摘要：学院办公室管理在高校教育教学、科研和行政管理工作中发挥至关重要的作用，管理工作呈现出综合服务性、时效性和协调性等特征。“双一流”建设背景下，高校二级学院办公室管理工作需要不断提升自身管理水平，增强人才队伍建设、完善管理制度、优化激励机制，不断提升办公室管理工作质效，保证管理效益。

关键词：双一流;地方高校;二级学院办公室;管理

学院办公室属于学院管理的中心枢纽，在高校各项工作顺利高效开展起到关键性作用，将执行、协调和服务当作三大核心职能。“双一流”建设背景下，学院办公室内部正常运行和外部社会密切交往的需求，促进学院办公室要更多重视执行力度、协调能力和服务质量的提升，同时要突破内部障碍，提升管理水平，促进“双一流”建设发展。

1地方高校二级学院办公室工作特点和主要职能

1.1特点

地方高校二级学院办公室工作呈现出以下主要特点：①综合性。学院办公室是地方高校基层综合事务管理机构，大多数教学、科研、组织、人事和思政等多项工作包含在院系管理工作中，造成办公室工作内容繁多，综合性较强。②协调性。学院办公室呈现在地方高校上下交流、内外沟通中占据枢纽地位，同时有效实现师生和组织之间的互相联系。因此，学院办公室有效协调内部职能部门、领导和职工、学院之间的关系处理具有关键性作用。③时效性。该特点主要体现在常规、临时和突发事件中。地方高校各个职能部门下达给办公室项目申报、学科评估、数据统计等常规工作，具有明确的时间节点，呈现出较强的时效性。部分临时任务和突发状况，需要相关工作人员优先处理突发事件^[1]。④服务性。地方高校二级学院领导普遍负责教学和行政，具繁重的工作任务。办公室要为高校领导要做好服务工作，帮助领导制定正确决策。同时，学院办公室要为师生做好服务，帮助他们解决现实问题，传递信息，做好后勤保障等各项工作，为大家创造良好的工作环境和氛围。⑤保密性。学院办公室包含文件、试卷、会议和科研保密内容，保密工作和每个员工具有直接关系，是办公室管理工作的主要特点。

1.2主要职能

①常规事务管理。二级学院参加多种类型的教学改革、综合测评、科研合作、开展学术会议等活动，工作任务繁重，涉及多个不同部门。因此，学院办公室要合理统筹多项常规工作事务，按照相关规定和原则合理安全工作。同时，地方高校二级学院办公室需要做好国内外访学和进修、人才招聘、日常维护改造等多项工作，同时做好学期、年度工作计划，防止出现冲突，保证各项工作顺利进行。②为决策者提供有力支撑和保障。学院办公室的相关工作人员掌握学院多项信息资料，是重要参谋助手，能够为领导决策提供有效参考依据，帮助领导制定日常事务可行性方案和建议等。同时，办公室工作人员要处理好个人和领导、集体之间的关系，具有较强的责任感和团队意识。③督促推进工作。学院办公室工作人员要做好督促工作，推动工作进度，落实领导明确的工作目标。地方高校二级学院各项工作开展过程中，存在职能交叉、界限不清晰等现象，造成许多问题没有及时处理，需要办公室督促落实，明确工作权责，针对整个学院事务进行统筹部署，细化分解工作任务，明确职能部门等工作，促进各项工作限期完成。④协调服务工作。学院办公室包含繁杂的工作内容，属于系统工程，相关工作人员需要和不同部门、系中心做好协调和服务工作。师生是整个学校和学院的支撑，二级学院办公室为教师工作实行有效指导，管理学生生活和学习，落实学院相关政策，为师生提供良好的服务，谋取更多福利，提供和谐的工作环境。

2办公室管理现状

2.1人才短缺、任务繁重

二级学院办公室属于地方高校开展管理工作的关键枢纽，工作内容繁多，需要工作人员在事务性工作中投入大量时间和精力。办公室是为师生提供服务的一线窗口，办公环境复杂，工作时间具有碎片化特点，造成工作人员没有充足的时间和精力提升自身专业知识和能力，大大降低工作效率。“双一流”建设背景下，学院办公室工作人员需要做好日常服务和管理工作，及时对接院校行政部门安排的工作、人才招聘、招生宣传等各项工作，工作强度较大。大多二级学院办公室中，具有3人左右的人员配置，包含办公室主任、副主任和秘书，同时科研、研究生和学科秘书大多为兼职，具有较大的流动性，难以保证地方高校二级学院日常工作及时处理，实现精细化管理^[2]。另外，办公室工作人员没有相应的晋升空间，大大影响了办公室工作人员的积极主动性，同时降低工作人员创新意愿和工作效率。

2.2工作面较宽、职能明确

二级学院办公室要处理院校常规性工作和其他职能部门对接工作，同时要明确督促落实情况，有效管理院校人员、财和物等，开展后勤保障等工作，具有较宽的管理工作面，部分工作都是临时突发性和事务性的。办公室人员工作强度较大，需要投入大量时间和精力应付多种日常工作，按部就班地完成各项工作任务，缺乏明确目标和条理性，难以积极主动的创造性工作。

