摘 要：学校档案是学校知识资源和信息资源的重要组成部分。当前，面对新形势、新任务、新要求，学校档案工作还存在一些不适应的地方。本文主要对学校档案信息化的意义、问题和对策进行初步的研究。

关键词：新形势；学校档案；信息化

学校档案是指学校从事党政管理、教学、科研以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。学校档案是学校知识资源和信息资源的重要组成部分。学校档案工作是学校从事教学、科研和党政管理等活动的基础性管理工作，也是一项实践性、规范性很强的工作。档案的数量和质量反映了一个学校的文化记忆和历史积淀。当前，面对新形势、新任务、新要求，学校档案工作还存在一些不适应的地方。因此，档案管理水平也是衡量一所学校基础管理水平和教学工作实力的重要标志之一。近年来，随着信息技术的广泛应用和社会信息化的飞速发展，学校档案信息化已经被提到学校工作的重要议事日程上来。本文主要对学校档案信息化的意义、问题和对策进行初步的研究。

1 档案信息化是学校信息化的重要组成部分

档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，全面应用现代信息技术，不断改革传统的档案管理模式，有效提高档案信息资源收集、管理和提供利用服务水平的过程。学校档案信息化是以计算机网络为核心技术支撑，以信息和知识资源的充分共享为手段，以培养教师和学生获取、加工、处理和利用信息与知识的能力为目标，新型的教育、学习和研究的校园档案管理和服务平台。

学校档案信息化的基础是数字化。数字化是指将文本、书本、图片、录音、录像等物理信息，通过计算机、扫描仪、声卡、视卡等设备以一定数字格式录入并存储。实现数字化形式，不仅可降低信息的制作成本和存储费用，还可以大大加快信息的传播速度和范围，最终实现信息资源共享。学校档案信息的利用依靠网络化。网络化是指将学校行政管理、信息管理、教学服务、研究开发等各类系统通过校园网连接起来，从而实现这些系统之间的信息交换和信息服务。借助于互联网，使校园的教育教学资源与社会信息资源实现高度整合，形成完全开放、超越时空，集知识中枢、管理服务、学习科研于一体的校园平台，并通过计算机网络途径，使信息资源成为包括全体师生员工在内的整个社会学习共同体的共有知识财富。

实践告诉我们，学校档案信息化具有以下现实意义和作用：一是可以使学校各项活动中形成的核心信息资源得到集中的保存和保护，确保教育教学、科研工作的可持续发展；二是学校教育、教学、教师、学员的信息资源可以得到最充分的利用，大大促进学校的科学管理，提高学校管理水平，为学校的教育、教学、科研提供服务与支持；三是校园各群体之间可以方便、快捷地相互交流信息，提高部门之间协调配合的水平，提高信息工作的效率，更好地为教育教学、科研服务；四是学校领导可以全面及时地了解全校各方面的信息，便于科学办学的各项决策和管理；五是利用互联网发掘社会智能潜力，形成社会资源与学校资源互补与整合。学校档案管理工作是衡量学校教育教学质量和学校管理水平的标志之一，也是学校各种评估工作的依据之一。学校档案管理有其自身的特点，主要是：1、档案材料比较分散，有各职能部门，有教师、学生，有各种规章制度、文件、教育教学计划、总结，学籍管理材料，有学校校本教材，教师自编教学案例、教案，历届成绩记录等等。2、各种材料制成的复杂性及多样性，渠道不一，形式不同，给材料的汇总带来一定的困难。3、时间跨度大，教学年度与行政年度不一，也给档案的归分带来一定难度。因此，学校档案信息化势在必行，且应当纳入学校工作的重要议事日程。

2 学校档案信息化的问题研究

学校档案信息化应当遵循创新务实的方针。为此，须清醒地认识目前存在的问题，才能采取切合实际的对策。当前学校，特别是中学，档案信息化工作步履艰难。笔者长期从事中学档案工作，现将了解的主要问题归纳如下：

