摘要：政府采购档案是减少法律责任、防范采购风险的重要保证，这项工作在规范政府采购工作方面发挥着十分重要的作用。采购档案的存在能够为政府采购工作开展过程中所面临的一系列问题提出对应的解决措施。为此，文章在阐述政府机关购买档案管理重要性的基础上，针对政府机关购买档案管理存在的问题提出对应的解决措施，旨在能够更好的管理和使用政府档案资料信息。

关键词：政府机关;档案管理;存在问题;对策分析

政府采购是一项比较繁琐的事情，为了能够保证这项工作顺利发展，需要相关人员按照规范的法律标准来采购物品，整理采购信息资料，并妥善保管档案采购资料。通过正确使用采购上来的资料来帮助整个企业树立正面的市场发展形象。为了能够更好的发挥出政府部门对社会发展的职能作用，需要做好政府机关档案采购管理工作。

一、政府采购档案

政府机关采购档案是记录政府采购活动和各项决策的书面资料， 即政府采购管理部门人员对采购活动，通过纸质、表格、声像等形式来存储和记录下来，通过这样的方式能够促进政府采购工作的深远、可持续发展。政府采购是政府部门中一项工作量庞大的系统工程，主要的采购整理目录包含中标通知书、政府采购合同、中标公告、资金审批表格、采购文件的备案表、开标会议签到册、投标文件的接收记录表、投标文件、资格证明、技术部分的汇总表。

二、政府机关购买档案管理的重要性分析

第一，完整妥善的保管政府采购档案符合《政府采购法》的基本要求。在《政府采购法》中的第四十二条规定出提出，档案信息采购代理机构需要对政府采购项目的各项采购活动文件妥善保管，不能够出现伪造、随意篡改、销毁档案资料的行为。政府采购文件资料的保管期限一般是从采购结束之后的十五年。采购文件信息具体包含了采购活动的记录、采购预算、招标文件、资料评标标准、采购资料的评估报告、定标文件、合同文本、验收证明等。政府部门的采购档案是国家所有档案的重要组成，对强化政府部门的职能有着十分重要的意义。

第二，政府采购档案是防范 政府部门采购风险，不违反法律要求的重要参考依据。第三，政府采购档案管理也是强化政府部门内部管理，提升政府部门采购工作质量的一个重要体现。政府采购档案文件记录了政府部门的各个采购活动和各个决策的真实记录，这些信息会被统一汇总在《政府采购法》的条款文件中，透过文件能够精准的反映出地方各级政府机关单位推行政府采购制度的各个细则政策，也会深刻记载政府采购活动中各部门人员的工作表现。在政府采购档案文件的管理中也会对各部门人员的工作情况作出全面的记录，为评估工作人员的职业能力提供重要参考支持。

三、政府机关购买档案管理服务的种类和方式

（一）受委托组织的资格条件

接受部门委托提供档案公共服务的社会组织要具备以下条件：第一，受政府部门委托进行档案采购的组织单位要具备独立承担法律责任的能力。第二，受政府部门委托进行档案采购的组织单位需要具备提供档案事务购买所必须的设备和专业技术人员的能力，技术人员需要具备对应的资质要求。第三，受政府部门委托进行档案采购的组织单位需要具备对应的社会组织评估等级。

（二）档案购买种类

除了法律法规规定的政府部门不能够向社会组织购买服务内容的规定之外，其他类型的档案信息都可以向社会组织购买，能够购买的这些答案包含以下几个类型：第一，档案的数字化、信息化、智慧化技术服务。第二，为档案管理制定出长期化的发展规划和行业标准。第三，档案的学术和科技成果评审服务。第四，档案的法制宣传、专业教育和业务培训。第五，档案建设管理基地的建设。第六，档案的编研、征集等咨询服务。

（三）档案的购买方式

在选择档案采购方式之前需要进行全面的市场调查研究，通过市场化的档案采购服务管理模式来提升档案服务质量和服务效率。在全面了解市场情况的基础上决定使用合同外包的档案购买方式，即档案部门和财政部门将档案购买公共服务的事项、要求发布在公共信息平台上，通过招标的方式来确定档案信息的供应方。

四、政府机关购买档案管理服务存在的问题

（一）政府机关购买档案管理缺乏必要理论指导支持，思想认识不到位

按照《关于加强和改进新形势背景下档案工作的意见》中对支持社会力量参与档案事务的要求，国家档案局的管理人员对政府部门的档案采购管理也提出了西那段部署，但是在实际工作中由于缺乏必要的理论指导，关于哪些领域的档案资料信息可以通过购买获得、如何购买等问题没有做出明确的规范，加上各地区档案管理部门对档案管理工作的认识不到位，在档案整合利用和服务管理的过程中会出现比较随意的现象，加上缺乏完善项目选择机制的支持，导致政府购买服务档案工作开展不顺畅，容易出现因为资金缺乏而无法有效购买档案服务的现象。

