摘要：为了明晰用人单位人事档案管理数字化信息系统建设存在的困境，首先在简要分析建设人事档案管理数字化信息系统的必要性的基础上，结合具体实务分析了现代人事档案数字化信息系统建设当中面临的困境，认为人才、技术、制度成为最关键的三个瓶颈；其次，结合文献分析法以及具体工作经验，给出了应对策略，即管理主体需要从顶层设计融入人力资源、财务部门、技术部门等进行全面整合，形成高效的人事档案管理数字化信息系统建设方案。

关键词：人事档案管理；数字化信息系统；信息系统建设；策略探究

前言：对于任何一个组织而言，人力资源都是最为宝贵的资源。人力资源管理当中，人事档案管理是基础工作也是必要工作。在行业发展迅速、竞争压力不断加大、人才流失水平不断升高的今天，用人单位通过已经建立的人事档案管理数字化信息系统可以了解行业人才动向、现有员工需求，做到针对性管理，提高员工对用人单位的归属感和信任感，从而以稳定的人力资源推动用人单位快速发展。故而，建立组织结构清晰、架构完整、制度完善、技术完备的人事档案管理数字化信息系统，成为用人单位必须重视的工作内容之一。

一、建设人事档案管理数字化信息系统的必要性

1.了解行业人力资源动态

在数字技术加持下，人力资源管理不再受限于本单位人力资源，可以将行业人力资源甚至地区性人力资源纳入到工作范畴之内。管理人员可以通过该系统清晰地了解到竞争对手以及整个行业的人力资源情况，进而形成人力资源调整，提升自身的竞争水平。例如，在新人才加入后，了解其在原单位的情况，并将有关信息提取出来，便可以形成竞争对手有关的系统信息库。尤其是连锁型企业、集团型企业，若想充分了解竞争对手、行业情况，实现信息资源共享，必须建立一套现代化的数字化信息管理网络系统[1]。其中人力资源的人事档案管理数字化信息系统建设尤为关键。

2.促进人事管理的规范化

人事档案管理数字化信息系统在操作上具有标准性、规范性，例如：管理人员录入人事信息，必须要按照要求将姓名、性别、职务、从业经验、受到奖惩、技术特长等都一一填写，避免核心信息遗漏。这种数字信息化管理由专人负责，做到了责任落地，保证了组织内人力资源在内部流动时，人事档案信息的统一性，降低了人事档案管理中弄虚作假等行为的发生率。

3.于管理中掌握员工需求

传统人事档案管理属于静态管理，人事档案利用率低，用人单位无法有效掌握现有人力资源的各类需求。构建数字化信息系统之后，人事档案当中拥有较为详细的科目，录入了有关人员的情况，包括工作情况、需求方向等，便于管理者登录系统全面了解人力资源现状，尤其是一些核心岗位人员的各类需求，能够做到用好人、留住人、培养人和发展人，实现用人单位和员工的双赢。

二、现代人事档案数字化信息系统建设困境分析

如今，在很多用人单位已经开始普及人事档案数字化信息系统，但纵观该系统建设全过程，不难发现大部分单位都被人才、技术、制度三个维度的因素影响，导致该系统建设不完全、不深入，难以保证该系统的优势充分发挥出来。

1.人才困境

首先，缺乏技术人才。熟练掌握人事档案管理流程，精通数字化信息系统维护的人才比较缺乏。现有人员虽能使用该系统，但不能实时维护和升级，导致系统带病运转。同时，系统会频繁遭遇黑客攻击，导致核心数据被盗，给用人单位造成一定的损失的同时，也给核心数据有关主体的信息安全造成威胁。

其次，缺乏综合型管理人才。数字化信息系统的融入改变了传统人事档案管理模式，需要该项工作的管理人员改变以往工作理念和工作方法，这对于现有管理人员形成了挑战。如何在不流失现有管理人员的基础上，实现这部分人员工作理念、工作方法的转变，变得刻不容缓。

2.技术困境

大数据时代下，数据以及信息成为重要资源，人事档案作为一种重要的信息资源，它的运用价值也在不断提升[2]。但用人单位人事档案管理数字化信息系统建设当中，软硬件的选择以及后续升级维护、大数据技术的有效应用以及应用元数据有效构建人事数字化档案，都成为了一种技术瓶颈，需要用人单位综合考虑选用最佳方案去破解这些问题。

