摘要：数字化转型背景下，国家档案局自2022年开展企业集团数字档案馆（室）建设试点工作，本文以上海农商银行档案工作实践为例，分析企业集团数字档案室建设的背景，总结当前商业银行档案管理中“重总部、轻基层”“重文书、轻业务”“重保管、轻利用”问题与痛点，并阐述上海农商银行在管理体制机制、试点创建、系统功能建设、档案资源建设、档案开发与利用、安全体系建设等方面的实践路径。

关键词：档案数字化转型；企业档案工作；数字档案室；银行档案管理

引言

2022年起，国家档案局开展企业集团数字档案馆（室）建设试点工作，已公布了三批次共86家试点单位。该项试点工作是国家档案局贯彻落实《“十四五”全国档案事业发展规划》，推动企业档案工作数字化转型和高质量发展的重点工作。本文以第一批试点单位之一——上海农商银行为例，研究商业银行集团数字档案室建设的问题与痛点和实施路径。

1.建设背景

1.1 推动商业银行高质效运营的应然之举

数字经济时代势不可挡，全面而纵深推进数字化转型已成银行生存与发展的必经之路。银行经营管理与各项业务发展均以高质高效为导向，多举并措提升数字化、专业化、精细化水平。在此战略背景下，以集团数字档案室建设为主要抓手，高质量推进档案数字化转型，打破传统档案管理思路，以转型带动档案管理降本、提质、增效，是响应、推动与服务银行整体高质效运营的应然之举。

1.2 赋能银行业务高质量发展的必然选择

伴随着金融业务数字化转型的整体发展，越来越多改革创新的线上化业务模式与业务流程应运而生，文件与数据实现全生命周期的转型与升级。这一形势迫使作为生命周期后端的档案管理工作必须因时因势适应业务数字化转型所产生的文件档案管理思路与方式变革，同时也倒逼业务端规范源头文件质量，形成档案全生命周期的管理闭环。

2.问题与痛点

金融行业因其特殊性，较其他行业档案管理工作开展历史久、重视程度高、管理基础较为扎实，但在实践中存在以下问题，有待在集团数字档案室建设过程中予以弥补。

2.1 “重总部、轻基层”，不同层级单位发展不协调

“企业集团数字档案馆（室）”试点建设主要鼓励集团企业总部发挥带动辖属各层级单位数字档案室建设作用，实现集团化企业整体档案管理水平提升。在实践中，以上海农商银行为例，总行档案数字化转型工作开展时间久，基础较为扎实，但各分支机构、各子公司等基层单位档案管理基础参差不齐。主要体现在一是传统载体档案数字化率低。由于基层单位档案管理系统铺设与使用在总行之后，因此基层单位大多沿用传统档案管理手势，数字化加工工作开展晚。二是重视程度与资源投入水平不一。银行各分支行、子公司等业绩压力大且人员精简，因此对档案管理的精细化、规范化意识较低，相应的资源投入相比总行也较少。

2.2 “重文书、轻业务”，不同门类档案管理不均衡

“企业集团数字档案馆（室）”试点建设标准中对于业务电子文件归档提出较高要求，可见档案数字化转型的发展趋势也将聚焦于企业核心业务档案的管理与利用。以上海农商银行为例，档案管理部门多年来重视文书档案、声像档案、实物档案等档案门类的规范收集和管理，但对于银行各类业务档案，尤其是业务电子文件和电子档案的管理力度仍有待加强，部分业务电子文件分散保存在各业务系统中，未得以集中归档至档案管理部门。同时如互联网信贷等新兴业务档案管理缺乏制度规范，档案管理难度大。

2.3 “重保管、轻利用”，不同环节管理水平不一致

“企业集团数字档案馆（室）”试点建设标准中提及对档案资源的深度挖掘和利用，如对档案专题库建设提出要求。实践中，档案管理部门重视对于纸质与电子档案的安全保管，对如何最大化发挥档案价值有所忽视。特别是随着数字档案室建设的纵深推进，档案管理部门保管了大量电子文件数据，但对于数据细颗粒度的分析、挖掘和利用能力较为欠缺，特别是在实现跨银行各类业务的数据整合、数据共享利用上研究不够深入，对于发挥档案资源价值赋能前端业务，为银行经营决策提供有力支撑等作用上仍有较大提升空间。

3.建设路径

为推动上述问题与痛点有效解决，上海农商银行结合集团数字档案室建设试点任务，主要从管理体制机制、试点创建、系统功能建设、档案资源建设、档案开发与利用、安全体系建设等方面，多维度推进银行档案工作的数字化转型。

