摘要：《中华人民共和国档案法实施条例》设立专门篇章，对档案信息化建设提出了目标要求。学生个人档案具有“籍随人走”的特性，信息化手段对流动性高、查阅率高的档案存在无可比拟的优势。在“不进则退，慢进亦退”各行各业纷纷推进数字转型的背景下，加快学生档案信息化建设的步伐，不仅是教育系统自身发展的内在需要，也是对外界环境变化所做出的必要应对。本文阐述学生档案的特点及信息化的重要意义；接着，探讨学生档案在档案信息化过程中的问题与挑战；最后，提出针对学生档案信息化困境的对策和建议，旨在为我国档案信息化工作提供理论支持和实践指导。

关键词：档案法实施条例；学生档案；档案信息化

1.学生档案信息化的重要意义

学生档案是记录学生个人经历、学习成绩、奖惩情况等关键信息的重要文件，对个人未来的职业发展、社会保障和继续教育具有重要作用。根据阶段的区分，可以分为中小学生档案与高校学生档案；根据内容的差异，档案类型涵盖了学籍档案、党员档案、诚信档案等多种类别。

在管理办法上，中小学生档案按照《教育部关于印发<中小学生学籍管理办法>的通知》（教基一[2013]7号）规定执行，归类于学籍档案；高校学生档案按照《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）规定执行，归类于学生类档案。

学生档案工作作为教育工作的重要组成部分，与其他类型的档案工作相比，具有大体量、强流动性、高关注度、多服务性等独特属性。这些属性不仅体现了学生档案工作复杂、高精的特点，也反映了其在现代教育管理中的重要地位。

学生档案信息化不仅是教育信息化的重要组成部分，也是社会信息化进程的一个缩影，对于推动教育现代化、实现人力资源的合理配置以及维护社会和谐稳定具有深远的影响。

2.学生档案信息化的问题与挑战

2.1信息化设备不足，技术水平参差不齐

信息化设备不足，往往会导致工作效率低下。档案现代化管理，短期内需要计算机、扫描仪、打印机和管理软件等软硬件，长期看对云储存空间、实体储存介质有极大要求。目前我国部分经济不发达地区部分中小学档案馆（室）数字化设备陈旧，无法满足档案信息化需求。此外，各地区、各部门档案数字化技术水平存在较大差距，也影响了档案数字化整体进程。

2.2数字化平台不一，信息资源共享困难

当前，我国学生档案数字化平台不一，教育系统内部尚未构建完整、统一、权威的全国数字档案管理平台，不同省份地区档案馆（室）之间的数字化成果难以实现互认，进而阻碍了档案信息资源的共享进程。对于学籍档案，中国高等教育学生信息网（学信网）“学信档案”收录了全国高等教育学生的学籍、学历、招生录取、助学贷款等信息。对于诚信档案，全国个人诚信档案查询网作为第三方人力资源数字化信息管理平台，提供了大中专院校大学生诚信档案管理服务，包括个人基本信息、信用记录、失信记录等。然而，尽管这些平台在各自的领域内做得相当出色，但它们之间缺乏统一的标准和交互操作，导致需要在不同的平台间切换，增加了学生档案管理的复杂性。

2.3创新型人才短缺，工作转型效率受阻

档案数字化的推进离不开具备专业素养的人才队伍进行支持和维护。然而，当前我国在档案数字化领域的人才队伍建设方面仍存在一些不足。第一，具备专业素质的创新型人才缺乏，这在一定程度上制约了档案数字化的快速发展。据统计，截至2024年，全国范围内仅有22所高校开设了档案学学术型硕士专业，而具备档案学专业学术型博士点的高校更是仅有3所。第二，学校档案馆（室）队伍通常比机关档案馆（室）稳定，工作人员年龄较大，他们接受新事物的能力相对较慢，更倾向于依赖传统的手工操作方式。第三，当前部分高校尚未配置专职学生档案管理人员，而是由二级学院的辅导员兼任工作，导致存在档案管理队伍不稳定、学生档案管理者不专业等问题，不利于学生档案的长期有效管理。

2.4安全性问题凸显，保密措施亟待加强

档案数字化过程中，信息安全与保密问题日益突出。目前，针对学生因就业、升学、出国或参军等情形需转移档案的需求，主要采取传统的线下移交模式。这种方式通常通过学校指派专人、机要交通或邮政“EMS标准快递”来完成档案的转递。纸质档案虽然有其局限性，如存储空间小、查询效率低等，但其物理形态使得篡改和丢失的风险相对较低。而数字化后的档案，虽然查询、检索变得极为方便，但电子数据的脆弱性也使得其更容易泄露或受到攻击。一旦电子档案信息被非法获取或篡改，后果将不堪设想。因此，如何在档案数字化的过程中确保信息安全与保密，成为一个亟待解决的问题。

3.学生档案信息化的对策和建议

3.1善其事利其器，提高数字软技能

“工欲善其事，必先利其器”。《实施条例》第四十二条规定，“国家鼓励有条件的单位开展文字、语音、图像识别工作，加强档案资源深度挖掘和开发利用”。而文字、语音、图像识别工作需要有硬件设备和软件系统的支撑。对于档案信息化工作需要的软硬件基础设施，各地档案馆（室）应该根据自身情况申请经费采购，以提高数字化处理的效率和质量，将部分档案数据从非结构化转化为结构化，加强档案资源深度挖掘和开发利用。以浏阳市田家炳实验中学档案室为例，档案管理软件从最初的津科技清华紫光再到世纪科怡档案软件的使用，都按上级的要求及时更新，能高效为高考成绩、学籍管理等学生档案相关工作提供服务。

