摘要：合同档案是医院在经营活动中产生的合同全生命周期的真实信息记录，做好合同档案的全生命周期管理工作，是确保合同档案归档及时性、完整性的重要手段，是实现合同档案有效利用的重要保障。强化合同档案全生命周期管理是现代化合同档案管理的必然要求，对医院档案事业发展有着至关重要的意义。本文对合同档案全生命周期管理的必要性出发，充分分析医院合同档案管理存在的主要问题，进而以此为依据针对医院合同档案全生命周期管理的实施提出相应的措施，以此提升合同档案的管理效益，促进医院高质量发展。

关键词：合同档案;全生命周期;档案管理

随着公立医院参与市场经济活动的不断增加，涉及医院合同档案管理的内容越来越多，管理工作随之也变得更复杂，合同档案管理的难度也大大提高了，为了确保医院经营活动的顺利进行，进一步维护医院的合法权益，防范各种风险，促进医院医疗业务的健康发展，对合同档案进行全生命周期管理变得越来越重要。

档案管理工作包括可收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、统计、编辑与研究、利用等八个环节。[1]同样合同档案管理工作也涵盖这八个环节，八个环节形成了合同档案的全生命周期管理全过程，各个环节肩负着不同的任务，相互制约、相互促进，可以形象理解为是合同档案管理的一个全生命周期过程。

1合同档案全生命周期管理的必要性

1.1全生命周期管理是确保合同档案归档及时性的有效手段

目前，合同审批流程一般是由合同承办人发起的，经过合同起草、审核、审批及执行等一系列复杂的操作后，从合同提交到审批结束所花的流程时间不确定，周期长短不定，在这个整个过程中容易出现文件遗失、审批中断或终止、保管不全等问题，从而导致后期的合同档案在收集归档的环节变得相对困难。医院合同档案归档时间一般是合同管理部门按照年度向档案部门移交的，由于合同档案涉及的承办部门较多，导致移交时间不定，将大大影响合同档案的归档及时性。由于医院不少部门承办人对归档的责任心不强、意识淡薄，个别认为合同档案不是很重要。合同提交部门没有按要求及时将合同档案上交相关部门，相关部门也没有及时催收合同档案，没有做好登记工作。有些部门合同经办人不固定，在合同经对方盖章后，未及时催收交归档部门，这些都导致合同档案不能及时归档。因此，必须加强合同档案从收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、统计，直至归档全流程的管理，才能确保合同档案归档及时性。纸质合同档案归档及时性，将为工程投标、结算提供进一步的凭证和保证。

1.2全生命周期管理是确保合同档案归档完整性的必要手段

目前，医院的合同档案类别较多，专业性较强，涉及的部门较为广泛，如劳动合同、聘任合同由人力资源处形成，设备、采购、基建合同由后勤保障处形成，科研课题、专利合同由科研处形成，合作协议由医务处或事业发展处形成，由于各部门合同经办人不同，经验不足都会导致合同订立的要素不一定全面。合同档案的收集归档责任不明确，有些单位没有建立相应的合同档案收归部门，没有建立相应的合同档案网格化管理。有些单位没有建立完善的合同管理制度，对归档部门及收集部门缺乏约束力。有些单位也没有建立信息化管理流程，致使合同档案收归不完整。只有加强全生命周期管理，才能确保合同档案归档的完整性。一旦合同签订的双方出现争议，就必然要以合同条款为标准来裁定，如果合同条款模棱两可，合同附带资料不全，将直接影响裁定的结果，给医院造成重大的损失。因此确保合同档案的完整性事关医院的利益，不容有失。

1.3全生命周期管理是实现合同档案有效利用的重要保障

由于合同档案归档的不及时、不完整直接影响合同档案后续的有效利用。当经过一段时间，部门想要借阅所需合同时，却发现未将该份合同档案交至归档部门，自然谈不上档案的有效利用。实行合同档案的全生命周期管理以后，档案人员就可以通过合同档案管理系统掌握合同档案的审批、签订情况，为后续项目付款提供凭证。若合同履行过程中发生纠纷时，实施部门应主动收集、整理相关资料，资料包括且不限于合同、补充合同、往来文件、信函、文书、图表、交货单、提货单、托运单、验收单、发票、单证、封样、样品、鉴定报告、对方违约证据材料以及其他与纠纷有关资料。

