摘要：档案管理工作对新时期背景下事业单位的可持续发展有着十分重要的影响作用，受到信息化技术影响，当下的档案管理工作面临全新要求。为了让事业单位档案管理工作能够顺应时代发展需求，充分发挥档案资源的核心价值，管理人员需要对档案管理模式进行创新优化，促进事业单位档案信息化建设。本文首先阐述新时期背景下档案信息化建设的特点，分析了事业单位档案信息化建设的意义与优势，探讨了事业单位档案信息化建设困境，并在此基础上提出具有针对性的优化措施，以供参考。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;创新思路

当今，全球都已经进入了信息化时代，互联网+、物联网、区块链、大数据等信息化创新技术日益成熟、普及，快速的信息化技术迭代使其全面而深入的渗透到了社会的方方面面，各个行业、领域都在朝向信息化、数字化、智能化技术方向转型。依托信息化智能技术，社会生产力水平显著提升，同时带动各行业工作效率、质量提升，人工智能技术发展减轻了劳动力投入成本。在档案管理领域当中，“互联网+档案”信息化技术的应用同样是一个必然的要求和趋势，事实上国家已经陆续出台了各项政策制度，引导档案管理事业信息化发展，如《党政机关电子公文处理工作办法》《电子档案移交与接收办法》《党政机关电子公文归档管理暂行办法》等。其他的一些单位也早就开始了档案管理信息化建设探索，并取得了较为理想的效果。因此，对于事业单位档案管理信息化建设滞后所存在的实际问题，应当引起重视和关注，积极的探索改进、完善策略，快速提高事业单位档案管理信息化建设水平。其意义在于能够使事业单位档案管理快速跟上时代发展趋势和符合国家的档案管理事业发展要求，革新事业单位档案管理工作局面，将事业单位档案管理真正带进新纪元。

一、新时期背景下档案信息化建设的特点

（一）知识高度密集

事业单位人才大多都是高学历技术人才，从事与专业领域公共服务、科学研究相关的各项工作，能够充分实现知识更新与创新，因此事业单位内部档案也具有更高精密度，涉及的知识量也更为丰富，会涉及某一领域的重要信息。譬如促进社会经济发展的历史资料、指导社会公共建设的核心资料等。因此在开展档案管理工作时，除了要重视常规收储工作外，还要积极挖掘档案信息化建设的实际价值[1]。

（二）专业性日益增强

档案信息化建设主要集中于某一门类、某一领域的档案信息处理工作，因而也有着更为强大且专业的档案管理，因此该项工作的管理专业性也更强。首先，档案信息化建设是在常规信息手段基础之上进行改进的一种管理模式;其次，档案信息化建设需要结合专业背景，构建符合各专业特色的档案数据库，才能达到降低档案管理成本的目的;再次，档案信息化建设需要运用各种创新性信息化技术，建设工程成本控制难度大，为提高项目效益往往对管理专业性提出更高要求。

（三）采用智能化方式

档案管理具有智能化的重要特征，需借助信息技术，缓解档案管理人员的工作压力，创新档案运转模式的同时，也可以管控档案应用存在的各方面风险，保证档案服务质量的同时，也可满足用户的个性化需求[2]。尤其是在云技术与大数据不断发展的当下，借助信息技术挖掘档案潜在价值，构建更为科学的知识服务体系，促使档案服务朝着智能化方向发展，真正满足新时期背景下档案应用需求。

二、事业单位档案信息化建设的意义与优势

（一）事业单位档案信息化建设的意义

1.保证事业单位档案的真实性

由于事业单位档案具有保密性和隐私性，这就对事业单位档案信息内容的真实性和可靠性带来更高要求，再加之个人信息的不公开和保密性，会导致事业单位档案主观随意性增强，致使事业单位内部人事工作中出现一些不公平或不公正的现象，增加了事业单位真实地掌握和了解具体人才资源信息的难度。

2.提升事业单位档案管理效率

现在，很多事业单位都在运用信息化技术对内部档案信息进行管理，一方面有利于档案数据资源的共享，提高档案信息管理水平，通过弥补了传统纸质载体管理模式存在工作量大、耗时费力，效率低下的问题短板，让事业单位档案管理效率得到了很大程度的提高;另一方面有利于大幅提升事业单位档案信息化管理的时效性和便捷性，让档案信息资源可以准确无误的重复利用，使事业单位文件归档工作更加方便快捷。

