摘要：基层人力资源和社会保障部门涉及的业务繁多，在众多业务办理过程中会形成大量的档案，与群众的实际生活息息相关。提高档案管理水平，优化档案管理流程，确保档案管理的妥善化，是新时期基层人社局需要重点关注的问题。文章从人社局社保档案管理的独特特征出发，阐述优化社保档案管理工作的意义，并结合传统工作中存在的不足，探讨新时期基层人社局档案管理科学化的有效路径。

关键词：基层；人社局；档案管理；科学化

一、开展科学社保档案管理工作的意义探讨

（一）保障人民群众的基本权益

社保制度对于群众意义重大，随着社会的发展，社保覆盖的人群越来越多，同时，社保的险种也不断增多，在这样的背景下，人民群众对社保的需求随之提升。在这个全民参保的社会，社保档案是参保人员享受社保服务与待遇的重要凭据，参保职工工龄界定、退休待遇核定等问题都需要依托于社保档案。因此，基层人社局对社保档案开展科学的管理，能够更好地保障人民群众切身实际的利益，让群众的重要信息能够得到有效的记录和查阅，帮助群众更好地享受社保的功能。

（二）推动社保事业的有效发展

社保事业的有效发展不仅依托于完善的法律法规和政策制度，也与后续的基层管理息息相关。可以说社保政策与法律法规是群众获得社保权益的前提，但后续真正落实社保权益却离不开基层相关部门对社保档案的记录、储存、管理、查阅等机制。人社局作为社保档案的审核与管理部门，在工作中落实对社保档案的科学管理，在一定程度上能够提升国民社保体系在群众中的可信度与认可度，从而间接推动社保事业的有效发展。

（三）提升社保档案管理的效率

社保档案的管理直接影响社保工作的效率，科学的社保档案管理能够确保参保者的信息得到准确的记录，能够让群众在后续应用社保档案兑现权益时获得有效的凭证，反之，低效的档案管理可能会导致群众的档案丢失、遗漏，或者存在信息记录不明等问题，以及在查阅时效率低，都会影响社保工作的有效运转。因此，社保档案管理虽然是社保工作中一个基础环节，但在整个社保工作中发挥着重要的作用，人社局需要严格执行国家社保档案管理的相关规定，开展科学高效便捷的管理服务，以便更好地为人民群众服务。

二、基层社保档案管理工作存在的不足

（一）缺乏统一完善的管理机制

随着社保制度的不断发展和完善，社保档案管理的问题逐渐得到国家相关部门的大力重视。近些年，党和国家颁布了一系列与社保档案管理有关的推进政策，旨在建立更加完善的社保档案管理机制。然而，由于我国人多地广，社保档案基数大，在广大基层，社保档案管理工作仍然呈现一定的问题，表现为缺乏统一完善的管理机制，如管理过程存在碎片化、分散化，不同社保险种的档案储存、应用流程差异大，管理过程存在一定的混乱。同时，各地档案管理标准存在差异，导致档案归类不规范、归档时间混乱等，这些问题容易导致群众在后续调取和查询档案时需要浪费大量的时间和精力，还极易出现档案遗失、错乱的问题。

（二）信息化建设体系相对落后

近些年，我国信息技术不断发展，信息技术与社会不同领域之间的融合程度不断提升。社保档案管理本身是一件工作量较大的工程，借助信息技术发展电子档案，能够大幅度提升工作的效率，也能随时方便群众足不出户查阅与档案相关的信息。但在实际工作中，社保档案管理的信息化建设体系明显滞后，部分地区的人社局虽然引进了信息体系，但在工作实践中仍然侧重于纸质档案，导致电子档案如同虚设，还有部分人社局采用信息技术辅助档案管理工作，但没有将群众与社保局建立起双方协同的信息机制，导致信息系统在实际的档案管理工作中应用程度不足，应用效率低。