2合同档案管理中存在的问题

2.1对合同档案管理工作的重视程度不够

目前，很多医院领导层认为合同档案管理不产生直接的经济效益，进而忽视了在合同档案建设方面的投入，致使医院在合同档案管理过程中出现设备配置不全、管理机制不完善、管理手段落后等问题，使得医院在开展合同档案管理中出现无章可循，各部门相互协作的主动性不高，导致出现部分合同档案遗失、归档不全或不及时等现象，大大降低了合同档案的有效利用，制约着医院长远发展。很多部门或人员档案意识淡薄，认为档案只对个人有用，在处理合同档案时候很少会考虑到后续归档问题，很多情况下就将合同档案随手丢弃，不进行分类整理，更谈不上及时归档，这就导致很多合同档案不能及时进行统一的规范管理，也不能发挥合同档案的应有作用。

2.2合同档案管理制度不够完善

对合同档案的管理和工作要求不够全面、系统。有些单位没有明确的合同档案制定部门，这就导致了合同档案管理制度的缺失，也谈不上起到约束作用。有些单位虽然有合同档案管理部门，但是未在征求相关部门的意见后制定合同档案管理制度，这样势必造成所制定的管理制度缺乏全面性和系统性。个别合同档案管理制度中未明确归档范围，将导致制度缺乏针对性和可操作性。在实际工作中，如果未按照归档范围明确进行收集、整理、鉴定、保管等，将不利于后期准确查找、利用合同档案。个别合同档案管理制度中未对档案管理的失职行为明确给予何种处罚，使得管理制度缺乏约束力，导致有些部门对合同档案管理工作不重视、不配合，甚至出现篡改内容或签订日期等不法行为。

2.3合同档案管理队伍整体水平不够高

合同档案管理是一项系统性很强的工作，这就要求从事档案管理工作人员自身要具备较强的专业能力。目前，大多数医院存在合同档案管理队伍整体水平不高的问题，导致合同档案管理工作的质量和服务效率无法得到快速的提升。由于医院管理层对合同档案人才的不重视，造成在档案管理人员选拔过程中，放宽了对档案工作人员的要求，往往是由年纪大、非专业人员担任或兼职，在一定程度上削弱了档案管理体系的运行能力，给档案管理工作的顺利开展造成了一定的影响。随着合同档案信息化建设的步伐不断加快，原有的合同档案管理人员因缺乏信息技术方面的能力，已无法适应新时代合同档案管理工作的需求，致使档案管理的质量无法得到有效提升。尽管部分医院管理层认识到合同档案管理的重要性，并且聘用了一些具有专业知识和技能的人才，但这部分人员相对年纪较轻，缺乏一定的工作经验，在实际工作中往往会存在认知上的偏差，影响工作效率，这就难以保证档案管理工作的质量。

2.4合同档案管理的信息化程度不够高

随着信息技术的飞速发展，传统的合同档案管理方式已无法满足时代发展的需求，各家医院也越来越重视信息化的发展，可是大多数医院都是将信息化运用在提高医疗技术、服务上，而忽视了对合同档案信息化的发展，使得合同档案信息化程度不高，信息化建设相对滞后。实践上，由于对合同档案管理资金方面投入较少，工作人员仅靠计算机辅助，来实现合同档案简单的搜索工作，效率低下。另外，虽然有些医院重视信息化技术在合同档案管理上的应用，但是因为缺少既熟悉信息技术，又精通合同档案管理工作的复合型人才，致使合同档案管理信息化未能真正发挥作用，也无法真正实现合同档案信息资源共享。