3.制度困境

现有制度是在传统人事档案管理工作进程中不断完善的，虽然有其特殊性和必要性，但在数字化发展之下，这种制度和人事档案管理工作出现了非常明显的不适配的问题。例如，岗位胜任力标准发生了改变，若是仍然采用之前的胜任力标准显然无法衡量人才，也不能让每个人工作内容更加清晰，从而会有明显的工作交叉，不利于落实岗位责任制；人事档案管理的每个岗位工作内容发生变化，相应的绩效管理（绩效指标制定、绩效考核、绩效沟通）也会发生变化，若是一层不变，无法保证绩效管理发挥出激励作用，甚至会因为绩效管理老化严重影响员工的积极性；数字化信息系统融入到人事档案管理中，需要具体标准和流程，目前所执行的相关制度无法保证人事档案管理规范化、流程化和精细化。

三、提升人事档案管理数字化信息系统建设质量的具体策略

在各行各业从业企业的人事档案管理纷纷向数字化转变的大背景下，用人单位有必要与时俱进，积极地了解人事档案管理数字化信息系统的优势、掌握本单位目前人事档案管理存在的短板，并结合本单位的长远规划形成具体的建设策略。这也意味着人事档案管理数字化信息系统建设不是一蹴而就的，是需要随着用人单位的发展脚步而不断调整的。故而形成阶段性建设策略，保证整个系统功能的不断完善，避免重复性建设，十分关键。过程中要抓住人才建设、技术建设、制度建设三个抓手，做好整体统筹，在降低建设成本的基础上，努力提升该系统建设质量。

1.做好人才建设确保系统建设获得基本保障

首先，建立技术人才培养机制。用人单位可以通过内部培训、外部培训提升现有技术人员的整体水平。例如，集团性企业拥有子分公司，容易导致人才标准不一，总会出现同一个技术岗位能力却有天壤之别的现象。对此，要求人力资源部门承担责任，发起内部技术人员交流会，让所有技术人员可以学习先进的人事档案管理技术，保证大数据技术等技术可以及时融入到人事档案管理当中。当然，在日常管理中，需要以具体任务驱动技术人员学习，例如：①由技术人员通过数据分析找到现阶段企业内部员工的第一需求。只有通过这种实务操作，才能确保技术人员将具体技术融入到具体工作之内，避免理论僵化。②用人单位技术部门建立数字化信息系统维护方案，由具体的技术人员负责推进，使其在过程中具体应用系统维护技术。如果用人单位人事档案十分重要，关乎国家安全，有必要进行必要的网络防护演习，以此提高技术人员应变能力，在日后可以对类似攻击形成较为完善的防护方案，保证核心数据安全。

其次，提高管理人才水平，确保人事档案管理数字化建设可持续推进。①从现有技术人员当中筛选精通人事管理以及数字化系统建设的综合型人才，以此破解以往人事档案数字化管理中存在的“外行管内行”的问题，确保管理人员可以对现有技术人员以及其他岗位工作人员形成监督管理，提升人事档案数字化管理的综合水平。②若是用人单位内部缺乏此类人才，可以通过增加薪酬、福利的形式吸引外来人才。人力资源部门作为招聘、筛选、培训的第一主体，有必要严格把关，保证人品优秀、思想先进、技术扎实的人员成为管理者，从源头上降低用人风险。

2.整合资源确保系统建设获得技术驱动

用人单位在人事档案管理数字信息系统建设中有两种模式可以选择：

其一是自我建设和管理模式。在建设过程中会通过招投标方式委托第三方负责具体的数字化信息系统建设，而后期系统运营和管理，则有用人单位自身负责。

其二，采用整体外包模式，即人事档案数字化信息系统建设、运营、管理都整体外包给第三方。

前者的优点是，主动权掌握在自己手中，能够直接明了用人单位自身人力资源情况，进而作出正确决策。缺点是缺乏维护技术，容易被系统的各类故障牵扯精力。后者则相反，不容易被系统问题困扰，能够获得第三方提供的档案服务，但第三方选择十分关键。若是选择不慎人事档案泄露后，会给用人单位带来系列的负面影响。在这里以第一种模式为对象，具体讨论如何整合资源，确保人事档案管理数字化系统建设获得技术驱动。