（三）工作人员的素养有待提升

在档案管理机制中，人力资源这一因素至关重要。要想科学开展档案管理，离不开一批具有良好专业素养和职业能力的人才队伍。在传统的社保档案管理实际中，档案管理在整个社保工作中处于相对边缘的境地，因此，具有综合素养的人才相对匮乏。结合实际来看，具有丰富经验的档案管理员信息素养普遍不足，随着社保档案管理信息化的提升，这部分老员工往往难以适应新的管理形式、管理流程与设备。而另一方面，年轻一代的员工大多毕业于高校的相关专业，理论能力与信息素养较强，但缺乏足够的工作经验，在处理工作时难以将知识储备应用到实际中。

三、基层社保档案管理工作完善的路径探讨

（一）推进社保档案管理工作制度的完善

良好的制度是工作有序开展的前提，推动基层社保档案管理工作的科学开展，必须推进社保档案管理工作制度的完善。各地基层人社局要对当地的档案室资源进行整合，树立“统一管理、分类保存”的原则，建立标准化的档案室。首先，根据信息进行严格的分类，包括年度、单位、年龄、保险险种等，以保证资料归档的科学性。其次，在档案收集、整理、保管、统计、检索等工作流程中，都要确立统一的标准，并进行定期抽检。一来确定社保档案在每一个工作环节中出于严谨的状态，二来加强各个部门之间的联系，以确保档案流向得到有效的控制。最后，设置标准的档案室，能够提升档案管理中各种资料的高效应用和合理配置，最大化地发挥社保档案的效能，为群众社保制度的落实提供助力。

（二）提升档案管理工作人员的综合素养

1.强化工作人员服务意识

档案管理工作人员应该深化对本职工作的认知，档案管理工作面对的并不只是机械的纸质档案，而是关乎着人民群众切身的实际利益。因此，基层人社局需要自上而下地优化工作机制，强化工作人员服务意识。从社保核对、记录、传达、运送、整合、归档、查阅的每一个环节入手，确保工作流程环环相扣，责令到人。为了提升服务意识和能力，社保局要定期对工作人员进行培训和考核，要求所有工作人员都持专业资格证上岗。同时，强化监督机制，如群众在社保局完成档案变动等业务后，可以对相关工作人员进行服务评分，这些考核、培训以及群众监督的结果都与工作人员的绩效、薪资挂钩，从而间接激发工作人员自我优化的意识和动力。

2.大力开展思想政治教育

除了通过考核、监督机制来促使工作人员实现自我优化，工作人员自身也要强化对本职工作的认同感和责任感。社保档案管理工作作为人社局工作中的重要组成部分，是基层工作人员服务群众的体现。因此，社保局需要从思想政治工作入手，在工作中定期对档案管理人员开展思政教育和法律教育。基层党支部要在其中发挥积极的引领作用，确保档案管理工作人员拥有较高的思想觉悟，用思想的发展推动业务的提升。同时，档案管理关乎着群众社会保险的兑现，也关乎着人民群众的隐私等多种权益，因此，与法律法规息息相关。近些年，随着社保机制的发展，我国陆续出台和修订了一系列相关法律法规，如《中华人民共和国档案法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》等，社保局需要带领工作人员解读和理解法律法规，为工作的开展设立规则框架。

3.培养工作人员综合素养

社保档案工作的有效开展既建立在工作人员拥有扎实的专业知识，也要有较强的实践能力。随着信息化与管理工作的融合，基层人社局要大力引进专业化人才，并建立“一对一”带教机制，即老员工在工作实际流程、管理规定等方面对新员工进行指引，而新员工则在信息技术等方面对老员工进行传授，确保所有工作人员都能始终站立在行业的前端，用更完善的理论知识体系和更优秀的工作能力应对实践问题。

（三）利用数字技术辅助社保档案的管理

数字化建设需要从电子档案、大数据平台、虚拟可视化、二维码等技术入手，进行综合的完善和优化。首先，传统的社保档案是纸质化档案模式。纸质化档案的管理需要更多的时间、人力和物力成本，如果档案存放环境存在潮湿等问题，很容易导致档案受损。同时，纸质档案在后续的查阅与应用方面也会面临查询不便等问题。因此，在信息化时代，用数字化档案辅助社保纸质档案是必然趋势。这就要求基层社保局引进专业的电子档案系统和设备，对过去的纸质档案进行电子化工作，对后续新入的档案进行双重存档。当然，在当前的社会背景下，纸质档案并不能完全消失，尤其对老龄群众而言，纸质档案工作体系更为适用，因此，社保局仍然要对纸质档案进行科学存档、管理，如定期消杀、除湿等。确保纸质档案与电子档案形成协作机制，推动社保工作的有序开展。

