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摘要：随着教学改革的不断深化，对高校教学管理质量和水平的要求也越来越高。高校教学秘书作为管理的最基层岗位，在落实教育教学工作、维持教学运行秩序中发挥着重要作用。本文结合教学秘书实际工作经验，从教学秘书的工作内容入手，分析了当前高校教学秘书工作存在的问题，并对高校教学秘书如何高效地开展工作进行了探究和思考。

关键词：高校;教学秘书;教学管理;高效运行

随着教育体制的改革与发展，高校教学管理的重要性尤为突出。作为教学管理的基层岗位，教学秘书工作既隶属于学院教务部门，又隶属于各二级学院，是连接学院、教师和学生的纽带，起到上传下达的作用。教学秘书工作具有一定的规律性和周期性，工作内容繁多而琐碎，为确保各教学工作有序进行，教学秘书不仅需要具备一定的工作能力，还需要不断思索创新。下面结合自身工作经验，探究和思考如何高效完成高校教学秘书工作。

一、教学秘书的主要工作内容

高校教育以培养学生全面发展为宗旨，提倡素质教育和创新教育，强调锻炼学生的实践操作能力，这就使得高校人才培养模式要从传统的教授知识转变为全面育人的系统工程，从而也就赋予了教学管理者更高的要求和更多的责任。教学秘书与任课老师不同，虽不直接传授知识，但也是需要通过管理为学生成长成才提供服务，与教师一样，也承担着教书育人的责任。

教学秘书工作繁多而琐碎。从教学建设到教学运行，从师资管理到学生管理，各方面都离不开教学秘书的身影，教学秘书工作的主要内容如图1：

二、教学秘书的基本素质要求

教学秘书工作既隶属于学院教务部门，又隶属于各二级学院;既要关注学院各职能部门的通知、活动，又要直接处理教师与学生的切身问题，从业务能力上要熟知各种政策制度、掌握各种系统软件，从管理层面上要善于沟通协调、做好统筹分析，总之教学秘书工作既是一项技术活，也是一项艺术活。

（一）教学秘书工作是一项技术

1.要有熟练使用各种办公软件及办公设备的能力

教学秘书工作相对比较复杂琐碎，如果对办公软件及复印机、扫描仪、投影仪等各种办公设备不熟练，将会严重影响工作效率。如，各种学生数据的匹配，借助excel里的VLOOKUP功能将一键比对;监考安排中借助数据透视表可以将教师的监考场次一目了然地统计出来;信息搜集方面借助腾讯或金山文档协同办公将省去汇总整理的大把时间。

2.要有熟练掌握各种教学管理系统及教学辅助系统的能力

教学秘书除了要熟练掌握教学管理系统，雨课堂、学习通等各种教学辅助系统也应运而生，加之疫情的影响，腾讯课堂、钉钉、云课堂等线上教学方式也成为教学的一部分，教学秘书虽说不用授课，但是如果能对这些教学辅助系统熟练掌握，在听课、检查学生出勤、检查教师教学材料等方面也能达到事半功倍的效果。

3.要熟悉各项流程制度、熟知各专业各年级培养方案

教学秘书岗位是教学管理的中枢。各项教学通知的有效传达、数据的汇总统计、材料的归档整理，这些都要以学院的流程制度为依据。只有熟悉学生手册，面对家长和学生的疑问，才能对答如流;只有熟悉大纲、教案模板，面对老师提交的教学检查材料，才能查漏补缺;只有熟悉学院的各种制度，面对各种通知，才能有效下达。

（二）教学秘书工作是一项艺术

1.要具备良好的沟通协调能力

教学秘书既是教学活动的管理者，也是师生的服务者。为保障各项工作顺利开展，必须具备良好的沟通能力。与教师沟通，要说明学院开展此项工作背后的原因，而不能只是一味地要求按时提交。学生因不符合毕业要求而无法取得学位证书，这对学生来说是人生的一件大事，虽是学生个人原因造成的，但是与学生沟通时，也要照顾学生情绪，耐心地说明。一桩桩、一件件，无论大小事，凡是与师生相关的，教学秘书要想处理妥当，就要掌握沟通的艺术。