3.完善事业单位档案管理制度

随着信息技术在经济社会发展中的运用不断深入和普及，事业单位能很方便地了解人才资源的基本信息和详细资料。通过对档案的收集、整理和管理，可以自动、实时地从档案信息数据库中获得匹配所需的价值信息，为事业单位选拔和管理人才打下坚实基础[3]。另外，事业单位还可以利用档案信息化管理来检查评定工作人员的表现和能力，充分发挥其才干和能力，有助于事业单位对工作人员进行更好的监督和激励，很大程度上促进了事业单位工作的全面可持续发展。

（二）事业单位档案信息化建设的优势

1.更加省时省力

传统的档案查找，一般是采取手动查找的方式，效率非常低且容易出错。对比传统档案管理模式，档案信息化管理的优势就非常的明显：因为传统档案管理工作量较大，并且效率偏低，分类复杂，需要花费大量的时间来进行人工查询。但是在实现信息化管理之后，只需录入一次数据，就可以实现多次使用，这样可以加快搜索速度，提升搜索准确性，最终实现工作效率全面提高。

2.存储更加安全

传统档案是纸质文档，容易受到外界因素影响，并且反复查看也会对纸质档案产生较大损害，并且存在火灾隐患，需要不断优化档案存放环境。对于传统档案管理而言，会耗费大量的人力物力和时间成本，并且对于保管来说，不仅会有无法复原的潜在风险，还会面临昂贵的保管经费负担。对比而言，档案信息化管理，其拥有较为灵活的存储与使用功能，信息录入工作也较为便捷，相对于传统模式，其存储更为方便，可以避免环境等诸多因素的影响[4]。另外，利用信息化手段加密保护，更能有效地防范信息出现泄露或者是失窃的情况。通过云存储、虚拟存储等新型信息化存储技术，在满足提升存储容量同时，也保障了事业单位档案的安全性与保密性。

3.检索查询更加便捷

开展档案信息化管理，可以在归档的时候编制检索工具，查阅时只需要利用分类号或者（模糊）检索关键词等方式，就可以满足查询需求，这样也能够使档案资料的利用更为便捷，从而减少档案管理人员的实际工作量，让资源共享更加充分，全面提升查询效率。然而传统事业单位档案管理，其档案查阅流程非常繁琐复杂，并且效率也非常低下。

三、事业单位档案信息化建设面临的困境

（一）信息化认知度不够

一般而言，事业单位对于档案管理的模式、内容以及标准等方面的要求相对严格，很多事业单位未能真正意识到档案管理信息化对事业单位发展具有重要意义，部分事业单位继续墨守传统落后的管理模式，甚至仍采用一成不变的人工管理纸质档案，很大程度上影响了信息化档案管理建设与实施的时代步伐。传统档案管理过程受制于客观历史条件影响，其管理模式大都是以人工方式为主，一是档案管理工作效率偏低，二是档案信息的真实性和可靠性不高，再加上当前人才资源流动率较高，在进行工作档案记录和转出等方面难以高效准确记录在案。部分事业单位档案管理仍采用手记笔写的传统方式对档案信息进行登记、造册和管理，没有采用电子数据库管理，事业单位的档案内容比较多，庞大的档案资料通过人工不能有效地记录，归纳和整理[5]。在进行档案资料流转环节中，某些事业单位管理部门在具体的档案管理中存在管理混乱，工作不严谨的现象，档案丢失或缺失的现象时有发生，导致员工信息档案不全，造成员工在户口迁移、人事调动或人事档案查询等方面受到限制及影响，难以有效满足现代化档案管理工作的要求。

（二）信息化体系硬件设施不健全

伴随着档案信息化的建设与发展，很多信息化建设都存在安全隐患，这主要是因为信息化的整体管理水平偏低，进而导致虚拟化的设备性能受到影响。在开展信息化管控中，信息化管理工作难以有效的实施，再加上设备性能的制约，最终就会导致管理效率偏低、安全隐患等问题出现。各地区事业单位档案资料非常繁多，且每个事业单位的部分档案资料也具有一定交叉作用，由于现实条件限制，难以做到在同一个区域进行统一管理，这就造成档案管理库房布局分散的现象。由于库房分散，那么档案实施统一管理的难度将会变大，也就意味着需要增加管理成本，例如说各个档案库房需要配置相应的基础能力设施;同时，由于基础能力设施投入不足，还可能会加剧重复管理以及重复建设等问题发生几率，最终影响到档案管理的成效。

