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基于用友ERP-U8软件的会计信息系统实训初期常见问题整理

刘娜
  
卷宗
2024年16期
山东交通职业学院

摘要:在学生学习ERP-U8财务软件初期,往往会出现操作上的遗漏和失误,而这些情况往往会影响到后续业务处理,本文整理了部分在操作初期易出现的问题,并给出了解决方法。

笔者在指导会计信息系统应用实训的过程中,发现学生往往在操作初期出现的问题比较多,且比较有共性。这里的操作初期指的是还未进行凭证处理、应收、应付、薪资等具体业务,主要还是前期的基础设置阶段。因为是刚接触本财务软件,学生不明白参数设置的含义,或是因为操作上的失误导致后续操作的一连串错误,出现错误之后,不知如何去修改。因此,在用友 ERP-U8 软件的教学中,通过现场操作来加强学生对用友 ERP-U8 软件操作的掌握,是教学工作中需要重点考虑的问题[1]。以下是对易出错情况的说明与解决方法。

关键词:财务软件;U8;解决方法

一、常见问题

1.账套备份

账套备份是U8财务软件的基础操作,应由系统管理员admin登录完成的,但是在备份之前,有学生进行了账套修改的操作,此时是账套主管登录中的状态,由于刚开始接触U8,学生对系统界面不熟悉,发现“系统管理”中“账套”菜单下的“输出”是灰色的,并未去检查登录人员是否是系统管理员,反而去使用“账套库”菜单下的“输出”命令,殊不知如此操作输出的年度账,而并非是希望输出的账套。输出账套文件是UfErpYer.Lst和UFDATA.BAK,但并非是UfErpAct.Lst和UFDATA.BAK,同学在输出后若不仔细检查,并无看出异样,但下次上课时再引入账套时,就发现引入不了。另外有的同学还再U8企业应用平台录入基础信息时输出,输出的仅仅是个Excel文件,输出的可能是存货分类、人员档案、供应商档案等。

2.存货分类

有的学生在操作时发现存货分类无法添加,在U8企业应用平台中也找不到相应位置去设置,与之类似的问题,还发生在客户分类、供应商分类上,同样存在无法添加、在U8企业应用平台无法设置的情况。

3.科目编码

学生在建立账套时未注意到科目编码需要遵循4-2-2-2规则(设置4级会计科目,一级会计科目为4位,二级会计科目为2位,三级会计科目为2位,四级会计科目为2位)。而使用了系统默认的“4”编码方案,也就是仅仅有编码为4位的一级科目,所以后期再设置会计科目时无法添加下级科目。

4.项目目录

项目目录设置是相对复杂的的基础设置操作,操作时往往会出现以下两个问题。第一个问题出现在设置项目目录的时候,学生发现核算待选科目为空或者科目不全,这是因为应设置项目核算的科目并没有设置好,比如直接人工、直接材料、制造费用、库存商品、主营业务收入等,那需要预先将以上这些科目设置好。第二个问题是核算待选科目已经完整了,也完成了项目目录的设置,或者说误以为已设置好项目目录,但在后期使用到直接材料、直接人工、制造费用、主营业务收入、主营业务成本这些会计科目时,并没有弹出供选择产品的对话框,学生这才意识到问题。出现这种情况,往往是因为当时在设置项目目录时,在项目大类选择时没有选择上自已增加的项目,这样就给默认的现金流量项目增加了核算科目。

5.总账初次设置

首次进入用友 U8进入总账时,可能会出现“请将系统的日期分隔符设置为'-',再重新进入总账系统”的错误提示,这是因为电脑的日期分隔符不是'-',而是默认的“/”。

6.会计科目期初余额

有些会计科目像库存商品之类的,因之前未设置辅助核算,导致录入会计科目期初余额时直接录入了,后来才发现需要设置辅助核算,转而去设置辅助核算,但未删除本来录入的会计科目期初余额,导致发现按条录入期初余额后,回到期初余额总界面发现余额已经是正确期初余额的两倍。

二、问题对应解决方法

1.账套备份

账套备份需要在“系统管理”中完成,备份前检查下是否是系统管理员(admin)登录状态,具体在系统管理界面左下角有个当前操作员显示区,如果是系统管理员的话可以直接进行备份,如果是账套主管的话,点击“系统”菜单下的“退出”或 “注销”命令,再使用系统管理员(admin)重新登录,点击“账套”菜单下的“输出”命令即可备份账套。另外需要注意的是,默认备份路径往往会比较深,之后备份输出的账套文件不好找,可以自行设置备份路径,比较容易找到。

2.存货分类

存货分类、客户分类、供应商分类等无法添加往往是因为在初建账套时,“存货是否分类”、“客户是否分类”、“供应商是否分类”等没有设置,而修改账套是账套主管的权限,使用账套主管登录“系统管理”,点击“账套”菜单下的“修改”命令,一步步进入到“存货分类、客户分类、供应商分类”设置对话框,将其前面的复选框点选上即可。

3.科目编码

使用账套主管登录“系统管理”,点击“账套”菜单下的“修改”命令,一步步进入到“科目编码”设置对话框,在默认的“4”后面的三个框添加三个“2”,即完成了“4-2-2-2”的科目编码设置,后续增加会计科目的操作也就能正常完成了。

4.项目目录

问题1核算待选科目为空或者科目不全,解决方法是将指定科目设置好项目核算。

问题2将项目核算会计科目错放到现金流量项目下了,解决方法是点击“项目大类”右侧的按钮,在弹出的下拉菜单中选择“现金流量项目”,则出现已经设置的项目核算会计科目。使用项目设置对话框中的双箭头命令将会计科目移回,点击确定,

再点击“项目大类”右侧的按钮,在弹出的下拉菜单中选择自己设置的项目名称,点击“确定”,即可解决。

5.总账初次设置

总账无法进行初次设置,需要进入控制面板,点击“时钟和区域”项目,之后再点击“更改日期、时间或数字格式”,在“格式”选项卡中,找到短日期,利用下拉菜单选择短日期格式为“yyyy-mm-dd”,点击“确定”,即可解决。

6.会计科目期初余额

会计科目期初输入两次金额问题的解决方法是:需要先删掉本科目根据辅助核算项目逐条录入的期初余额,然后,在基础设置里将本会计科目设置为没有辅助核算,再回到总账设置期初余额的地方,删掉期初余额,再回到基础设置里重新设置。

参考文献

[1]刘洋.浅析用友ERP-U8软件教学中常见的问题及解决方法[J].中外企业家,2016(9).

作者简介

刘娜(1984.2-)女,汉族,山东省潍坊市,山东交通职业学院,讲师,大学本科,工程硕士,研究方向:会计信息化。

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