2.要具备统筹规划的管理能力

教学秘书工作任务多、涉及面广，常常会面临各种通知满屏飞，各项文件满桌堆的情况，这种时候，要把自己当成一个个工作的项目负责人，要学会流程管理和时间管理。在处理各项工作时，要分门别类，哪些是可以直接转发的，哪些是需要编辑后转发的？哪些是关于学生的，哪些是关于教师的？怎么发才能更有效地传达？哪些要快速处理，哪些可以先放一边？这就需要教学秘书具备统筹规划的管理艺术。

3.要有材料整理归档能力

课程的教学大纲，每个学期的课表安排，考试试卷、实习材料、成绩单等教学材料要归档，学生转专业、休学、复学、资审各种文件要整理，如果不及时归类整理，就会越积越多，看起来杂乱无章、毫无条理可言。这就需要教学秘书有归档整理的艺术。从自身经验来说，材料一般分为电子材料和纸板材料，在归档整理时要分门别类，而且要随时整理归档，电子材料按照制度文件、使用表单、工作内容等分类，纸板材料可按照与学生相关和与教师相关的材料进行分类。

三、当前教学秘书工作存在的问题

伴随着教育改革，高校自身也在不断优化教学工作的各个环节，但是高校教学秘书工作仍然存在着很多问题，需要解决和完善。

（一）教学秘书工作责任不明确

教学秘书作为学院、教师、学生沟通的桥梁，学院各种通知都是经由教学秘书进行转发，有些工作责任不明确，按照谁通知谁负责的原则，最后责任就落在了教学秘书身上。教学秘书要时刻面对教师与学生的各类事务，除了教学工作外，还要兼做一些行政事务工作，使得本来就琐碎的工作岗位更加凌乱复杂。教学秘书的工作与学院的教学秩序、教学管理、教学规章制度等各方面直接相关，一旦在某个环节没有安排妥当，就可能引发教学事故。因工作责任不明确，教学秘书长期处在担心出错的高压环境下。

（二）教学秘书工作不被重视

很多高校领导和师生都认为教学秘书工作就是简单地上传下达、执行指令，干得就是传话筒的工作，无质量可追求。有事情，找教秘，这是当前高校比较普遍的现象，教学秘书属于听起来很重要，干起来很费劲，有学习晋升机会还不被想到的一个尴尬岗位。

（三）教学秘书发展空间受限

高校人才梯队建设中，对教学秘书的培养投入相对薄弱。尤其是技能学习、进修培训，普遍会认为这种机会对教师和高校管理人员更有帮助，往往会忽略基层岗位的需求。另外，教学秘书工作相对琐碎，很难通过数据指标来考核其工作成果和工作能力，这就会造成教学秘书考核机制无法用量化指标衡量，使教学秘书缺乏职业认同感。

（四）信息化办公手段欠缺，教学秘书工作效率低

当前社会，信息技术飞速发展，但是学院的教学管理模式与新时代高校发展存在脱节。目前，学院很多流程还在采用纸质签批归档，大部分工作仍需要人工核对，耗费人力物力不说，各部门之间的资源也不容易共享和统一协调，导致教学秘书工作效率低下，甚至会因一个小的疏漏造成严重的教学事故。

（五）教学秘书自身意识薄弱，容易按部就班、缺乏创新性

长期被琐事包围的教学秘书习惯于按部就班，缺乏激情和创新。本着凡事只要不出错的工作态度，每学期重复着上一学期的工作内容，没有思考，也不求上进，很多教学秘书陷入职业倦怠。用当下比较流行的词来说，教学秘书很容易躺平。

四、高校教学秘书如何高效工作

教学秘书高效的工作，是保证教学正常运行的基础，对高校教学秩序的有序运行至关重要，具有承上启下、协调左右的作用。因此，教学秘书工作政策性强、业务性强、服务性强、时间性强。下面从自身和学院两个层面探讨高校教学秘书如何高效工作。

（一）提高自身意识，紧跟时代潮流

1.做智囊，不做传话筒

作为教学秘书，首先要摆正自己的思想站位，在新时代下，要有更高的自我追求，转变角色定位。对岗位要求不能只局限于是“传话筒”或是“服务员”，可以将自己发展为教学运行中的“智囊”。在教学工作中，教学秘书接触的部门多，掌握的信息丰富，了解的问题及时，随时可以整理分析，使之成为宝贵的经验，在开展教学活动、处理日常问题时，可以借助自己的经验提出实质性建议，为领导建言献策，为教师和学生分忧解难。

