，通常应由不同职能部门进行承办与拟定，而且在合同的起草、审批、审核、签署、履行等过程需要经历许多的流转环节。从合同成立角度来看，需要将合同送交到责任方，并在签署后方能成立，因此有着流程多、周期长的弊端，容易出现合同分散保管以及中途截流等情况，进而增大了档案部门对合同的收集难度，对档案编研和管理工作质量产生了影响。想要使这一问题得到有效解决，需要对其中的盖章环节加大注意。在合同印制时需要做好登记工作，并结合合同编号做好建档工作。对于医院的合同管理系统，其可以通过OA办公自动化来管理合同。在传递单审批过程中，需要严格审批合同总金额、内容、状态、有效期以及附件信息。合同管理员应打印审批通过后的合同文本，从而形成正式合同，一式六份，由双方进行签字盖章，其中三份作为备案，做好合同文件和审批单的归档工作，并向档案部门进行移交。除此之外，还需要将其中一份保存在财务部门，以此来作为记账凭证，对合同的履行、废止以及变更等信息进行记录，另外两份分别由合同盖章人和合同部门进行保管。通过对OA合同管理进行使用，可以对合同形成的所有信息进行充分反映，保证合同管理流程的规范化，提升合同档案的归档率，防止档案出现缺散流失等问题[5]。

（三）划分合同档案保管期限

针对医院合同档案的保管时间，其具体可以划分为10年、30年以及永久。在原则上，保管合同档案的期限需要结合文书档案的保管期限加以划分，而且还需要对合同综合价值进行考虑。具体来说，在对合同保管期限进行确定时，需要对多方面因素进行考虑，充分思考合同档案问题，对合同当中所反映的社会和经济意义进行充分了解。针对重要合作协议，应将其在永久保管中列入。对于事业单位而言，其具有依法订立合同的权利，在收集归档的同时，应该准确区分合同文件材料来源，统一化的管理档案，使合同档案管理水平得到有效提高。除此之外，还需要对档案管理人员的档案意识加以培养，确保实现合同档案的专人专管。

（四）提升对合同档案管理的重视程度

医院党委会应定期召开关于医院合同档案管理工作的专题研究，对医院领导、合同档案管理部门负责人加以组织，确保其对合同档案管理方面的相关法律法规充分学习。与此同时，还需要对医院合同档案管理的组织架构进行建立，有效组建合同档案管理小组，其中组长为分管档案工作领导，小组成员包括医院办公室、总务科、信息科、基建科、档案室、药剂科以及设备科等部门负责人，从而对合同档案管理方面的问题展开充分研究。除此之外，还需要对合同档案管理的业务部门加以确定。医院需要确定具体的职能部门，并由其来负责合同档案管理工作，具体需要由国有资产管理办公室或采购管理中心等进行负责。业务部门在签订合同后，需要向合同管理部门移交相关资料，并由后者进行保管。在履行合同后，合同管理部门需要向医院的档案室移交合同档案，并进行保存[6]。

（五）明确合同档案管理的业务部门

在医院合同管理过程中，需要对具体的职能部门加以明确，并由其来负责合同档案管理工作，建议应由采购管理中心或国有资产管理办公室进行负责。对于合同签订部门，其在签署合同之后需要向合同管理部门移交相关资料，并由合同管理部门进行保管。在履行合同之后的三个月内，需要合同管理部门向医院档案室移交合同档案，由档案室做好档案保存工作。与此同时，还需要健全合同档案管理机制，结合工作需要对合同档案的管理工作制度进行制定，使档案管理流程、内容以及范围得到明确，从而建立起科学合理的合同档案管理体系。

（六）加强合同档案管理业务知识培训

合同档案管理具有较强的专业性，需要针对合同档案管理人员有效开展专业知识培训工作，使相关工作人员对合同档案的管理水平得到提高。在此过程中，需要对合同档案管理信息系统进行建立。现如今，随着我国信息化建设水平的持续提升，合同档案管理也应紧随时代发展要求，对合同档案管理信息系统进行建立，使信息化技术的优势得到发挥，从而使合同档案的信息化管理水平得到提高，进一步提升合同档案的使用价值和效益，确保合同档案的有效利用。

四、结束语

综上所述，在医院管理工作中，合同档案管理是十分重要的一项工作内容，可以为医院经营决策的制定提供有力依据，对医院发展可以起到重要的促进作用。对此，需要对医院合同档案特点加以了解，并运用科学合理的管理措施，使管理工作的有效性得到提升，使合同档案的重要价值得到发挥，推动医院自身的健康发展。

参考文献：

[1] 张雨霏，李思童. 浅析医院后勤合同档案管理[J]. 中国医院建筑与装备，2021，22（5）：60-61.

[2] 滑高社. 医院合同档案管理风险及防范措施探析[J]. 人文之友，2021，16（11）：169-170.

[3] 徐丽姗. 公立医院合同档案管理评价指标体系的完善[J]. 管理观察，2020，14（15）：191-192.

[4] 余洁. 前端控制思想在医院合同档案管理中的运用[J]. 行政事业资产与财务，2020，36（11）：122-123.

[5] 林海凤. 医院合同档案管理质量及服务效率双提升探析[J]. 卷宗，2020，10（3）：47.

[6] 袁科. 关于加强三甲综合医院合同档案管理的几点体会[J]. 内江科技，2018，39（7）：20，22.