3全生命周期管理的实施措施

3.1创新宣传手段，为档案事业发展营造良好的舆论环境和氛围

合同档案宣传工作是档案工作的重要组成部分，能够有效提高受众档案意识和法律意识，促进档案事业发展的重要手段。为了确保合同档案管理工作的有序开展，首先要提高领导层对档案工作的重视，将此工作作为一项战略工作来抓，纳入重要的日程，制定中长期档案发展规划。建立以院长担任组长的医院综合档案管理领导小组和档案鉴定小组，下设档案网格组，由各行政职能部门成员组成，实行网格化管理。其次，策划档案主题宣传，营造良好的档案宣传氛围。通过举办合同档案专题讲座、组织合同档案相关的知识竞赛、发动广泛主题征文等多种形式宣传合同档案和档案工作，进一步增强员工的档案意识，提高档案工作认同感。以“对历史负责、为现实服务、替未来着想”为指导方针，深入挖掘档案工作典型案例，开展多种形式的档案编研和开发利用。2021年6月19日，医院召开院志发布会，前后历经近2年时间才得以成书。此书全面深入呈现了医院20年建设发展全貌，并记录了医院建设发展过程中发生的各种不为人知的感人故事。此书后来被台州市档案馆收录，将医院档案工作更好地挖掘宣传出去，一定程度上达到了广泛宣传档案编研和开发利用成果的效果。最后，要重视利用新媒体宣传档案工作。随着“互联网+”时代的到来，新媒体已逐渐渗透到社会生活的方方面面，成为档案传播的不可忽视的新的重要平台。档案服务领域要充分借助新媒体平台实现“互联网+”档案，可以通过档案公众号、院内网、院外网等信息平台，第一时间将医院有价值的档案活动、事件向公众传递，起到交流、学习、宣传的作用。

3.2建立完善合同档案管理制度，实现管理规范化

建立完善的合同档案管理制度，能够为后续医疗工作的有序开展提供坚实的保障。医院要以《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国合同法》为依据，积极学习各行业、国内外在合同档案管理方面的先进经验，根据医院的实际情况，制定出科学、合理的合同档案管理制度，从而全面推动落实合同档案工作规范化管理。一是要明确职责分工，做到统一领导、分级管理、专业归口、权责落实。例如，业务部门负有合同档案收集、整理、保护和归档的职责，档案专职人员负有各类档案的收集、整理立卷、归档、统计、编研、保管和提供利用的职责，并做好保管期满需销毁、无保存价值的档案材料的整理、报批工作。二是明确归档范围。使业务部门清楚知道哪些合同该归档，归档部门清楚知道该收哪些合同，做到心中有数，便于后续工作的正常有序开展。例如，合同档案时医院在经营活动中形成的各类合同、合约、协议等文本。包括：合同文本及招投标文件、会议纪要等相关佐证材料。三是要设立相应的奖惩、保密、鉴定销毁等配套制度。不断强化合同档案的刚性管理，发挥制度的约束作用，促使各部门严格按照制度要求开展日常工作，确保制度内容落到实处。奖惩制度是为了调动员工归档的积极性，推进合同档案管理的法制化，维护医院合法权益而制定的。对业务部门和合同档案管理人员进行双向约束，以鼓励为主，处罚为辅。若在合同履行或合同纠纷处理过程中由重大过失或者故意而导致医院经济损失的，则要追究行政责任和经济责任。合同档案管理制度应明确规定销毁程序，并按照相关制度执行。保密制度是保证医院的利益不受损失，因此在合同档案制度完善过程中，应详细制定保密制度，以确保医院的利益安全。

3.3重视合同档案培训，培养技能型档案专业人才

档案管理人员的专业水平是做好合同档案管理的前提和基础。医院要建立人才储备管理战略，制定中长期人才培养计划及激励政策，充分挖掘一批既熟悉档案专业知识又掌握信息化技术、既具备相关医学知识又了解现代化管理理论的现代化复合型人才。在档案管理人员的任用上，要严格根据岗位标准，坚持专业资格证上岗制度。对现有的档案管理人员按照自身优势进行分类，对于其他优势更为突出的人员合理安排其他岗位，对于无其他突出优势的人员对照岗位职责进行专业课程和职业技能的再培训，若思想行为上仍不思进取，则只能淘汰解雇。对于工作表现优异，取得不俗的成绩的员工，要给予适当的奖励，有助于调动工作积极性，激发潜能，使其在今后的工作中创造更大的价值。档案管理人员除了平时要加强自身专业理论和法律法规知识的学习，还要熟悉信息化操作，能够熟练运用信息化技术提高工作效率。只有不断提高自身的综合素质，才能更好地保障档案管理质量。要进一步完善业务指导和培训方式，对不同岗位的合同档案承办人员进行针对性的线上、线下培训。要进一步完善对外交流机制，定期组织档案部门或相关业务部门的工作人员赴上级档案专业部门学习、进修，使其不断改善知识结构、丰富工作经验，更新理念，为医院档案事业管理工作做出应有的贡献。除此之外，还要开展相关的思想道德教育，进一步加强工作态度的转变，从而保证能够从最大程度上提高合同参与者的整体素质。