3.1顶层设计，着力强化“大集中”管理力度

企业档案数字化转型的深化推进有赖于强有力的管理体制、全而精的制度规范和可落地的目标规划。为此，上海农商银行坚定走“大集中”管理方向，从管理体制、制度规范和工作规划等方面发力，强化总行对于分支机构、集团控股子公司的监督和指导，提升各层次单位发展协同性。

从管理体制上，全行档案管理体制建立“行领导—总行办公室（档案管理中心）—分支机构办公室”统一领导、分级负责机制，统筹规划和协调实施全集团档案数字化转型推进，持续加大与拓宽与档案“大集中”管理模式相匹配的管理力度与幅度。从管理制度上，由总行制定《上海农商银行档案管理办法》，新增档案信息化建设专章，明确了档案信息化建设机制和目标、电子档案效力、档案数字资源建设、电子档案管理流程、数字档案室建设要求等事项，为档案数字化转型工作开展提供制度保障。同时不断建立健全各项配套制度并严格落实，确保转型工作有据可依、科学规范。从工作规划上，制定上海农商银行档案工作发展方案（2022-2025），定位打造“四个中心”——档案实体保管中心、档案信息共享中心、电子文件归集中心和档案史料研究中心，并细化分解各项任务具体方案与时间节点，最大化保障规划落地执行。

3.2 借势而为，积极参与“高标准”试点创建

近年来，国家档案局、各地方档案行政管理部门相继开展各类档案管理创新试点和科研项目，为企业档案工作提供阶段目标明确了方向，并给予大力指导，对于企业档案工作实践具有极大意义。参与各项试点项目与科研课题，高标准对标试点创建验收标准，有利于各企业借助试点创建过程整合优势资源和人才团队，创新管理思路，改革管理手段，提升管理质量。

近年来上海农商银行积极参与各项试点创建，通过国家档案局“电子文件归档与电子档案管理试点”（2019年）和“电子发票电子化报销入账归档试点”（2021年）。同时通过所属行政管理部门上海市档案局的上海市“样板档案室”建设（2020年）、业务建设检查评价（2021年）、上海市档案局两项档案课题研究（2021、2022年）和“上海市示范数字档案室”（2022年）的高标准检验。以上试点建设成果为正在进行中的国家档案局企业集团数字档案室试点建设奠定了重要的基础。

3.3 明确需求，分步推进“全流程”系统建设

档案管理应用系统建设是企业档案数字化转型的重要依托和载体，档案管理系统建设过程反映了档案管理工作从传统载体管理走向电子文件管理的历程。上海农商银行档案管理系统建设先后历经十年多时间，从2011年辅助管理传统载体档案为主要功能，到2019年具备电子文件归档条件，再到2022年经过上海市“数字档案室”测评指标检验，不断完善系统的各项功能。

目前上海农商银行档案管理系统全覆盖档案的“收、管、存、用”各个环节，具备收集采集、分类整理、保管利用、鉴定统计和系统管理等多个业务功能，并集成RFID等技术辅助实体档案高效管理。在档案在线、离线接收环节、归档环节、长期保存环节均按照国家标准和相关政策要求进行规范四性检测，确保档案的真实完整、安全可用。此外，依托档案管理系统实现集团化管理，档案系统延伸至所有分支机构，并可满足集团化多全宗管理需求，以此实现总行对于分支机构的监督管理，整体推动全集团档案数字化转型步伐。持续开展档案管理系统功能的优化升级，探索档案管理系统与人工智能等新技术的融合与应用、规划档案查询利用服务植入移动端办公平台等。

3.4 多措并举，不断夯实“大档案”资源格局

拓展业务文件单套管理覆盖范围。深入研究电子档案形成规律，整合覆盖文件形成全生命周期的上下游系统和业务流程，分析单套管理内涵、特点和原理，加快各类电子档案单套管理步伐。目前已实现了协同办公系统、合规内控系统、财务凭证与费用管控系统等多个系统的电子文件归档与电子档案单套管理，并实现来源于多个前端系统的电子文件在档案系统内实现自动组件与整理。同时配套制定各类业务电子文件的元数据规范、“四性”检测接口规范、电子文件长期保存方案等，提升业务电子文件单套管理的规范性与安全性。

为高质量开展课题研究，课题组通过多种渠道收集银保监会、档案行政管理部门、银行互联网信贷业务的管理制度和相关文献共计52部，对互联网信贷业务办理具体形态、管理要求及业务过程中所形成电子文件范围等进行初步研究分析，正确理解相关概念和基本理论。实地走访和远程调研同业单位，征求专业意见，力求多角度、多方面摸清互联网信贷业务电子文件归档管理现状与问题，并在此基础上进行详细的需求分析。