（三）缺乏信息化建设资金

事业单位在开展档案信息化改革中，还需要结合专业的资本成本。但是就目前实际情况分析，事业单位的技术支持、软硬件设备设施都有待进一步提升。如果缺少足够的建设资金，整个档案信息化管理就难以开展，其后续的效果也会让人失望。如，很多基层事业单位在初期阶段积极的构思便捷化、科学化的档案管理体系，但是因为缺少资金的投入，后期缺少功能性设施的引入，缺少实际的软硬件支持，这样就会直接影响到事业单位档案信息管理效率，从而对于信息化建设工作的质量产生直接影响。

（四）档案管理人员的综合素质不高

针对事业单位档案的信息化管理质量，信息化具体实施效果，其与档案管理人员的基本素质都有着直接关联。目前，部分事业单位档案管理人员对档案管理信息化建设认识与了解不足，无论是管理方面，还是实施方面都存在着问题障碍，这样会直接影响档案管理信息化建设。事业单位档案管理工作具有较强的专业性和技能性，需要管理人员具备一定的档案材料识别、分类、归纳、鉴别等方面的专业能力[6]。目前很多事业单位档案管理工作人员存在专业不对口，对档案管理知识知之甚少，还存在身兼数职或者年龄偏大快退休的工作人员在兼职管理档案的问题，档案管理人员专业能力不足。部分事业单位对人事档案管理的方式采用随意的“堆放式”存放，遇到需要查阅和调取档案资料时耗时费力，严重影响工作效率。

（五）信息化安全存在隐患

档案，作为信息资源的集合，其本身会牵涉到社会群体的一部分隐私，如果未能有效的防范存在的安全隐患，就可能会遭受到恶意篡改、被人盗用等情况，进而对于个人以及社会产生严重危害。档案信息化建设其本身是基于互联网技术作为基础的，所体现的是大数据技术集成，网络故障、黑客攻击等现象时有发生。目前的软硬件基础设施还无法将信息化安全生产需求全部体现出来，档案信息化技术还需要持续的进行优化与完善。

四、新时期背景下事业单位档案信息化建设对策

基于信息化的事业单位档案管理信息化水平的提升，还需要重点考虑到对档案管理信息化建设引起足够的重视、完善信息化体系硬件设施、加大资金投入、提升档案管理人员综合素质、落实档案信息安全管控等几个方面的内容。

（一）对档案管理信息化建设引起足够的重视

基于事业单位客观存在的实际情况，档案管理信息化建设还存在复杂性、长期性等特点，其属于一个由表及里、循序渐进的过程，还无法在短时间内完成。虽然短期看不到效果，但是对于事业单位的可持续发展具有重要的意义。事业单位领导层需要将目光放置在档案建设上，可以利用会议、宣讲等具有连贯性、体系性的有效方式，让全体员工对事业单位档案管理的重要意义有一定程度的了解。由于档案管理意识相对薄弱的员工在具体工作开展之中容易出现工作方面的误差，为了能够将这一系列的问题规避，就需要开展员工的培训。事业单位管理层需要结合当前的实际情况以及对应的行业标准，在这一基础上力争成立档案管理部门，作为相应专兼职档案管理人员，除开拥有建议方面的职能以外，也需要拥有决策权与表决权，能直接将档案管理工作摆放在机构重要业务层面的位置上，能够强化每一位员工的管理意识，让其切实重视和积极投入到档案管理信息化建设中去。例如，事业单位要积极引进信息档案管理技术，创建信息化建设平台，对内部档案管理流程进行优化梳理，统一档案管理系统，合理划分档案门类，使目录著录的准确性得到有效保障，如事业单位内部的OA、档案管理系统等无纸化办公系统，已得到广泛推广应用，通过分配、分级以及控制权限，合理优化办公流程，不断提升公文处理效率，也能让各环节工作人员明确自身职责。除此之外，基于信息数据真实性的角度入手，每一位员工都需要对提供的数据信息可靠性、真实性、准确性承担追责权，一旦信息出现错误，那么就要求短时间内进行对应的追责处理。在常规化的管理工作期间，还需要高度的重视与运用档案信息，通过档案系统对所需信息提供筛选，为日常业务工作提供管理建议和参考信息。

（二）完善信息化体系硬件设施

在事业单位档案信息化建设期间，还需要采取行之有效的措施来确保信息系统的安全性和稳定性，这样才可以避免出现信息泄露的问题。

第一，对于管理信息系统的专业性加以关注。一般来说，事业单位在挑选档案管理信息系统合作商的时候，还需要全面认识信息管理系统的具体应用情况，尽可能选择性价比高、品质过关的软件供应商。因为事业单位本身会牵涉到庞大的信息数据，所以还需要高度的重视存储空间以及实际的运行速度。