3.4强化全生命周期管理理念，创新合同档案管理模式

在实践过程中，不断创新医院合同档案的管理模式，有助于提高合同档案的归档率。要把合同档案的全生命周期管理理念贯穿到档案“收、管、存、用”全过程各环节。要重视合同档案工作的过程管理，既要保证归档的及时性，又要把握归档的质量。对合同订立、审核、审批、履行及归档进行全生命周期管理，是做好合同档案利用有效把关工作，确保信息齐全完整、准确无误、安全可靠。首先合同承办部门负责合同的前期调研、谈判、起草，并在合同管理流程上填写《合同文本会签单》。合同的订立必须采取书面形式。医院合同签订时，应尽可能参考各类示范文本合同进行签订，若没有示范文本合同可参照，则合同条款中应包含标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、权利义务、违约责任、解决争议方法和对方的名称及住所等合同要素。各实施部门应依据国家法律、法规、行业标准、规范和医院规章制度完成的审批文件、招标文件及补充文件、投标文件、投标澄清文件、投标人承诺书、中标通知书、医院党政联席会议讨论的决议、分管领导权限内批准的报告等要求进行起草合同。医院合同在签订前需经内部审计部门审核，再经经相关部门会签。其次，合同审核与会签完成后，实施部门才能提交院长、分管院长（委托代理人）签订合同。合同签订生效后，医院办公室、财务部门和实施部门分别对合同进行存档，并由专人做好汇总、分类、保管工作;医院办公室负责对全院合同的存档（原则上要求正本合同）;财务部门将合同作为凭证予以存档;实施部门保存好合同审核、会签流程资料和合同文本，并履行与管理合同;若合同涉及审计程序，则内审部门应按审计资料存档。最后，医院办公室、财务部门、纪检监察室、内部审计部门对合同保管负有检查和监督权力及义务，应定期或不定期开展检查工作。

3.5创新合同档案资源共享，提高合同档案的利用价值

随着“互联网+”信息技术在合同档案管理工作中的广泛应用，加速了信息化管理的进程，并对合同档案管理提出了更高的要求。合同档案管理的最终目的是对合同档案进行科学而有效分类，促进合同档案的利用率。一是强化合同档案信息化管理中的硬件和软件建设。首先，医院要重视对档案管理部门的资金投入，纳入年度预算。尽可能配备计算机、扫描仪以及相关的服务器等设施。只有加强了硬件基础设施的建设，才能更好地实现合同档案管理的信息化建设。其次是推进软件系统的研发，选择一款适合医院的软件系统，必须要根据自身的实际情况，综合考量，选择综合实力较强的软件公司，有利于后续软件的升级以及维保服务的持续提供。引入具有档案专业背景与熟悉信息处理能力的复合型人才，优化人才结构，不断提升档案管理整体能力。二是在合同档案管理工作中建立一套统一的、系统的信息化标准。合同档案全生命周期管理的最终目的是实现合同档案资源利用的最大化。因此，我们必须要建立一套统一的、系统的信息化标准，对合同档案的收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、统计等做统一的规定，减少档案在利用过程中繁琐环节，最大限度提高合同档案的利用率。三是建立数字化合同档案管理系统，进一步提高合同档案的管理效率。针对传统合同档案管理过程中存在档案资料难收集、手动整理工作量较大、流程繁琐复杂、档案安全难管控、档案利用率低等问题，借助信息技术，遵循档案管理标准，开发设计数字化合同档案管理系统，同时兼管纸质档案，实现合同档案信息管理标准化、自动化和一体化。从档案的收集、整理、保管、统计、归档、储存及查询、借阅、鉴定和销毁全生命周期管理，从而大大提升合同档案的管理和使用安全系数，确保合同档案管理规范化以及防止档案丢失，方便电子合同档案有序存放、查找，提高了合同档案的使用、利用频率，并延长了合同档案的使用价值。为了让合同档案的利用价值得到质的提升，还需要加强互联网的应用，才能够有效实现资源的共享，从而提高合同档案的利用价值。

4结束语

综上所述，采用合同档案的全生命周期管理方式，不仅能确保合同档案归档及时性、完整，还能大大提高合同档案的利用率。基于此，在现代化合同档案建设中必须加强对合同档案管理工作的重视，确保在对现阶段合同档案管理存在问题充分分析研究的基础上，提出相应科学、合理的策略来提升合同档案服务效率。进而从根本上提升医院合同档案管理水平，为促进医院档案事业的可持续发展提供强有力的保障。

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