摘要：在完全中学教育活动、党政建设和校园文化活动中，会形成各种文字、图片和视频等资料，而通过文书档案管理工作，能够保证这些资料得到全面完整的储存。完全中学文书档案管理形式与方法多样，不仅有存储在纸质资料中，近年来更重视对先进信息系统的应用，需要结合文书档案管理工作现状，创新管理方法，提高文书档案管理效率。这样才能让文书档案在学校教育事业中发挥更大作用，也推动完全中学的进一步发展。本文将简述完全中学文书档案管理的重要性，并结合完全中学文书档案管理工作的现状，有针对性提出了应对策略。

关键词：完全中学;文书档案;管理

完全中学指既有初中学段，又有高中学段的学校，而文书档案是学校管理工作中的重要内容，为衡量学校实际管理水平提供了重要标准。文书档案管理是一项综合性、职业性、阶段性和保密性极强的工作，可以将学校发展情况如实反映出来。完全中学通过大力推进文书档案管理工作，除了能够让各种文书档案的管理与利用效率实现提升以外，更促进学校其他工作的高效开展。因此，完全中学要充分认识到文书档案管理工作的重要性，结合当前文书档案管理中的问题，有针对性采取应对策略，最大限度发挥文书档案的价值，促进完全中学文秘等工作质量进一步提升。

一、完全中学文书档案管理的重要性

当前我国教育改革逐步深入，也逐步建立起学校资源共享体系，在此背景下，完全中学文书档案管理工作显得越来越重要。但是现在完全中学文书档案中还有很多不足的地方，不仅会降低文书档案管理效率，让学校关键信息出现泄漏等问题，影响了学校信息的正常使用。由此可见，完全中学要对文书档案管理的重要性有正确的认识，加强文书档案管理也是学校发展的必然举措。文书工作性质决定了文书部门加强档案管理势在必行，做好文书档案管理工作是大势所，同时文书档案管理工作极大程度上提高了查询历史文件和资料的时效性。做好文书档案管理是为学校各项工作提供的有力保障，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。

完全中学文书档案管理的重要性主要体现在以下两点：第一，能够将文书档案价值最大限度发挥出来。对文书档案来说，主要包括凭证价值、社会价值、文化价值和经济价值等，需要提升文书档案管理的精细化水平，为文书档案的准确性、真实性和完整性提供可靠保障，也让完全中学文秘工作的开展获得可靠依据[1]。此外，一些文书档案还体现出法律效力，让学校处理纠纷与问题有相应凭证，为学校合法权益提供有力保障。第二，为文书档案检索与利用创造有利条件。文书档案是完全中学文秘等工作的记录资源，能够将学校各方面活动进展情况反映出来。通过加强文书档案管理工作，对各个管理环节进行优化，并借助信息化手段管理文书档案，将有效发挥文书档案价值。特别是在文书档案检索与利用过程中，都离不开对文书档案的管理，保证检索效率和质量，为文书档案查询与利用提供便利。

二、完全中学文书档案管理工作的现状

（一）对文书档案管理认识不到位

第一，领导对文书档案管理工作不重视，导致科室、年级管理人员重教学，轻文书档案收纳与管理的现状。这样不仅影响了完全中学文书档案管理资料的完整性，也降低了文书档案管理工作质量与效率。此外，也有很多教职工未认识到文书档案管理的重要性，很少将学校或班级开展的活动资料进行收集与整理，这样存在活动文件资料缺失的情况。第二，对档案管理人员来说，也一定程度上忽视了完全中学文书档案管理工作，学校也不重视对管理人员的培养[2]。文书档案管理工作还未真正并入行政部门中，基本上由数名行政人员兼职这项工作，导致文书档案管理时间被极大压缩，不能为档案管理工作质量与效率提供可靠保障。因为学校管理者思想上的忽视，所以其他部门也与学校文书档案管理工作配合不够密切。

（二）文书档案管理方法不科学

完全中学文书档案管理工作主要采取传统人工方法，不仅管理效率得不到保障，也很难达到信息背景下档案管理工作要求。学校每天都会产生很多文件资料，而人工管理效率不高，会导致大量文书档案得不到及时管理。从文书档案管理方式来看，基本上忽视对方法的创新，在学校文书档案管理体系建设与发展中，必须提高在管理体制上的创新层次。此外，传统文书档案管理模式下出现了形式化问题，不利于充分发挥文书档案管理工作的效用。由于完全中学相关部门与管理人员思想上的忽视，文书档案管理体系得不到及时优化与创新，也很少主动突破传统管理理念的束缚，现代信息技术的作用发挥不明显[3]。同时在学校先进的档案管理系统中，也很少将文书档案录入其中，未来需要在相关技术手段的支持下，加快文书档案数据的建设与完善。

