摘要：新时期，档案管理工作开始向信息化工作模式转变，极大地提高的工作效率。档案管理工作具有一定的复杂性，工作人员需要先规划与设计具体的工作流程，才能保证档案管理的最终工作质量。而在信息化工作模式下，很多工作都可以通过智能系统来完成，一定程度缓解了档案管理人员的压力。

关键字：档案管理;信息化;成效;问题;展望

引言

新时代，信息化技术开始融入人们的日常生活中，各大企业、事业单位等开始注重与信息化建设工作，其中档案管理工作的信息化发展很大程度提高了工作成效，同时档案的完整性、准确性等需求也得到了相应的满足，不过实际工作中，档案管理信息化工作模式仍存在一定的问题，需要在未来的发展中得到改进与优化，基于此本文主要内容为新形势下档案管理信息化建设的成效、问题与展望。

一、信息化档案管理在新阶段的发展成果

新时代的来临，我国计算机技术有了进一步的提升，而在现代化办公领域，工作模式已经开始趋向自动化、智能化发展，加强档案管理信息化建设已经势在必行，随着人们对网络技术的不断应用，档案管理开始注重于信息化网络平台的建设，同时相应的信息化管理系统已经成立，无论是学校、企业还是事业单位等机构，在档案管理工作中都开始引入相应的信息设备，纸质工作模式渐渐被取代，人们开始使用电脑软件来展开各项工作。并且受这种趋势影响，档案管理信息化也制定了对应的法规制度，以此规范档案管理工作流程。现如今网络技术已经得到完善，档案管理工作开始建设相应的信息网，并借鉴了国内外先进工作经验，信息处理技术得到加强，也促使档案的应用价值得到攀升。同时这种信息模式下，电子设备可以通过电子磁盘对档案进行存储备份，纸质档案开始逐渐变成电子档案，而电子档案可以重复复制，且没有原件一说，两者存在明显区别。

通过应用电子档案，很大程度降低了对储存空间的消耗，并且想要应用档案资源时只要通过索引就能快速获取，优化了档案容易丢失的问题，同时电子档案展现的整体页面相比传统档案更规范，便于档案查阅与管理。另外这种信息化建设下的电子档案能够实现信息共享，一份档案往往可以多个人在同一时间不同地点进行查阅，避免了传统方式下档案应用耗时长的问题，可以对档案资源使用了更先进的管理、存储方式，档案职能得到拓展。而受信息技术的强大功能影响，档案管理信息化系统开始融入了相关的管理软件，以此保证文件入档符合规范，操作人员在对其应用时也需遵守规范，为档案管理安全与保密性进行保障。档案管理需要不断加强信息化建设，强化计算机对信息的处理功能，并能够更深入地对信息进行挖掘，确保档案管理质量[1]。

二、档案管理信息化建设中存在的主要问题

（一）缺乏重视，信息化建设缺乏资金支撑

就目前档案管理发展现状来看，大多数企业、学校等单位都尚未真正认识到档案管理的价值，无法将其与自身发展有效结合，导致他们在信息化建设过程中忽略了对档案管理的投入，大多数资金都投入到科研或财务管理层面，档案管理的信息化进程受到阻碍，缺乏充足的资源配备。从档案管理的角度来看，一些档案管理部门所使用的设备相对老旧，导致工作效率低下，无法快速展开信息化建设，仍然保留着传统工作模式。由于缺乏建设资金，缺乏良好的工作环境和相应的档案绩效考核制度，档案技术人员的工作态度不积极，也直接影响档案管理工作效率。为将档案价值得到最大化发挥，需要领导重视档案管理，加强信息化的重视，改变现有问题[2]。

（二）档案技术人员工作素养欠缺

受时代影响，档案管理信息化建设是大势所趋，而在日常工作中，想要保证档案质量，需要档案专业的人才作为支撑，基于档案管理的复杂性，它对档案技术者专业水平有一定的要求，其内的档案管理人员需要具备相应的理论知识、能够灵活运用信息化技术以及端正的工作态度，这并不是所有档案技术者都能具备的。

（三）档案管理标准未完善

为强化档案管理信息化建设的有效性，需要制定与之对应的制度规范。虽然目前档案管理针对信息化建设存在规范文件，但因为社会复杂环境，以及现如今档案管理存在多样化、技术性的工作模式，导致档案管理规范文件无法完全满足信息化建设需求，一定程度阻碍了档案管理信息化建设进程，不同地区不同行业之间有着很大的区别[3]。

（四）电子档案的信息安全易受到影响

在档案管理信息化建设过程中，电子档案开始逐渐出现在工作中，极大地提升了工作效率，但目前来看，电子档案对计算机与网络的依赖性很强，所有的资料收集、处理、存储等工作都需要借助电子设备以及网络通信来完成，如果在工作过程中设备出现故障很容易导致信息资源缺失，最终导致档案完整性被破坏。另外计算机网络本身并不是十分稳定安全的，容易受到外来攻击，比如木马程序等，最终很可能导致档案信息被篡改，电子档案泄密。