（二）政府机关购买档案组织运作不成熟

政府购买档案公共服务工作在开展的过程中对整个社会组织的发展也产生了深刻的影响，对于各个社会组织来说是机遇和挑战并存。但是从当前发展实际情况来看，服务于政府档案采购服务的社会组织、中介组织力量薄弱，发展起步比较晚，无法充分发挥出自身在扶持政府部门采购档案方面的实际作用。

档案部门作为重要的资金提供力量，在采购档案资料信息的过程中需要对档案服务项目的具体实施过程进行监督，也无法对已经完成的档案服务项目开展绩效评价。

（三）政府机关购买档案资料信息的过程中缺乏沟通

政府机关、团体组织以及事业单位对政府采购所形成文件资料没有及时归档处理，对待很多资料的划分和使用也没有形成清醒地认识，导致档案的归档管理处于一种混乱的状态。从发展实际情况来看，政府部门对档案的材料是一项系统性、复杂性、全面化的工作，在具体实施开展的过程中需要各个科室之间的密切配合，如档案采购办公室负责档案招标;另外一个科室负责资金的管理，然而从发展实际情况来看，在具体的档案管理利用中各个科室之间存在沟通不顺畅的问题，加上各个部门没有对立卷的划分范围做出明确的规定，在档案管理的过程中经常性的会出现遗漏问题，无形中会对档案资料的管理工作带来不利的影响。

（四）政府机关工作人员的责任心有待提升

从政府部门的档案资料采购管理发展实际情况来看，政府采购部门人员的工作责任心不强，业务不熟练，且在档案资料管理的过程中没有树立全局发展观念，最终导致政府部门的档案采购管理陷入一种放任自如的发展状态。一些档案管理人员在工作的时候片面地认为只需要管理好文书档案即可，没有认识到政府采购是一种新生事物，在具体实施操作的时候没有予以精心指导、积极督促、仔细检查。

（五）档案管理信息化水平有待提升

在知识经济时代背景下，社会范围内对政府部门采购档案管理质量予以了更高的关注，但是从当前发展实际情况来看，政府部门所采购上来的档案资料利用率较低，具体表现在以下几个方面：第一，对档案资料的使用划分不够合理，档案资料信息不明确，对档案资料的使用年限和监督管理没有予以足够多重视。第二，档案资料的信息化管理水平有待提升。档案资料的管理没有形成统一的标准，在有需要的时候，档案资料的检索需要消耗比较多的人力、物力和财力，采购档案资料信息利用率低下。

五、政府机关购买档案管理服务管理优化对策

（一）强化对政府采购档案管理工作重要性的认识

实施政府档案采购管理是公共财政体制的内在要求，这项工作的开展是国家宏观经济调控的重要手段，也是从源头上防范腐败的重要措施。按照《中华人民共和国采购法》的基本要求，政府采购部门在采购的过程中需要对各项文件资料进行统一保存，不能够随意伪造、隐匿。采购文件的保存期限是从采购结束之后的十五年。政府采购档案是反映行政事业单位政府采购活动过程和各个决策的记录，在执行采购条款规定的时候，采购代理机构、采购人、供应商等要严格遵循公平、公平、诚实守信的发展原则，在档案管理的过程中需要妥善保管这些档案资料， 由此来为政府部门的档案统计分析提供重要参考支持，在根本上促进党风廉政建设。对政府采购项目档案工作的重视也是衡量政府采购工作质量的关键，在发展的过程中需要各级领导予以足够的重视，在思想层面足够认识的基础上尽心尽力地做好这项工作。

（二）加强对档案采购资料收集管理的重视

政府采购活动开展过程中所形成的文件资料是政府部门采购档案的一个重要来源，档案资料内容的完整性、真实性、准确性等深刻影响这项工作的发展成效。在开展档案资料采购整理的时候需要相关人员能够充分落实自己的工作责任，严格按照规范的标准文件来管理档案资料信息。另外，除了收集档案资料的文字信息之外，政府档案采购项目经办人还需要注重将收集上来的资料打造出各类电子文档， 这些文档资料信息包含最终中标、采购文件电子稿等。在档案资料信息采购结束之后，政府部门的档案采购管理人员还需要按照规范的要求来检查档案文件资料，并在保证材料完整性的基础上对材料进行备案处理。在档案资料信息使用的过程中还需要严格遵循采购文件的使用规律，保证各个文件之间的联系。

（三）成立专门的政府采购立卷档案

当前，关于政府部门采购档案格式的确定，在国家层面上没有形成一个明确的标准。为了能够更好的管理采购档案信息，需要按照档案资料的类型和使用方向来实现对档案资料的立卷管理。

