摘要：高校电子档案是高校档案的重要组成部分，随着信息化时代的到来，电子档案的归档管理受到了高校领导的广泛关注。但由于历史原因，在高校电子档案的归档管理中仍然存在着很多问题，对此，高校应从完善规章制度、建立档案信息网络、提高归档人员素质等方面着手，努力提高高校电子档案的归档管理水平。本文基于信息化时代高校电子档案归档管理的重要性，对其管理措施进行了探讨。

关键词：信息化；高校；电子档案；归档管理

引言：高校电子档案是在信息时代发展过程中由计算机技术、网络技术等高新技术支持下形成的一种新型档案形式。高校电子档案具有时效性、多样性、真实性、可控性、可回溯性等特点，对高校信息化建设和发展具有重要意义。高校要充分发挥出电子档案在高校信息资源建设中的优势，为高校各项工作提供有效的支持。

一、信息化时代高校电子档案归档管理的重要性

1.高校电子档案是学校历史发展的纪录

从历史发展来看，高校的电子档案是一个学校历史的记录，它包括了学校成立以来所形成的文件材料。这些材料记录了学校从一开始建校，到现在的发展过程。电子档案作为档案的一种形式，与其他档案相比具有独特的优势，即它能够随时更新和修改。但是电子档案在收集、整理、存储和管理等方面都存在着一定的局限性，比如不能保证材料的真实可靠。电子档案需要通过网络进行存储，在存储过程中难免会出现各种问题。一旦出现问题就会对电子档案带来一定的影响，甚至会影响到学校工作人员的工作效率。因此在信息化时代，电子档案在高校中还需要进一步完善和规范，保证电子档案存储过程中所使用的设备、技术以及人才等方面都要符合标准要求，提高高校电子档案管理工作效率，推动高校信息化发展。

2.高校电子档案管理是高校信息资源共享的基础

信息资源共享是高校电子档案管理的一个重要目标，实现信息资源共享能够最大限度地提高信息资源的利用效率和使用效益，是档案信息资源共享的核心内容。高校电子档案管理与高校各部门、各单位之间的信息交流和沟通密不可分，也是实现高校信息资源共享的重要前提。通过将电子文件进行归档管理可以有效地保证电子文件的完整性、准确性和安全性，减少了在档案管理过程中因人为因素造成的档案遗失、损坏等问题，提高了电子档案管理水平和服务质量。因此，高校电子档案归档管理可以更好地为高校各部门、各单位之间提供信息服务，从而提高信息资源共享的效率和效益。推动高校教育教学事业的发展。

3.电子档案是学校开展对外服务的重要手段

在传统的纸质档案管理中，高校需要耗费大量的人力、物力来整理和保管纸质档案，这无疑增加了高校的管理成本。同时，由于纸质档案是一种不可再生的资源，在档案资源利用上具有明显的滞后性。而电子档案由于其可复制、可更新等特点使得高校可以充分利用电子档案来实现其对外服务的职能，不仅为高校开展对外服务提供了方便，也提高了高校的办学效益。由于网络信息资源具有共享性和开放性等特点，为高校开展对外服务提供了极大的便利，电子档案信息在网络上得以广泛传播和共享后，不仅使人们可以及时了解到学校相关的教育教学信息和科研信息，人们也可以通过网络及时查询到自己所需的信息资源。降低了学校收集整理电子档案资料的成本，让学校更好地为广大师生服务。

4.电子档案是提高社会服务水平的重要保障

高校的档案部门通过对电子文件的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用，为高校教学、科研和管理工作提供服务，为领导决策服务，为学校教育教学和管理工作服务。电子文件具有无纸化的特点，其收集、整理、鉴定和保管等各环节都是在计算机系统中进行的，使电子文件更易于归档管理。同时，由于电子文件在计算机中存储的时间较短，一旦有需要可以随时提供给使用者。由于电子档案与传统载体档案相比，更易于保存和保管，因而可以很方便地实现异地检索利用。可以说电子档案是传统载体档案的一种继承和发展。