首先，积极融入各类技术。包括：大数据技术、多种网络信息安全技术、元数据技术。前者主要用来采集行业内、本组织内部人力资源数据；中者可以保障用人单位自身人事档案信息安全，降低各类因素的干扰，发挥人事档案信息效能[3]；后者是描述数据的数据，在人事数据库管理当中，具有指示存储位置、历史数据的功能，它可以提高资源查找的精准度、使得文件记录更详细，元素据融入到人事数据库当中，会让信息集成化，利于人事档案的高效管理。

其次，积极控制各类技术的融入成本，实现技术建设的长远规划，避免过度建设，同时保证在建的技术工程能够满足当前人事档案数字化管理所需。用人单位的人事档案数字化信息系统建设是一项长期工作，这是信息技术具有的发展性决定的。所以，用人单位要杜绝“一次建设”思维，要尽可能结合自身发展规划，有计划有次序地投入资源，保证人事档案数字化信息系统与每一发展阶段匹配，既能满足当前人事档案管理工作所需，又没有过度建设造成的资源浪费。这其中财务部门的介入，实行管理会计制度是十分必要的。

3.建立健全制度形成档案数字化管理标准

对于任何一个组织而言，制度化、规范化、标准化、精细化是四个重要发展阶段。因此，建立健全制度成为实现规范化、标准化、精细化的根本前提。对于现代人事档案数字化管理而言，制度的系统性建设首先需要将人事档案流程加以梳理，剔除冗余环节，保证整个过程的快速、精简、高效，要对所有节点形成相应的标准，将标准写进制度，对所有节点工作进行严格考核。例如，人事档案的对接（总分部对接、总部人事部门和横向其他部门对接）；人事档案的进一步分类、整理以及纸质档案数字化处理，要有专人负责[5]，同时分类、整理、数字化处理、存储等都要有非常细致的标准。当然，具体的人事档案数字化管理制度和人事档案的分布式、集中式存储模式的选择有关，不同存储模式决定了对接方式以及之后的管理存在差异。分布式存储模式，各个部门作为节点，可以将人事档案数据动态地录入，此时对接是档案部门和各部门的一对多对接；集中式存储则由档案部门对接人事部门，再由人事部门面对其他部门进行人事档案的采集，档案部门和人事部门属于一对一对接。为了确保人事档案管理制度化，需要以《档案法》等作为参考，结合用人单位实际情况，形成较为严密的规章制度，其中为了调动所有主体的参与积极性，需要将激励制度写进来，要明确具体的考核指标、激励种类，并严格落实，将所有人的制度意识树立起来。其中为了提升人事档案利用效率，需要将档案创新利用作为具体指标，引导有关人员能够在人事档案分析、人事档案利用上投入更多精力，使得人事档案价值有所提升。

总结：总而言之，用人单位的人事档案管理数字化信息系统建设是时代发展的必然，任何一个单位提升人力资源管理质量，培养优秀员工，都不可能缺少这一工具。用人单位有必要认清该系统建设的必要性，并通过科学地分析找到自身该方面管理存在的问题，抓住人才培养、技术建设、制度建设三个重要抓手，整合资源全面推进信息系统建设进度。其中建立数字化管理标准以及绩效考核制度，是提升有关岗位积极性的关键前提。

参考文献

[1]李秋洁.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设[J].现代企业文化，2017（3）：81.

[2]滑斌杰，刘彦良，祁瑞丽，等.人事档案大数据平台建设及应用研究[J].中国新通信，2023，25（8）：77-79.

[3]顾蕊.人事档案数字化建设策略探讨[J].电脑爱好者（电子刊），2021（7）：2200-2201.

[4]徐艳.利用元数据构建人事档案数据库的探索与思考[J].办公室业务，2023（16）：187-189.

[5]陈乔辉.刍议如何做好数字化档案规范管理[J].科技风，2020（16）：101.