政府部门采购的档案信息不管是从基本属性上来看， 还是从保存年限上来看，这些档案资料都会一般性的文书档案相区分，档案的独立性较强。为此，在管理采购档案的时候，政府档案采购部门需要因地制宜的制定出科学的采购档案编号分类管理办法，明确政府采购档案的分类原则、分类方法、分类编号等。其中，政府采购档案的分类原则着重体现在按照专题属性来对档案资料信息进行分类管理，目的是确保各个 采购项目档案的属性关系。政府采购档案的分类方法是按照年度项目编号的顺序来对档案实施立卷管理，立卷内部的档案文件资料需要严格遵循制定好的档案采购工作流程。在对档案资料实施分类管理的时候，档案管理人员需要利用所掌握的信息来对各个文件资料实施逐级检查，了解同一事由文件是否办理完成、同一个属性的档案资料是否被归集在一起、归档的采购项目文件是否满足当前档案资料的采购需要。

（四）强化政府采购档案管理制度思想理念

按照当前国家规定的采购档案管理制度和行业管理标准来制定出政府部门档案采购管理规定，为政府采购档案管理工作的顺利开展提出明确的约束和规范，具体需要做好以下几个方面的工作：第一，积极转变政府部门的工作职能，强化档案公共服务。在政府部门采购档案资料的过程中需要确立科学的治理理念，实现从传统档案管理思维到现代化档案治理管理思维的转变。在新的公共服务体系中需要明确档案行政部门和社会发展的关系，实现档案行政部门和社会其他组织的公平合作发展。在档案管理中，档案行政部门要按照规范的标准履行自己的权责关系，在享受权利的时候践行自己的义务。政府部门购买档案公共服务不代表档案行政部门档案管理责任的转移，档案服务的主体力量仍然是各个档案部门。第二，打造出完善的采购档案管理机制，实现购买档案公共服务的常态化发展。为了能够更好的推进政府向社会组织购买档案服务管理工作的深化发展，在档案采购工作开展的过程中要进一步明确购买什么以及如何购买的问题。政府部门在采购档案资料信息的过程中，一方面需要全面了解社会民众对档案公共服务的现实需求，在了解社会各层对档案资料信息使用需求的基础上制定出政府向社会组织购买档案公共服务的指导目录，明确档案资料的购买种类、购买档案的性质、购买档案的内容。另外一个方面，档案管理部门还需要努力促使政府部门将公共服务档案的购买纳入到社会公共服务的总体规划体系中，为档案采购工作的顺利开展提供足够的资金支持。第三，打造完善的档案资料采购监督评估机制。在档案资料购买的过程中需要制定出科学的档案资料购买财政管理办法，实现政府购买档案资料的制度化、规范化发展。在档案资料的购买和使用中还需要加快打造出由购买主体力量、第三方组织、被服务对象三方构成的综合评审机制，对购进档案资料数量、质量、资金消耗等情况开展综合考评。第四，建立完善化的档案资料使用管理制度。①明确各部门的档案管理职责分工。政府机关档案采购部门在收集档案资料的过程中要做好对各个档案资料的妥善保管和记录，之后安排下级的档案人员负责档案资料的审核、立卷、归档、存储、管理等工作，将这些工作制作出归档责任表。在项目采购文件没有移交之前要安排项目负责人、经办人来审核资料信息的完整性、真实性和有效性。②制定出严格的图书借阅制度。因为 工作发展需要借阅政府采购项目档案的时候需要严格按照规范标准来办理档案资料的借阅手续。同时，对于借阅上来的档案资料不能够出现随意涂抹、拆封、调换的现象，档案资料在超过固定借阅期限的时候需要及时奉还。③明确档案的归档要求。在对档案资料信息进行归档管理的时候需要保证存储档案资料信息场所的干净、卫生，并做好档案资料的防虫、防火、防盗等工作，按照规范的标准来进行档案资料的立卷、编制和归档管理，保证所管理的档案信息都能够拥有完善标签的支持，档案使用之后的信息完整性不能够受到干扰。

（五）做好采购档案信息的安全保护工作

现代技术的快速发展虽然带动了很多个行业的进步，但是也加剧了各个行业发展所面临的安全隐患，比如黑客攻击他人网络系统、盗取重要信息等问题，这些问题的存在会威胁到社会发展。因此，政府部门在采购档案信息的过程中需要做好信息安全保护管理，在借助信息技术高效率采购和管理档案资料信息的同时，还需要学会使用安全保护技术形式来增强档案采购档案信息的安全系数。其中，安装防火墙是政府部门保护采购档案资料信息安全的一个重要举措，在防火墙的阻拦下能够有效地保护档案资料信息。

结束语

综上所述，政府采购档案管理工作是政府采购工作的一个重要组成，在知识经济时代背景下，只有强化对档案资料的管理才能够更好的增强社会稳定，提高国家利益。为此，在政府部门购买档案资料的过程中，需要立足政府采购档案管理实际情况来制定出科学的档案资料管理标准，强化对档案资料使用的监督控制，并就不合理使用档案资料的行为予以相应的违规惩处。同时，在档案资料管理的过程中还需要持续性的引入专业人才，在专业人才的支持下提升档案资料的管理水平。

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作者简介：张旭东（1967.10——）男，汉族，中央党校大学学历，副研究馆员，研究方向：档案管理。