（三）文书档案管理制度和监督体系不完善

在完全中学文书档案管理方面还缺少专门的法律法规，相关管理制度不够完善，监督体系也需要进一步优化。这样会影响学校文书档案管理质量与效率，也不符合学校实际情况，为学校未来健康发展带来了不利影响。对完全中学文书档案管理来说，通常由档案行政与教育行政等部门共同管理，然而学校各部门将工作重心侧重于教育教学方法，未能结合文书档案管理工作采取有效监督措施，也没有建立起监督部门[4]。这些都反映出完全中学领导思想上对文书档案管理的忽视，且文书档案管理过程中缺少技术、资金方面的支持。

（四）文书档案立卷质量偏低

完全中学加强文书档案整理工作，能够将学校各项工作与活动中产生的、保存价值加高的文件材料原始记录保存下来，能够让学校文秘等工作开展获得借鉴经验与查考凭证，并让校志编写得到珍贵资料，可见文书档案的真实性、齐全性和完整性就显得非常关键。通过做好文书档案收集工作，能够真实反映出学校工作历史原貌，若是文书档案出现了残缺问题，学校工作原貌就难以准确系统反映出来。而文书档案出现严重不齐，显得支离破碎，将为学校编史修志等工作带来不利因素。

（五）档案管理专职人员不足

档案管理人员负责完全中学文书档案管理工作，他们素质与能力的高低，对文书档案质量与效率带来不利影响。由于完全中学缺乏足够数量的档案管理专职人员，经常出现一人身兼数职的情况，这样不仅疲于应付日常档案工作。档案人员对文书档案工作往往心有余而力不足，造成大部分文书档案流失，严重地影响了完全中学档案管理水平，也容易在繁杂档案管理工作中出现错误，这些都影响了最终文书档案管理效果[5]。同时学校领导不够重视，普遍存在重教育教学、轻档案管理的情况，也容易引起档案人员做事没有积极性，缺乏主动性，在岗位上出现倦怠。这样会致使文书档案资料收集不完全，分类不科学，加大了档案管理工作的难度，同时降低了档案的质量。此外，由于受到档案人员数量的限制，完全中学还没有专门设置档案管理人员，负责档案管理人员除了负责文书档案工作外，还肩负着学校文秘等工作，以及参观接待等众多任务，因此，档案管理工作很难做到专人负责，严重影响了文书档案管理工作的质量。

三、完全中学文书档案管理工作应对策略

（一）转变认识，高度重视文书档案管理工作

第一，转变思想观念，增强全员文书档案管理意识。为了提高完全中学文书档案管理工作水平，需要增强所有人员的档案意识，管理人员也要将网络信息技术、先进管理系统等利用起来，做好文书档案管理工作的宣传，确保每个教职工都认识到文书档案管理工作的重要性，让文书档案的使用更加科学合理[6]。对档案管理人员来说，也必须提高自身服务意识，运用多种方式深化文书档案开发与利用。第二，提高文书档案管理在学校工作中的地位，安排专人负责这项工作，学校领导也要积极转变思想观念，发挥文书档案在学校发展中的作用。为了让文书档案管理工作有良好条件，需要学校领导把文书档案管理放在重要位置，充分认识到这项工作的重要性，对档案采取系统化整理措施，让文书档案保管更加妥善。同时，对档案管理人员来说，也要要具备较强沟通能力，熟练掌握各种业务技能，能够提高文书档案整理效果。档案管理人员要主动与全校教职工加强联系，为文书档案管理工作有效进行创造条件，确保文书档案管理工作保质保量完成。

（二）明确文书档案管理工作职责

要想真正提升完全中学文书档案管理工作效果，必须明确档案管理人员职责，真正做好文书档案整理、分类和保存等工作，确保文书档案管理能够有效高效进行。在此背景下，档案管理人员要结合相关标准，能够对文书档案进行合理分类，并具备对文书档案的保存与修复能力，在日常工作中将文书档案鉴别、收集、整理和归档等工作做到位。在完全中学文书档案管理过程中，管理人员还需要发挥出指导、监督和服务等职责。在他人对文书档案进行提取的过程中，档案管理人员要提供帮助，并做好监督工作，坚守自身岗位，为他人提供高质量服务，同时做到文书档案的安全性[7]。在有条件的情况下，完全中学也要将档案管理所需设备配置齐全，及时更换已经老旧的档案管理设备，为文书档案的归档、保管等工作创造条件，也推动文书档案管理工作的高效率进行。