2.3缺乏完善的考核激励制度

部分地方高校二级学院办公室工作人员考核工作制度按照院校职能部门和行政人员的考核政策进行，在落实执行的过程中，缺乏科学完善的管理评价体系，造成实际工作中出现严重的失误现象，工作开展无论好坏都会列入合格行列中，对工作人员的职业发展和福利待遇不会产生影响。同时，办公室考核激励制度和岗位要求存在不符现象，造成工作人员在实际工作中缺乏较强的责任心，行为较为松散，丧失工作进取心，缺乏内生动力，进而对院校的未来持续发展产生不良影响。

3二级学院办公室管理措施

3.1注重人才队伍建设、提升专业水平

学院办公室任务繁重，内容广泛，工作政策和实效性较强。地方高校二级学院需要组建完善的组织机构，配置相应数量的专职工作人员，保证各项工作开展质量。办公室工作人员综合素养和能力对各项工作开展成效具有直接影响，需要工作人员合理安排时间，积极主动地学习先进管理理念和 方法，不断提升自身的业务水平。同时，高校要积极开展相关教育培训工作，丰富培训内容，创新培训方式，鼓励工作人员参与教育培训活动中，对办公室工作人员进行针对性提升，不断更新工作人员知识储备^[3]。高校还要为办公室工作人员提供学习和晋升的机会，增强工作人员业务交流能力，积极学习好的经验和管理方法，提高办公室管理工作整体水平。

学院办公室工作任务主要包含行政、教育教学、科研、文书档案和党务等几项工作，需要结合工作量的大小合理配置1名办公室主任、1名行政或者党务秘书、1名科研和学科秘书、1名文书档案管理。保持5-6人最佳，明确各项工作职责，提高办公室管理效率。另外，高校要做好办公室工作人员职务和职级晋升的发展途径，调动工作人员工作积极性和创新性，为相关工作人员提供服务和保障。

3.2细化工作职能

高校要明确办公室具体工作职能，充分发挥二级学院办公室的实际作用，保证工作人员在实际工作中具有明确目标，权责清晰，同时明确学院办公室在地方高校的地位，在高校组织架构中，二级学院办公室属于基层管理工作部门，承担高校各项工作事务组织和协调。办公室具有重要地位，属于教育教学、科研活动的主要枢纽，是关键对外窗口和后勤保障部门。高校要明确办公室职责，联系上下级机构，为领导和广大师生提供服务，有效平衡教学管理和科研学术工作。

3.3完善绩效考核机制

地方高校制定科学合理的考核指标，从不同层面上考察各项工作，如工作范围、工作态度、能力、创新操作等多个方面，完善科学有效的评价机制。院校绩效考核的相关政策和指标体系进行合理对接，优化工作成效方面的考核，更多注重相关工作人员的日常工作表现，关联薪酬和工作绩效，让优秀的办公室工作人员获得更多的报酬，调动工作人员的工作激情和积极性，为院校教师和学生提供良好服务，激发办公室工作人员创业活力。

高校引入竞争机制，落实办公室人员聘任制度，创造良性竞争平台，坚持公平公正原则，增强办公室工作质量和效率，同时通过改革分配制度激励办公室人才。另外，学院办公室结合现实工作状况和需求，制定科学完善的精神激励等相结合的激励制度，有效结合办公室工作人员绩效奖金、晋升晋级、荣誉表彰等利益，增强办公室工作人员成就感和荣誉感，充分调动办公室工作人员的积极主动性^[4]。同时，学院办公室要增强日常考核工作，创建合理完善的评价和考核指标体系，结合不同岗位的实际状况，在日常考核过程中通过定性和定量有效融合的形式进行，同时针对工作人员的考勤和绩效尽可能采用定量考核形式，激励工作人员更好地发挥岗位职责，提升办公室管理质量和效率。

3.4增强服务意识

高校二级学院办公室要增强服务意识、以人为本、改进作风，提升自身工作质量和效率，为高校改革和发展服务。明确办公室职责，提升工作人员管理能力和业务水平，增强爱岗敬业精神，保证办公室各项顺利开展。新时代发展背景下，地方高校要创建一流大学和学科等，充分发挥学院办公室的重要作用，为高校发展奠定坚实的基础，促进高校更好地发展教育教学科研工作。

结束语：“双一流”建设背景下对地方高校二级学院办公室管理工作开展提出更加严格的要求。因此，学院办公室要注重人才队伍建设、提升专业水平、细化工作职能、增强服务意识、完善绩效考核机制，全面提升办公室管理成效，促进“双一流”建设目标更好地实现。

参考文献

[1]岳鹏飞.双一流建设背景下地方高校二级学院办公室管理与思考[J]. 牡丹江教育学院学报，2020（9）：3-3.

[2]乔莉，游鹏，陈雄. 双一流建设背景下提高高校二级学院办公室行政管理工作效能探析[J]. 时代教育：下旬，2020（7）：2-2.

[3]甄贞. 双一流建设背景下高校二级管理学院档案建设的问题和对策研究[J].大学：研究与管理，2021（6）：3-3.

[4]刘静娴，吴俊.双一流背景下高校二级学院国际学生管理工作的思考[J]. 科教文汇，2020（1）：3-3.