摘要：我国目前正处于经济高速发展时期，人们的物质生活水平也有了很大程度上的提升。同时，随着计算机科学技术的不断革新和普及，社会对于信息的需求量也越来越大，这使得档案工作面临着严峻的考验。尤其是随着国家对档案管理提出更高的要求，传统的管理模式已无法适应新形势的需求，所以加快推进我国档案管理现代化进程迫在眉睫。

关键词：PDCA理论；档案数字化；质量控制探究

1.PDCA理论与PDCA循环

PDCA理论是以计划，实施、检查和处理为基本程序的质量管理方法，该原理的基本思想是在组织中建立一个完整的质量管理体系，并使之持续改进。它强调了系统的整体观点和对问题处理上的连续过程，通过不断地总结经验与教训，达到不断改进工作、提高工作效率的目的，同时也可将各种反馈信息加以利用，促进管理工作的不断完善，因此被广泛应用于企业管理之中[1]。

2.PDCA理论应用在档案质量管理中的重要意义

2.1有利于对档案资源的整合与充分利用

由于纸质档案保存时间长、易损毁等特点，使得传统的手工档案管理方式已不能满足现代社会发展的需要，而数字档案馆可以实现电子文件归档与数字化加工[2]。档案数字化后具有许多新特点，如数量巨大、类型多样、载体形式多样等，这些都给传统档案管理带来较大影响，这就需要我们运用PDCA循环理论指导当前的档案管理实践活动，从而实现从无序到有序，再由有序向更高阶段发展的目标，最终保证档案信息资源得到有效开发和合理使用。

2.2为后续工作查考提供数据支撑

目前的档案管理工作中，很多部门都采用人工进行查询统计，不仅效率低下而且容易出错，甚至无法及时提供准确可靠的数据资料，另外还存在着大量重复记录，难以发现其规律及内在联系。而在PDCA循环理论指导下开展的各项具体工作又能够帮助管理人员快速查找出相关原因并采取相应措施予以解决，确保档案资料收集齐全完整且准确无误，避免重复登记或遗漏现象发生[3]。

2.3有利于推动档案管理的信息化发展

在档案数字化建设中应用PDCA循环管理模式能促使管理者更加重视档案管理的全过程，有利于进一步推进档案管理模式转变，真正发挥出档案作为一种宝贵信息资源所起到的作用，促进档案管理水平的提升，加快档案管理手段更新速度，进而使档案的利用效率得以充分发挥，实现档案管理现代化、科学化，最终实现档案事业持续健康发展的战略目标。

3.PDCA理论在档案数字化管理过程中质量控制与实施分析

3.1计划阶段

3.1.1明确档案数字化管理的影响因素

通常情况下档案数字化管理中容易出现的问题有以下几种，分别是档案内容不清晰或缺失、图片影像模糊或损坏、档案完整度不够、挂接失效以及著录信息缺失等，而造成上述问题的影响因素又可分为安全因素、管理因素、人员因素、业务流程因素和技术因素几大类[4]。

3.1.2顶层设计与档案管理规划

基于PDCA循环理论，相关人员在计划阶段中除了要通过制定因素图的方式来明确当前档案数字化管理中出现的问题并做好不同工作环节的细节规划以外，还应积极加快档案管理意识的转变，构建并完善基于PDCA理论下的档案数字化管理的质量控制标准规范，以制度的手段强化各部门工作人员对数字化档案内容进行审核把关，确保档案数字化管理能够有效发挥其应有作用。

3.2执行阶段

3.2.1档案数字化与动态化管理

档案管理的数字化发展必然伴随着动态化水平的同步提升，动态化指的是一个过程的两个方面，一方面是动态调整档案的存储形式和组织结构，另一方面则是不断地改进管理手段和方法以适应档案动态变化的要求[5]。因此相关人员要利用技术手段来不断地调整和完善管理过程中各环节之间的相互关系，以达到更好地提高管理效率的目的。

3.2.2加强技术创新，实现有效融入

技术创新是确保档案管理实现与时俱进发展的重要支撑手段，当前档案数字化管理中最需要进行技术创新的项目就是对各类数字资源的安全保护与数据共享。数据信息安全防护的技术创新主要包括数据安全保密机制的建设、数据安全加密算法的设计以及数据传输安全性技术的创新等。

3.3检查阶段

检查阶段是指档案管理者对所辖范围内所有档案资料（含纸质文件）及相关业务活动实施监督检查，通过这种形式来督促档案工作人员做好本职工作，因此必须要构建多层次评价绩效体系来对档案数字化管理在检查阶段的实施成效进行监督和检查指导。检查管理过程中要注重对各个指标因素的综合分析，如目标设定情况、组织结构情况、人员配置情况等，并运用多种方法对这些要素进行全面衡量。

3.4处置阶段

3.4.1管理主体自身水平的提高

管理主体自身水平的提高是档案数字化管理在处置阶段的重要工作内容之一，对于数字化档案的处理效果和后续整体管理工作都有着直接影响[6]。在培训中要结合当前形势及发展趋势制定切实可行的方案，通过采取多种形式的培训方式，有效提升受训者对档案信息化建设知识掌握程度和利用能力。同时，还应积极帮助他们掌握先进的信息技术手段和技能，以便于适应信息化时代发展所带来的挑战和机遇。

3.4.2智能追踪与自动修正系统

智能追踪与自动修正系统是常用于档案数字化管理在处置阶段中的一种自动化探测与处理机制，其工作原理就是利用计算机软硬件技术，通过检测档案信息点之间或相邻档案间存在相互干扰情况而自动产生反馈信号，以便及时修正相应指令，使之符合预期目标要求。

4.结论

综上所述，推动档案管理工作的数字化和信息化发展已经成为了整个行业的共识，档案管理工作人员要积极学习以PDCA理论为主的现代化信息管理模式专业信息，并利用PDCA循环理论来重新整合档案管理流程与管理组织架构。

参考文献

[1]劳玉芸.PDCA在档案数字化建设中的应用——以百色市人民医院为例[J].信息与电脑（理论版），2024，36（03）：180-182.

[2]韩蔚.浅析医疗设备维修管理中PDCA方法的采用对设备管理质量的影响[J].中国医疗器械信息，2023，29（24）：161-163.

[3]刘继兵.PDCA循环在核电项目档案质量管理中的实践研究[J].机电兵船档案，2023（05）：89-91.

[4]王琳.基于PDCA循环模型的档案管理模式探索[J].陕西档案，2023（04）：18-19.

[5]葛泽钰.基于PDCA循环的档案数据质量控制探究[J].档案与建设，2023（08）：40-43.

[6]王柳.PDCA循环在医院文书档案管理中的应用——评《信息、文书与档案管理学习指导与训练》[J].中国油脂，2023，48（05）：168.