1、思想观念落后，重视程度不够。

有人认为档案只是为本校服务，服务范围小，利用率低，档案信息化可有可无。常常是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”，导致档案管理工作滞后，档案建设的作用不能得以发挥。因此，有些学校领导认为只要靠手工管好纸质档案，做好实体档案的收、管、用就可以了，也无需搞信息化。另外，档案管理人员的认识也不到位，认为信息化离自己还比较遥远，信息化是信息技术部门的事，电子文件不好管、不敢管，还是管管纸质档案为好。由此，有些档案干部对档案信息化缺乏自信心和紧迫感。

2、档案意识薄弱，管理制度欠缺。

传统的学校档案收集范围面狭窄，造成文书档案接收多，科研档案、专门档案接收少；行政领域的档案接收多，教学科研领域的档案接收少；一般档案多，特色档案（如师生创作的书法、字画等）少；纸质档案多，电子档案少。此外，档案管理还没有形成统一管理的制度和机制，缺少科学、有效、配套的规章制度，各部门也大多各自为政，很难形成一个整体，也难形成定期的考核测评，一定程度上制约了人才的培养和科研的发展。档案的收集模式、管理手段、服务机制也不适应新形势的要求。另外，由于各部门兼职档案员队伍不够健全，或兼职档案员的业务能力比较欠缺，致使档案收集积累工作比较薄弱，归档文件的完整率、齐全率和准确率存在一些问题。基础工作的薄弱给档案信息资源的质量带来先天不足，再先进的计算机设备也难以解决这些问题。档案信息资源的质量从根本上制约了计算机应用价值的实现。

3、缺乏必要的实施条件。

档案信息化是一项系统工程。以城市交通做比喻，学校档案信息化在“路、车、货、交通规则和驾驶员”方面都比较薄弱。

所谓“路”是指计算机网络，有些学校局域网不健全，仍停留在单机应用。

所谓“车”是指计算机的硬件和软件系统，多数学校在这方面的投入比较有限，有些设备陈旧老化。

所谓“货”是指档案目录数据库和数字化文件，有些学校尚未建立档案目录数据库，也未开展纸质档案的数字化工作。

所谓“交通规则”是指管理制度规范，许多学校现有档案管理制度规范是建立在传统纸质档案管理基础上，与信息化不相适应。

所谓“驾驶员”是指掌握现代信息技术的系统研制人员和应用人员，而目前多数档案管理人员只熟习纸质档案的管理，缺乏信息技术和电子文件等现代化知识技能的培训。

综上所述，学校档案信息化势在必行，刻不容缓，必须重视信息化与网络建设，以适应新形势、新任务、新要求的需要。

3 学校档案信息化的对策研究

启动和加快档案信息化工作是当前学校档案工作的迫切需要。为了提高这项工作的有效性，针对档案信息化建设的问题与难点，笔者针对上述问题的分析，建议采取以下对策：

1、努力提高档案干部的思想素质和开拓能力。

信息技术比任何其他技术更依赖于人的思想素质和操作能力。在学校档案信息化过程中，档案干部起到决定性作用。档案管理工作是一个默默无闻的岗位，但需要档案工作人员要有自我提升的意识和开拓创新的能力，以提高档案管理的质量和档案服务的水平。因此，首先要求档案干部更新观念，提高综合素质：一是要充分认识学校档案信息化的重要性、必要性和紧迫性，增强与时俱进的自觉性。二是要树立开拓进取的意识，培育敬业的精神、勤业的作风、精业的能力、创业的勇气，破除守旧、畏难、不想作为、不敢作为的消极思想。三是要崇尚科技，培育学习和应用先进信息技术的欲望和动力，并在实践中尽快提高对信息技术的实际操作技能。四是要树立务实苦干，严谨细致的工作作风。档案信息化是一项复杂、细致的工作，电子文件的收集、整理、存储、利用，特别是档案信息安全，更需要精细化管理和精湛的技术，为此，档案工作者要培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，甘于奉献。五是要培养将计算机技术与档案业务结合创新的人才，不断提高创新工作的方式和手段，不断提高为学校教育教学服务的水平。实践表明，档案信息化的成功取决于信息技术和档案业务结合的紧密程度，以及在两者结合点上持续创新应用。为此，档案干部要在理论和实践的结合上，能力将自己培养成既懂信息技术，又懂档案业务的复合型人才。

