摘要：档案“三合一”制度就是将档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表在一个规定中进行规范。它是规范、指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的一项基本档案制度。文章通过梳理制度规定、法规要求、现实需要以及工作实践，提出“三合一”制度不仅适用于党和国家机关、人民团体，也适用于科技事业单位。

关键词：档案管理；制度建设；三合一；事业单位

1科技事业单位实施“三合一”制度的可行性

1.1制度规定

2022年5月，国家档案局印发《关于全面推行机关档案分类方案文件材料归档范围和保管期限表三合一制度的通知》，之后，省级档案主管部门也下发了《关于全面推行机关档案分类方案文件材料归档范围和保管期限表三合一制度的通知》。《通知》指出：涵盖机关档案分类方案、各门类文件材料归档范围和保管期限表的“三合一”制度是规范和指导档案形成、整理与归档、鉴定与销毁等工作的基本档案制度，该制度的全面推行，可以有效解决机关除文书档案外其他门类文件材料归档范围未明确，档号编制不规范、结构不统一而导致的文件材料收集不齐全、不完整，数字档案难以实施有序精准管理等方面的问题，对实现文件材料应收尽收，应归尽归，构建覆盖更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系，维护国家档案资源完整与安全具有重要意义。实施范围是各级党和国家机关、人民团体、民主党派机关及工商联和参照公务员法管理的事业单位。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出要“加强机关、团体、企业事业单位各门类档案集中统一管理。全面推行档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表‘三合一’制度，规范建档工作，提高归档文件质量”。按照《规划》所确定的这个目标，笔者的理解是科技事业单位也要编制“三合一”制度。

1.2法规要求

《机关档案管理规定》要求：机关应当制定统一的档案分类方案。不同门类、载体或形式档案的分类方法应当协调呼应，便于档案的统一管理和利用。分类方案一经确定，应当保持一致，不得随意变动。机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行。机关内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订，经重新审查同意后施行。这一规定明确了机关单位应当编制档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表，也就是“三合一”制度。 《企业档案管理规定》要求：企业应当制定统一的档案分类方案。不同门类、形式的档案分类方法应当协调呼应，便于档案的统一管理和利用。分类方案一经确定，应当保持一致，不得随意变动。《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》要求：地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报同级档案行政管理部门同意后执行。企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本企业形成文件材料的现实作用和历史价值，统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。3个《规定》在解释适用范围时，均指出事业单位（科技事业单位）可参照执行。参照执行是指与法律文件适用对象相近的单位不再制定专门法律文件，而是要求相近单位参考该法律文件并仿照执行。既然不再制定专门的法律文件，那么应该可以理解为参照执行就等于遵照执行。而《档案法实施条例》则将“三合一”制度这一实践中证明行之有效的做法纳入其中，规定：机关、群团组织、国有企业事业单位应当明确本单位的归档范围和档案保管期限，经同级档案主管部门审核同意后施行。单位内设机构或者工作职能发生重大变化时，应当及时调整归档范围和档案保管期限，经重新审核同意后施行。

1.3现实需要

档案分类方案是档案管理工作的基础，是档案机构进行档案整理和管理的重要依据。通过对档案进行分类，可以将档案按照一定的规则和标准进行编排和组织，减少混乱和错乱的情况发生，使得档案的管理利用更加有序和高效。应该说，档案分类方案是开启档案收集整理的关键所在，是档案整理工作的重要内容，如无档案分类方案，档案整理就无从下手，如果档案分类方案不科学合理，那么，所整理的档案也达不到提高管理效力、提高检索效力和方便利用的目的。从此可以看出，档案分类方案是一个单位档案“三合一”制度的纲。从当前科技事业单位档案管理现状来看，各单位所制定的档案分类方案有的分类不合理，有的过于简单，不能涵盖单位形成的所有门类档案，有的分类层次过多，实际操作性不强。还有就是不同门类、载体或形式档案的分类方法各行其是，没有做到相对统一、相互呼应，造成管理混乱。笔者所在单位，把档案分为文书档案、科技档案、会计档案、病历档案、音像档案，就无法涵盖全院所有的档案门类，比如妇女健康、儿童健康等专业档案就找不到归口，还有实物档案、社交媒体也没有纳入分类方案。

编制科学适用的文件材料归档范围和档案保管期限表，可以正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映单位主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用。从笔者了解的情况看，很多单位参照国家档案局8号令和10号令所编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表、企业管理类档案保管期限表，有的照搬照抄两个令的附件，没有结合单位的实际，有的过于笼统和原则，操作性不强，有的文件材料归档范围既不能涵盖现有档案范围，也没有超前性，大部分单位仅编制了文书档案保管期限表，而其他门类的档案没有编制保管期限表，所编制的保管期限表结合实际不够，条目比较粗，没有操作性。还有的单位把行政审批、行政许可等根本就不会产生的文件材料纳入了归档范围，有的单位把人代会、政协会等会议文件材料纳入归档范围，且永久保管。比如玉溪市妇幼保健院参照8号令所制定的《玉溪市妇幼保健院文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，对于保管期限的描述很多地方使用了“重要的”“一般的”的描述，也没有对什么“重要的”，什么是“一般的”作出说明，出现同样内容的档案，不同的人员整理鉴定，就有不同的保管期限。归档文件材料中，宏观材料纳入归档范围，而很多微观的材料、内部的材料没有纳入归档范围，比如内部科室总结、报告、党支部建设形成的文件材料等等没有纳入范围，按照此制度操作，不能实现“应收尽收、应归尽归”，势必造成归档不全，档案缺失。