2.变被动为主动

教学秘书深入教学管理的一线，要把被动管理变为主动服务，积极发挥自己的主观能动性。教学工作存在一定的周期性和规律性，所以教学秘书要在工作实践中不断总结分析，以掌握教学规律，按时间节点推进工作，同时能提高工作的能动性和预见性，早发现问题，早研究对策。对待事情要“凡事有着落，通知有回音，问题有交代”;对待教师要一视同仁，坦诚相待;对待学生要细致耐心，做引路人，不做说教者。

3.不断学习，敢于创新

教学秘书就必须得紧跟时代潮流，适应社会发展，不仅需要具备传统理念上的能力、素养和意识，还需要将工作与互联网技术、大数据应用等领域结合，要学会利用数据和信息更高效地完成教学管理工作。教学秘书在工作中要不断学习，还要有创新，工作内容可以按部就班、有条不紊的开展，工作方法、工作思路却要敢于尝试、敢于创新。

4.爱岗敬业、调整心态

干一行、爱一行，这是职场人必备的精神。教学秘书经常会面临教师不理解、学生不配合的局面，这时一定要保持良好的心态，换位思考、耐心表达;另外也会面临各种大小事都聚在一起，焦头烂额、手忙脚乱的时候，这时一定要保持头脑清醒，分清缓急，一件一件来。总之，千万不能让负面情绪降低自己的工作效率。

（二）加强团队建设，规范教学管理

1.政策制度可执行，教学管理要规范

学院教务部门是制定教学管理制度的主要机构，在颁布政策、制定制度时，应充分调研、反复论证，考虑政策、制度的可执行性;在发布通知、布置工作时，要清晰明确，这样，教学秘书才能有效传达，不会因理解偏差而返工。另外，学院应开展多方位和多元化的管理工作，打造规范化、流程化的工作模式，能够奖惩有依据，材料有标准，工作安排有节点，这样教学秘书才能提高工作效率。

2.加强团队建设，多提供培训学习的机会

教学秘书团队建设也应列入学院人才培养计划中，多为其提供培训学习的机会，可以通过走访兄弟院校，业务能力的培训等方式来提升教学秘书的职业技能。通过组织学院内部教学秘书团队团建、座谈等活动，互相分享经验，以促进共同学习和进步。

3.加强信息化管理，减少机械工作

随着物联网、大数据、云计算等信息技术的发展与广泛应用，信息化管理应该成为高校发展的重要内容。首先应借助各种信息平台，开发适合本学院发展特色的教学管理系统，实现管理的低碳化和高效化;其次，可以建立标准的校园网络数据中心，整合学院各种系统，打通数据壁垒，实现各部门协同办公;另外，要加强系统管理和数据建设，保障系统的可靠和稳定性。

4.建立有效的评价机制

没有考核就没有进步，为了调动教学秘书的积极性，学院应该根据教学秘书工作岗位要求，制定考核细则，建立多元合理的评价体系，可以从领导、师生等视角多维度开展考核，以保证教学秘书团队的内部竞争性。除此之外，也可以制定有效的激励机制，搭建推优评奖平台。

总之，高校教学秘书的高效工作是教学有序运行的有力保障，教学秘书自身应着眼于学院整体，不断提高自己的综合素质和业务能力、调整自己的心态，做好管理与服务。高校亦可从团队建设、管理方法、评价机制等方面改善当前教学秘书的工作现状，为教学秘书高效工作提供强有力的支持。

参考文献

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[2]唐魏.赋能与重塑：新时代高校教学秘书的转型发展[J].教育教学论坛，2021

[3]王盼盼.高校教学秘书教学管理工作探析[J].高等教育，2021

[4]彭研焱、路大勇.对于高校二级学院教学秘书工作的思考[J].吉林化工学院学报.2021

作者简介

赵俊仙（1983.2—），女，汉族，山西大同人，硕士，北京工业大学耿丹学院二级学院教学秘书、助理研究员，研究方向：教育管理。