2、努力将档案信息化融入学校信息化发展进程。

长期以来，学校档案工作与学校教学工作结合不够紧密，影响了档案工作的地位和作为。计算机开放的平台和网络化开放的空间，为档案工作的开放创造了极为有利的条件。我们不能以封闭的方法进行档案信息系统的研制和应用，而应当将档案信息化融入学校信息化建设的规划，与学校教学管理信息化同步发展，这是学校档案信息化建设的一条重要策略。因为难有如此，才能有利于提高了档案收集的归档率、完整率、准确率，拓展了档案收集的途径，提高了归档工作的效率和质量；有利于将档案信息资源的利用延伸到学校信息系统中去，扩大档案的利用，提升档案的价值；有利于使档案信息化获得先进的计算机网络平台和持续的资金、技术方面的支持。尤其要指出的是，在档案收集中，要注意学校一般档案和学校特色档案的合并收集，确保收集档案渠道的畅通，形成制度，让名项目、名教师的档案不致遗漏，做到及时、全面、完整。在平时的工作中，档案工作人员要嘴勤、腿勤、手勤、归类勤，必须注重信息化与网络建设，收集档案材料必须快速、全面，在此过程中，要注重档案信息化、数字化的开发和利用，提供服务的有效途径，更好地为学校的教育、教学、科研管理服务，让学校档案为学校教育教学评估、咨询等发挥其应有的作用。

3、加快软硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。

当前，学校档案信息化要在兼顾先进性和实用性的基础上，加大技术投入的力度。软件的投入包括：采用与本校硬件设施相配套的档案应用软件、主流操作系统、数据库系统、数字化软件，以及其他相关系统软件和工具软件，如病毒防治、加密解密软件等。硬件的投入包括：具有高速度、高可靠性、高性能、高吞吐能力、大容量存储的服务器；供用户访问服务器或进行档案信息处理工作的计算机、打印机等输入、输出设备；用于满足数字档案室信息存储和备份的磁盘、光盘等存储介质及光盘刻录机；用于纸质、照片等传统档案数字化的扫描仪、数码相机，以及各单位应根据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理配置不同规格的数字化设备，切不可盲目配置。

4、培养现代化档案人才。

学校档案信息化建设的关键靠人才，靠具有档案现代化意识和信息化专业技能的档案干部。为了加强档案干部的现代知识培训，需要从以下方面继续努力：一是加强档案岗位培训，拓展档案干部的知识结构。要在原来传统档案学培训的基础上，增加档案信息化和电子文件管理的课程，从理论知识和实践技能的结合上扫除档案干部的计算机盲和电子文件管理盲。二是鼓励档案干部岗位自学成才。信息技术具有很强的实践性，实践岗位是培训档案干部的最好平台。为此，要让档案干部在纸质档案和电子档案的收集归档、分类整理、安全保管和查询利用等工作中，自学计算机辅助归档、立卷、著录、检索、上网、编研等信息技术，使他们真正成为信息技术应用的行家里手。三是借助计算机专业人才力量。在学校档案计算机专业人才青黄不接的情况下，档案部门应与学校计算机技术人员或社会上信息技术公司联系，与他们建立长期工作关系，借助他们的技术实力，开展数据库建设、档案网站建设、安全系统建设等技术性较强的工作，并在合作中向他们努力学习信息技术；有条件的话，还可以从社会上引进计算机专业人才，充实档案队伍。

学校的档案的信息化建设，是学校信息化的重要组成部分，目前还存在与新形势、新任务、新要求不相适应的地方，因此，学校档案的信息化建设势在必行。

作者简介

杨易同志在上海田家炳中学从事档案工作已有18年了，从学校开办至今一直在这个岗位上勤勤恳恳地工作着。学校于2001年2月，顺利通过区级合格档案室评审，并得到上级领导的好评。她本人于1998年7月被评聘为档案管理员，2003年2月评聘为档案助理管员。2005年起担任静安区教育系统第三协作组组长至今。