对于档案信息化工作长期储存的需求，需要充分考虑实体存储介质和云存储空间的选择。《实施条例》第四十一条规定，“档案馆对重要电子档案进行异地备份保管，应当采用磁介质、光介质、缩微胶片等符合安全管理要求的存储介质，定期检测载体的完好程度和数据的可读性”。以浏阳市田家炳实验中学档案室为例，对于重要档案，电子和纸质档案并存之外，采取本地保存+异地备份“两层加密”形式；对于保密性不强但保管时限长的部分档案，采用本地保存+云存储“双重保险”方式。

3.2打破信息孤岛，构建统一数据池

为了提高信息共享效率，减少数据冗余，并促进学生档案的有效管理，有必要构建一个统一的数据池。目前，全国约518，500所学校各自维护独立的学生档案数据库，这些数据库因缺乏整合形成“信息孤岛”，难以发挥出其应有的价值。

以浏阳市田家炳实验中学档案室为例，档案室现收藏了学籍档案461卷，其中学籍档案368卷，学额档案93卷。然而，在每年毕业季，由于这些档案数据去向复杂，使得数据的查询、分析和利用变得异常困难。档案接收单位通常需要进行二次的档案信息化工作，导致了信息的重复录入和冗余存储，还增加了各部门间沟通与协作的难度。为了解决重复操作这一问题，构建一个统一的管理平台变得至关重要。

学生档案不仅服务于学生个人发展，还关联社会发展，例如高校毕业生档案直接关系到用人单位对毕业生进一步政审、考核与录用等现实问题。

为此，需实施数据治理，破除孤岛现象，实现“实体分散、目录共享”数据资源的集中管理和跨系统共享。破除“各行其是”碎片化管理现状，探索“一核统筹、多元参与”的学生档案管理模式，从而实现跨地域、跨层次、跨系统、跨业务档案数据池的可持续管理及交互利用。

3.3打造人才队伍，赋能数字档案室

档案工作涉及收集、整理、鉴定、保管、保护、统计、检索、编研等多个环节，这些环节对专业性和技术性有较高要求，因此对档案工作人员的要求也相应提升。

自1963年历史档案专业被纳入《高等学校通用专业目录》以来，众多高校纷纷开设档案学学科，以培养具备专业知识与技能的人才。

然而，随着档案数字化进程的加速，档案工作对人才的需求也在发生变化。不仅要拥有档案学、历史学专业知识，还需具备计算机科学学科背景，掌握相关技术和工具。同时，对新闻传播学等多个领域的深入理解和研究也变得尤为重要。为此，我们必须加强相关业务的教育与培训，重视优秀人才的引进与留存，积极吸引更多优秀人才投身档案数字化事业，将源源不断的高质量人才优势转化为滔滔不绝的高质量发展胜势，促进数字化档案事业新质发展。

针对各地区、各院校、各校区档案数字化技术水平差距较大的问题，档案馆（室）应该定期组织数字化技术专题培训，提高工作人员的数字化技能水平。共享“微治理”清单，交流学生档案数据分类分级标准、保管年限以及一系列基本规则；制订“微服务”目录，做好学生档案数据目录编制、数据质量提升等工作。打造专业人才队伍，持续推进“存量数字化、增量电子化”，构建起纸质档案与数字资源互为补充、线上线下双向联动的管理新格局，共同加速档案信息化整体进程。

3.4加强技术保障，稳住安全压舱石

信息安全是我们在数字化时代中必须重视的核心问题。为了稳住信息安全这一压舱石，要从技术源头上筑牢防线，针对学生档案安全管理需求，建立技防、人防、物防“三位一体”的安全防范机制。

第一，加强技术保障。采用先进的密文传输加密技术，实行分级权限管理，对电子档案信息进行可信储存和验证加密处理，例如PDF权限控制、数字证书等途径，确保在传输过程中不被非法截获。同时，建立完善的存储机制，对重要档案异地异质进行备份和容灾，防止因硬件故障等原因导致的数据丢失，增强灾难恢复能力，实现系统和信息可管可控。

加强人员管理。健全服务外包安全工作监管制度，与企业签订保密协议，对数字化加工人员进行审查，并签订保密承诺书。增强信息安全意识，防止因人为原因导致的信息泄露或篡改。

加强场所监管。重要纸质档案管理升级，采用RFID（射频识别）技术，实现盘库入库及查借阅快速定位。数字化加工场所安装安检和监控系统。对档案数字化过程进行全程监管，运用物联网、区块链等技术，针对档案流转、存放和健康状态进行量化分析并自动化、智能化采取措施，防止可能导致信息安全问题的行为发生。

4.结语

习近平总书记指出，档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业，要加强党对档案工作的领导，明确“党管档案，为党管档，为民服务”的宗旨，贯彻实施好新修订的档案法，推动档案事业创新发展。

2020年《中华人民共和国档案法》首次修订后，众多档案馆（室）和企事业单位已经开始实施档案数字化项目，教育系统内部档案信息化程度的提升是有目共睹的，但存在的差距和问题也同样显著。如信息化设备不足、数字化平台不一、创新型人才短缺、安全性问题等，这些问题不仅影响了学生档案信息化工作的效率和质量，也制约了我国学生档案信息化工作的全面发展。

为了应对这些现实掣肘，在《实施条例》指引下，提高数字化软技能，构建统一的数据池，打造人才队伍，加强技术保障等措施，都是推动档案信息化工作全面发展的重要手段。

同时，我们也需要意识到，档案信息化工作不仅需要技术上的提升，更需要制度上的创新和政策上的支持，不断在管理力度、服务宽度、保障温度上绵绵用力、久久为功，真正实现档案信息化“为历史负责，为现实服务，替未来着想”的价值，以期达到档案信息化工作的最终目标，为我国的经济社会发展提供强有力的信息支持。

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