二、信息化时代下高校电子档案归档管理措施

1.强化队伍建设，提高管理人员素质

高校电子档案管理是一项系统工程，要提高电子档案的归档管理水平必须有一支具有较高专业素质、具备现代化管理理念和技能的档案管理队伍。

（1）增强电子档案管理意识。管理人员对电子档案归档管理的认识和态度对其发展和应用有着举足轻重的作用，因此，必须采取有效措施让工作人员充分认识到电子档案归档的重要性，增强他们的归档意识。可以通过各种形式组织学习、举办专题讲座、召开经验交流会、设置专栏等形式，定期向工作人员宣传归档的意义和作用，不断增强他们的档案意识。学校可根据工作实际需要加强对档案管理人员的培训，提高他们的业务素质。

（2）加强队伍建设。高校电子档案管理人员必须具有一定的计算机应用水平和信息处理能力。要加强电子档案专业知识培训和信息技术培训，使档案管理人员掌握电子档案信息收集、整理、保存等相关技术知识，提高他们服务于学校工作的能力。高校要加大对电子档案管理人才的引进力度，不断优化学校整体人才队伍结构，重视现有电子档案管理人员在实践中不断提高自身素质和工作能力，不断充实新知识、新技能和新方法。同时重视培养后备人才队伍，使其充分发挥自身优势，更好地为高校提供高质量的服务。

2.加强电子档案资源建设，实现资源共享

首先，根据电子档案的特点建立以电子档案为核心的数字档案室。高校可以考虑将电子文件、图片、视频、音频等文件按主题划分成不同类型的档案，建立不同的目录数据库，如教学档案数据库、学生学籍档案数据库、专业技术人员培训数据库、学科建设数据库等。此外，还可以建立师生个人主页，记录师生个人学习、工作经历等信息，以电子文件为核心建立一个功能齐全的数字档案室，实现电子档案资源共享。通过建立统一的元数据标准和目录标准把各类不同载体的电子文件整合到同一元数据中，利用各种检索工具让用户能方便地对电子文件进行检索和利用。通过制定统一的格式，将电子文件和其他档案信息资源有机结合起来，实现信息资源的共建共享。

其次，优化整合纸质档案和电子文件。随着高校信息化进程的加快，学校在不断扩大教学规模和招生规模的同时数字档案资源也在不断扩大，这就要求档案室在做好纸质档案管理工作的同时优先将其转化为电子文件管理，建立统一的数字化资源库，通过数字档案室建设和发展使学校各职能部门、各系部、各专业和各个项目能够及时地将各种形式的纸质与电子文件进行归档保存，并通过对这些纸质与电子文件进行统一管理、存储、维护、检索等操作来实现电子档案资源共享。

最后，建立基于档案信息化建设基础上的共享服务平台。在信息化时代背景下，高校档案部门应加强与档案室之间、各职能部门之间以及各院系之间的合作与交流。要建立档案室与档案室之间的信息沟通平台，通过平台使档案室了解档案室各种形式和载体的电子文件及其相关信息资源，实现双方在信息资源建设中的协作与配合。

3.确保电子文件的安全性和完整性

电子档案的安全性和完整性是高校电子档案归档管理的核心问题，是档案部门需要重点关注的，高校电子档案的管理必须坚持“谁形成、谁管理”的原则，各部门、各单位产生的电子文件必须按照电子文件归档与管理要求，在经过校（院）领导审核批准后方可进行归档，明确其所有者、管理者和使用者，对存在问题的电子文件，应由其所有者、管理者和使用者共同协商并提出整改意见。对无法取得所有者和使用者同意或无此权限的，应由校（院）领导批准后进行归档。电子文件归档后必须采用可靠的备份制度进行保护，防止因自然灾害、人为破坏等因素造成电子文件丢失。

4.优化电子文件的归档流程

电子文件的归档要求高校建立统一的档案管理制度，规范电子文件的归档流程，在明确责任主体、统一归档范围和期限的基础上，以制度为依托，在管理中落实责任制，明确责任主体及责任范围。其次，要注重对电子文件的收集与归档工作进行考核，将电子文件的收集、归档工作纳入到档案人员的绩效考核中。同时，在高校内部建立多层级的信息沟通渠道和协调机制，将电子文件与纸质档案同步归档，提高电子文件的归档效率，更好地保证电子档案信息的完整性和安全性。

