摘要：在我国科技不断发展下，人工智能技术的进步和发展推动了高校档案管理的智慧化转型。人工智能技术在高校档案管理领域的应用，使档案收集、档案管理、档案服务以及档案利用发生巨大变化。

关键词：人工智能；高校智慧化档案管理；应用

引言

随着信息技术的飞速发展，人工智能已成为我国经济社会发展的重要驱动力。近年来，高校档案管理逐渐迈向智能化、数字化，人工智能在高校档案管理中的应用日益受到关注。

1智慧化档案管理的内涵

智慧档案管理是指能充分利用各种信息技术完成对档案信息的处理，发挥档案信息的重要利用价值，帮助相关部门开展智慧管理和智慧决策工作，促进档案管理不断向前发展。智慧化档案管理是基于大数据技术、人工智能技术等新一代信息技术在档案管理领域的应用为背景，对传统档案管理模式予以创新而形成的一种新型档案管理形式。这种档案管理模式融合了先进的档案管理理念和技术，可以发挥技术优势实现对档案资料的精准收集、科学分类管理、深度挖掘以及高效利用，更好地发挥出档案信息资源的价值。

2人工智能在高校档案管理中的优势

2.1提高档案管理效率

人工智能技术能够实现对大量档案数据的快速处理和分析，自动完成分类、归档等繁琐工作，极大地提高了档案管理的效率。同时，人工智能可以根据档案使用者的需求，快速检索出相关档案资料，节省了人力和时间成本。

2.2提高档案检索准确性

人工智能具有强大的数据分析能力，可以对档案内容进行精确识别和语义分析。在档案检索过程中，人工智能能够准确地理解使用者的查询意图，并快速给出相关档案信息，提高了档案检索的准确性。

2.3实现档案资源的共享与利用

人工智能技术可以打破时间和空间限制，实现档案资源的远程访问和共享。通过构建档案资源共享平台，高校之间可以实现档案资源的互相交流和利用，提高了档案的利用价值。

2.4保障档案安全

人工智能技术在档案安全管理方面具有重要作用。通过智能监测和预警系统，可以实时发现档案安全隐患，确保档案数据的安全。此外，人工智能还可以实现对档案的加密存储和传输，进一步提高档案的安全性。

2.5提升用户体验

人工智能在高校档案管理中的应用，可以为广大师生提供更加便捷、个性化的服务。例如，通过智能语音助手、虚拟现实等技术，用户可以享受到更加人性化的档案查询体验，提高用户满意度。

3人工智能在高校档案管理中的应用策略

3.1建立健全人工智能技术与档案管理的融合机制

首先，高校应将人工智能技术与档案管理融合纳入学校发展战略规划。这意味着学校需要制定相应的发展目标、政策措施和实施方案，明确人工智能在档案管理领域的发展方向和优先领域。此外，学校还需建立健全政策调整和评估机制，以确保人工智能技术与档案管理的融合能够持续优化和推进。其次，高校应加大人工智能技术与档案管理融合的科研投入。如设立专项科研课题，支持教师、研究人员和学生开展相关应用研究，鼓励跨学科、跨领域的合作。此外，高校还可以与企业、研究机构和社会组织合作，共同推进人工智能技术在档案管理领域的创新应用。

3.2完善高校档案管理制度

高校开展档案智慧化管理工作需要有完善的档案管理制度体系做保障，从而促进人工智能技术更好发挥其作用，提高档案管理水平。在应用人工智能技术优化档案管理模式时，需要结合实际需要对档案管理工作制度予以完善，包括档案归档制度、档案转换制度等，明确各环节操作流程和规范，使档案管理人员在开展工作时有章可依，促进档案管理走向现代化和规范化。同时，要建立档案管理工作配套制度，更好地推动档案智慧化管理的发展。例如，完善绩效考核制度和激励制度。通过考核制度客观地评价档案管理人员工作实效，通过激励制度激发档案管理人员运用人工智能技术的积极性和主动性，促进档案管理工作效能的提升。在实际开展工作中，要从档案智慧化管理实际情况出发，对绩效考核制度中不合理的地方进行改进，使绩效考核制度真正发挥其重要的作用，对档案管理人员做出公正、科学、全面的评价。

3.3创新档案管理服务模式

创新档案管理服务模式，高校可以依托人工智能技术，进一步优化档案管理流程，提高档案服务效率。在这个过程中，个性化、智能化的档案服务是关键。首先，高校可以利用人工智能技术对档案进行自动分类和整理。通过自然语言处理、图像识别等技术，人工智能助手可以将海量的档案资料进行智能分类，提高档案管理的效率。此外，人工智能助手还能对档案内容进行深度挖掘，提炼关键信息，为用户提供精准的档案查询结果。其次，人工智能技术可以帮助高校实现档案服务的个性化。借助大数据分析和用户画像技术，人工智能助手可以了解用户的需求和偏好，为用户提供量身定制的档案服务。例如，在求职季，人工智能助手可以根据学生的专业、成绩、实习经历等信息，为他们推荐相关的企业档案，助力学生找到心仪的工作。再次，人工智能技术可以提升档案服务的智能化水平。通过智能问答、推荐系统等技术，人工智能助手可以实时解答用户的问题，提供便捷的在线服务。

3.4加强高校档案数据库建设

高校应设立档案智慧化管理建设的专项资金，用于升级和更新数据库系统。只有软硬件设施同时更新，才能促进数据库各环节管理工作的高效进行，包括开展数据扫描、数据分析等工作，从而真正提高档案数据资源库的安全性，降低档案信息的安全风险，保证档案信息存储的安全可靠。优化高校档案数据库的权限设置。此外，在设计档案数据库时，要考虑到可能应用的各项功能。例如，设置系统进入权限，只有通过身份验证才能进入到系统中查询权限范围内的档案资料信息。如果想要查阅权限范围以外的，需要进行申报审批后才可以进行查阅。还可以在设计开发数据库系统软件时，明确档案资料存储方式。这样可以提高档案信息的安全性，规避一些安全风险。

结语

人工智能技术在高校智慧化档案管理中的应用，有助于提高档案管理效率、保障档案安全、提升服务质量。为实现这一目标，高校需采取多种策略，包括建立健全人工智能技术与档案管理的融合机制、完善高校档案管理制度、创新档案管理服务模式等。在人工智能技术的助力下，高校档案管理将迎来新的发展机遇。

参考文献

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[2]李雅迪，吴一凡，李朋轩.大数据时代智慧档案管理的发展策略研究[J].华东纸业，2021（03）.