其次，要大力推进社保档案大数据平台的创建与应用。目前，我国基层群众的档案来源较为广泛，既有企业员工，也有灵活就业、无业人员自交社保。此外，还有大量退休人员、离退休人员，为此，社保局要与地方企业、银行、公安户籍系统等进行合作，打造立体化、全面化、协作化的大数据平台，从而形成全局性的综合信息数据库，让社保档案信息在不同单位予以流通，推动社保等相关工作开展效率的提升，也能更好地监管社保工作的开展。其一，要与地方企业开展合作，共同推进智慧社保档案大数据平台建设，企业可以通过该系统及时地变革员工社保信息，避免信息的滞后性。其二与银行信用系统进行一体化建设，推动社保档案资源的共享，提升社保业务准入、兑现等机制的严谨性。其三，与公安户籍系统建立交互，拓展社保档案的应用范围，更好地满足不同群众的个性化需求，确保参保人员的合法权益落入实处。

再次，对于社保档案管理而言，档案室的环境极为重要。无论是纸质档案还是电子档案，都存在销毁、损坏、丢失的可能。在信息化背景下，社保档案管理工作需要依托最先进的虚拟技术建立“可视化库房”，随时监管档案室的实际情况。可视化库房分为两个部分，一是纸质化库房的管理，通过相关设备与虚拟技术连结，及时监控纸质档案所暴露的环境，包括湿度、温度等，对存在损坏风险的档案及时进行补救。二是电子化档案的监管，要通过虚拟化库房体系监控木马、病毒的侵入，注重信息的多元化存档，避免电子化档案遭受丢失和损坏。三是对档案的高效查阅与应用，如依托智慧社保档案平台可以对档案室中现有的纸质档案进行虚拟投影，工作人员根据相关信息可以第一时间定位查询者档案所在的位置，进而进行快速调取，提升群众办事的效率。

最后，当前条形码与二维码技术相当成熟，这一技术也极其适用于档案管理。社保档案并不是固定不变的，参保人员在后续的续保、兑现保险等业务时，都需要查阅和调取档案。因此，基层人社局可以借助微信小程序、单位官网等路径，将群众个人的社保档案以条形码或二维码的方式进行连结，经办人员和参保群众可以通过二维码、条形码及时了解社保基数、参保年限等基本信息，同时，在借阅、调取档案之后，微信小程序可以与参保人员信息直接链接，从而对参保人员进行相关问题的提醒，防止参保人员漏交社保或及时归还档案。依靠上述办法可以真正提升社保档案的安全性和保密性，促进档案管理质量的提升。

（四）将社保财务业务及档案管理一体化

社保财务业务与档案系统也应该建立链接，这是由于业务档案、会计档案具有一致性，二者通过信息技术建立链接，既可以让参保人员及时知晓社保账户的变动情况，也能让社保业务工作人员针对缴费等问题及时对群众进行提醒。同时，能给社保档案管理人员提供即时的信息，减少工作安排的滞后、堆积。因此，在档案系统中建立可用的插件接口，在财务人员和业务经办人员业务经办流程中嵌入档案查询入口，可根据当前的业务内容通过插件直接查询到相关业务档案和会计档案等信息，为经办服务直接提供信息支撑，建立与参保人员人事档案管理系统的连接，经办人员可以在系统中利用参保人社会保障号码通过插件查询到参保人员的人事档案信息，在退休审批及费用补缴方面提供支持。

四、结语

在社保体系不断加强的背景下，基层人社局开展社保档案管理工作也面临新的挑战。为了进一步提升社保档案管理的有效性和科学性，通过对社保档案的妥善管理为社会和人民群众提供有效的服务，基层人社局需要针对当地的实际情况，对传统的档案管理工作进行优化、改革和突破，借助新型信息技术，来提升档案管理的效率，建立完善的管理机制，推动基层社保档案管理功能工作的有效开展。

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