（三）促进文书工作与档案管理规范衔接

文件是档案的前身，为了提高档案管理效果，要确保文件有较高质量，否则会影响的档案管理质量。完全中学必须规范处理各种文件，这样文书档案管理水平才能提升，而文书人员的档案意识要强，能够主动将文书资料立卷归档工作做到位。在处理学校文件的过程中，也要与档案管理工作加强联系，让档案与文书工作实现一体化[8]。文书人员必须对文件资料质量进行严格把关，包括纸张大小、文体格式等，必须提升规范化和标准化水平。要注意不能使用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等。不仅如此，在完全中学文书档案管理工作中，也要提高对“文书部门立卷”工作的重视程度，这是因为“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中明确规定的一项基本制度，除了是文书工作最后环节以外，也是档案工作开始环节，是真正意义上的衔接点。在学校公文办理结束后，文书部门或业务部门需要第一时间整理立卷和归档，这样才能保证学校文书工作与档案管理进行有效衔接。

（四）创新文书档案管理方法

首先，优化文书档案整理模式。在完全中学传统文书档案整理方式中，因为纸质文书档案较多，且类型比较繁杂，整理过程极为繁琐，所以学校要在文书档案整理中应用计算机技术，发挥其强大信息处理能力。这样能够让学校大批量文书档案完成编排整理工作，减少时间的投入，也保障文书档案管理工作有更高效率。对人工立卷来说，管理人员必须提高自己对文书档案整理工作的理解层次，借助自身科学理解完成对文书档案的分类与整理。但随着完全中学文书档案数量的增加，将为立卷质量带来较大影响[8]。对此，学校要结合文书档案整理思路，确定具体的分类标准，让文书档案整理工作显得更加正规化，也能保证文书档案管理工作效率实现提升。

其次，要落实文档一体化管理战略。对文档一体化来说，主要对文书处理与档案管理工作实现深度整合，在同个系统内进行处理。在建设文书档案管理系统时，管理人员应根据统一规范流程，从系统工程中的分类理念出发，将系统分为多个子系统，各子系统要相互连接，这样能够在系统内共享完全中学的各种类型文件资料，确保文书档案时效性得到提升。分析现阶段学校文书档案管理工作情况可知，在管理对象方面已经从传统文书档案收集整理工作，逐步转变为多层次电子档案收集工作。在电子文书档案收集整理期间，档案管理人员也要关注纸质文书档案，与电子文书档案协同管理，在做好传统文书档案管理工作基础上，也能实现信息的深度挖掘。

最后，加快文书档案管理信息化建设步伐。在完全中学文书档案管理中应用信息技术，能够提升学校档案工作基础设施，保证文书档案管理工作更加高效。学校要在传统人工档案管理模式基础上，重视数字档案信息资源库建设，并通过大数据加强对文书档案的管理，避免出现资料遗漏、信息短缺等现象，也能有效共享文书档案信息资源，让学校各部门能够高效利用文书档案[10]。在文书档案信息化建设过程中，也要关注其中的安全风险，完全中学要及时设置资源库防火墙，为文书档案提供安全保障。对文书档案管理人员来说，也要充分发挥信息资源库的作用，转变传统文书档案管理模式，对文书档案实行全过程管理方法，保证档案管理工作质量与效率。学校要将各层级文书档案查阅权限确定下来，保证档案服务工作更有针对性，也能有效减少查阅文书档案时花费的时间。此外，学校还要及时配备计算机、扫描仪、打印机等相关设备，以适应办公自动化和档案管理现代化的需要，实现计算机检索，提高档案管理的科技含量，改变文书档案管理手段，提高档案管理水平，为档案的利用奠定良好的物质基础。