3.5 深化利用，持续开发档案资源“大服务”价值

上海农商银行是全国首家在农信基础上改制成立的省级股份制商业银行，保留了大量农信时期的珍贵的纸质档案，这些档案记录了企业发展历程，凝聚企业文化和精神。但文件繁多、缺少检索工具、很多为手写体等等情况，阻碍了珍贵的纸质档案最大化发挥价值。因此，上海农商银行积极持续开展存量纸质档案数字化工作，对市农信联社期间和建行以来形成的共近2万件纸质文书档案开展数字化加工，传统载体管理类档案数字化比例达95%以上，后续每年新增纸质档案常态化开展，并100%建立OCR识别索引，提升全文检索率。除此之外，结合业务特色，建立了上市专题档案、红色农信专题档案等多个专题档案数据库。

同时进一步拓展数字档案资源范围，多渠道收集和征集反映银行重要发展历程的照片、音视频等资源，开展存量声像档案的数字化加工与规划化编目。结合企业文化建设，已经形成了一个主题展、一部口述历史片、一部专题纪录片、一本故事集、一本图片集的行史教育体系，为传承与弘扬农信精神做出努力。

3.6 筑牢底线，科学构建“全方位”安全体系

电子档案的长期安全可用是档案数字化转型发展的底线与根基，为此，上海农商银行整合资源，完善各项基础设施和数据备份策略。档案管理各项软硬件设备统一部署在自建的数据中心机房中，该机房获得中国质量认证中心颁布的增强A级数据中心评价证书，各类设施配置齐全，机房运行环境高度安全。全行数据中心采取网络隔离技术、统一安全和监测策略，配备各类安全设备，实现对生产核心业务区域的逻辑隔离和边界访问控制，确保网络环境的安全。依托金融级数据安全整体备份策略，制定档案数据存储在线、近线和离线备份策略并组织实施。

4.取得成效

4.1 降本提质，实现管理流程再造

档案数字化转型开展以来，全行纸质档案数量骤减，相较以往减少近九成，极大地释放库房存储空间、节省库房建设运维、整理人工、纸张打印、装订装具等各项成本支出。运用与实行四性检测、三员分立等技术手段和管理要求后，档案管理业务全流程实现再造与重塑。档案收集、分类、整理、鉴定等重复性高、耗时长的环节更多地交由系统自动完成，不仅减轻档案管理人员的工作压力，也极大避免了因人员工作失误而造成的问题，管理更加精细化、规范化，效能显著提升。

4.2 利用增效，有力彰显档案价值

通过推进档案数字化转型系列工作，档案资源为银行经营发展服务的能力显著提升，档案价值得到进一步彰显。2023年上海农商银行启动志书编纂工作，编史修志时间紧、任务重，需要大量的历史文件与档案做支撑。然而综合库房距离主要办公地点路程远，耗时久，给大批量翻阅纸质档案造成了极大不便。通过优化业务流程和系统功能，实现电子档案借阅利用全线上、不落地查找与审批，有效解决了利用痛点，仅三个月在总行范围，档案管理系统就提供四千余次线上档案查询与借阅，为编史修志提供了大量知识参考。通过不断提升档案资源的数据化程度和档案检索利用工具的易用度，员工查询档案更加便捷、快速、精准。

4.3坚定使命，持续赋能业务发展

企业档案工作不断保持生命力的根本，是持续赋能与融入企业核心业务的发展。合规内控档案是上海农商银行一个重要的档案门类。在实施电子文件归档之前，每年合规内控部都需指定专人数名，花费很长时间，整理送审合同、审查意见书等档案。类似耗费人力时间的，还有纸质增值税发票的报销过程，需要专人重复粘贴发票、制作纸质凭证等。这两项业务电子文件归档项目实施之后，从收集整理上，业务部门不再需要花费大量时间和精力去做基础的档案整理分类工作，极大地释放人工精力；从检索利用上，以往查询一笔业务需跨多个系统，走多个流程，现如今通过档案系统的关联与组织，真正实现一键查询，提高业务办理效率。

5.结语

档案数字化转型内涵丰富，意义深远、前景广阔。在此背景下，上海农商银行将进一步多举措推动档案管理工作转型升级，以深度融合与赋能银行业务发展为目标，不断探索与思考商业银行档案数字化转型的路径与愿景，为我国档案事业发展丰富企业数字档案室建设与档案数字化转型企业实践。

通讯作者简介

何玉颜（1995-）女，安徽合肥，硕士研究生，助理馆员，档案资源开发与利用。