三、新形势下档案管理信息化建设的实践措施

（一）建立完善的信息化档案管理机制

档案信息化工作模式需要对应的管理制度进行规范，否则很难在工作效率上有所提升。而档案管理信息化制度在构建过程中，需要考虑到下述几点内容：首先是纸质档案的保存措施，需要有明确规范，而储存在硬盘的电子档案也要妥善保管，做好异质异地存储，研究探索在线备份、迁移等，完善地质数据容灾机制，保证数据安全有效，对模糊破损地质资料进行鉴定与修复，同时确保不同载体档案达到保管要求，置身在干燥通风的环境中，定期做好防虫、防磁、防火等工作。其次档案资料在收集处理储存的工作中，需要注意做好档案备份工作，避免因为信息设备故障而导致资料内容缺失无法找回。需要注意的是，在备份阶段最好进行多次备份，电子档案要分为原始数据以及备份数据，并存储在两个不同的档案保管室中，同时备份与原始的电子档案要存放在管理室的不同区域，档案部门可以配置备份资料的专员，同时定期检查档案资料，确保档案数据不会丢失，具体存储时可以选择电脑硬盘、光盘存储方式，保证档案安全。最后应针对档案管理信息化工作模式建立相应的操作标准，档案管理人员在工作环节不违背工作标准，在具体应用档案之前要进行登记审批手续，为档案安全提供保障。

（二）重视人才队伍建设

档案管理信息化建设需要档案专业现代化的复合型人才队伍。首先应制定针对性地培养计划，根据个人专业优势对应不同档案管理范围，在培训中要注重能力和实操培养，强化档案技术人员对自身工作的认知，为档案技术人员树立现代化管理理念以及创新意识;完善档案管理绩效考核制度、档案技术人员轮岗制度、档案人才培养机制，激发从业人员在创新实践中的积极性、主动性、全能性，形成队伍结构合理、素质优良、作风过硬团队，增进档案技术人员的职业认同感、和工作热情[4]。

（三）加大信息化建设的资金投入

现阶段档案管理工作在信息化建设过程中面临着资金短缺的问题，为此主管档案管理部门应注重宣传工作，增进二级实体对档案管理工作了解和部署规划，以此争取档案管理专项基金。其次，档案管理的领导人员应加强与同行的沟通，根据反馈优化档案管理信息化工作存在的问题，以此来保障档案管理的质量，从总体来提高档案管理信息化建设水平。档案管理应注重从多方面引进资金，以此来优化信息化建设存在的阻碍，通过强有力的经费支撑，加快信息化建设速度。最后建设资金要保证使用到位，针对档案管理存在的设施，如电脑、扫描仪等要着重进行优化，保证使用质量，避免有故障引起的工作失误[5]。

四、新形势下档案管理信息化建设的展望

档案管理信息化建设是现代化社会发展的必然需求，现如今电子档案开始在档案管理中占据大部分内容，很大程度地提升了对档案的利用率。而信息化档案管理模式的落实，是预防管控档案风险的重要措施，强化了管理服务职能，实现档案资源的有效节约。在未来，档案管理信息化工作模式将进一步加强，电子档案的安全问题也将得到优化。现阶段档案信息化管理在落实过程中仍存在一定的问题，诸如工作人员能力问题、管理制度不完善、缺乏建设资金、档案信息化安全性低等，对于这些不足之处，档案管理信息化建设过程中都应得到具体的改进，应强化信息技术水平，并规划发展方向，展望未来，全方位考虑目前及未来可能产生的问题。

结束语

总的来说，档案管理信息化建设得到进一步落实，工作效率得到加强，在工作过程中，电子档案出现的频率逐渐提高，方便了档案资源的收集与储存，降低了档案丢失的概率，但信息化档案管理模式还需要进一步优化，主管部门应该加强对档案管理的重视，加快档案管理信息化建设进程，及时抓住时代发展机遇。

参考文献

[1]林瑜.信息化背景下档案管理工作存在的问题及对策建议[J].工程与建设，2021，35（05）：1117-1118.

[2]杨雪梅.事业单位财务档案管理信息化特点与展望[J].科技资讯，2021，19（28）：120-121+124.

[3]何伟.档案管理信息化的措施与展望[J].办公室业务，2017（10）：32.

[4]杨旭.信息化条件下档案的电子化管理与未来展望[J].科技传播，2016，8（19）：96-97.

[5]刘涛.新形势下企业档案管理信息化发展分析[J].中国管理信息化，2015，18（06）：211.