（五）重视管理制度建设，提高执行力度

完全中学要重视文书档案管理制度的创新，结合学校实际情况优化管理制度，并对不适合文书档案管理工作的规定进行调整，让这项工作的高效率进行有制度保障。第一，完善文书档案管理制度。完全中学行政管理部门与档案管理部门要结合实际情况，为文书档案管理工作的开展提供制度依据。同时学校也要充分考虑到文书档案管理特点，运用科学有效的管理方法，不断对内部管理制度进行优化，将文书档案管理制度与各部门职责加强联系。这样各部门才能在文书档案管理工作中做好配合，推动档案收集、整理和保存等工作高效开展。第二，加大文书档案管理工作监督力度。对完全中学各管理部门来说，要对在文书档案管理过程中及时进行监督，主要包括文书管理人员业务开展情况，将其直接与绩效挂钩，这样能够将文书管理人员工作积极性调动起来，保证文书档案管理的质量与效率。学校管理者要积极与档案管理人员加强沟通与联系，确保能够监督其动向，及时解决在文书档案管理工作中出现的问题[11]。第三，优化文书档案工作组织体系。在完全中学文书档案管理过程中，主要表现出连续性与系统性特点，要求学校各部门密切配合。学校要结合文书档案管理工作现状，尽快建立起相应的组织网络，并安排一定数量专业文书管理人员，让各职能部门都有专人负责文书档案管理工作。学校要让文书档案管理人员构建较为严密的体系，针对各职能部门出现的杂乱、易损坏文书档案，必须进行妥善处理，让文书档案管理工作的开展有良好基础。完全中学也要结合各项工作的需求，从相应规章管理制度出发，将文书档案管理工作职责确定下来，采取有效的分工合作方法，提高文书档案管理工作水平。

（六）培养更多档案专职管理人员

一方面，要提高对文书档案管理人员的素质。第一，针对完全中学专职档案管理人员不足的情况，必须安排足够数量的专职人员，解决以往一人身兼数值的情况。这样档案人员数量才能满足岗位要求，有更多时间与精力投入到文书档案管理工作中。另一方面，要提高文书档案管理队伍综合素质。如引进专业技术人员。完全中学在招聘文书档案管理人员的过程中，也可以招聘一些懂现代信息技术的人才，从整体上提升档案管理队伍的专业水平[12]。对学校领导来说，要改变以往重教育教学、轻档案管理的情况，对文书档案管理工作提供更多支持与帮助。要通过实行有效的激励机制，将档案管理人员岗位积极性调动起来，能够主动开展文书档案管理工作，并关注档案人员的精神文化需求，解决其存在的岗位倦怠问题。在学校有效的激励政策下，能够有效提高档案管理人员的积极性和行动力，促使他们脚踏实地、做好各项工作，从而推动完全中学文书档案事业的发展。同时文书档案管理人员也要提高思想认识，主动协调各个部门之间的关系，成为学校各部门联系的纽带，实现自身工作的价值。不能只埋在资料堆里，要了解各部门的实际情况，将有价值的文件资料第一时间内收集，并及时归档。

四、结语

综上所述，完全中学文书档案管理工作有着专业性、复杂性和综合性特点，需要不断创新文书档案管理工作方法，这是提高学校管理工作效率与质量的基础条件。通过做好文书档案管理工作，能够有效维护历史真实，学校和管理人员必须结合文书档案管理现状，采取有效应对措施，推动文书档案管理工作有序开展，在学校改革发展中最大限度体现文书档案的价值，也更好的为学校和社会服务。同时随着社会发展速度的加快，完全中学也要充分认识到文书档案管理工作的重要性，各部门人员也要积极转变思想认识，建立完善的文书档案管理制度，并提高文书档案管理人员综合素质，为完全中学未来发展奠定良好基础。

参考文献：

[1]徐闫萌.文书档案管理工作的重要性[J].现代农业研究，2021，27（04）：152-153.

[2]关欣.新形势下文书档案管理存在的问题和解决对策[J].黑龙江档案，2021（02）：58-59.

[3]赵洁.浅谈办公室文书档案管理效率提升对策[J].办公室业务，2021（06）：63-64.

[4]兰楠楠.文书档案数字化管理现状及策略分析[J].技术与市场，2021，28（03）：165-166.

[5]阮莹.文书档案数字化管理的优化策略研究[J].科技资讯，2021，19（08）：112-114.

[6]吴丽敏.医院文书档案管理质量影响因素分析及质量提升研究[J].兰台内外，2021（06）：72-73.

[7]颜东升.信息化背景下文书档案管理工作问题研究[J].企业改革与管理，2021（03）：24-25.

[8]林邱成.刍议“四步骤”技能规范行政处罚案卷文书档案管理[J].就业与保障，2021（02）：20-21.

[9]金丽红.信息时代下文书档案管理工作改革与创新[J].中国信息化，2021（01）：70-71.

[10]许芳芳.如何提升公立医院文书档案管理质量[J].城建档案，2021（01）：87-88.

[11]王丹.信息化时代的文书档案管理工作研究[J].湖北职业技术学院学报，2020，23（04）：107-109.

[12]周庆丰.基于学校文书档案精细化管理的实践与思考[J].黑龙江档案，2021（01）：40-41.