第二，在事业单位日常运作情况了解的基础上，重点是要注重档案信息系统的维护，以保障信息完整性。为了落实这一点，不仅需要强化实施者的管理意识，同时还需强化其保密意识，以达到最终强化信息完整性与可靠性的目的。在基础设施建设方面，需根据相关技术使用标准配置相应的网络资源和终端设备等，并严格把好设备采购关，挑选质量信誉好的品牌与厂商。就软件来说，事业单位可根据“满足当前应用需求，预留后续发展空间”的思路，结合自身档案管理实际推动档案管理信息系统建设进程。结合保密性和安全性的要求，采取合适的系统架构建立软件为大家提供档案信息服务，具备档案信息查阅、咨询、电子文档归档、下载、浏览等服务功能，这属于档案信息化建设的主要标志与有效手段。同时，也为电子档案资源的共用、复用奠定了基础，事业单位可在现有档案资源的基础上打造档案共享平台，便于内部各部门能够及时获取所需的档案信息，从而全面提升档案资源的利用价值。

（三）加大信息化建设资金投入力度

事业单位开展档案的信息化管理，软硬件的支撑至关重要，这需要大量的资金作为其保障，缺少资金的支持，就会对档案管理信息化进程产生一定的影响。所以，事业单位还需要落实档案工作投入机制的完善，可以直接将其工作需要的经费直接纳入到年度日常工作经费中去，提供专项资金，实现长效化投入，确保档案工作能够顺利的开展下去。此外，事业单位还需要引起足够的重视，进一步保障档案信息化建设经费的投入，保障档案管理设施投入，做好信息化软硬件更新与迭代工作，同时加强信息保密工作，提高档案管理环境安全性。

（四）提升档案管理人员专业技术水平

在档案管理信息化持续推进的基础上，还需要将更多的眼光放在档案管理人员综合素质培养和提升上。第一，事业单位在招聘、引入档案管理人员的时候需要考虑人员的专业性，同时对于已有的管理人员需要定期或者是不定期的开展培训，以便其技术水平能够提升到全新的高度上，以此来强化对于信息化技术的应用。第二，强化档案管理人员的责任意识，促使其带领基层人员进行流程、方法等方面的学习，如果发现有管理漏洞，才好及时补位，确保档案管理信息化工作可以顺利的开展下去。

（五）落实档案信息安全管控

近年来，档案数据的被篡改、档案损毁等问题时有发生，对事业单位的基本业务工作效能产生了重要威胁和直接影响。据此，落实档案信息安全监督与管理，提出几点工作要求：第一，针对档案信息化软硬件设施，选取线上线下管理模式，让工作人员利用数字化防火墙、机房消防安全管控等措施来规避档案信息化管理风险。强化物理防护，机房硬件与网络建设需要结合相关标准开展，配置性能更为稳定的计算机终端设备及监控识别系统。按要求使用物理隔离并设置用户访问权限等，通过加密技术对档案数据进行加密处理，降低黑客破坏、操作失误、电脑病毒入侵等带来的安全隐患，最大限度保证档案资料安全;第二，开展安全教育与指导，加强档案知识和法规宣贯工作，提升工作人员的责任心，确保档案信息的安全性;第三，落实档案全生命周期、全方位的管理，强调安全管控，在内部需要制定和完善的安全管理制度和保密责任制度，相关人员签订责任承诺书，加强档案信息安全保障工作。

五、结语

综上所述，档案管理工作是一项综合性、系统性、专业性的长期工作，事业单位在开展日常管理时，需要关注档案管理的重要价值，充分彰显档案管理工作的核心优势，结合事业单位的实际发展状况，对档案管理工作进行优化创新，强化领导力量，创新服务功能与模式，构建完善的服务设施、完善档案信息化管理制度等相关措施，来加快档案信息化建设的速度，为用户提供更加优质的服务，使档案资源的价值得到充分有效的发挥。

参考文献：

[1]胡丽丽.“互联网+”时代事业单位档案信息化管理策略研究[J].办公室业务，2021（04）：92-93.

[2]耿静静.大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略分析[J].发明与创新（职业教育），2020（12）：183-184.

[3]郑冰莹.事业单位实现综合档案数字化管理的措施[J].城建档案，2021（01）：38-39.

[4]陈惠华.大数据时代事业单位档案管理工作的创新路径分析[J].办公室业务，2020（23）：109-110.

[5]吴晓伟.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].兰台内外，2020（26）：4-6.

[6]单影.现代信息技术对事业档案管理的影响及优化策略探讨[J].科技经济导刊，2020，28（23）：28.