1.4“三合一”制度的规定适用于科技事业单位

由于科技事业单位原来编制的档案分类方案、文件归档范围和档案保管期限表已经不能满足需要，有必要进行全面的修订。从“三合一”制度相关规定看，对科技事业单位也是比较适用的。

1.4.1“三合一”制度所划分的档案门类能够涵盖科技事业单位档案范围

“三合一”制度按照《机关档案管理规定》《企业档案管理规定》等法规要求，将档案门类划分为13个一级门类，科技档案划分为3个二级门类，专业档案按照实际情况划分二级门类，将年度、机构（问题）、项目、保管期限等根据实际情况选取其中几项分设二、三级类目。这个划分与科技事业单位档案的实际情况是十分吻合的。比如笔者所在单位的一级档案门类有文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、专业档案、照片档案、录音档案、录像档案、网页信息、社交媒体和实物等11个。13个一级门类已经完全涵盖了单位的全部档案门类。

1.4.2“三合一”制度所规定的分类方法、档号结构适用于科技事业单位

“三合一”制度规定，档案分类方法应当采用年度（课题、项目、型号）、保管期限或者年度（课题、项目、型号）、机构（问题）、保管期限等分类项相结合的方法进行分类，不同门类、载体或形式档案的分类方法相对统一、相互呼应；档号结构以《归档文件整理规则》（DA/T13—2022）确定的编制规则为基础，明确规定各门类档案分类方法、档号结构，原则规定了各门类档案以卷或件为单位的整理方法。这些要求在科技事业单位也是完全可行的。比如科技档案中的基建档案，按照项目分类，每个项目明确一个分类号，确定档号结构为全宗号－档案门类代码（一级、二级类）·项目代号－保管期限-案卷号-件号，计算机录入时录入一个层级，实现卷件融合，既方便整理，又保持了项目档案的成套性，也便于管理和检索利用。例如0127-KJ·JJ·001-Y-235-0001，录入时直接录文件级，而不需要先录入案卷级目录，再来分二层录入文件级目录。

1.4.3“三合一”制度编制方法便于科技事业单位操作

在编制文件材料归档范围和档案保管期限表方面，“三合一”制度具体提出了由条款号、条款、保管期限组成。条款号一般分为2到4个层次，按照“1、1.1、1.1.1”层次按顺序统一编制。条款为一组类型相同的文件名称或标题，要能够反映出一组文件的来源、内容和形式。保管期限在每一条款之后，按照该组文件材料应当保存的期限编制。这样做，文件材料不容易被遗漏，可以确保“三合一”制度“应收尽收、应归尽归”功能的实现。这种编制方法对科技事业单位也照样有较强的操作性。

2编制“三合一”制度的实践与探索

笔者所在单位依据“三合一”制度要求，结合单位文件材料形成和档案管理工作的实际编制了档案分类方案、各门类文件材料归档范围和档案保管期限表，对于指导单位的文件材料收集整理、确定档案保管期限发挥了很好的作用，基本做到了“应收尽收、应归尽归”，保管期限划分准确。

与此同时，针对一些普遍存在又不能在表中反映的问题，拟制了编制说明，对于文件材料的收集齐全完整规范也收到了很好的效果，也杜绝了不应该归档的文件材料进入归档范围。说明的内容包括制度实施时间、文件材料归档责任、文件材料质量要求、复制件归档处理方法、计算机打印稿归档、考核材料汇编和未中标的投标文件归档处理、不归档范围文件材料处理等内容。

3两点感受

3.1要以标准、规范为参考，确保规范性、科学性

制定“三合一”制度，不仅要结合本单位的实际，还应该深入研究各个档案门类相关标准、规范，吃透其要求，并参考这些标准规范来编制单位的“三合一”制度，充分保证制度规定的规范性、科学性，确保纳入归档范围的文件材料能够全面、系统反映单位主要职能活动和基本历史面貌。在编制“三合一”制度过程中，笔者所在单位主要研究和参考了以下的标准规范。《机关档案管理规定》《企业档案管理规定》《企业档案工作规范》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《科学技术研究档案管理规定》《科学技术研究课题档案管理规范》《建设项目档案管理规范》《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《录音录像档案管理规范》《政府网站网页归档指南》《印章档案整理规则》《会计档案管理办法》。

3.2要实事求是，“以我为主”，确保合理性、操作性

所参考的有关规章、标准为制度编制提供了基本的思路和框架，但这些规章和标准规范具有一定的局限性，不可能面面俱到，实际形成的文件材料不一定与标准、规定中的内容完全相符，更不可能把每一个单位的问题都直接解决，所以决不能简单地生搬硬套、照搬照抄，而是要实事求是，遵循“以我为主”的原则，来确定各门类文件材料归档范围和保管期限。比如文书档案是参考国家档案局8号令、10号令的附件来编制归档范围，笔者所在单位的初稿中，基本照搬照抄，就把人代会、政协会等不是本单位形成的或本单位根本不会形成的文件材料纳入归档范围并确定保管期限为永久，而民主生活会、主题教育活动、“三会一课”、创文创卫、综治维稳等工作的文件材料确没有纳入范围，对这些问题，在征求档案主管部门、行业主管部门、单位领导、相关单位科室的意见后，进行了调整充实。因此，在参考相关的标准规范时，一方面要结合单位的实际情况，对相关的内容进行调整、扩充或删减，同时要广泛征求意见，采纳合理的建议意见，进行修改补充和完善，绝不可以闭门造车。

总之，无论从制度要求、法规规定、现实需要，还是制度自身的规定以及在笔者单位的实践，“三合一”制度都适用于科技事业单位，应在科技事业单位推广实施。

参考文献

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