5.建立健全档案管理网络，提升电子档案归档意识

高校档案工作的开展需要有一套完整、高效的档案管理网络，这就要加强对学校各部门以及各二级单位档案管理人员的培训，提升其档案管理水平和业务能力。各单位档案管理人员需要在了解各项业务工作的基础上对自身部门业务工作有一个全面、清晰、深刻地认识，并对本单位电子档案归档管理的重要性进行充分认识，保证电子档案在后续的利用过程中发挥其最大的作用。另外，各部门也需建立健全档案管理网络，确保在日常工作中能及时准确地将各项文件材料进行归档和移交。

通过建立电子文件管理系统对收集到的各种电子文件进行鉴定，可以确定其真实性、完整性和可用性，并根据电子文件的特点对其进行分类整理和归档保存。高校各部门应充分认识到在日常工作中收集到的各种纸质和电子材料需要进行有效归档，确保其真实性和完整性。对一些重要、有保存价值的纸质和电子材料要进行妥善保存。如档案管理系统中对重要材料有存储要求时需定期备份，在收集到相关纸质材料后应及时将其归档保存好，以避免因保存不当而出现问题。

6.注重档案管理技术创新

为推动高校档案管理的现代化、科学化、规范化和高效化，高校需要更新传统的档案管理模式，通过运用现代化技术手段创新档案管理工作方式，使其能够充分适应高校电子档案归档和管理工作的需要。档案管理工作涉及范围广、信息量大且专业性较强，只有借助现代信息技术才能将档案管理工作变得更加高效，高校可以引入电子文件归档系统、电子档案管理系统等现代化技术手段将档案管理与现代化信息技术相融合，为高校电子文件的归档提供可靠保障。电子文件归档系统和网络安全维护工作是确保电子档案安全有效利用的重要前提和基础保障，高校需要对网络信息安全问题予以重视，积极引进先进技术手段来提升自身信息安全能力水平。

7.提高服务水平

档案管理工作要积极转变观念，明确电子档案归档是对传统档案的继承和发展，并不是对传统档案的抛弃和否定。要通过各种方式向高校师生提供优质服务，发挥电子档案的作用。学校可以根据学校发展特点和需要建立适合自身发展的电子档案管理体系，包括收集、整理、保管、利用等各个环节的标准规范，充分利用现有技术手段加强各部门之间的协调与配合。由于电子文件本身具有不同于纸质文件的特性，如结构复杂、数量庞大、形式多样等，需要建立一套完整科学的归档标准。

8.提高档案信息检索技术水平

高校档案信息检索的效率直接影响到电子档案的归档效率，所以提高信息检索技术水平是高校档案管理的重要手段。高校档案馆应该积极探索并实践出一套科学合理、切实可行的电子档案管理系统，为电子档案资源建设提供可靠保障。加强对电子文件保存期限和保管要求的宣传力度。由于对电子文件进行归档管理是一项专业性很强的工作，涉及到很多技术问题、业务问题、法律问题和管理问题，如果不对此予以充分重视，将会影响高校档案管理工作的正常进行，因此要通过各种渠道广泛宣传电子文件归档管理工作的重要性和必要性。高校要尽快完成与电子文件归档管理系统相关软件、硬件、网络等方面的建设工作，档案部门应该加强与档案馆、图书馆等部门之间的联系与合作，积极寻求外部技术支持，特别是要加强对计算机软硬件知识、网络知识和信息安全知识等方面知识的学习和掌握，不断提高电子文件归档管理工作水平。

三、结语

随着互联网技术的飞速发展，高校电子档案在不断地丰富、更新和发展，这对档案管理工作提出了新的要求。高校档案管理部门应顺应信息化时代的发展趋势，以提高档案服务水平为目标，加强对电子档案的管理工作，通过实施有效措施来加强高校电子档案归档管理工作，并逐步推进电子档案归档工作的规范化和标准化，确保电子档案在各业务环节中的真实性和完整性，提高高校档案服务水平和质量，为学校各项事业发展提供有力的数据支撑。

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作者简介

邹爱鑫（1975.9-）女，山东成武，本科，副研究馆员，山东体育学院，研究方向：档案管理。